高效会议十大原则

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高效会议十大原则1、准备要充分:在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备。2、主题要集中:一次会议,最好只有一个主题,因为只有这样才能更好地集中相关人员,高效解决问题。综合性会议,主题最好也不要超过三个。议题越多,参加人员越多,“陪绑”的人越多,效率越低下。3、人员要相关:一是要“少而精”,即仅让与会议议题直接关联的单位参加,协办的单位不用派人陪绑;二是要“有效”,具体的议题让主要负责人员直接汇报,领导不要代为汇报,避免“一问三不知”的现象出现,更不要因为不了解实际情况而想当然地盲目决策;三是要有“决策权”,与会人员一定要有决策权,主管领导有事委派人参加,也要赋予相应的权利,否则就会因做不了主而造成议而不决。4.流程要合理:一是尽量不要由领导主持会议,而应该是会议议题发起单位或办公室主持;二是领导应该最后讲话,否则一开始基调一定,很多人就不敢发表自己的看法;三是会议发表意见时贯穿例外管理的原则,重复观点尽量少谈,尽量谈有建设性意见,且少发表主观意见观点而应以事实和数据支撑,出现跑题或刹不住车时要及时拉回来;四是繁简得当,有些问题简要介绍即可,重大问题讨论要充分,让相关尤其是一线部门充分发表意见,不能仓促决策;五是重大决策最好刻意安排反面意见,以便讨论更充分,防止意见一边倒;六是该议的时候要议,该决的时候要决,该举手的时候要举手,该签字的时候要签字,尽可能在会上形成决议而不要拖到会议结束了还没有结论。5.时间要紧凑:设定时间、准时开始、准时结束。一般的会议不要超过一小时,较长的会议要分大阶段进行,每阶段发言人的时间要规划和控制好,主持人要把握好会议节奏。对较长的会议要安排中场休息,否则开会时间开长了,与会者注意力也不容易集中。6.纪律要遵守:在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不按流程进行要提醒,对于发言跑题要提醒。7.内容要记录:会议的记录一定要规范、完整,从会议主题、与会人员/缺席人员、发言、讨论记录到会议决议、表决情况等都要进行详细记录,可采用专用记录格式、卡片,做到规范、准确、可查。8.议题有结果:会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。9.执行要检查:会议决策情况的跟踪检查。10.结果要奖惩:对不能及时、较好完成任务的予以帮扶、培训、批评,仍不行的须调岗或淘汰;对主动、积极、按时、高质量完成任务的则予以表扬、奖励或晋升等。

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