论秘书在工作中的胆大心细

1论秘书在工作中的胆大心细摘要：“秘书永远也不知道他的工作从哪儿开始，又将在哪里结束。”秘书工作业务繁重，涉及面杂而广，往往出成绩不容易，出问题却很简单。因此，一个成功的秘书往往被大家称为“能人”，然而，在秘书行业中，这种“能人”的比例是很小的。对于秘书人员来说，1%的失败并不代表99%的成功，而是等于100%的失败。往往那99%的辛苦仅仅因为一时的粗心大意、一时的胆怯畏惧而化为泡影，甚至换来的是指责、批评、炒鱿鱼甚至更严重的后果。面对新时期秘书工作的新情况、新特点、新要求，秘书人员更应该深刻意识到胆大心细的重要性，不断加强自身素质和能力的培养，努力探索培养胆大心细的工作作风的方法与途径，逐步让胆大心细成为自己的一种工作习惯，争取“零失误”、“零差错”的为领导服务、为工作服务，做一个大家眼中名副其实的“能人”。关键词：秘书；胆大心细；习惯；培养Abstract：“Asecretaryneverknowswherehisworkstarts,nordoeswhereitwillend.”Sincetheworkofasecretarycoveringawildrangofsubjectsisheavy,itisquitedifficulttoreachanachievement,buteasytomakeamistake.Therefore,asuccessfulsecretaryisalwaysreferredtoanAblePerson.However,suchAblePersondominatesaverysmallproportioninthesecretaryindustry.Asforasecretary,onepercentfailureisnotequaltoninety-ninepercentsuccess,butfatalending.Itisoftenthecasethatamomentarycarelessnessorimpulsetimiditydrivestheninety-ninepercenteffortsinvain.Whatisworse,itcouldevenresultinbeingblamed,criticizedanddismissed.Facedwithnewsituations,featuresandrequirementsinanewerainsecretarywork;secretarystaffshouldpaymoreattentiontotheimportanceoftheboldcarefulnessatwork,constantlystrengthentheirself-qualitiesandcapabilities.TheyshouldmakeanefforttocultivatetheirworkstyleandmethodsofboldcarefulnessandgraduallybecometheirownworkinghabittomakethemselvesagenuinelyAblePersonwithzero-failureorzero-errortoservetheleadersandthejob.Keywords：secretary;boldcarefulness;habit;cultivate21绪论每位优秀的领导身后都有一位出色的秘书，可以说，没有秘书，办公室的工作将无法运转；没有秘书，就没有领导的卓越成就。经济全球化的发展，社会发展的更加快捷多变，赋予了新时期秘书人员更高的使命，对秘书人员的素质提出了更高的要求。今天的秘书，已经摆脱了传统意义上的端茶倒水的打杂角色，越来越体现为集办文办会、辅助参谋、社交谈判、协调管理等多专多能的复合型人才。秘书在一个组织或团体里面，处于一个十分重要的枢纽位置，对上要做好领导的得力助手，及时为领导出谋献策、排忧解难，做好一切服务工作；对下秘书要做好其他部门的管理者和监督者，领导不在时，秘书就要模拟领导的角色，把握并指导各项工作的开展，并及时监督工作的进展情况，从全局的角度和高度正确处理好部门和全局的关系。西班牙阿拉贡职业秘书联合会主席多洛雷斯·贝尔加认为，在企业中，秘书是很难做好的职位之一，因为他距离上司很近，而且工作量很大。在《趣味》月刊杂志社担任秘书的安娜·阿吉尔说：“秘书永远也不知道他的工作从哪儿开始，又将在哪里结束。”他们唯一知道的是，他们必须有很好的素养、开朗的性格、机敏的反应、足够的耐心、细心和勇气来应付办公室中纷乱的工作。秘书人员在工作中，受批评、挨骂的情况可以说是家常便饭，然而很多情况下并不是领导故意拿其当“出气筒”、耍领导脾气，也不是工作太难而不能胜任，往往是因为秘书人员在工作中将自己会做的事忽视细节去做、能做因害怕承担责任不敢去做。因此，研究秘书人员在工作中的胆大心细，对于秘书人员更好的把握秘书这一角色，充3分发挥工作主动性，更好的履行其职能具有重要意义，本文拟就这一问题做粗浅探讨。2秘书工作中胆大心细的重要性2.1秘书工作的成败在于细节案例一某日，秘书小王在值班时接到一个兄弟市市委办公室打来的电话，说该市的一位办公室主任将带领有关人员于某日来我市学习公文运转方面的经验，请接洽并给予帮助。小王未加思考便根据电话记录起草了一份通知送领导阅示，领导看完后对秘书小王说：“这个通知不完整，等向对方问清楚具体情况后再拿过来。”小王当时一头雾水：记录肯定是清楚的，能漏下什么内容呢？这时有位同事过来对他说：有几个事你没有问明白，如对方带队领导的职务、姓名，他们一行共几个人（男同志、女同志各几位），乘什么交通工具来，具体什么时间到，在这边停留多久，等等。一个小小的通知竟有这么多事项需要去落实，这些都是小王当初没有想到的，经同事点拨才让他解开领导叫其重新整理通知的谜团。当小王详细了解情况后重新将通知送予领导阅示时，领导语重心长的对小王说：“办公室秘书工作无小事，要多想，往细里想，轻视不得，一个小小的疏忽就会给我们的工作造成被动。”案例二一次我到单位的锅炉房提开水，水还没烧开，排了长长的一队，前面有人说，差不多就接吧！烧水的杨师傅却说：“不行，指示灯没亮我不能让你们喝。”能干什么事，是个能力问题。怎么对待自己干的事，更多的则是个态度问题。从这件事可以看出杨师傅的工作态度，他是一个忠于职4守的人。与此形成对比的是，有一个大学生在一家设计院工作，接受的第一件事就是为一个项目做可行性报告。因为第二天就要用，他加班到凌晨4点才把报告打印出来。第二天早晨一上班，他就兴冲冲地拿着厚厚的一叠材料给主管看，主管瞟了一眼，就顺手把材料扔在了地上，说：“你拾起来再整理一下。”他把材料拾起来一看，顿时傻了眼。原来材料上没有页码，整理起来麻烦大了。主管说到：“添加页码看起来是件小事，但它说明的却是个态度问题，是我们对客户尊重不尊重的问题。”①案例三据《成都商报》报道，9月9日，四川巴中市政府办公室在下发的2008年中秋节放假通知中竟出现了一句“确保人民群众度过一个祥和平安的端午节”。由于办公室文秘人员的一时粗心大意，致使非常严肃的放假通知在巴中市造成了恶劣影响。这件事最终导致四人被问责，三官员被撤职，成为轰动一时的党政办公厅（室）工作人员因工作疏忽而遭处理的社会新闻。类似的案例，在现实社会中数不胜数，几乎在任何领域都有出现。细节决定成败，秘书人员工作岗位重要、责任重大，工作头绪多、规矩多，不能有丝毫懈怠、草率和疏忽，否则，就有可能给工作造成严重危害和无法估量的损失。老子说：“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细。”关于细节问题，有两个著名的算式：100―1≠99；100－1＝0。也就是说，如果藐视这个小小的“1”，到头来可能功亏一篑，1%的错误将导致100%的失败。秘书工作业务繁重，涉及面广，出成绩不容易，出问题①朱永胜.秘书工作.2008.85很简单，因此，无论抓政务还是管事务，秘书人员都要有细致的精神与扎实的作风，时刻感到如履薄冰、如临深渊，把工作想细、做细、督细，始终谨记“秘书工作成败在于细节”这一要点。2.2胆略——秘书人员的必备素质案例一笔者曾在某机关单位实习，期间，接触到了很多文件，包括本单位的和其他单位发出的。结合学校所学的专业知识，本人发现了文件存在的很多不规范甚至错误之处，其中包括文件的落款日期几乎全部都是用的阿拉伯数字，而与“党政公文落款日期用阿拉伯数字，行政公文落款日期用汉字小写”的要求不相符。由于初次接触正式工作，而且只是在实习，心怀胆怯，所以一直不敢向办公室领导指出这一错误。后来上级派专人到各单位进行文件规范性检查，这一错误在检查结果中受到了通报批评，办公室也因为这一错误而受到了上级和领导的严肃批评。倘若当时能勇敢的指出这一错误，也许能得到一定的纠正。案例二胡乔木，毛泽东早期的秘书，长达25年的秘书工作对毛泽东产生了深远的影响。他曾说：“做秘书，特别做中央领导同志的秘书，固然要守纪律，善于按照领导同志的意见和意图办事，但只有这一条不够，还应有自己的见解，并且敢于讲出自己的见解，要敢讲真话，反映真实情况。领导同志的意见和决策不正确，秘书就应义无反顾的指正……”毛泽东也曾说：“我身边有个胡乔木，最能顶人，有时把你顶到墙上，顶得要死。”曾与胡乔木共事的一些同事评价说：“他也曾受过毛主席的批评，但工作中有不同意见仍向毛主席提出，甚至跟毛6主席争论，有时对毛主席在工作中所犯的错误，他更是直言不讳的指出。”胡乔木曾多次直言毛泽东的“左”倾路线和“大跃进”的错误，可惜晚年的毛泽东专制思想日趋严重，没有从胡乔木的劝言中认识到自己的过失。不过历史证明了毛泽东当年的错误。人非圣贤，孰能无过？任何人都不可能把所有事都做得尽善尽美，毫无差错，即使是能力很强的领导，也会有犯错的时候，更何况是“上要管天、下要管地”的秘书人员，在当今这样一个复杂多变的时代，很多不确定的因素随时可能扰乱事先的预想。秘书贴近领导，处于从属地位，是领导的参谋和助手，也是领导联系上下左右各方桥梁、纽带。特殊的职能与地位决定了秘书人员必须具有良好心理素质和积极端正的态度，工作中固然要讲究高度服从，即服从领导、服从工作需要，但也不能一味地顺从、温驯、退让，尤其在突发性事件上不能模棱两可，奉行“难得糊涂”信条，一味退让迁就，求得息事宁人，办事优柔寡断，工作听之任之，人云亦云，缺乏主见，而要做到原则上坚定，性格上坚毅，意志上坚强，行动上果敢，待人处事刚直明快，必须充分发挥主观能动性，主动服务，敢于参谋，敢于行动，敢于承认错误或不足，这样才能真正做到对领导负责、对单位负责、对自己的职责负责。反之，自己的胆怯、优柔寡断、怕于承担责任将很可能导致自己甚至整个单位的严重损失或毁灭。3秘书工作胆大心细的培养在现实生活和工作中，很多人都有过前面章节案例中的经历，有时候也许是因为自己对专业知识的不掌握，也许是对业务的没经验，也许是自己的粗心大意，也许是自己的胆怯畏惧，也许是对自己的不自信，总而言之，就是自己不够胆大心细。而秘书人员作为一个“大7杂家”、“大管家”、领导的参谋助理，培养胆大心细的工作作风是必然要求。笔者认为，要养成胆大心细的作风，首先要夯实基础知识和专业技能，为工作的如鱼得水、游刃有余打下坚实的基础；其次要在实践中善学善用，不断思考并完善方法；最后，要逐步让胆大心细成为一种习惯。3.1夯实基础知识和专业技能智是谋的基础，多智才能多谋，足智才能善谋。秘书工作随机性大，突发性强，对秘书人员的知识结构、技能水平和能力开发都有很高的要求。只有广泛摄取知识，不断优化自身知识结构，加强智能素养，提高技能水平，才能在多变的态势中有效的调整工作部署，以不变应万变，在变化中对接变化。一、秘书必须具有扎实的专业知识以上是某区公安分局发给该区人大常委会的一份文件，标题“关于汇报公安工作的请示报告”，这是一明显的文种使用错误，请示和报告是两个不同文种，在使用上有各自的适应范围和特点，而该文件中将两者混合作为一个文种使用，可见拟写该稿的秘书人员专业基础8知识不够扎实。娴熟的