C-TPAT程序安全管理规范

C-TPAT程序安全修订日期修订单号修订内容摘要页次版次修订审核批准2011/03/30/系统文件新制定4A/0///批准：审核：编制：更多免费资料下载请进：目的:建立完整的反恐安全管理体系,保证供应链上的运输﹑货物处理和存放过程安全无误.7.2范围:7.2.1适用于公司反恐安全管理体系的运作和维持以及所有交接收货物记录\资料安全控制7.2.2适用于交收货物的管理以及货物异常的管理7.2.3适用于公司反恐安全管理体系的内外部审核以及对供应商的监控7.3职责及权限货物异常的管理7.3.1货仓部负责物料/产品收发存单据的记录和控制、对货物装载及外来物料的核查和验收。7.3.2船务部负责付运文件资料的外部联络和控制7.3.3各部门负责车间内物料流通的记录和控制及盘点7.3.4管理代表负责组织内审7.3.5采购部和PMC负责对供应商的评审和监控7.3.6行政部负责公司的安全监控7.4程序概要7.4.1公司指定C-TPAT管理代表\行政经理\安全主任等專人負責保安裝備事宜,并且每個部門都指定保安代表負責保安實施及審核交收貨物過程中的保安問題具体请参见管理职责章节7.4.2公司建立書面保安政策及15份程序文件2份管理规范,包括實施保安,門禁管理,人事保安,教育和培訓,貨櫃保安,提貨單及運輸保安,出入貨物管理以監定有否超重或短缺以及是否有不明或違法物品,具体请参见C-TPAT方针章节相应的文件.7.4.3公司與當地執法部門,如当地公安机关\海关等維持良好關系,定期进行沟通,并建立书面的联系电话以便及时沟通.确保當有保安事件發生時,存在有效的通報程序通知保安人員和執法部門7.4.4公司准備及更新與執法部門,公司管理層,客戶和承包商的緊急聯絡電話以供不時7.4.5公司內部定期至少每年對保安事宜包括交收制造及貨物存放做自我審核,如果存在问题还会制定書面保安改進計畫7.4.6公司與要處理本公司出口貨物到美國的運輸公司及其它服務公司签定书面的协议或合同,该合同中已包含了符合C-TPAT的最低保安要求.7.4.7公司在可能和情况下积极參與其它類似的國外海關管理供應鏈的保安計劃7.4.8公司制定物件及信件管理规范,由公司保安核實派發物件和信件的人的身份并对有否對收到的物件和信件在廠內分發前定期抽查.7.4.9公司采购部和PMC部分别负责对供应商和分包商进行C-TPAT評估并保行评估记录.7.4.10付运文件资料的准备和处理:付运前2天将文件传送给货运公司,为了能够准时、准确地交货给客户，做好出货前的准备工作非常重要，为此，统筹出货的部门－－船务部需要按照客户的走货期，提前做好出货文件资料的准备和跟进生产工场的进度。船务部根据客户之PO、SI等资料跟进生产工厂之生产落货进度是否符合客户走货期，然后与业务运作部联络预定车辆/货柜。货物有否按期付运主要依据ShipmentNote上之走货时间与客户之走货期相比较而得出。ShipmentNote上会填写有付运资料7.4.11在付运方面发现、报告和纠正错误文件资料的处理在进入付运工作的过程中，如果发现资料有错误等，需要及时更改有关资料,为确保出口资料正确无误，如属新货，船务部需通知货仓先取一箱成品过磅，复测总重量是否跟船务部所填写之出口集中报关清单资料相符，如有不符，不可放车离厂，须立即通知船务部复核是否需要更改资料。货仓收到ShipmentNote及出口清单后，在走货前，出货人员必须核对实货与资料是否一致，并核对实货与《成品检验状态纸》数量是否一致，如有不符，立即联络船务部/品管部有关人员查询.7.4.12来料/货物的接收和处理所有来料由货仓部和物料经理或指定代表人核对PMC发出的《采购单》，对无货单物料一律拒收。经核实后的外来物料，第一时间进入独立的待检区域，并由IQC对货品质量的检验。产品质量及检验程序按来料检验控制程序执行.来货数量必须符合《采购单》或《送货单》数量，货物的多少货仓部应进行相应的调查，严重的需向公司报告。经IQC检查后，合格的来料货物应存放于合格区内，分区摆放，并附上适当标识；物料的进出应记录于《物料储存记录卡》上，以便日后追溯一些高度危险的物品（例如易燃易爆的化学溶剂等）会专门储存在危险仓，非经授权人员批准是不能接近和进入。详细运作程序可参看《来料检验控制程序》、《货仓安全工作程序》、《货仓管理制度》7.4.13厂内厂外（付运成品）货物的流转的跟踪厂内货物流转的跟踪：厂内货物的流转主要在各分仓、生产车间、组别之间流转，凡是进出都会有相应的发货单或领料单支持和跟随以及电脑记录。货物在厂内流动迁移会有《领料单》、《发料单》的支持和跟随，单据上之资料和内容会与货物上的标识互相一致。即使是各工序/各组别之间的迁移流动，也有《内部发货/领料单》做支持和追踪。如果发货给外发厂，货仓部会根据《S/O之电脑记录》的资料开出《外发单》备料,再转开《送货单》给外发厂签收.为了如实反映存货的状态，每一笔货物的收发都需要在当天内输入电脑。各部门/各分仓每个月都会做一份月结，以反映本部门/本仓储位置的存货情况。同时，电脑记录上可以即时查阅已入数的物料/制品的收发、结存数目、流转部门/仓储位置等。7.4.14跟踪成品/物科的付运每批成品付运会有ShipmentNote和出口清单等资料记载ShipmentNote上会写上货柜车的车牌号码、货柜号码等资料，以及要求司机签署。根据ShipmentNote可以追踪付运成品的去向。每批物料/制品向外发货前，货仓都会依S/O之电脑记录，货仓会据此开出“外发单”从相应的分仓提货，然后开出“送货单”交收货方签署盖章。7.4.15货物短缺、盈余、损坏的控制详见货物异常分析和处理程序7.4.16接近/使用信息资料/电脑安全维护/信息的安全传递和保存的控制详见计算机系统安全控制程序文件和资料控制程序记录控制程序内部沟通控制程序.计算机网络管理规定7.4.17数据完整性规定为保持数据的完整性，防止未获授权人员违规更改并指定有权填写和/或签署货运文件的人只有船务负责人有权轻微改动货运文件上的货物数量（小于+/-5%），并在改动位置旁签名。如果需要进行较大的改动（大于+/-5%），必须打印或使用新的文件和表格由获授权的经办人员进行更改，并经必要的签名和审核。7.4.18如有其它异常详见应急处理及反偷窃控制程序7.5相关支持文件7.5.1《货物凭据安全工作程序》7.5.2《货仓安全工作程序》7.5.3《货物异常分析和处理程序》7.5.4《计算机系统安全控制程序》7.5.5《文件和资料控制程序》7.5.6《记录控制程序》7.5.7《内部沟通控制程序》7.5.8《计算机网络管理规定》7.5.9《应急处理及反偷窃控制程序》7.5.10《C-TPAT安全控制程程序》7.5.11保安管理程序7.5.12出入安全控制程序7.5.13封条使用和保管控制程序7.5.14货物运输安全控制程序7.5.15货物装柜安全控制程序7.5.16人力资源安全控制程序7.5.17实体安全控制程序7.5.18钥匙安全控制程序7.5.19物件及信件客理规范.7.5.20保安岗位职责