行政秘书技能培训

EssentialSkillsforExecutiveSecretary行政秘书技能培训行政秘书技能培训…秘书写作与文档管理沟通与协调……秘书时间管理…秘书商务礼仪…秘书的角色…工作自信成长…TheRoleoftheExecutiveSecretary第一章:行政秘书的角色Chapter1:1秘书的类别…2秘书的职业特征…3秘书工作的性质与特点…4秘书的作用……第一章:秘书的角色秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。如服务于政府机关的统称为“机关秘书”，眼务于工矿企业的统称为“企业秘书”，服务于私人的则统称为“私人秘书”，此外，还有“商业秘书”、“涉外秘书”等等。同在政府机关和某种企事业单位的秘书，则又因其工作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关中主要从事日常行政工作的被称为“行政秘书”，主要管理机密文件的被称为“机要秘书”，主要从事撰文拟稿的被称为“文字秘书”，高等院校的院、系则有“教学秘书”＼“科研秘书”和“行政秘书”之分。1秘书的类别…1秘书的类别…A行政秘书……他们在机关或企事业单位内处理函件，收集资料，管理档案，接待来访，办理会务，编制工作程序表；管理办公室设备、器材、用品和小额现金，购置办公物品；办理上司交办事项，安排上司的会晤＼差旅事宜等等。B公司秘书……又称“董事会秘书”、“执行秘书”。他们执行董事会决议或董事会指示，监督并管理公司财务＼人事＼对外联络事务；与公司总经理及各部门经理保持公务联系，做好协调工作；组织董事会，向董事会汇报公司财务、人事等情况，答复董事质询等。1秘书的类别…C通讯秘书……他们普遍服务于政府机关、社会团体和大中型企业。其职责是负责办公室电话＼电报、电传、信件等通讯事务；文件的起草＼打字、誊印＼编排、校对；记录上司口述或会议情况，整理录音，传递上司口头指示和书面指令等等。1秘书的类别…d技术秘书……这类秘书人员服务于政府技术部门或工程技术公司。他们从事记录＼编写技术资料、文件、科技合同，绘制图表，编制技术项目预算；保管技术性文稿、图纸＼表格等。1秘书的类别…E医学秘书……这类秘书人员服务于医院或私人诊疗所。他们负责与病人约定诊疗时间、挂号、收费，办理住院手续；打印病史资料和医疗护理记录；帮助配药、送药；负责订购药品、医疗器材和办公用品等。1秘书的类别…f法律秘书……这是指服务于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员。他们负责接待或随同律师访问当事人，记录、整理当事人口述，起草、打印法律文件；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材料；执行律师交办的其他事务等。1秘书的类别…服务的直接性……A秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；B秘书做工作几乎都是领导亲自指派＼直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；C秘书做工作是直接对领导负责的，其结果＼成败与领导直接有关。2秘书的职业特征…服务的稳定性……很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。比如营业员与顾客之间，一次商品交易完成了，其关系就结束。医生给病人治疗，病人治愈或不治身亡，其关系也就随之断绝。而秘书与其服务对象之间却有相对的固定性。可能是几天几个月，也可能长达几年甚至几十年，要到秘书自己辞职或被解聘才告结束。2秘书的职业特征…知识化……秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称“写字间”为主要工作地点，以笔墨＼打印机、复印机、电话＼电脑等现代工具＼设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于“白领”阶层。中＼高级秘书还被称为‘‘参谋’’、‘‘顾问’，属于‘‘智囊型’’人物。2秘书的职业特征…年轻化……从世界范围采看，秘书队伍比较年轻，平均年龄为26岁左右，一般为20岁至35岁。客观上讲，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些都是年轻人的优势。因此，秘书的职业年龄比较短，“新陈代谢”也较快。但少数高级秘书＼秘书官员或私人秘书除外。2秘书的职业特征…女性化……从世界范围来看，女性秘书在人数上占绝对优势。这是由女性的心理素质决定的。西方国家的中、初级秘书女性达到90％,而高级秘书侧重于调查研究＼出谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变动和挑战性，因此男性较多。欧美国家大多数女性秘书是初级秘书，是“文员”，被称为“Officegirl”。2秘书的职业特征…无论是政府机关、企事业单位或是私人秘书，也无论秘书人员的类别或层次，其工作性质与特征是大体相同的，具有某些共性，或可以说是职业特点……3秘书工作的性质与特点…辅助性……“辅助”是相对于“主导”而言的。辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。辅助，是指在主导的领导、指挥＼控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。3秘书工作的性质与特点…综合性……所谓综合，就是指不同类型＼不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。门类众多、内容复杂。3秘书工作的性质与特点…机密性……秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，是指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者”。到了近代，秘书才有了更为丰富＼更为确切的涵义。但至今仍有人戏言：秘书秘书，姓“秘”名“书”，一离不开秘密，二离不开文书。不管是机关＼企业＼私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及到机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。3秘书工作的性质与特点…服务性a……1．文书撰写(上司口述或会议记录、整理，文件起草＼修改、润色等)；2．文书制作(打字、复印、编排、装订等)；3．文书处理(收发、传递、办理飞保管＼立卷等)；4．档案管理(归档、鉴定、管理、提供等)；5．会议组织(准备、记录、文件、善后等)；3秘书工作的性质与特点…服务性b……6．调查研究(计划、实施、分析、研究等)；7．信息资料工作(收集、整理、提供、储存等)；8．信访工作(群众来信来访或顾客投诉处理等)；9，接待工作(日常来访与计划来访接待＼安排、服务等)；10．协调工作(政策＼工作、地区、部门、人际关系等)；3秘书工作的性质与特点…服务性c……11．督查工作(政策推行或决议实施的督促、检查等)；12．日程安排(为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等)；13．日常事务(通讯＼联络、值班、生活、管理等)；14．办公室管理(环境、设备、经费等)；15．其他临时交办事项。3秘书工作的性质与特点…助手作用……秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关，接听电话的把关，发出文件＼信函的把关，接待＼会议以及办公室费用开支的把关等等。董事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公司和下属人员还有着‘‘监理’’作用。4秘书的作用……参谋作用……中、高级秘书具有参谋作用。他们为上司调查研究＼收集和提供信息、提供咨询，他们辅助上司决策，为上司草拟计划或实施方案，或组织专家论证、选定最佳方案。高级秘书还能充当领导人的“顾问”和“智囊”，解决领导的疑难问题，为领导主动出谋划策。4秘书的作用……协调作用…秘书的协调作用是由秘书的工作任务、工作地位和工作方式决定的。秘书常常代表上司＼传达上司的指令或收集上司所需要的情况，与其他部门、人员有着广泛的接触，也容易产生矛盾，需要及时协商、沟通、调解。秘书的地位又往往是在“一人之下，众人之上”，又处于工作网络的“结点”，上下左右的工作与人际关系都要求秘书去调处，力争达到平衡和统一。4秘书的作用……信息、枢纽作用……以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息。现代秘书则又从接待、联络＼调研＼电话等工作中接触大量的口头信息。秘书的办公室可以说是机关＼公司的信息集散地。秘书为上司和整个机关＼公司起着信息的提供＼反馈＼传递等枢纽作用。4秘书的作用……公共关系作用……秘书工作中有“对外联络＼内部协调”等内容，理应起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。企业秘书人员应帮助上司密切和融洽与股东、职工＼顾客＼社区公众＼新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系，树立并维护单位和上司的良好的知名度与美誉度…4秘书的作用……1交际距离…2肢体语言…3倾听及赞美…4自我保护…5穿衣味道…6说话境界…秘书商务礼仪…1人与人之间都有一段距离，以线来表示距离的话，(1)0.5公尺〖WB〗亲密领域(亲近朋友的领域)(2)0.5米～1.5米〖DW〗个人领域(个人隐私的领域)(3)1.5米～3米〖DW〗社会活动领域(商业空间的领域)(4)3米～7米〖DW〗公共活动领导(演讲、会议的领域)秘书商务礼仪…秘书自我保护意识…言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻…对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；不接受分外的报酬和贵重的礼物；不参与同事关于男女情事的谈话；不在上司办公室作非工作性的逗留；不聆听男性上司或伺事婚姻不幸的倾诉；·不让对方误解你的关心和帮助是爱情；尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节；及时表明你已婚或已有男友；不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；必要时依靠法律，寻求保护……秘书商务礼仪…缓解压力……大部分压力毫无必要：40%的担忧永远不会发生；30%的忧虑涉及过去的决定，是无法改变的；12%的忧虑集中于别人出于自卑感而做出的批评；10%的忧虑与健康有关，而越担忧问题就越严重；8%的忧虑可以列如“合理”范围。秘书商务礼仪…6说话境界A想说…B敢说…C能说…D会说…秘书商务礼仪…让别人看看你的……肢体语言形象礼仪…还有…有声语言流利的表达和蔼可亲而且…很难忘的……！:)我很难忘的一件事情…一、秘书写作概述…秘书写作的内容相当广泛，题材多样。因工作和业务需要，各有所侧重。大致如下……1．公文类国务院所规定的行政公文共有13类14种：①命令(令)；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑩意见；⑩函；⑩会议纪要。2．法规类主要有：规定、条例、办法＼细则等。秘书写作与文档管理…3．经济类主要有：经济合同＼协议书、市场预测报告、经济活动分析报告等。4．事务类主要有：信函、计划、总结、讲话稿＼简报、调查报告＼声明、启事、条据等。5．礼仪类主要有：贺词、祝词＼请柬、讣告、悼词等。秘书写作与文档管理…二秘书写作的特点1．代单位立言，非个人意愿秘书写作与文艺创作或论文写作相比，有一个最大’的特点就是非个人意愿，而是代机关、单位立言。代笔立言，这是秘书的职业特征所决定的。秘书写作与文档管理…2集体成果，非个人创作…秘书写作有一定的程序。即使是小单位的一封简单的信，也要有①上司授意——卡②秘书拟稿——③上司审核三个程序。较大单位较重要的文章往往还得加上集体讨论、部门会商、反复修改才可定稿；定稿之后还得经过签发＼打印、校对、缮印才能成为正式文件。一·份文件；往往要集中多人的智慧，要经过好几个人的手笔和努力才能完成。秘书写作与文档管理…3．内容真实＼实用＼客观，符合政策…秘书写作的内容要有新闻那样的真实性，决不允许文艺创作的虚构；要求实用＼有针对性，能解决实际问题，而不能像文艺作品或新闻那样追求感染或宣传效果，也不允许如某些论文那样纯理论化和抽象化；要求客观，排除个人情绪或好恶；要求符合党和国家的方针政策＼法律法规，不允许随心所欲。秘书写作与文档管理…4．语言要求流畅、平实、简洁、规范。要求明明白白，通俗流畅，不要求像文艺语言的含蓄、独特或科技语言的深邃＼理性和抽象；要求平铺直叙、不要求曲折＼华丽；要求规范的词语和句法，不允许用方言或作家所谓的语言风格，不用夸张＼拟人等修辞手法。秘书写作与文档管理…5．讲究文体格式凡是正式公文都应遵照国家规定的公文格式，既要齐全，又要按规定的位置落款和操作。如：文件名称、文号、编号、密级＼缓急标志＼横隔线＼标题、受文机关＼正文、附件＼发文机关＼发文日期、主题词等等。其