搜索
11.前言秘书人员的活动，渗透在各行各业的领导管理活动的各个环节，它不仅参与着方针、政策的制定和实施，而且影响着国家、社会的发展和进步。作为领导身边的参谋和助手，他承担着为领导出主意、想办法、提预案、收集信息、提供材料的职能。只有广泛、及时、全面的获得准确的信息、资料，领导者才能作出正确的、战略的决策。本文主要从秘书人员的职业道德、秘书人员的综合能力以及秘书人员的情商三个方面论述一个当代秘书人员所需要具备的职业素养以及培养途径。2.秘书人员的职业素养2.1秘书人员的职业道德素养秘书人员的特殊地位以及秘书工作的特殊性，要求秘书人员具有较高的职业道德修养。秘书人员具有较高的职业道德，不仅要作到恪尽职守，还要在当今物欲横流的社会中，具有较强的抗腐蚀性，始终保持高度的警惕性和自洁性，避免利用工作之便为自己或他人谋好处，时刻注意思想品德的修养。同时要求秘书人员还应摆正自己的位置，对上不可卑躬屈膝、阿谀逢迎，对下不可颐指气使，盛气凌人，做到平易近人，时刻注意形象问题。随着市场经济的发展和成熟，社会对秘书职业道德建设提出了更高的要求，秘书人员只有不断学习、不断磨练，在秘书活动实践中不断提高与丰富，才能成为一名品德高尚、高素质的秘书人才。因此，忠于职守、崇德敬业是对一名秘书人员最基本的要求，具有高尚的职业道德修养，是一名合格的秘书人员的首要条件。2.2秘书人员的综合业务素养作为一名合格的秘书人员要具备较高的综合文化素质。秘书人员作为全面辅佐领导的“通用型”人才，其掌握的知识必须广泛。作为领导身边的辅助人员，既是信息库，又是资料库，因此要掌握一定的文化理论、法律知识、哲学知识的2同时，还要有一定的经济学知识、软科学知识，因为领导在制定方针和决策时需要大量的信息和资料，这样决策才能全面、有针对性、有实用价值。秘书人员还应具有一定的社会交往知识及心理学知识。秘书机构沟通上下，在一定程度上，不仅代表着领导形象，也关系着部门、机关工作的荣辱、成败。良好的社会关系不仅为秘书人员获取资料提供方便，使秘书工作顺利开展。同时，更便利于决策的反馈，信息的获得，从而提高工作效率。另外，秘书结构作为部门、机关对外的窗口，规范典雅的礼貌礼仪，不仅能树立领导形象。试想寒风中气冲而来的上访者，一杯开水、一个微笑，也许起到缓解矛盾的作用。2.3秘书人员的情商素养科学技术的飞速发展，正在改变着世界的面貌和人们生产和生活方式，以科学为推动力的市场经济竞争也越来越激烈，市场经济条件下，物质利益为首要利益的客观现实冲撞着现代人传统的守旧观念，直接影响着人们的思想道德、人生价值观念以及人际关系的变化与重组。因此要求秘书人员不仅具有高尚的品质、综合的素质、较强的能力还应具有较高的情商。能否始终对变化着的环境保持良好的心境，是否在生活和社会变故中保持持久的耐受力，是否能够理性地控制自己的情绪、情感思维意识水平是否稳定增强，是否能不断拓展人际关系，心理康复能力如何，道德意识是否正确，是变换的社会环境对新时期秘书工作更高的要求。秘书人员活动的辅助性质和地位，要求秘书人员具有独特的气质和个性，即要突出性格特点，又要正视秘书的工作位置，的确具有一定的突破性。因此要求秘书人员不断实践、不断提炼，在秘书活动中发挥更大作用。人都是有感情的高级动物，秘书工作的特殊性，为秘书人员提供了方便的交流感情机遇。因此，利用这个优势，变命令为感化，变被迫为推进，为秘书工作顺利进行提供了便捷之门，因此秘书人员应有效地驾驭情感。秘书人员应不断注重情商的培养，树立正确的人生观，确定适度的抱负水平，创造良好的人际环境，及时有效调整不良心理。积极参加一些健康有意的活动在自我教育中达到自我完善的目的。33.秘书人员职业素养的培养途径3.1秘书人员职业道德素养的培养秘书人员工作接触面广，在实际工作中，涉及到上下之间、单位与单位之间、人与人之间的各种纵横交错的关系，起着承上启下，上传下达，左右沟通的重要作用。秘书人员工作者必须深化职业意识，忠于职业岗位，具有良好的职业道德素养才有可能顺利开展工作，圆满完成任务。3.1.1诚恳待人，作风正派对领导、对同志，都必须以诚相待。时刻注意自己的言谈举止，做到诚恳、谦虚、持重、自控；要虚怀若谷，心胸宽广，严于律己，宽以待人。对上尊重，对下谦和，平等待人，忠于职守。不媚上欺下，不左右逢迎，不拉帮结派立山头，也不做“风吹两面倒”的墙头草。3.1.2勇于坚持真理，敢于承担责任在工作中，执行领导指示，要确切领会领导意图。如果对领导意图没有弄清楚或是理解不深时，要当即请示领导，直至心领神会为止；当自己有不同意见时，不要唯唯诺诺，随声附和，要出于公心，敢于坚持真理，勇于承担责任，反映情况，处理问题，有喜报喜，有忧报忧。3.1.3要有坚强的组织纪律性，严格保守党和国家的机密秘书人员经常从公文的收发中获悉较多的信息，也可以在与领导干部的接触中较早较多地知道一些事情，因此，要自觉遵守组织纪律，认真执行党和国家关于保密工作的规定和指示，养成良好的保密习惯，守口如瓶，万无一失。承办公文，必须严格手续，在传阅、转办、交换公文的各个环节上，都要仔细、慎重、严格签字制度，不私自翻印、复印文电，不携带秘密文件到无关场所。对已办的文件要妥善保管，保证不丢失。要把公文处理工作的及时、准确、安全地运行，作为检验文秘人员事业心、责任心与保密观念的重要依据。3.2秘书人员综合业务素养的培养4秘书人员的综合能力，是指秘书人员在实践中高效地完成秘书活动的本领。秘书人员活动的纷繁复杂，决定了秘书人员具有多种多样的综合能力。3.2.1表达能力首先，文字及口头表达能力是秘书人员最基本的能力。娴熟、简洁、准确的书面表达，能够增强文件的传达作用，提高工作效率。适时得体的语言，对表达指令、沟通交流，则起关键性的作用。同时，秘书人员活动的窗口性要求秘书人员要善于运用一定的体态语。体态语的视觉可感性，使它能够比较具体直接而又明确地表达情感，加强有声语言的表达效果，又可以明确地表达说话人的交际目的，使听话人理解到“言外之意”。比如，拒绝别人的要求，如果直接说出，很可能使对方不快，这时耸耸肩膀，双手一摊，就足以表达了“拒绝”而又不使对方难堪。体态语还能够形象生动、简洁地表达信息，用来重复、补充或替代言语的部分内容。如手指数等，简洁明了。此外，体态语还有辅助有声语言交际的作用，是秘书交际活动中有效的工具，能收到意想不到的效果。从而优化秘书的工作效果，创造愉快轻松的工作环境。3.2.2公关能力随着我国改革开放，社会竞争日益激烈，秘书人员活动也得到了空前延伸。即在具备有秘书人员基本能力的同时秘书人员还应具备一定的公关能力，才能够迎接当今知识经济的挑战。例如20世纪70年代，罗马尼亚为了减少严重的贸易逆差，希望增加对美国市场的出口，并获得最惠国待遇，就将此事全权委托给世界著名的公共关系公司——博雅公司代理。博雅公司受理后，在罗马尼亚选择了一些在美国市场具有竞争力的产品进行宣传，并向罗马尼亚的一些厂家提出了如何生产适合美国消费者口味的建议，还安排了美国第一流的时装设计顾问，来罗马尼亚讲授美国服装的流行款式和质量标准，举办“罗马尼亚周”等展览会，安排新闻媒体报道，在拥有众多美国观众的电视栏目“今日”中作连续报道。一系列的公关活动，使罗马尼亚终于实现了它的两个目标因此，具备一定的公关能力，是时代对秘书人员的召唤。同时，秘书人员还应具有较强的调研能力办事能力和操作能力，从而全面准确获取信息和资料，独立从事组织管理和办公室的行政管理，熟练操作办公设备，提高工作效率，担当领导身边的得力助手。53.3秘书人员情商素养的培养秘书人员要具有高尚的职业道德和敬业精神，全面优良的综合素质，高效的工作能力，而且更需具有健康向上、乐观的精神风貌和淳朴、真挚的情感。所以，情商素养的培养尤为重要。3.3.1增强心理承受能力，做到宠辱不惊秘书人员在为领导服务中，或因一条好的建议符合领导决策的要求，得到采纳，或因某件事违背了领导的意志，遭到指责，或因给领导写了一篇好的讲话稿，得到赞赏，或因一时的疏忽造成工作中的失误，受到批评等等。面对这类经常遇到的宠辱问题，谁也不会无动于衷，都会产生种种心理波动，这是人之常情。但是，作为为领导服务的秘书人员则必须正确对待，务必保持心理平衡和稳定。为领导提供高效优质服务，是秘书人员应尽之责。应该将成功之誉，视为组织的关心，领导的鼓励。工作中受到批评和指责，不要灰心丧气，应从失败和挫折中吸取教训。唯有如此，才能做到：得到赞赏，不骄傲自满、得意忘形；遭到批评、指责，不悲观丧气、怨天尤人;；有了荣誉不吹嘘，受到压抑不烦恼，宠辱不惊、心境坦然。3.3.2宽容处世、乐观豁达秘书人员在工作中涉及到方方面面众口难调，难免遇到不顺心之事，甚至受委屈，引起不愉快甚至痛苦，这就要求秘书人员心胸要宽阔，要有忍耐精神。秘书人员任何时候受了领导的批评，或者感到受了委屈之后，要冷静、沉得住气，多想想自己不足和失误之处，绝不能耿耿于怀，任性赌气，背后发泄。要养成一种心胸坦荡、光明磊落、宽宏大量的优秀品质和乐观愉快的心境。3.3.3谦虚谨慎、平等待人秘书人员在领导机关工作，接触机密，接近领导，在人们的心目中是领导机关的代表，是领导的代言人。一言之好歹，一事之成败，直接影响领导机关的形象。所以秘书人员的一言一行、一举一动都要从维护领导机关的利益和党的威信出发，养成谦虚谨慎、平等待人的优良作风。做到不口大气粗，不盛气凌人，不以势压人。为领导出谋划策时，应该把自己摆在领导的位置上思考问题，不在其位，要谋其政，不具其职，要尽其责。而在处理问题时，则仅仅是机关一般的工6作人员，要多和人商量，切忌言重伤人，不能以“领导”自居。要善于与人打交道，否则办不成事，还损名声。3.3.4严格自律，严守纪律由于秘书人员所处的特殊地位，上接近领导，下接触群众，使用“权力”办事是很方便的。秘书人员应严格要求并约束自己，要有纪律、法制观念，不可假领导名义下指示，发命令，不可利用“职权”为个人和亲友办事，谋取私利;要自觉地用中央对领导干部的“五条规定”等纪律来约束自己，把自己置身于群众的监督之下，经得起名利地位的考验，不享受不该享受的待遇，切实做到洁身自好，清正廉洁。3.3.5淡泊名利，甘于奉献秘书人员的工作主要是服务性工作，十分辛苦、繁忙，有时候还得同时完成几项任务，超负荷的工作量不得不加班加点，挑灯夜战，甚至连节假日也不能休息。而且既无名又无利，有时吃了苦受了累，还得要受气。如果没有一种服务意识，乐于吃苦、甘于奉献的牺牲精神，是绝对做不好秘书工作的。首先要正确对待名利地位。如果看重个人名利地位就会有失落感和吃亏感，只有看重国家利益、看重党和人民的利益，就会有充实感和荣耀感。其次，要正确对待自己的人生价值。爱因斯坦说得好:“一个人对社会的价值，首先，取决于他的感情、思想和行动，对人类利益有多大作用。”我们秘书人员的价值，就是通过自己任劳任怨地做好服务工作，在默默无闻的平凡事业中体现出来的，虽然它没有惊天之举，但只要热爱它，坚持不懈地钻研它，为它奉献，同样可以做出显著成绩。4.结束语秘书人员的工作职责看似简单，要想做好秘书人员的工作却又不是很容易。随着社会经济的发展，秘书人员被赋予的内涵和角色也在逐渐发生着改变。我们的秘书人员只有同时具有良好的道德素养、综合业务素质、和较高的情商素养才能更好起到秘书人员的助手和参谋作用。所以，要成为一个合格的秘书人员，应积极主动地培养自己的专业知识，获取与工作有关的信息，更新自己的知识结构；不满足现状，不断的提高自己的职7业素养。8参考文献[1]蔡超，杨锋.现代秘书实务.[M].广州:暨南大学出版社，2006.[2]岳凯华.秘书学概论.[M].湖南:湖南大学出版社，2005.[3]路巍.提升文秘自身职业能力四策.[J]南京:现代经济信息.2010(1).[4]醪华.提高文秘职业工作者素质新探讨.[J].福建:福建党史月刊.2009(11).[5]李进.谈新形势下如何做好文秘工作.[J]长沙:企业家天地.2010(6).9致谢时间飞逝，三年的读书生活即将结束，而于我的职业生涯才刚