高级行政文秘职业化训练

1高级文秘职业化训练2目录一、企业行政文秘工作内容与素质要求二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的商务礼仪与职业形象;31、企业行政文秘的工作内容（1）项目内容1、日程管理预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的收受2、环境的整理准备上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理3、会议及活动的管理开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作及事后的管理。4企业行政文秘的工作内容（2）项目内容4、照顾身边琐事照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。5、会计方面的业务各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐。6、突发事件处理发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络。5企业行政文秘的工作内容（3）项目内容7、接待、应酬工作面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、上司办公室及会客室的安排，电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理8、沟通支持性工作沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项9、文件的处理和保管公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理；6企业行政文秘的工作内容（4）项目内容10、信息的搜集整理文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析；上司有关的名簿及通讯录的管理；名片、杂志、图书、磁盘等的整理、检索；11、决策支持工作信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；7初级秘书：协助上司的工作主要工作如下：接听电话、上传下达；使用办公软件:打字、制表、作幻灯；使用各类办公用具(传真、复印、电脑)；使用互联网；管理档案、文件等；接待；其它事务性的简单工作；2、文秘的职业发展规划8中级秘书：分担上司的工作主要工作如下：起草公文、文件及其它需要的文字工作；沟通协调各种关系；管理上司工作日程；组织、召集相关的会议；收集相关信息资料等；公司内、外的简单事务的处理；语言要求9高级秘书：管理、参谋、支持上司工作主要工作如下：管理上司的工作时间；主持大型商务、文化活动；信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；语言要求10一、企业行政文秘工作内容与素质要求二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的商务礼仪与职业形象;11二、行政文秘的角色定位与必备素质；•1、秘书的定义l．广义的概念；“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；2．狭义的概念。“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。我们定义为“秘书是领导工作的参谋和助手”行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书）12•====================================•循环开课更多课程咨询沈老师•QQ：2312226553•电话:[phone]•＝企业一站式培训服务平台=•－生产管理－工程技术－营销管理－客服管理•－人力资源－财务管理－战略管理－团队管理•－个人技能－资格认证－物流管理－总裁研修•－沙盘模拟－MBA研修132、秘书的角色定位领导者替身决策支持事务执行者服务人员协调人参谋领导142、常见的角色错位1、主观态度上的问题——服从和服务意识淡薄——没有敬业精神，工作态度不佳——保密意识差，导致泄密事件——向上错位，擅作主张2、客观能力上的问题——专业技能水平差——各类知识较浅薄——概念、判断、概括能力差153、行政文秘必备的职业素质正直--坚持既定政策和原则实事求是热情—对人、对事积极、乐观敬业--以工作为荣，设定高的工作水准守信--不失约、不违约、不食言、不泄密忠诚—忠于上级忠于事业有序--利落，有条不斋高效--追求效率和效益可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时细心--尽可能的考虑事情周到、细心悟性—领悟上级或领导的真实想法自信—积极向上勤奋—不断学习提高能力承受压力16一、企业行政文秘工作内容与素质要求二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的档案管理;七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的商务礼仪与职业形象;17•美国著名学府普林斯顿大学对一万份人事档案进行分析，结果发现：“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25％，其余75％决定于良好的人际沟通。•哈佛大学就业指导小组1995年调查结果显示，在500名被解职的男女中，因人际沟通不良而导致工作不称职者占82％。•秘书是领导的助手没有良好的沟通技巧就没有良好的工作结果一、沟通的重要性18二、什么是沟通？•为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同认识的过程。•实质：如何理解别人让别人理解你的过程•注意：沟通不一定是直来直去明明白白效果比有道理重要19三、沟通的特性•1、目的性•2、方向性•3、互动性传送者接受者信息反馈20四、沟通的种类及形式电话面对面口头书信文件书面语言距离姿势眼神表情手式声音非语言互联网沟通21几种沟通形式的优劣分析优势劣势面对面快速直接好控制有误差时间性差电话快速方便省时不准确难控制书面准确易保存速度慢身体语言生动准确难把握互联网快速、直接、方便、省时、准确不生动依赖性大22解读身体语言的含义身体语言行为含义距离距离的远近代表关系的亲疏姿势双臂环抱表示防御，开会时独坐一隅意味着傲慢或不感兴趣。眼神盯着看意味着不礼貌，但也可能表示兴趣，寻求支持表情微笑表示友善礼貌，皱眉表示怀疑和不满意。手式柔和的手势表示友好、商量，强硬的手势则意味着敌对、否认声音演说时抑扬顿挫表明热情，突然停顿是为了造成悬念，吸引注意力。23六、沟通的方法说听问看24七、了解对方的沟通风格支配型和蔼型表现型分析型理性、纪律、任务倾向内向被动合作、缓慢、跟从非命令、避免风险主动竞争、迅速、敢冒险、命令外向感性、散漫、人际倾向友善、开放、不拘礼节25不同风格的优缺点风格优点缺点支配型•独立、坦诚•果决、实际•效率、行动专横跋扈冷酷无情分析型•一丝不苟、按部就班•循序渐进、有条不紊•谨慎小心、推理力强•吹毛求疵、不知变通•鸡蛋里挑骨头和蔼型•态度合作、支持别人•忠诚信赖、有耐心•配合别人、居中协调•一味顺从、缺乏主见•有求必应、委曲求全表现型•热情洋溢、活力四射•热诚率直、幽默风趣•求新求变、说服力强•好高骛远、不切实际•耐心不够、经常转移注意力•虎头蛇尾26工作方式...严肃认真有条不紊有计划有步骤合乎逻辑完美主义倾向寡言的缄默的面部表情少喜欢个人单干语言准确,注意细节语调单一遵守时间理性不冲动分析型内向被动主动外向分析型27果断,独立,有能力,热情,精力旺盛,表情少，不外露.以事为中心有时过于直率，而显得咄咄逼人目光接触,目的性强,说话快且有说服力,语言直接,计划性强，强调效率.工作方式...支配型内向被动主动外向支配型28工作方式...和蔼型合作友好赞同耐心轻松面部表情和蔼可亲频繁的目光接触说话慢条斯理声音轻柔,抑扬顿挫办公室里有家人照片内向被动主动外向和蔼型