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行政院秘書處95年1月20日公文製作2公文製作－公文的意義公文程式條例第1條規定：稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。3公文製作－公文類別公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等4公文製作－製作要領簡（文句少而意義足）淺（不用奇字、奧義、僻典）明（不為隱語、誇張、諷刺）確（所述時間、數字，皆精確真實）正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整5公文製作－製作要領(續)56公文製作－製作要領(續)所屬公務人員符合報領公務人員強制休假補助費申請表符合請領公務人員強制休假補助費之消費資訊強制休假補助費之請領情形休假人確認前項消費資訊及請領情形之簽章公務人員強制休假補助費申請表消費資訊請領情形休假人簽章7公文製作－製作要領(續)「易淹水地區水患治理特別條例」草案「水患治理特別條例」草案總統副總統不在籍投票法總統副總統選舉罷免不在籍投票法8公文製作－製作要領(續)大雨大雨（50公釐）豪雨豪雨（130公釐）特大豪雨大豪雨（200公釐）超大豪雨超大豪雨（350公釐）9公文製作－製作要領(續)各單位承辦人員請於○○年○○月○○日下班前，將填妥之報名表傳回承辦人。各單位承辦人請於○○年○○月○○日下班前，將填妥之報名表傳回主辦單位承辦人。10豬瘟重組次單位抗原之動物免疫效力試驗（興大，94.11.15，主旨）豬瘟次單位抗原之效力試驗（農委會家試所，94.11.17）豬瘟重組次單位疫苗之動物免疫效力試驗公文製作－製作要領(續)11公文製作－製作要領(續)主旨：○○○政府函以，檢陳「○○○政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）一案，檢附原函暨附件影本各1份，請查照惠示卓見，俾憑研辦。主旨：檢送「○○○政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）影本1份，請惠示卓見還辦。12公文製作－製作要領(續)主旨：函囑就「○○○政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）表示意見一案，檢送本會意見表（詳附件），復請查照。主旨：檢送本會對「○○○政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）意見表1份，復請查照。13公文製作－公文的結構主旨：全文精要說明目的與期望；力求具體扼要。說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語，如「請核示」、「請查照」等；只摘述來文要點。辦法：提出具體要求或處理意見，勿重複期望語；視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」。14公文製作－公文用語期望及目的用語：對上級機關用：請鑒核、請鑒察、請核示、請核轉、請備查、請釋示、復請鑒核。對平行機關用：請查照、請查照辦理、請查照見復、請查照轉告、請同意見復、請查明見復、請惠允見復。對下級機關用：希查照、希查照轉告、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。15公文製作－公文用語稱謂用語：有隸屬關係：下對上稱「鈞」；上對下稱「貴」；自稱「本」。無隸屬關係：下對上稱「大」；上對下稱「貴」；自稱「本」。對機關首長：「鈞長」。機關對人民：「台端」。行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱「貴機關」。16公文製作－公文用語准駁語：應予照准、准予照辦、准予備查：上級機關對下級機關或首長表示同意時用。未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准：上級機關對下級機關或首長表示不同意時用。敬表同意、同意照辦：對平行機關表示同意時用。歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦：對平行機關表示不同意時用。應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進：對下級機關斥責時用。17公文製作－公文用語經辦語遵即、遵經：對上級機關或首長用。茲經、業經、經已、均經、復經、並經、嗣經、迭經、前經：普通用。18公文製作－公文用語引述語：＊奉：引敘上級機關或首長公文時用。＊准：引敘平行機關或首長公文時用。＊據：引敘下級機關、首長、屬員或民眾公文時用。＊復．．．（來文機關發文年月日字號及文別）函：復文時用。＊依（依據）．．．（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。＊．．．（發文年月日字號及文別）諒蒙（鈞察）：對上級機關發文後，又去函續事時用。＊．．．（發文年月日字號及文別）諒達（計達）：對平行或下級機關發文後，又去函續事時用。19公文製作－公文用語經辦語、引述語範例：業經：本院南部聯合服務中心建請本院協調未派駐於中心之機關派員進駐一案，業經副秘書長於○年○月○日邀集○○部等相關機關會商竣事。並經：鑒於行政院會通過「健康食品管理法」修正草案，明確定義健康食品為具有保健功效，而予標示或廣告的食品，並經中央主管機關公告者。奉：奉示通函本院所屬各機關重申員工上下班交通費應確實按實際上班天數及路程核發。謹遵示擬具函稿如附。陳請核判20公文製作－公文用語遵經、並經一、本院研考會前簽「事務管理工作的主管機關之研究」一案，奉院長批示：「為推行各部會事務管理之改進措施，設立『行政院事務管理改進小組』請○秘書長兼召集人，各部會副首長兼任委員，每半年開會1次，提出改進建議，研擬共同性之改進措施」。二、遵經研擬「行政院事務管理改進小組設置要點（草案）」，並經於○月○日邀請○○○等集會商討修正竣事如附件。21公文製作－公文用語抄送語（有副本或抄件時用之）＊抄陳：對上級機關或首長用。＊抄送：對平行機關、單位或人員用。＊抄發：對下級機關或人員用。附件語（有附件時用）＊附、附送、檢附、檢送：對平行及下級機關或人員用。＊附陳、檢陳：對上級機關或首長用。22公文製作－正確用字侵占；竊佔；占有；佔領消弭；弭平戰亂；彌平預算部分；不法分子；身分；處分防範；防患未然聯繫；連絡掩埋；淹沒亟需；必須偵查；檢察擁擠；壅塞凸顯；突出23公文製作－正確用字（續）反映意見；生理反應型塑；形象布置；佈達；佈局；部署費時；曠廢；曠日費時紓解；抒發計畫（名詞）；擘劃、規劃、計劃（動詞）雇主（名詞）；雇員；僱用（動詞）；約聘僱制定、公布（法律）；訂定、發布（法規命令）紀錄（名詞）；記錄（動詞）給與（慰問金）；給予、授予（名位、榮譽）24公文製作－正確用字（續）貿(冒)然周(週)延；周(週)知已(己)經撲朔(塑)迷離厲(勵)行真相(象)假借(藉)楬(揭)櫫伎(技)倆過度(渡)期以身作（做）則以資（咨）規範躋（擠）身函復（覆）25公文製作－簽之撰擬簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據，分為下列2種：機關內部單位簽辦案件，依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官。具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。26公文製作－簽之撰擬簽作法舉例(機關內簽)簽稿併陳簽於資訊管理處主旨：辦理推動公文橫式書寫資訊作業研習營，簽請核示。說明：一、依據（公文橫式書寫資訊作業實施計畫）第5點實施方式暨推動時程之（三）辦理。二、擬訂於○年○月○日於公文交換G2B2C服務中心辦理2場次研習營，如奉核可，擬函請各部會、縣市政府派員參加，謹附稿，敬請核判27公文製作－簽之撰擬簽於(機關或單位)主旨：○○部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研究發展中心補助新臺幣00元，擬准動支本年度第2預備金，簽請核示。說明：○○○○○○○○○○○○○○○○○擬辦：○○○○○○○○○○○○○○○○○敬陳副○長○長○○○（蓋章）（日期及時間）簽作法舉例(下級機關首長對上級機關首長)28公文製作－簽之撰擬擬辦方式先簽後稿：政策或重大案件、法律案，須先簽請核定案件。簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式辦理。簽稿並陳：須限時辦發不及先行請示之案件。須視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。以稿代簽：案情簡單，照例承轉案件。直接辦稿。存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬。29公文製作－簽之撰擬撰擬要領：◎主旨：扼要敘述，概括「簽」之整體目的與擬辦，不分項，1段完成。◎說明：對案情之來源、經過、與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。◎擬辦：為「簽」之重點所在，應針對案情提出具體處理意見，或解決問題之方案，意見較多時分項條列。30公文製作－函稿之撰擬函稿之性質主動行文：創稿，係承辦人員據公務需要，主動擬稿。被動行文：(一)轉文，甲機關行文乙機關，乙機關據以轉文丙機關。(二)復文，甲機關行文乙機關請求釋示或研提意見時，乙機關將處理情形回復甲機關。31公文製作－函稿之撰擬承辦人員於辦稿（為公文之草本）時，應分別填列下列各點：文別：「令」、「函」、「書函」。速別：希望受文機關辦理之速別。填「最速件」、「速件」,普通件不必填列。密等及解密條件或保密期限：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記，非機密件，則不必填列。附件：註明名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。「正本」、「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」方式處理。32公文製作－函稿之撰擬撰擬格式依內容、繁簡及需要性採：1段式（主旨）2段式（主旨、說明）3段式（主旨、說明、辦法）33公文製作－函稿之撰擬撰擬要領定有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關之發文日期及字號敘入，俾便查考。承轉公文如有需要，請摘敘來文要點，無法摘敘時，可照規定列為附件。概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等列入主旨。「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。如要求副本收受者作為時，請在「說明」段內列明。文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。34公文寫作注意事項：承辦案件時，首先要清楚地瞭解案情的來龍去脈；並就「人、事、時、地、物」5要項加以考量。公文寫作應考量所涉的法令，與曾經有過的相關案例。承辦人撰擬公文時，所代表的是本機關的立場與機關首長的身分，故寫作公文時，要切記遣字用句、卑亢之間（上行、下行或平行）準確拿捏。公文的目的在期望達成溝通宣喻效果。承辦人撰擬公文時，不能只站在自己的立場陳述，還應以受文者的位置檢視成果，排解閱讀障礙。公文陳核前，應仔細做最後檢視，檢視範圍包括：錯別字、文體、文句、形式等。公文如有附件隨陳，應檢齊隨文稿（文稿1頁以上者請裝訂妥當，並於騎縫處蓋印騎縫章或職名章，同時於每頁右下角加註頁碼）或簽再陳核；附件有2種以上，應依序分別標示附件1、附件2。35公文書橫式書寫•橫式書寫修正重點：(一)公文作業採直式橫書(二)簽署原則由左而右、由上而下(三)公文信封開窗作業採用中華郵政股份有限公司讀信機規格標準36公文書橫式書寫37公文書橫式書寫38公文書橫式書寫39公文書橫式書寫數字使用原則為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制訂、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。阿拉伯數字／中文數字用語類別用法舉例阿拉伯數字代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號ISBN988-133-005-1、M234567890、附表（件）1、院臺秘字第0930086517號、臺79內字第095512號序數第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、