高级秘书行政工作效率

22高级秘书、助理、行政管理者工作效率提升训练33课程目标与内容一、如何成为领导身边优秀助手？二、塑造和谐人际关系，赢得领导信任；三、我的系统工作统筹与时间管理；四、面对压力环境，提升我的抗压力。44行政工作定位与认识秘书是协助一定的社会组织或个人处理日常事务、为决策者提供参谋建议、在决策者和执行者之间起到沟通、协调作用的行政管理人员。55一、如何成为领导身边优秀助手？•今天我是单位的形象代言人；•领导需要什么样的优秀助手？•了解我的工作优势与工作行为风格；•我们单位对行政岗位的职责要求解读与分析。66领导需要什么样的优秀助手？　　判断力　　表现力　　　记忆力　　　执行力　　洞察力　　信息收集能力　组织力决策力　　　　　　　　　　　　　　　影响力事务性工作　适应力承受力　应变力　　信息管理能力　自制力学习力　　77领导需要什么样的优秀助手？•先了解领导，了解领导的工作需求；性格与行为习惯、爱好、爱看什么书、听什么音乐、崇拜什么人、最发愁什么？喜欢什么人？痛恨什么人？最希望我做好什么事情？明天他要做的最重要的事情是什么？88好行政、好秘书应该具备哪些条件？传统企业要求：外表出色、学识丰富、个性稳定而有忠诚度。2000年后现代企业要求：•自己解决问题的能力；•自己排解控制自己情绪的能力；•随时待命；•话不多但中听；•做事有分寸，考虑周全；•有公关能力。99建立核心公关人脉圈•梳理自己的电话本，查看自己的交际圈；•每个圈之间的关系和紧密度；•核心圈、松散圈的格局塑造；•重新规划自己的人脉圈；•建立不同人脉圈的联系方式和时间规划。10核心人脉圈盘活表10人脉圈分组人员名单常用联系方式联系规律实际本年度联系次数与他熟悉的人员爱好与兴趣家庭圈1111认清你的角色-打杂、管家、代言人初级秘书/助理:事务性工作中级秘书/助理:事务性为主＋辅助管理高级秘书/助理:独立管理＋事务处理恢斜观；绕地个恢易迹葡玫共郁滴讲斜；1212美国‘全美秘书协会’对秘书职业有以下要求1．像心理学家一样善于观察和理解他人；2．像政治家一样有灵敏的头脑；3．像外交官一样有潇洒的风度；4．有调查各种棘手问题的丰富经验；5．有良好的速记能力以及文字功夫；6．熟谙各种商业往来中的法律关系；7．能熟练地使用各种办公自动化设备；8．具备相当的金融和税务方面的知识；9．能熟练地对各种文件资料进行整理归类。1313了解我的工作优势与工作行为风格专业优雅微笑信任包容细节效率协助理解礼貌职业合作责任倾听速度学习1414我们单位对行政岗位的职责要求解读与分析•首先清晰直线领导对本岗位的定位和需求；•认真解读行政岗位职责样本和本单位的岗位职责；•给予新的建议与调整；•为本岗位制定一项本年度考核标准与内容。1515总结：如何成为领导身边优秀助手？DDBBCCAA多样琐碎性随机突发领导指派性保密性认识自己对工作的态度办公室有氧运动：丹田，向上牵引、左右牵引、向后拉展、脑运动。1616二、塑造和谐人际关系，赢得领导信任美国《今日心理学》月刊曾组织过一项大规模问卷调查，调查读者对益友的意见，其收回问卷4万份。统计表明，以下依次排列的11项个性特点是人们公认的选择益友的条件(括号内的数字为填答者的百分比)：值得信赖(89％)；待人忠厚(88％)；热心且富有感情(82％)；爱帮助人(76％)；诚恳坦率(75％)；有幽默感(72％)；肯花时间陪我(62％)；个性独立(61％)；健谈(59％)；有智慧(58％)；有社会良心(49％)。1717训练自己创造和谐人际关系•塑造愉快交往礼仪之道—拜访印象；•接待来访客人的流程和细节注意；观摩先进单位接待设计。•与新闻工作者交往注意事项与细节；•与不同个性领导相处之道；•上司约会、出差行程安排策略与方法;•最有亲和力的肢体语言塑造；1818与不同个性领导相处之道插连垃命蔼垃荧烧垃刀朋垃兼吐菜务为务夕吐1919州佛操弄...两肃虹田映曝下紊映虚刑映棕青各乍辐贾田宝玫宥藏玫缄顿玫队这荧悩小务佛急净白裁藏,氢忽算聚裁规卓䶅佳牛披国刀朋垃刀朋垃2020州佛操弄...望播,火碌,映缅劈,烪悩,实怎玫,映佛丹.映瓜先拷薄,映瓜玫,裸衷忙专映裸昨劈,裁藏瓦拷,佳牛政厅,虚刑.插连垃插连垃2121州佛操弄...各佛及她询吊细徽贯替队这荧悩命蔼叮亮陶章玫瓜先拷薄裸衷急曝撰熄士阶贯机,戳愿降挔佳牛颁努忶玫裁藏力八宣迷映害亲渠溢命命蔼蔼垃垃2222州佛操弄...夕吐,瓦炸及她烪悩玫代亲保昨玫幄顿玫各纲玫汲泧玫忙较玫务佛命情劳牙务汲泧玫,戳愿降挔玫裁规映裸昨劈玫裁藏铃划映裸昨劈玫滥咽荧荧烧烧垃垃2323创造积极语言结构欢迎、欢迎光临、您好、谢谢、请您放心、请您稍等、麻烦您等一下、让您久等了、对不起、给您添麻烦了、很抱歉、实在很抱歉、很高兴为您服务、真棒！您真理解人、挺喜欢你的、挺高兴和您在一起，真高兴见到您，希望早点再见面、再见、欢迎再次光临2424感受消极语言结构--静思•不可能的•不行•没空•肯定没戏•不要白费力气•省省吧•我没办法的•脑子有问题•唉！•真的很累•我很烦•笨蛋•活着没劲•和我没关系的2525与上司沟通的四种形式•接受指示•汇报•商讨问题•面对领导的情绪-听2626职业化的表达方式•学快速记录•准确的表达•音量要恰当•音色要甜美•语调要柔和•总结与归纳•语速要适中•用语要规范•感情要亲切•心境要平和2727练习：注意自己职业化的表达1、领导角色2、行政秘书3、旁观者任务：•接受不清晰的工作指示－问•本周工作汇报－说•商讨优秀员工选举问题－建议•面对领导的坏脾气－听•总结，这个案例中我的收获2828中国式领导沟通特点•语言过于简洁含蓄，总是不喜欢把问题说透；•说话的重点在后半段；•事情和人的问题混为一谈；•情绪过多；•考虑平衡和谐的问题；•扩散性思维，不抓重点。2929领导约会安排•统筹兼顾•安排规范•效率原则•突出重点犹映何圭身归俄寄争兆吊忽欺田加宝3030安排约会需要注意的细节（一）有些时间不宜安排约会出差回来当天周末或假日临近下班3131安排约会需要注意的细节（二）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。时间约会事由所带资料参加人员接待人员联系方式地点3232安排约会需要注意的细节（三）及早备妥约会所需的资料，并在适当的时候请上司过目；特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行；约会场所和招待事宜有时也要行政人员负责。3333安排约会需要注意的细节（四）按照需要，记录会面内容；保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时间可及时通知对方；随时提醒自己的上司准时赴约；每天上班之前请上司核对他的日程表。3434安排约会或出差，如何短信通知？3535陪同出差注意事项（一）出发前，安排好手头工作；为领导办理好各种登机手续，并确认接待人员；到达后及时办理入住手续、了解领导房间号码、电话，并将秘书房间电话书面告知领导，提前商量日程安排。每日及时核对本日及第二日日程安排；清晨提前起床，安排早餐事宜；3636陪同出差注意事项（二）根据当天日程安排，落实车辆与行程；及时提醒并落实各项安排；携带领导名片，必要的会议资料；注意建立友善的客户关系；穿着大方、职业装、化淡妆、注意言行举止；出差返回后将领导与客户达成的事项逐条落实跟进，并及时报销费用，整理本次出差资料。3737与上司相处之道•虚心求教；不懂要问，带着虚心学习的心；•交流简洁，内容清晰；时间是管理者财富；•真心仰慕；适度的赞美与认同；•进退得宜，人际关系简单；•不发生工作以外的其他交易；‘•热切交流，不忘记分寸；•尊重上司，学会救场。3838建立良好稳定的人际关系人际关系障碍：1.不守诚诺2.企图改变对方3.批评与责备4.嫉妒5.愤怒6.争辩建立人际关系的六个秘诀：1.微笑2.赞美3.包容4.诚信5.双赢6.设身处地3939总结：•最有亲和力的肢体语言塑造。•今天的收获？最有影响的内容？4040明天课程预告：三、我的系统工作统筹与时间管理；四、面对压力环境，提升我的抗压力。4141三、我的系统工作统筹与时间管理•了解压力环境下我的时间管理模式；•我的时间都花在哪里？清晰时间大盗；•激发我的脑思考模式，面对统筹计划和创新的思考？•高级秘书系统工作统筹技巧与方法；•总结两天中学习到提高工作效率的方法。4242了解压力环境下我的时间管理模式•ABCD分类法A：重要紧急；B：重要不紧急；C：不重要不紧急；D：不重要紧急•制定周时间计划表，要求七天时间，在每天中有上午、下午、晚上三个时间段，每个时间段中都涵盖ABCD四项分类，请快速行动！4343工作与生活平衡模式：家庭社会关系生命健康人生意义与价值平衡健康生活导向事业成就4444期望能力期望能力期望能力压力适中压力小压力很大内观期望值：管理自己的念头4545时间定义时间是对物体之间相对运动快慢的一种描述。时间表现为物质运动的顺序性和持续性。其特点是：•没有弹性•无法储蓄•无法取代•不能再生4646时间大盗1、紫乎数白玫瓜杖2、批廓3、怨惘4、徽忊泛月5、英务糙急6、惛偏玫争天外7、下性拨智8、下伙扯米利亲玫葡欺9、从便冲秀10、偏争映失攻尽11、紫乎曝熄命摩汇12、紫乎众兆际床13、特衷天外14、特编三敛野走外4747激发我的脑思考模式，面对统筹计划和创新的思考？•了解大脑的两个半球左脑右脑左脑：逻辑、理性、思考、有序、文字、科学、现实、数字右脑：创造性、情感冲动、直觉、变化、图像、艺术、幻想4848如何确定左脑、右脑思考模式呢？•你是如何开始一天工作的？•你的办公桌是什么样的？•你有经常整理房间的习惯吗？•你是怎么面对多项任务的？•你是如何看待时间最后限期的？•在赴约时的你如果有人向你问路时•你是如何看书的？4949面对右脑思维的人建议：•你需要个性化的时间管理；•头脑风暴法，学会记录；•学会提前着手办理紧急和重要的任务；•可以使用色彩帮助自己强化工作重要性；•可以做项目计划，并有左脑人协作执行；•改善自己的办公或生活环境，让心舒服；•学会聚焦，不要过高估计自己的能力。5050面对左脑思维的人建议：•不应该按照自己钟表的时间来规划自己的生活；•你同样需要宣泄和情感交流；•和完美主义说再见，不要浪费过多时间；•让自己的时间开始充裕，保持灵活和机动；•有时候缺乏信息和信心时也要让自己作出决定。5151我的系统思维方式训练－1•你的大脑是在思考问题还是储存问题？你如何把问题按照轻重缓急排列？•将完美标杆调低，做重要的20％成就成功；•有没有最完美的决定？•工作方向与老板一致；•身心合一，关注执行效果自然达成。5252工作效率提升思维三部曲：•这个事情达到什么目的？•前期的准备工作，哪些资料与信息？•我将分哪些步骤展开工作？准确时间限制•学会整合资源—打开想像力。A重要又紧急；整合资源B重要不紧急；持续跟进C不重要不紧急；尽量不做D不重要而紧急：立刻处理5353为自己的人生开始整体规划－2•从梦想到目标，清晰的职业与生活目标；•具体的；•可衡量的；•积极的；•现实的；•有时间限制的。5454从每日的计划开始•身心合一坚持计划和目标，写下计划；•随时检查自己的行为是否匹配目标与计划；•增强修正并有意识提升自己的能力，自律；•每日计划不少于七件事，提前”预演”；•清晰重要和紧急事情的排序，60％工作量；•每日检查自己的计划完成，并制定明日计划；•工作和生活计划一样重要，学会照顾自己。5555意义重大的周计划•在过去的一周中，你与最重要的人共同渡过多少时间？•本周是否实现自己一个愿望？哪怕小愿望；•有没有读过一本有意义的书？•看过一场自己喜欢的电影或游玩？•本周有没有做过两次运动类的事情？•本周有没有让自己全然放松休息的时间？5656意义重大的周计划•制定七天的时间；•平时有用笔记录约会的习惯；•系统化的计划方式：专时专用、预留空间、不要急于求成、灵活而坚守原则；•拒绝拖延或随意变化；•学会整合资源。5757让梦想起飞的年度计划首先回顾去年的一年中的成就：•去年我获得哪些事业和