论性别差异对秘书工作的影响

1浅论性别差异对秘书工作的影响内容摘要：什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。秘书主要负责处理日常工作。而我们当中的许多男性、女性就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。而天生形成的两性差异会对秘书工作造成影响吗？怎样才能避免两性差异在秘书工作中带来的问题呢？本文本文拟从性别差异着手，谈谈性别差异对秘书工作的影响。关键词：性别差异文秘特征性别优势工作影响2003年，7月14日的《华西都市报》报道了四川省委办公厅日前出台的《关于加强对领导干部身边工作人员管理监督的暂行规定》、《领导干部身边工作人员行为规范》，其中《暂行规定》明确提出了“不得为男性领导干部配备女性身边工作人员”这样的规定。出台这个措施，肯定有其背景，从加强党风廉正建设、加强作风建设等方面我们可以得到不同的理解。但是，却留给我们这样一个问题，给领导配备秘书，是看能力还是看性别？在现实生活中，担当秘书的既有男性也有女性，而秘书2是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。优秀的秘书会使人想到干练、精明的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子……无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像。一、现实工作中的性别差异自古以来，两性差异便存在。历史行进到跨世纪的今天，男女平等，同工同酬的职业观念已深入人心，但性别差异仍然影响着人们的思维以及行为，作为现代人生活重要组成部分的职业，是否也能看出两性的不同呢？男人、女人在选择职业时，有何种异同？差异的起源在哪里呢？北京上行逶式信息公司360度调查系统的一项调查结果颇能说明职业意向与性别的联系。在对3357份问卷进行处理的基础上，结果显示两性在选择职业上存在明显差异。根据选择比例高低排序，两性愿意从事的前五类职业如下表所示：名次男性女性1、管理类（22%）文秘类（24.6%）2、计算机类（18.6%）财务类(21.6%)3、财务类(9.7%)管理类(15%)4、市场营销类(9.2%)翻译、导游、外贸类（7.5%）35、电子类(6%)计算机类(7.4%)。一方面，社会和时代的大背景造就了两性在职业选择上的若干相同趋势。它包括：一是管理类工作因社会主义市场经济的蓬勃发展而日显重要，在工作性质、薪金待遇、工作成就感诸方面都令人满意，因此，两性都表示出浓厚兴趣。二是财务类工作作为专业性和实用性较强的工作，需求量大而且属于技能型，在变动频繁的社会里尤其受重视，因而两性都比较愿意从事。三是信息行业特别是计算机的发展，其前景和效益吸引了人们的注意力，两性均表现出从业意愿。可见，上述共性的形成很大程度上是时代潮流与社会发展的影响，使人们达成了共识。另一方面，两性心理及心态的差异在一定意义上决定了男女在从业选择上的不同。从男性角度看，他们比女性更热衷于管理、计算机、市场营销、电子类工作。男性选择管理职位的占22%，女性则占15%，相差7%，男性选择计算机类的为18.6%，比女性高11.2%,而男性愿意从事营销和电子类工作的比例为9.2和6%，女性相应则为3.4和2.2%，差距较大。这一状况的形成可能与男性的心理状态相关：第一，男性天生好奇及喜好机械等特性促成了他们对计算机和电子类等技术性行的兴趣，而这正是现代社会发展的趋势。第二，男性喜欢从宏观角度把握问题的走向及采用理性思维方式，这些注定了他们在管理类工作上的优势。第三，男性的先天进攻性取向及后天社会培养，形成了较为普遍的喜欢挑战性4强的工作的现象，因此，在市场营销类工作上的选择比例大大高于女性。从女性角度来看，相较于男性，她们更倾向于文秘类、财务类、外贸及导游类工作。选择上述三类职业的女性分别为24.6、21.6%和7.5%。而男性相应为3.7%、9.7%、5.9%，差别十分明显。上述状况的产生与女性心理直接相关。第一，女性先天比较细致、温和，在处理人际关系、协调组织方面的能力较强，同时因感性思维占主流的缘故，因此，对文秘类、财务类工作不仅喜好，而且很能胜任。第二，据研究，女性语言能力要高于男性，在语言沟通交际方面，似乎她们的天赋更好，因而，愿意从事与外语相关的职业，如导游、外贸、翻译的比例较高。第三，女性天生的倾向并不太喜欢与冷冰冰的机械、枯燥的算式打交道，所以，愿意且能够从事技术性行业的比例较男性为低。综上所述，两性心理及思维的差异造就了他们在职业意向上的不同，然而，社会和时代的潮流深刻地影响着每一个人，从而产生了两性职业选择的若干共性。二、秘书工作的特征秘书在单位运行过程中起着一种中枢神经的作用，在许多单位里，单位内外的各种信息，大多是通过秘书转到上司那里，而从上司那里发出来的指令也几乎都是通过秘书发出去的。因此，如果没有秘书的存在，单位运转的效率有可能下降甚至处于瘫痪。如果秘书在这个过程中出现失误的话，5就有可能造成整个单位运行的混乱。秘书也因此被人们看作是领导的左右手和耳目。一般说来文秘工作主要有以下特征：1、机要性与群众性秘书工作是一项机要性很强的工作。这是因为，秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更强。但是，也必须看到，秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制，许多决策的实施，都直接涉及群众的切身利益，必须广泛听取群众意见。在各项政策实施过程中，秘书人员必须密切注意信息反馈，倾听群众呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾激化。2、综合性与专业性秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和6概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。另一方面，秘书工作又有它的专业性。这种专业性，主要是秘书业务的特殊要求，例如，秘书工作要求秘书人员必须具有较高的政策水平、文字水平和理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力，熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪等方面的知识，会操作现代化办公设施等等，要达到上述要求绝非易事。3、事务性与思想性秘书部门的事务性工作都是围绕领导的政务性工作进行的，大致可分为四类：第一类是日常程序性事务，第二类是临时偶发性事务，第三类是领导交办性事务，第四类是部门不管性事务。这些事务工作具有频繁、杂乱、琐碎等特点，但又渗透着极强的思想性。另一方面，秘书工作又具有很强的思想性。这是因为，秘书机构不仅是一个办事部门，还是一个重要的参谋部门，它在领导决策过程中具有重要的参谋作用。例如，在领导决策前进行调查研究，综合情况，提供信息、方案和其他决策依据；在决策形成过程中起草文电，将领导决策形成文字信息，化为切实可行的政策和措施，以便贯彻落实；在决策实施过程中督促检查，收集反馈信息，作为修正决策的参考，以辅助领导正确决策。4、被动性与主动性7秘书工作的辅助性质和从属地位决定了它存在着被动性的一面。这种被动性主要表现在两个方面：第一，作为领导者的参谋和助手，秘书部门和秘书人员必须按领导意图办事，不能自行其是。尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议，但在行动上必须坚决服从领导，奉命行事，不得我行我素，在这个意义上说，秘书是处于被动地位的。第二。秘书部门是各级机关的枢纽和门户，随机性的工作较多，事先难以预计。虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大，随机性强，临时应付多，从这个意义上说也是被动的。秘书人员在工作中既要不折不扣地贯彻领导意图，执行领导指示，又要充分发挥主观能动性，创造性地贯彻领导意图，力求从被动中争取主动，不断开创秘书工作的新局面。只有这样，才能适应领导工作的辅助需求。在被动性与主动性这对矛盾体中，主动性是它的主导方面，是决定秘书工作成败的关键因素。因此，秘书人员必须充分发挥主动性。5、经常性与突击性秘书工作既有经常的常规性工作，又有临时的突击性工作，形成了秘书工作经常性与突击性的对立统一。所谓常规性工作，既包括经常出现、反复进行的工作，如办文、办事、办会、办信、接访等；又包括周期性的工作，如年初的计划，半年和年终总结，重大节日领导活动安排等。所谓突击性工作，一方面是指事先未预计到的、突然发生的、需要8秘书突击处理的事项，如重大灾情、社情、重大事故等偶发事件，必须刻不容缓地突击处理；另一方面，也指秘书临时完成某项突击性任务，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料，等等。在秘书工作中，经常性是它的主导方面，突击性则处于次要的从属地位。二者相互联系，相互影响。秘书做好常规性工作，并注意总结经验，积累资料，加强预测，就为完成突击性工作创造了条件；完成突击性工作，能够有效地锻炼和提高秘书人员的工作能力，更有助于做好经常性工作。这就是秘书工作中经常性与突击性的辩证统一关系。三、不同性别在秘书工作中的优势有一种现象值得注意：女性在中、初级秘书中占绝大多数，而高级秘书侧多数为男性。这由于秘书工作的不同层次、不同内容要求所决定的。据调查，在中国100万名企业秘书中，男性的比例是相当少的，这和机关秘书正好形成一个十分有趣的反差。也许，这是环境和性质使然，国为相对于商界而言，政界的尔虞我诈需要野心，需要手段，而权利和女色很容易使男人犯错误，也很容易坏事。出于可以上述的因素，在男性强权占主流的政界，人们当然更愿意使用男性秘书。但在商界，情况却恰恰相反，男人的野心，男人对金钱的追求，对老板的具有潜在威胁。因此，除非老板本身不信这种理念，或者老板有自己的独特想法，或者这位男秘本质9忠厚，才有可能被老板重用外，绝大多数老板还是愿意选择女性秘书。原因很简单，相对于男性对权力和金钱的欲望，比较容易满足，比较安分守己，比较愿意服从，另外，职业特性要求秘书比常人要加的谨慎、细致、周全。而在这些方面，女性天生的细腻比男性有太多的优势。特别是在待人接物方面女性的委婉温和更容易令人产生好感，对化解商业交往中的矛盾或尴尬绝对是大有裨益的。因此企业中女性秘书占绝大多数就成了顺理成章的事实。（一）女秘书的优势1、语言能力的优势。由于先天的原因，女性的音质悦耳，音调柔和，总体上女性运用语言的能力强于男性，并有较好的语感和外语接受能力。因此，从事翻译、编辑、文秘、公关以及教育工作正是女性发挥特长的好选择。2、思维能力的优势。女性形象思维明显高于男性，思考问题也普遍具有细致、周全的优势。女性的记忆力强，贮存的大量信息易激发她们思维中的联想与想象，因此，女性在担任工程设计、制定工作计划、构思规划方案等方面，往往使人感到优美、典雅、和谐、细腻和直观新颖。在文艺、文学、艺术等领域，承担细致周全的工作也是她们择业的好去向。3、交际能力的优势。女性普遍具有态度温柔和蔼、感情丰富且善于体谅别人的处境和困难的优势，在社交场合或工作协作中能表现出较强的人际交往能力，更能赢得别人的10好感。因此，女性从事商品推销、工程项目联系、签订合同等工作有较大的优势。另外，女性的记忆能力较强，有利于数字、号码、词组、地名、人名的记忆，在与人交往中，能很快地记住对方的姓名、地址、电话等一些个人情况，这是女性获得信任和交往的