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第三章信息与秘书工作第一节信息及其在秘书工作中的作用各级领导的决策，愈来愈依赖于大量的信息收集和综合处理，信息工作已成为秘书和秘书部门的一项十分重要的工作，信息工作对秘书活动具有举足轻重的作用。一、信息的概念与特征1、信息的含义（1）信息是客观世界中各种事物运动状态的反映（2）信息又是事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征（3）信息是经过传递再现客观事物的状态2、信息的分类（1）按信息源的性质：自然信息、社会信息（政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息）（2）按信息的表现形式：语言信息、文字信息、数据信息、图像信息（3）按信息来源的方向：横向信息、纵向信息或外部信息、内部信息（4）按信息的稳定状态：静态信息、动态信息（5）按信息存在或作用时间：长时信息、短时信息就一般秘书部门来说，通常习惯将信息分为：综合信息、专题信息、固定信息、流动信息、基本信息、派生信息、客观信息、特殊信息3、信息的主要特征开发性、共享性、无限性、时效性二、现代社会信息工作的基本特征1、信息载体多样化现代社会记录和储存信息的载体，一方面向多样化发展，另一方面日趋缩微化2、信息传递迅速化3、信息社会化、全球化三、信息工作在秘书活动中的作用1、辅助领导科学决策必须依靠信息信息是决策的依据，是决策的必要条件，没有信息，就没有科学决策。进行预测和确定目标、拟定决策方案、决策方案的选优、决策方案的实施、修正等，其客观依据都是信息。2、起草文件必须依靠信息秘书撰拟公文，就是运用信息为机关服务3、信访咨询工作需要依靠信息4、做好日常管理工作必须依靠信息学会“听话”王菲，现担任北京华达公司总经理秘书。周末了，她的好朋友李芳来找她玩。“大律师，最近又去哪里风光了？”一落座，王菲便给李芳开了个玩笑。“什么风光啊，我刚从广州回来，鑫银公司现在的员工和公司管理层正在闹矛盾呢，他们让我去做他们的法律顾问。这趟累死我了。”“为什么呢？”王菲似乎对这个问题很感兴趣。“也没什么大事，就是员工认为公司没有说明任何原因就要裁掉他们，感觉被公司骗了，扬言要告上法庭。唉，都是金融危机惹的祸！”李芳漫不经心的回答。“噢，不过有你这大律师出马，还有解不开的问题么？”等送走李芳，王菲立刻忙了起来，原来华达公司与广州鑫银公司一直有大笔业务往来，王秘书从李芳的口中发现了不祥的预兆。于是，她马上上网搜索查询了关于这一事件的更为详尽的资料，确认无误后，立即将这个消息报告给了总经理。总经理很重视，马上派出周副总带人过去实地查看，发现鑫银公司实际上已经资不抵债，大幅裁员也可能只是权宜之计，最终难逃破产命运。据此，总经理决定停止向鑫银公司继续发货，以免收不回货款，造成巨大损失。果然，过了两个月，鑫银公司申请破产。王秘书发现的这个信息，让公司避免了巨大的损失，总经理专门召开表彰大会，号召公司的全体员工向王秘书学习。写总结的秘诀18/14某处办公室秘书郝兰，这几天一直愁眉不展，走路也是一副冥思苦想的样子。原来，处里年底要召开总结会，处长要郝兰为他写一份工作总结。郝秘书知道总结很难写，要总结出成绩和经验，也要指出问题和教训，还要指出努力和改进方向，要写出深度。以前，年终总结一般都是汪秘书写的，汪秘书写得不错，每次都得到处长的表扬。今年处长有意锻炼新人，就把这个在全处露脸的光荣差事交给了她。郝秘书这几天已经写了好几稿了，在电脑上写了删，删了写，总觉得稿子写得没有深度，要么像一本流水账，要么像蜻蜓点水，思路也不大清楚。连自己都觉得不满意，怎么能交给处长呢？肯定要挨批评。郝秘书只好去找汪秘书取经，郝秘书说：“汪姐，您得帮帮我，您总结写得那么好，是不是有什么秘诀？我怎么也写不好，没法跟处长交差啊！”汪秘书笑道：“你不是秘书专业毕业的高材生么？怎么天下还有难倒我们郝大秘书的事？”郝秘书说：“我都急死了，您还有心开玩笑。其实，总结应该包括的内容、惯用的格式，我都清楚，但不知道为什么，就是写不出要深度的东西来。”汪秘书收起笑容，很正经的拿出一个小本子，放在郝秘书的手上说：“秘诀都在这里。”郝秘书打开一看，小本子里记录的都是这一年里发生的大事，有好事，有坏事，有详细的事情经过，也有数据，有的地方还有汪秘书自己的感受，内容非常丰富。郝秘书明白了，之所以她写的文章没有深度，像流水账，像蜻蜓点水，就是她缺少典型、准确的数据和事例。郝秘书高兴的说：“这小本子真是个好宝贝。汪姐，谢谢您，您真有心，怪不得您的总结写得那么好，看来我向您学习的地方还多着呢！我现在马上回去写，写完了请您给我指点一下行吗?送佛送到西嘛！”郝秘书耍赖般地说完，就回去写了。在汪秘书的指点和帮助下，郝秘书又在其他同事朋友那里收集了各个部门的年度工作情况，对总结所需要的数据信息作了进一步的充实和完善，最终写出了一篇格式规范、内容充实、条理清晰、思想深刻的总结，得到了处长的好评，并鼓励她继续努力。郝秘书心想：是得好好努力，自己要学的东西多着呢！利用所学信息的知识分析此案例，你从中受到了什么启示？作业：1、什么是信息？信息的类别有哪些？2、信息具有哪些基本特征？3、现代社会信息工作基本特征有哪些？4、信息载体的发展趋势是怎样的？5、信息工作在秘书活动中有哪些作用？第二节秘书信息工作的特点、原则和要求一、秘书信息工作的特点1、针对性信息作为一种资源，具有使用价值，即有用性（1）结合业务，即注意信息工作的专业性（2）围绕中心，即围绕政策的贯彻落实与中心工作进行（3）针对问题，即按领导的指示、意图，进行专题调查，这是秘书部门的一项经常性工作2、综合性领导决策，大都需要带有全局性或综合性的信息，而且领导层次越高，对信息综合性的广度与深度的要求也越高。3、时效性及时性：强调信息要保持新鲜度适时性：讲究提供信息要选择最佳时机4、经常性二、秘书信息工作的原则1、追踪原则2、超前原则3、选优原则三、秘书信息工作的基本要求1、准确即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在，是信息工作的灵魂。2、及时即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效3、全面即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各方面的情况。4、适用（1）要服务于中心工作（2）要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息（3）要特别注意，只要是新发生的带有重要动向性、倾向性、苗头性、政策性、突发性的问题作业：1、秘书信息工作有何特点、原则和基本要求？2、秘书信息工作的针对性包括哪几方面内容？3、秘书信息工作要做到“适用”这项要求，其具体内容包括哪几方面？第三节信息的收集一、信息收集的内容信息收集十分广泛，既有综合性的，也有技术业务性的。1、系统内信息：机关单位所管辖和隶属系统内的信息它是机关单位进行宏观控制、调整和制定决策，以取得最佳效果和实现既定目标的依据2、上级信息：上级领导机关下达的信息，是各级机关工作的依据3、平行信息：不相隶属的机关单位的相关信息4、社会信息：社会上具有普遍性、倾向性的信息5、历史信息：与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资料6、国际信息：来自国际社会的信息二、信息收集的渠道1、根据获取信息的方式（1）信息网络渠道特点：全方位、多层次、多渠道、多触角、及时灵便，可以广泛收集最新的信息（2）行政组织渠道（3）科研渠道（4）社会团体渠道（5）调查渠道：是主动收集信息的重要方法（6）媒体渠道：通过各种印刷品取得信息的渠道2、根据获取信息的来源（1）外部渠道（2）内部渠道总之，秘书人员要有信息意识，要主动收集，注意积累，做收集信息的有心人。三、信息收集的方法1、观察法——最基本的方法类型：参与观察和非参与观察有结构的观察和无结构的观察自然状态中的观察和人为情景中的观察最显著的特点：所获信息具有直接性2、问卷法分为自填问卷和访问问卷优点：节省时间、经费和人力，有利于收集真实的信息，所得的信息资料便于定量处理和分析，可以避免信息收集者的主观偏见，减少人为的误差。缺点：回收率难以保证，被调查者必须具有一定的文化及相关知识水平才能作答。3.阅读法、收听法4、询访法（1）根据采用的方式及手段分为：面谈询访、电话询访、书面询访（2）根据询访有无固定格式与意图的显隐性情况分为A、有固定的询访格式，意图公开B、有固定的询访格式，意图不公开C、无有固定的询访格式，意图公开D、无有固定的询访格式，意图不公开5、索取法通过发函发电、打电话及派人向有关单位无偿索取信息或向信息单位有偿购买信息6、网络法通过上网，一方面可以更好的宣传自己，另一方面可以更及时全面地获取各种信息。7、量表法适用：较精确地调查人们的主观态度和潜在特征，可间接测量人们对某些问题的看法。分类：按内容分：态度量表、能力量表、智力量表、人格量表、意愿量表等按作用分：调查量表、测验量表8、交换法一般是限制发行或内部发行的印刷、声像材料９.检索法手工检索和计算机检索二次文献检索法：目录、索引、文摘三次文献检索法：年鉴、手册、百科全书作业：1、信息收集的内容和渠道分别是什么？2、信息收集的方式有哪几种？除本文所述之外，还有哪些方式？3、问卷法收集信息的优缺点是什么？4、询访法的形式有哪些？第四节信息的处理信息的处理就是对获取的各种信息进行加工、分析、综合、归类、过滤，从中获取有用的情况、数据，进而提炼出新的思想、理论，用以指导工作实践的全过程。信息的处理包括信息的整理加工、储存、传递三部分。一、信息的整理加工是整个信息工作的核心信息的整理加工——对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，质量上加以提高，在形式上加以变化，使之便于储存和传递，即去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作过程。信息整理加工的产物是信息资料。四道程序：筛选、校核、加工、编制1、筛选基本任务：剔除无用的或用处不大的，只允许有用的通过要求：符合“实、新、精、准”2、校核筛选是过粗筛子，把有用的信息挑选出来，校核是过细筛子，把“有用”的水分挤干。方法：（1）分析法长处：一般不需要借助于其他手段，仅从原始信息本身就能发现某些差错（2）核对法关键是要掌握直接的、最新的权威性材料（3）调查法花费的人力和时间较多，一般只对重要的原始信息进行现场调查鉴别3、加工是对信息的创造性整理阶段（1）充实内容常用纵深法进行此类信息的加工（2）综合分析常用归纳法进行此类信息的加工（3）提出意见这既是信息整理工作中的重要一环，也是秘书信息工作与其它部门信息工作的显著区别之一。（4）修饰润色常用浓缩法进行此类信息的加工4、编制是对信息进行有序化处理，是信息整理的最后阶段，其质量如何，直接影响到信息作用的发挥。方法：A、纵深法B、归纳法C、转换法注意：一要找出合适的转换对象，转换对象之间要有可比性二是转换对象要通俗易懂，不能越转越深奥D、对比法E、图表法为了使信息发挥最大效益，注意：（1）要多样化（2）要把好文印关①文字上不能出差错，要形成制度②把好印刷关二、信息的储存指秘书、秘书部门把已使用过或尚未使用的信息作为资料入库储存起来。储存的目的是供以后使用。1、分类学科分类法、主题分类法2、著录A、名称项B、著者项C、出版项D、稽核项E、附注项F、提要项G、业务注记3、建立储存检索系统4、保管三、信息的传递1、基本要求“多、快、好、省”2、信息资料传递的基本方式A、单向传递B、相向传递C、反馈传递特点：所传递的信息内容具有较强的针对性，利用率高3、我国具体的信息传递途经A、邮路传递B、电信传递C、新闻传递D、面授或直接送达作业：1、什么是信息资料？2、什么是信息处理？它包括哪几个部分？3、信息的整理有哪四道程序？4、什么是信息资料的储存？科学储存信息资料的主要工作有哪些？5、简要说明著录七项内容。6、信息资料的传递基本要求是什么？基本方式有哪些？有哪些常用途经？