会务组织的方法与技巧

会务组织的方法与技巧上海交大太仓青年人才培训班【教学目的】通过学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。第一节会议概述第二节会务工作的具体内容第三节会务接待服务规范以上三方面内容，第二部分是重点。第一节会议概述一、什么是会议？“会”——聚集、见面；“议”——讨论、商谈。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。★★★会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。二、会议要素：1、形式要素2、内容要素3、程序要素4、财务要素1、形式要素会议名称会议时间会议地点与会人员会议方式2、内容要素会议指导思想会议议题会议目的会议任务会议作用会议结果3、程序要素会议准备会议开始会议进行会议结束会议决定的贯彻落实4、财务要素会议经费会议设备会议服务设施三、会议的种类按组织类型分内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；按会期分定期会议和不定期会议按出席对象联席会、内部会、代表会、群众会等按功能性质决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性按议题性质专业性、专题性、综合性按规模大小特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十人或数人)等★★★按召开方式常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等按与会者国籍及议题范围国内会议和国际会议等四、会议有什么作用（一）会议的积极作用1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过交流思想，总结工作，开展批评与自我批评，有助于加强上下级之间、同级之间的了解，增进团结。4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同贯彻，以推动工作的开展，防止各行其是，减少相互矛盾。5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。(二)会议的负面作用1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息。4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。六、会议秘书工作的基本任务1，组织的工作.主要包括：(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作★★★主要包括：(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作主要包括：(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作主要包括：(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。5.会务工作的原则有哪些？★★★（1）准备充分；（2）组织严密；（3）服务周到；（4）确保安全。案例分析嘉兴市卫生局年底为表示对离退休干部的慰问，召开了迎春座谈会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要嘉宾在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应该在主桌的一位离休干部，结果致使该干部入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。分析：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给工作造成了不良的影响。第二节会务工作的具体内容会务工作流程图会前会中会后11项8项6项会前确定会议主题和议题确定会议名称确定会议议程确定会议的时间和日期确定会议所需设备和工具确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作确定会议经费预算确定会议住宿和餐饮安排大型会议还需确定筹备机构与人员分工。会议经费的管理进行全面的会前检查会中报到及接待工作组织签到做好会议记录做好会议值班保卫工作会议信息工作编写会议简报或快报做好会议保密工作做好后勤保障工作会后安排与会人员离会撰写会议纪要会议的宣传报道会议文书的立卷归档催办与反馈工作会议总结一、确定会议筹备方案（大中型）议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。具体如下：（一）确定会议主题和议题。（二）确定会议名称。（三）确定会议议程。（四）确定会议的时间和日期。（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作(七)确定会议经费预算。（八）确定会议住宿和餐饮安排(九)大型会议还需确定筹备机构与人员分工。（十）、会议经费的管理（十一）进行全面的会前检查（一）怎样确定会议主题与议题★★★会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。（二）怎样确定会议名称？会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十七次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十七次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如江苏省人民政府办公厅(单位)2010年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2009年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“强生公司2008年全体员工总结大会”。（三）确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。（四）确定会议时间和地点应注意哪些问题？1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。2、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位工作的规律，尽量避免在工作繁忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，★★★每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。3、会议地点问题：第一、应根据不同的会议类型来选地点。如：国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。第二、应考虑交通便利。会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。第三、会场的大小应与会议规模相符。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。第七、场地租借的费用必须合理。（五）怎样确定与会人员范围及人数会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或本系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。（六）怎样确定会议议程、会议日程和会议程序(1)、三者的区别●会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。★★★●会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。★★★●会议程序：就是指在一次具体的会议活动中按照时间先后排列的详细工作步骤，它可以让与会者了解每次具体的会议活动的内容及时间顺序，同时也是会议主持人掌握会议的操作依据。三者的区别会议议程会议日程会议程序一次会议活动总的安排，其格式包括，包括标题、题注和正文三部分。是指会议在一定时间内的具体安排。包括时间、内容和地点三大要素。指在一次具体的会议活动中按照时间先后排列的详细工作步骤。包括标题、题注、正文和落款四部分。厦门大学授予李云飞教授“终身成就奖”大会程序2010年12月12日一、请主席台就座的领导人和