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二0一0年八月行政组：刘淑华会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录会议的组织和管理会前准备-目录会前准备策划案的内容Team小组会场勘察起草协议会务分工制定会议（活动）费预算会议的组织和管理目录前四周前一周汇款;物资备齐前二周与宾馆签协议;起草预算并通过前三周策划案定稿;会务组成立;会场勘察开会日期策划案起草;（内容、时间安排、人员分工等等）成立会议TEAM;会务准备开始会议的组织和管理会前准备-策划案的内容目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。策划案的内容会议的组织和管理会前准备-策划案的内容案例：《2010年会策划实施案》会议的组织和管理会前准备-成立TEAM组组织落实，成立TEAM组TEAM组负责人职责总指挥整个活动的总负责、总协调副总指挥协助总指挥，负责常务工作策划组会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……会务组负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等秘书组会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编会议的组织和管理会前准备-策划案的内容会务（活动）要保证策划案顺利实现会务工作五个意识：全局意识、客户意识补台意识、奉献意识创新意识会议的组织和管理会前准备-会场勘察会场勘察会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作会议的组织和管理会前准备-会场勘察原则勘察原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行注意事项会议的组织和管理会前准备-会场勘察会场方面（是否合理、卫生间等）宾馆的软硬件注意事项会议的组织和管理会前准备-会场勘察餐饮方面租车问题(车辆调度）价格问题会议的组织和管理会前准备-起草协议《协议》是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、无漏洞。会议的组织和管理会前准备-起草协议1、会议日期2、住房标准及费用3、场地安排及费用内容涉及会议的组织和管理会前准备-起草协议4、餐饮及费用5、甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定7、结算等内容涉及会前准备-起草协议会议的组织和管理案例：2010与椰林酒店的协议要细致、全面、对等、无漏洞（果盘不充足，座位多订，主席台，嘉宾等候室布置）会议的组织和管理会前准备-会务组的分工会务组的分工人员分工负责人会前会中会后总负责会务总协调、考察、签约、预算、组织等内外沟通、协调、处理突发事件结算、善后、总结物资组采购会议物品、印刷、制作、落实设备分发物资、采购会中物品食品、保证设备到位结帐、剩余物资处理签到组邀请、人员落实、房间、餐桌、车辆分配签到、发资料、安排代的食宿、订餐落实退房、回收问卷、结帐车辆调度寻租车资源、签约、接站场地租用、领导行程接站组织、车辆调度、交警联系、司机安排结帐会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：2010篮球赛工作人员职责会议的组织和管理会前准备-会务组的分工案例：2009年年会邀请信内容：1、前言2、会议日程3、注意事项4、入住宾馆地点及电话5、回执会议的组织和管理会前准备-会务组的分工1、人事行政制定原则、分配名额；2、各部门操作定名单；3、各部经理确认部门参会人数4、总经理审核邀请嘉宾名单5、E-mil参会相关嘉宾（或嘉宾秘书）；4、人事行政确认参会名单，编号，总经理审核7、座次编号发送各部门；会议的组织和管理会前准备-会务组的分工工作认真负责、细心、耐心沟通协调能力强任劳任怨能连续作战服从分配协作意识好原则性强应变能力强会议的组织和管理会前准备-制定会议预算必须注意的问题年初有预算；全面、精细、节约；距开会（活动）日期前两周，做出预算送审批；会议的组织和管理会前准备-制定会议预算必须注意的问题距开会日期前一周，务必申请借款；写明用途。会议的组织和管理会前准备-制定会议预算案例：2010年年会预算表会议的组织和管理案例案例：《2010年1月份生日活动费用使用、审批》《关于参加1月生日活动通知》会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录会议的组织和管理会务的实施会务的实施会务组：出发时间及工作内容签到注意事项会议期间的工作会议结束的工作会议的组织和管理会务的实施-出发时间提前两天出发熟悉环境检查工作熟悉各自接口人购物及准备工作开预备会注意事项会议的组织和管理会务的实施-签到关键点：住房钥匙签到台住房分配其它会议的组织和管理会务的实施-签到案例：年会座次表会议的组织和管理会务的实施-签到会议的组织和管理会务的实施-开会期间与餐厅的联系与会场的联系与服务台的联系与客房部的联系处理突发事件会议的组织和管理会务的实施-会议结束会议结束的工作1退房；整理物品；结帐；回收问卷。会议的组织和管理会务的实施-会议结束案例：意见反馈样式（目前工作未涵盖，需要加强）会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录会议的组织和管理会后总结和决算总结经验教训，表彰先进会后的总结和决算案例：汇款、总结、会务人员考核标准会议的组织和管理会后总结和决算统计分析参会情况会后的总结和决算案例：6月份生日活动分析1.参与情况（原因分析）2.活动满意度3.改进措施会议的组织和管理其它6月份生日活动签到情况444179748369403666626560020406080100生产品管贸易财务采购储运报名人数签到人数会议的组织和管理其它代理入住情况大区报名人数签到人数未到人数所占比例东北444137%华北797456%华东83691417%西北4036410%西南666246%中南656058%总计377342359%会议的组织和管理其它6月份生日活动人员生产13%品管22%贸易22%储运11%财务14%中南18%会议的组织和管理会后总结和决算会议费的报销、决算和分摊会后的总结和决算案例：会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录会议的组织和管理中小型会议的会务实施中小型会议的会务实施会务工作程序会议准备检查表会议主持人自我检查表目标管理为什么实行目标管理1、会议目的：2、会议的形式：3、会议的时间：4、会议议程及主持人：5、会议地点；6、会场如何布置；7、出席人数；8、出席者名单；9、出席者座位安排；10、是否准备座签；高效会议基本环节及注意问题几个注意问题举例：会务准备检查目标管理为什么实行目标管理11、是否安排出席人员往返会场的交通工具；12、会议是否安排出席人员住宿问题；13、有无资料随会议通知预先发出；14、准备那些必要的辅助视听器材；15、准备文具（文件夹、订书机、订书针、胶带纸等）；高效会议基本环节及注意问题几个注意问题目标管理为什么实行目标管理16、准备会议场所周边位置图（行车路线、洗手间、茶水间、休息室、餐厅等；17、是否要求与会者准备资料及副本的份数；18、安排食宿及床位及娱乐项目；19、其他：是否有少数民族、是否有人吃素、是否有翻译、是否有记者参加；高效会议基本环节及注意问题几个注意问题会议的组织和管理谢谢大家课讲完了，对大家有用吗？谢谢大家！休息，休息一会儿！