搜索
实训4档案管理•文书档案管理程序•收集——整理——保管——统计——利用一、收集•要求：办完一件收集一件，注意内容上有联系的文件要收集到一起。•范围：各种载体的档案，纸质文件，照片、光盘等。•各种种类的档案，普通的行政单位产生的档案、科技档案等。•注意对零散及撤销机构的档案的收集。单位之间收集、归档工作的分工•上级业务部门发来的文件由隶属下级单位归档•上级业务主管单位召开的专业会议文件，由各隶属下级单位归档•联合机构产生的文件，由主办单位归档归档规程•档案移交的手续：•第一，清点•第二，填写交接文据（具体见参考表格）•第三，移交归档号档号题名起止时间件数页数保管期限备注Xx年度xx（部门）移交案卷目录移交案卷目录备考表本档共页。共有案卷卷，其中永久卷，长期卷，短期卷。移交部门：移交人：接收部门：接收人：年月日二、整理•整理方法：•1、以“件”为单位的整理方法•2、以“卷”为单位的整理方法•整理要求：按文件的形成规律进行分类、组合、排列、编目、装订入盒、入库上架等。（文件整理的步骤）以卷为单位的整理方法•立卷是指文书部门将办理完毕的、具有一定参考利用价值的文件，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。因此，立卷的要求是：•1、立卷的对象——办理完毕的文件•2、立卷文件的标准——具有参考利用价值的。•3、立卷的结果——案卷，卷内文件彼此之间有一定的联系。以卷为单位的整理方法和步骤•第一步，将不同载体的档案分别归类。•第二步，将所有当年归档的案卷划分保管期限。（分析卷内文件内容参照保管期限表设置永久、定期）•第三，把相同保管期限的文件，按组织机构或问题进行下一层分类第二步案卷的排列•按组织机构分类的案卷：•综合部门_专门部门；从主要部门到次要部门；从行政管理部门到业务部门的次序排列•按问题特征进行排列的案卷•从重要问题到一般问题；从主要问题到次要问题卷内文件排列排序后文件•分组织机构•将文件按照处理部门或承办部门分开立卷。满足的条件：•1、单位内部部门设置稳定。•2、部门职能区分清楚，职能界限分明。•3、各部门每年都能够产生相当数量的文件。分类法的组合运用年度——组织机构分类法•首先区分年度，然后在每一个年度之下再分组织机构。如：年度内部机构1998年办公室计划处生产处……1999年办公室计划处生产处……•区分问题•按照文件内容所反映的问题将所有文件区分若干类别。所谓问题，可以是事件、案件、人物、任务、问题和同性质的工作。•问题分类法适用于内设机构简单、变化较大或机构分工不确切、文件数量少的单位。•行政事务公安保卫法纪监察审计工作医疗卫生•年度——问题分类法年度问题1998年综合类计划类生产类……1999年综合类计划类生产类……第三:按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷号•通常是一个年度编一个流水号•如果一个单位一年立卷数量不多，可采取几年合编一个流水号•第四，编制目录•卷内文件目录附于案卷卷首，介绍卷内文件内容和成分。•卷内文件目录填好后，除一份放置卷首外，还要复印多份，注明目录号、案卷号和案卷标题，按照安排排列次序汇编成册，以备便知其它文件级目录时作为检索工具。卷内文件目录•第五，填写封面和备考表•1、填写案卷封面全宗名称类目名称案卷题名起止时间件页数量保管期限归档号档号《案卷封面》样式填写案卷封面填写完成的案卷封面立卷改革前后案卷封面对比案卷脊背立卷改革前后案卷脊背案卷脊背和底边•2、填写备考表•说明本卷文件的缺损、修改、补充、销毁、漏号、重号等，与某些文件的其它文件卷号，卷内文件变动情况。有关人员需要签名、标注时间。•备考表置于卷尾。图示•案卷装订•注意事项：•1、去除金属物。•2、整理文件：对破损文件修补；理顺和对齐纸张；将小签条、小便条等不规则材料粘帖在符合规格要求的白纸上。•3、按照《文书档案案卷格式》要求使用硬卷皮或软卷皮。采用三孔一线式装订。上夹上卷皮作三孔标记打孔打孔打孔穿线绳穿线绳系线绳一、办公室类（一）秘书工作属类1-1办公室例会记录1-2……1-10本局关于秘书工作的通知（二）信访工作属类1-11市政府、市经委关于信访工作的规定1-12……1-20各公司出离心信访工作的回报材料二、干部处类（一）综合属类2-1本局关于干部工作的通知、规定2-20本局关于干部档案清理的有关材料（二）干部管理调配工作属类2-21本局关于组织机构、定员编制问题的方案、请示、批复2-22……示例安徽省林业厅档案立卷类目一、党群工作类⑴本厅党组会议记录、厅长办公会议记录永久⑵本厅党组工作计划、总结等方面文件材料永久⑶本厅党组、机关党委换届及成员任免有关文件材料永久⑷本厅党员年报、党员花名册永久⑸本厅党组行文永久⑹本厅党组对科级干部成员的任免文件材料长期⑺工会的有关文件长期⑻机关党委年度性的联欢会类的文件材料短期二、行政管理类⑴本厅有关林地、林权、森林法规等文件材料永久⑵本厅编制的机构沿革、大事记、基础数字汇编永久⑶相关业务往来的请示、批复、报告等文件材料长期立卷类目示例第1页三、组织人事类⑴本厅关于人事工作的决定、规定、工作条例、组织简则、机构设置及撤并、名称更改、人员编制、启用印章等文件材料长期⑵职工名册、干部年报永久⑶本厅劳模、先进工作者奖励文件材料①全国以及省级以上的永久②省级以下的长期⑷本厅有关干部、职工的教育、培训材料长期⑸本厅人员在对外活动中形成的文件材料①请示、报告、会议纪要、协议、协定、合同永久②重要往来文电长期③具体事务性文件短期第2页村级档案立卷类目、归档范围及保管期限表一、文书档案党群类1、本村党支部年度工作计划、总结；支部改选、支部任免、分工的请示、批复、通知；党员名册；本支部组织发展、党员评处、奖惩的请示、批复、通知；党组织关系介绍信；支部会、支部大会记录。（永久）2、本村团支部、妇代会、民兵连、计协、老协等年度工作计划、总结、成员名册；换届选举、任免通知。（永久）3、“群防群治”，综合治理责任书，统计表等。（10年）4、上级党委、群团机关制发的有关党群工作的方针、政策性的文件材料。（10年）5、党费收缴清单。（10年）安徽省宣城市宣州区例第1页行政类6、本村经济社会发展规划，村委会年度工作计划、总结，目标责任书。（永久）7、村委会、村民大会、村民代表大会、议事会的会议记录、纪要。（永久）8、村委会、村民小组的设立、撤消、合并的村民会议（村民代表会议）讨论的会议记录、请示、批复。（永久）9、村委会干部分工，村组干部名册，村组干部奖惩的决定、通知（永久）10、本村民主选举、民主决策、民主管理、民主监督等规章制度;村规民约、村民的自治章程、岗位职责、会议、学习、财务管理、计等制度。（10年）11、本村农经生产、计划生育、人口变动、土地变动年报表。（永久）12、本村民政救济、救灾款物发放、移民补偿、养老保险名册。（永久）13、本村计划生育安排，超生处罚、照顾生第二孩的申报、审批材料。（永久）14、办理户口、身份证、婚姻登记材料，人口迁移证存根。（永久）15、反映村史、村貌、区划变动等历史沿革材料。（永久）16、各类抽样调查、普查材料。（永久）17、各类政府制发的有关农业和农村工作的方针、政策性文件。有关文化、体育、卫生、通信、环保等相关材料。（10年）第2页民主自治类18、村委会换届选举、届中罢免、补选的实施方案，村民选举委员会组成，选民登记名册，选举公告，选举工作报告、总结报告、工作记录。（永久）19、选民、候选人公布名单、选票。（10年）20、村民代表会议的选举工作会议、代表名单及各代表的基本情况、村民代表会议记录。（永久）21、村务公开监督小组和理财小组的选举产生，村务公开报告、报表、项目审查、意见反馈和处理材料，村干部述职书面材料及村民代表会议民主评议和测评结果、村民小组组务公开、村小校务公开、厂（场）务公开原始材料、群众意见反馈及处理材料。（10年）第3页经济类22、本村经济（包括农、林、牧、渔、水、多种经营等）发展计划、规划、总结、统计报表。（永久）23、建房、修建民桥民路征地、补偿、补助，退耕还林、还草补助，农田基建，出让、承包林场、牧场、茶场、果园等的合同、协议、会议记录、纪要。（永久）24、村组田块亩分清册，土地联办企业生产经营合同、协议、名册。（永久）25、村办、乡（镇）村、村组联办企业生产经营合同、协议、名册。（永久）26、村办企业成立、撤消、合并、终止、停转、更名、更换法人的请示、批复、通知。（永久）27、国家投入的扶贫、农业综合开展、以工代赈资金使用的报告、表册。（永久）28、本村关于农税征收、粮油定购、集体提留、收益分配、使用的规定、意见、表册。（永久）29、村组干部的误工补贴、各类报销情况等文件材料。（永久）30、村财务管理、审计等规章制度，文件、信息和其他材料。（10年）第4页二、会计档案财务报告类1、村会计、专业会计的各类财务报告年报。（永久）2、村会计、专业会计的各类财务报告中的季报、月报。（10年）帐簿类3、村会计、专业会计的现金日记帐、银行存款帐。（永久）4、村会计、专业会计的总帐、分类帐、明细帐。（10年）凭证类5、原始凭证、记帐凭证。（10年）其他类6、银行对帐单、银行存款余额调节表。（10年）三、科技档案1、本村基建的规划、工程预决算书、建筑物的设计图纸、竣工图纸、施工合同、实验记录及改建、扩建中形成的文件材料。（永久）2、本村购置设备的合同、图纸、说明书、合格证及装箱单。（永久）3、本村产品定型鉴定、合格证书、使用说明书、包装等材料。（永久）4、本村关于科研方面的材料。（永久）第5页四、声像档案1、县级以上领导人、社会知名人士视察本村工作的照片。（永久）2、本村村委会换届选举、村民大会、村务公开等重要活动形成的照片。永久）3、反映本村发生的重大自然灾害、重大事故形成的照片。（永久）4、反映本村村史、村貌、区划变动形成的照片。（永久）5、本村荣获的各种奖状、奖杯、证书、锦旗拍成的照片。（永久）6、本村重要活动、重大事件、庆功授奖等方面形成的录音、录象带。第6页图示三、保管•采用专门的技术手段和科学的管理措施维护档案的安全，延长档案寿命的专业性工作。•内容：装具、库房、管理等工作库房三、统计•用表册、数字等形式、放映档案数量和工作情况的方法。档案统计工作•档案基本情况的登记：•1、档案接收、移出登记；•2、档案数量登记•3、档案鉴定登记•4、档案统计登记1、档案接收、移出登记•C:\Users\xoyo\Desktop\档案收进移出实存登记薄（上课用）.doc2、档案数量登记•C:\Users\xoyo\Desktop\档案登记表(上课用).doc3、档案鉴定登记（销毁表）序号案卷或文件题目年份目录号卷号或者文号卷内文件页数或件数原期限销毁原因备注3、档案统计年报•C:\Users\xoyo\Desktop\档案统计年报模板(上课用).doc四、利用•利用方式有：开设阅览室、档案外借、电话查询、举办陈列展览等。档案利用的方式•借阅档案室提供阅览室•借出珍贵的档案原件、易破损的档案、照片、影片、录像带等一般不外借•函查和电话查询•网络查询开展档案利用的主要方式•档案资料的编研制•档案资料的专题信息服务（编制成刊物）•档案工作人员参与单位工作或科研、设计、业务等