高级文秘、行政助理综合技能实战培训

1高级文秘、行政助理综合技能实战培训主讲:陈建设2013-322学习要领•心态归零•好的心态•收获巨大•超越自我•认识自己•成长卓越•全情投入•参与多深•领悟多深•团队共享•互相促进•共同成长秘书/行政助理3序言——心态决定一切•人与人之间最大的差异是心态•心态导致人生惊人的不同事物的本身并不影响人，但人却受对事物看法的影响-------叔本华4知识技能态度是什么？怎么干？愿意干态度与能力知识、技巧、态度是影响工作进行的三个重要因素，其中态度尤其扮演着带动的角色。知识+技巧=能力5课程总览第一部分职业素养篇第二部分工作技能篇第三部分统筹管理篇课程回顾12346第一部分职业素养篇一、秘书/行政助理职业特性与素质要求二、秘书/助理的职业生涯规划三、秘书/助理商务礼仪规范7第一部分职业素养篇一、秘书/行政助理职业特性与素质要求1、秘书/助理人员的岗位职责◇初级秘书/助理：事务性文员◇中级秘书/助理：事务性文员＋协助管理◇高级秘书/助理：独立管理＋事务处理2、优秀秘书/助理人员的角色定位与胜任素质◇如何提升秘书/助理人员的素质◇优秀秘书与一般秘书的差异81、岗位职责岗位——组织为完成某项任务而确立的职责——职务与责任的统一9初级秘书：协助上司的工作主要工作如下：接听电话、上传下达；使用办公软件:打字、制表、作幻灯；使用各类办公用具(传真、复印、电脑)；使用互联网；管理档案、文件等；接待；其它事务性的简单工作；主要职责10中级秘书：分担上司的工作主要工作如下：起草公文、文件及其它需要的文字工作；沟通协调各种关系；管理上司工作日程；组织、召集相关的会议；收集相关信息资料等；公司内、外的简单事务的处理；语言要求主要职责11高级秘书：管理、参谋、支持上司工作主要工作如下：安排、管理上司的工作时间；沟通协调各种关系主持大型商务、文化活动；信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；语言要求主要职责12企业一般行政文秘的工作内容（1）项目内容1、日程管理预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的收受2、环境的整理准备上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理3、会议及活动的管理开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作及事后的管理。主要职责13企业行政文秘的工作内容（2）项目内容4、照顾身边琐事照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。5、会计方面的业务各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐。6、突发事件处理发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络。14企业行政文秘的工作内容（3）项目内容7、接待、应酬工作面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、上司办公室及会客室的安排，电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理8、沟通支持性工作沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项9、文件的处理和保管公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理；15企业行政文秘的工作内容（4）项目内容10、信息的搜集整理文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析；上司有关的名簿及通讯录的管理；名片、杂志、图书、磁盘等的整理、检索；11、决策支持工作信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；16对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？•第一种人认为：初级秘书不就是端茶倒水，接听电话，就是个“万金油”角色；•第二种认为吃年轻饭，混日子；•第三种可是个有心人，知道脚下的路该怎么走，剖析她的成功路是怎么走的。案例分析：172、角色定位与胜任素质“角色”一词的源于戏剧，自1934年米德首先运用角色的概念来说明个体在社会舞台上的身份后，角色的概念被广泛应用于社会学与心理学的研究中。在企业管理中，组织对不同的员工有不同的期待和要求，就是企业中员工的角色。18秘书的定义广义的概念：“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；狭义的概念：“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。我们定义为“秘书是领导工作的参谋和助手”行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书）角色定位与素质19秘书的角色定位领导者替身决策支持事务执行者服务人员协调人参谋领导角色定位与素质20常见的角色错位1、主观态度上的问题——服从和服务意识淡薄——没有敬业精神，工作态度不佳——保密意识差，导致泄密事件——向上错位，擅作主张2、客观能力上的问题——专业技能水平差——各类知识较浅薄——概念、判断、概括能力差角色定位与素质21行政文秘必备的职业素质正直--坚持既定政策和原则实事求是热情—对人、对事积极、乐观敬业--以工作为荣，设定高的工作水准守信--不失约、不违约、不食言、不泄密忠诚—忠于上级忠于事业有序--利落，有条不斋高效--追求效率和效益可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时细心--尽可能的考虑事情周到、细心悟性—领悟上级或领导的真实想法自信—积极向上勤奋—不断学习提高能力承受压力角色定位与素质22第一部分职业素养篇一、秘书/行政助理职业特性与素质要求二、秘书/助理的职业生涯规划三、秘书/助理商务礼仪规范23第一部分职业素养篇二、秘书/助理的职业生涯规划1、什么是职业生涯规划？2、为何要进行个人职业生涯规划？◇分析自我，确立人生的方向◇准确评价个人特点和强项，发挥个人优势3、职业生涯规划的简单步骤◇运用“5W提问”法进行自我分析运用S.M.A.R.T.原则认识自我24职业生涯概念、作用及职涯规划我是谁？我从哪里来？我将到哪里去？我能到哪里去？25什么是职业生涯规划•职业生涯规划指的是一个人对其一生中所承担职务的相继历程的预期和计划，这个计划包括一个人的学习与成长目标，及对一项职业和组织的生产性贡献和成就期望。简言之：你打算选择什么样的行业，什么样的职业，什么样的组织，想达到什么样的成就，想过一种什么样的生活，如何通过你的学习与工作达到你的目标？职业生涯概念261在职业生涯中首先要知道自己想要什么？一般人：认为成功的路在身外，在身外的关系网上。高明人：首先控制自己，制定目标，做好职涯规划，也就是把住了成功的方向。一般人总是四处奔波，风尘仆仆，他们在对外的追随中丧失了自己，两手空空。职业生涯作用27竞争的三度空间示意图竞争密集区竞争宽松区竞争垄断区普通的人员艰辛地生存优秀的人才高品质生活卓越的人物理想的境界职业生涯作用28职业生涯计划510152025303540455055606570业绩高低？？职业探索期建立期职业中期职业晚期退出期年龄职业生涯规划29生理需求安全需求社交需求尊重需求自我实现需求马斯洛的“需求理论”马斯洛的“改变流程”心理态度习惯性格人生职业生涯规划30职业生涯决定因素☆兴趣☆性格☆气质★能力职业生涯规划31运用“5W提问”法进行自我分析→WhatIam?我是什么样的人？→WhatIwant?我想要什么？→WhatIcando?我能做什么？→WhatfitImost?什么是最适合我？→WhatIcanchoose？我能够选择什么？职业生涯规划32制定职业生涯目标的原则◆明确具体的（Specific）◆可衡量的（Measurable）◆可接受的（Acceptable）◆现实可行的（Realistic）◆有时间限制的（Timetable）S.M.A.R.T.原则职业生涯规划33对个人职业生涯的建议◆走好脚下每一步◆从成败中学习◆累积人脉高瞻远瞩脚踏实地职业生涯规划34◆在强项下施展才华◆构筑核心能力◆利用公司职业发展的流程和工具对个人职业生涯的建议为成功再添砖加瓦职业生涯规划35练习：自我评估——我的命运我把握，我的前途我做主•主观条件：1、我的自画像（100字）•我的自身素质：1、学历；2、资历：3、知识；4、能力；•我的心理特质1、性格；2、兴趣；3、气质；•我的自身条件：1、性别；2、健康；3、家庭；4、人脉资源；5、经济状况；•客观条件1、社会环境；2、就业形势与政策•我的职业目标定位职业生涯规划36职业目标37第一部分职业素养篇一、秘书/行政助理职业特性与素质要求二、秘书/助理的职业生涯规划三、秘书/助理商务礼仪规范38第一部分职业素养篇三、秘书/助理商务礼仪规范1、塑造良好的个人职场形象◇仪容、仪表、仪态◇着装的TOP原则◇“拒绝”着装败笔——着装误区◇恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人2、基本商务礼仪◇办公室礼仪◇接待、宴请、座次礼仪391、塑造良好的个人形象通过衣着打扮、言行举止，反映你的个性、形象及公众面貌所树立起来的印象。40礼仪概念：是在人际交往中，以一定约定俗称程序，方式来尊重对方过程和手段。礼仪知识礼仪内容：礼仪原则：礼仪目的：约束自己尊重他人为他人着想轻松愉快的交往41形象的作用：个人角度：1、提供自身修养2、增加个人魅力，美化自己，美化生活3、促进社会交往，改善人际关系4、衡量个人道德水准高低和有无教养的尺度企业角度：1、塑造企业形象2、提高顾客的满意度和美誉度启示：礼仪举止是一个人品德修养的外在体现，不了解你的人往往会通过你表现的礼貌举止来判断你的人格，礼仪在人们眼中已成为判断一个人品格优势的标准。良好的企业形象是一个企业的无形资产礼仪知识42认识视觉的重要良好第一印象在你身上语调语言视觉心理学的研究告诉我们，人与人之间的影响力和信任度，是来自语言、语调和形象（视觉）三个方面语言占7%；语调占38%；视觉(即形象)占55%。礼仪知识43个人仪容个人仪表个人仪礼个人仪态职业状态看起来象那回事情！良好第一印象在你身上44——仪容、仪表：仪容、表者外观也；教养与阅历最佳写照——仪态：优雅的举止——表情：第二语言——语言：低音量、慎选内容、礼貌用语——待人接物：诚信、遵纪守法、遵守时间个人形象六要素：打造良好的第一形象45仪容仪表仪态个人仪容个人仪表个人仪礼个人仪态职业状态•仪容是指人的容貌。•仪表即人的外表，一般来说，它包括人的容貌、服饰、个人卫生和姿态等方面，是一个人精神面貌的外观体现。•仪态指人在行为中表现出来的姿态及风度。一个人的仪容、仪表、仪态往往与他的生活情调、思想修养、道德品质和文明程度密切相关。打造良好的第一形象46仪容☆女性化妆：——是自尊自爱的表现，是对人尊重的体现——化妆的注意事项：A、自然淡妆为宜B、美化C、避人化妆的最高境界是“妆成有却无”好印象从“头”开始47仪表仪表与服饰[男性]48职场男士着装规范：——三色原则——三一定律——三大禁忌A、袖口商标B、正规场合不穿白袜C、夹克(短袖)配领带领带的作用领带的长度领带的搭配领带的颜色领带的花纹西装的点眼之笔-领带49不同款式的领带*斜纹：果断权威、稳重理性，适合在谈判、主持会议、演讲的场合*圆点、方格：中规中矩、按部就班、适合初次见面和见长辈上司时用*不规则图案：活泼、有个性、创意和朝气，较随意，适合酒会、宴会和约会50仪表仪表与服饰[女性]51职场女