关于会展中心运营管理的考察报告

关于会展中心运营管理的考察报告随着我市会展中心逐步具备运营条件，为管好用好会展中心，进一步探索我市发展会展经济的思路和措施，6月19日至21日赴浙江义乌市、余姚市、柯桥区、长兴县等会展业先进县市区就会展业的发展、会展中心的管理和运营等方面进行考察学习。经过考察学习，四个城市会展经济发展都非常迅速，对区域经济的拉动作用比较明显。现将有关情况报告如下：一、基本情况（一）义乌国际博览中心由会展展馆与配套五星级酒店两个部分组成，总占地219亩，总建筑面积万平方米，总投资18亿元。会展展馆总建筑面积24万平方米，可提供国际标准展位5256个；配套五星级酒店总建筑面积万平方米，可提供356（套）客房。该中心由义乌市旅游与会展管理委员会下辖浙江中国小商品城集团股份有限公司（上市公司）全额投资建设，由其下属全资子公司义乌中国小商品城展览有限公司（拟近期在新三板上市）负责运营管理。商城集团是国际展览联盟（UFI）会员单位，中国展览协会理事单位。公司内设有综合部、拓展部、客服部、工程部、安保部。2015年共举办各类会展活动132个，其中商业性展览36个，展览面积万平方米；成功举办各类会议80多场，年收入1亿元。（二）余姚市中塑国际会展中心创建于2000年，由中国塑料城管理委员会投资3亿元建设，占地面积万平方米，分8个单独馆，可设置国际标准展位近2000个。该中心由余姚市中塑城管委会下辖余姚市中塑国际展览管理有限公司负责经营管理，公司成立于2007年，每年可办展20余场次，连续五年蝉联宁波市会展业发展综合奖金奖，先后荣获“中国品牌会展城市”、“全国优秀会展城市”、“中国最美会议城市”、“中国最具魅力节庆城市（地区）”等荣誉称号。（三）柯桥区中国轻纺城国际会展中心于2008年建成使用，是一个集展览、会议、商务、餐饮、娱乐等多功能于一体的大型现代化展览中心，占地面积万平方米，可设置国际标准展位1000余个。该展览中心由柯桥区会展办下辖中国轻纺城展会有限公司具体负责运营管理，公司内设综合科、会展科、体育科（体育中心在会展办名下管理运营），每年大约举办各类展会20余场，场馆每年运营费用约1200万元，经过近几年的高效运作会展中心现已实现收支平衡。（四）长兴县没有专营的会展中心，是长兴传媒集团（市广播电视台）租赁浙江金百汇实业公司家具城一楼作为展厅，室内展馆面积约万平方米，可设置国际标准展位600个，室外广场2万平方米，年租赁费150万元。充分利用了电视台媒体宣传优势，主要采取电视台频道栏目自办展的模式办展，每年可办展20余场次。二、经验做法（一）领导管理体制比较理顺：此次考察的城市多数设立了专门的会展管理机构，负责制订会展业长期发展规划，对全市会展业实施监管。如余姚市和柯桥区均成立了以市长任组长，市直相关部门主要负责人为成员的市会展工作领导小组，统一领导全市的会展工作，领导小组下设办公室（简称会展办），作为会展工作领导小组的常设办事机构，承担市会展工作领导小组的日常工作，并有专门的人员编制，经费列入市财政预算。义乌市经机构改革调整将原市政府会展管理办公室与市旅游局整合，成立义乌市旅游与展览管理委员会，负责研究制定会展业长期发展规划和展会的协调、管理等工作。长兴县则将会展行业的主管部门放在商务局内，负责统筹全县会展业发展,管理上较为软弱松散,会展经济发展受到一定的制约。（二）运营管理机制比较规范：此次考察的城市大都采取“政府+公司（筹委会）”的运营模式，各司其职，各负其责，有效整合资源，规范管理。如余姚市会展办每年年初制定会展年度计划，统筹安排会展活动，建立了会展工作审批联席制度和展会信息通报制度，由会展办牵头召开联席会议，按照各单位职责进行项目报备审批。义乌市采取“3+X”模式，在市旅游会展委的统一指导下,由场馆运营方统筹安排全年的会展计划,由承办的会展公司和各政府职能部门成立筹备委员会（充分调动各方面资源发展会展经济）具体负责展会举办。同时，成立行业协会（政府相关职能部门作为协会顾问单位）代管会展备案等相关业务。（三）产业优势办展比较突出。此次考察学习的城市大都依托发达的产业优势，打造具有国际、国内知名品牌的会展活动。义乌市1995年就依托全球最大的小商品市场的产业优势成功举办了第一届小商品博览会，逐步培育出一条“以贸兴展、以展促贸、展贸互动，共促繁荣”的会展业发展新路子，同时依托义博会品牌和国家“一带一路”发展战略，进一步拉长会展链条，成功举办了20多个国际性的展览和会议。余姚市依托中国塑料王国、中国家电制造业基地、中国杨梅之乡等产业优势，1999年成功举办了第一届中国塑料博览会。现已形成定期举办国家级会展5个、国际品牌会议6个和知名品牌节庆3个。柯桥区依托庞大的产业集群和中国轻纺城市场聚集优势，1999年举办第一届中国柯桥国际纺织品博览会，现已成为国内三大知名面料展会之一，同时拉长纺织品产业链，成功举办相关上下游展会。近年来积极拓宽展会市场，成功引进并举办了中国兰文化博览会、浙江渔业博览会、中国轻纺城汽车博览会和中国金鸡百花电影节等。（四）政策扶持力度比较大。此次所考察的城市对会展业发展极为重视，特别是在前期培育办展过程中，都制定了相关奖励扶持政策，用于开办展览、会展品牌保护、会展公司培育等。1、设立政府专项扶植资金。义乌市在上世纪90年代即出台了扶持会展经济的专项资金，2013年提高并调整出台了新的《义乌市会展业发展专项资金使用管理办法》，详细规定了市财政每年列出专项资金用于扶持会展业发展的条件、标准、管理程序等；余姚市政府近3年，每年财政列支500万元，对按市场化运作方式举办的专业会展项目进行奖补；柯桥区在会展业发展初期每年列支800万元政府专项资金，用于扶植会展业发展。2、对新设立的会展公司扶持奖补。义乌市对境内专业会展企业在该市注册设立分支机构2年以上，并新办单个展会规模达到400个国际标准展位以上的，一次性奖励20万元，境外专业会展企业一次性奖励50万元；余姚市对在该市新注册的会展公司和专业会议公司，从缴纳税收年度起5年内，前2年给予税收地方流程部分全额奖励，后3年减半奖励。3、对不同产业展会进行扶持奖补。余姚市对按市场化运作方式举办的专业会展项目，每个国际标准展位分别补助400-600元；其中对于房产、汽车等高端消费类展览项目按上述补助标准下浮50%（其他消费类展览项目不作补贴）；对国家级行业协会或著名专业机构主（承）办的品牌会展项目按上述补助标准上浮100%；对该市企业新引进高端商务类会议和未获得财政资助的国家级团体学术会议，按会议费用的10%-20%给予不超过20万的一次性补助。柯桥区则按照达到国际标准展位200个、400个、600个以上的，分别给予举办单位20-40万元补助，车展、房展、农副产品展等传统零售类展览项目减半补助。三、相关建议为切实加强我市会展中心的管理运营工作，进一步促进会展经济的发展，按照“政府搭台、企业唱戏”的原则，结合外地先进经验做法，现提出如下建议：一是在市级层面上成立高规格管理机构。建议：1、成立由市政府主要领导任组长的全市会展业发展工作领导小组，成员单位由市发改、财政、国资、公安、工商等相关职能部门组成，负责制订全市会展业发展规划，对全市会展业实施监管。2、建立会展项目联席会议制度，各司其职、各负其责。领导小组下设办公室，为市政府常设机构，负责组织联席会议召开以及各类展会的协调、管理和服务工作，努力培植在全国和国际上具有一定影响力的知名会展品牌。3、对全市各企业、单位利用公共空间办展面积超过500平方米的，一律进入会展中心举办，有效整合资源优势，规范全市会展业发展环境。二是在操作层面上成立独立的专业运营公司。建议：1、实现运管分离。会展中心的日常管理和维护工作由业主方公司负责；由成立专业会展运营公司，全权负责会展中心的日常运营和对外会展项目合作事宜。2、实现收支两条线。公司核定每年会展中心的管理维护费用成本，把会展中心运营权租赁给运营公司，由会展运营公司实行独立运营管理，每次展会按照展位数量或面积，由办展单位付场地使用费、管理费等。3、规范管理运营。运营公司根据市会展工作领导小组的相关要求，制定详细的年度办展计划，负责独立办展或对外合作办展。在对外项目合作上，与其他专业会展公司签订合同，在展会层次、展会效果、品牌培育、办展时段、退出机制等内容做详细约定，明晰双方责任和义务，进一步加强管理。这种方式的优点是，会展中心场馆维护管理、安全运营、展会品牌培育、运营项目对外合作等主动权在市里，职责明晰，不存在其他利益纠纷，能够做到更高效的运作管理，同时利用专业会展公司的人脉、资源、经验，高效快速的达到会展中心的综合利用，弥补我市缺乏相关人才、资源、经验等方面的不足。三是在培育会展品牌上加大政策扶持力度。建议1、市政府参考外地经验做法，根据国家和山东省有关促进会展业改革发展的意见要求，研究出台《市关于促进会展业发展的意见》，指导、规范全市会展业发展。2、市政府设立会展业发展专项扶持资金（按照三年一个培育周期，市财政集中投入、滚动扶持，培植一批本地知名会展品牌，先期建议市财政每年列支600万元，今后根据情况适当增减。《注：按会展中心可设置国际标准展位1200个，每年办展20场初步折算所得》），用于对规模大、社会效益好、有发展潜力的传统优势产业、高新技术产业、现代服务业、现代农业等品牌会议（论坛）、展览项目以及节庆活动进行扶持；用于对会展业总体形象推广和重大会展活动的保障性支出；用于培训专门人才。3、加强专项扶持资金使用管理。专项扶持资金由会展主管部门负责统筹安排、科学使用，主要用于前三年全额补贴运营公司租赁会展中心费用和办展补贴。其中，运营公司独立办展的，由运营公司直接向会展办申请专项扶持资金兑付；运营公司合作办展的，由合作方向运营公司申请，运营公司根据双方合同约定，向会展办申请专项扶持资金并实现扶持政策二次兑现，财政部门负责加强监管。四是在会展产业培育上要充分挖掘本地资源。从各地经验可以看出会展经济的发展离不开当地产业基础的依托，只有做到一二三次产业联动，才能实现会展、产业相互促进的目的。五是在服务会展业发展保障方面加大投入建设力度。1、针对我市会展业发展现状，建议将各职能部门、镇街组织、招引会展情况纳入部门考核，积极发挥“指挥棒”作用，充分调动全市资源。2、针对我市会展人员匮乏问题，建议加大职业教育培训力度，通过合作办学等手段，培养会展专业人才，拓宽就业渠道。3、针对我市接待能力不足等问题，建议市政府加快服务业发展扶持力度，规划新建一批重点宾馆接待场所，对原有宾馆、酒店等逐步提升改造，对涉及相关服务人员加大培训力度，逐步提升我市接待能力和服务水平。4、通过五城联创等有效手段，加大城市区域范围内综合环境整治力度，实现区域内公共交通和出租车便捷到达，为全市会展业发展创造一个良好的外部环境。