备忘录的写作

第四章、备忘录的写作Character4MemowritingOutline一、备忘录的定义(ThedefinitionofMemo)P260二、备忘录的基本格式(BasicformatoftheMemo)三、备忘录的主要类型及写作方法(ThemaintypesandwritingmethodsofMemo)5/30/20213一、备忘录的定义(ThedefinitionofMemo)备忘录有时也称便函，英文全称为memorandum，缩写为memo，是企业、商务机构内部同级之间、上下级之间的书面交际形式。用于传递各种及时消息,备忘或保留准备将来用的非正式的记事录,帮助或唤起记忆的记录。二、备忘录的基本格式(BasicformatoftheMemo)包括两大部分：开头部分(Heading)和内容部分(Body)。（一）开头部分(Heading)A．备忘录三个字用大写字母，在第一行居中的位置，有时也写在左边。B．第二行：致收件人，包括收件人姓名及职务。例如：TO：PeterFeng，MarketingManager4C．第三行：出自哪位发件人，包括发件人姓名及职务。如：From：BertramYoung，GeneralManagerD．第四行：日期，发件当天年月日，例如：Date：December5，2002E．第五行：事由，用短语概括内容，首字母大写。Subject:WorkschedulesFreetemplatefrom（二）内容部分(Body)内容部分的格式与书信写作一样，段落内的行距是一行，段落之间空两行。正文的格式一般为齐头式，很少用缩行式。5/30/20216（三）备忘录写作的注意事项(Pointsforattentionofnote)1、备忘录开头部分的四项基本内容是基本固定的，但其格式并非一成不变，有时排列的顺序，前后的位置也有变动。如：To:Date:Subject:From:Date:To:From:Re:72、与商务信函比较，备忘录的格式比较简单。如，它没有开头称呼和结尾敬语。3、备忘录不是正式文件，因此不需要书信的全部格式。大多数备忘录写在专门印制的备忘录用纸上，纸上已印有单位标志。如果用普通纸时，必须写明读者、作者、主题和日期，各部分占一行，每行冒号后内容第一个字母必须对齐。4、备忘录正文部分的内容可长可短，可正式也可非正式。但其篇幅不超过两页，它可以带有附件（Enclosures），其他书写规则与商务信函一样。MEMODATE:October11th,2003TO:GaryGao,ActingPersonnelManagerFROM:StaffSUBJECT:NewHandsRequiredWeneedtoaddfourpeopletooursupportstaffforseveralreasons.1、Lastweekalonefoursecretariescomplainedofoverwork.2、We’vehiredtwonewmanagersandwehavethreenewaccounts.3、Oneofourtypistsjustlefttohaveababy.Whydon’tyoucalltheagencytoarrangesomeinterviews?三、备忘录的主要类型及写作方法(ThemaintypesandwritingmethodsofMemo)最典型的备忘录有以下五类：（一）指示备忘录(instructionmemo)，（二）请求备忘录(requestmemo)，（三）通知备忘录(announcementmemo)（四）移交备忘录(transmittalmemo)，（五）授权(准许)备忘录(authorizationmemo)11（一）指示备忘录(instructionmemo)指示备忘录就是做出指示和引导的备忘录。其目的是让信息接收者提供所有的信息以便有效地执行指令。这是为了协调各部门的合作并按正确步骤执行的备忘录。提示要点：1、主题明确。2、语言简洁、直截了当，交代步骤清晰3、语气礼貌并较轻松，且涵盖执行指令所需的全部细节。12MemoTO:AllStaffFROM:SamuelJohnson,SecretaryDATE:16June2002SUBJECT:CorrectProcedureInformedPleasefollowthisprocedureforsigninginandout.1.Signinonyourarrivalatwork.2.Signoutforlunchandsigninonresumingwork.3.Signoutonleavingatday’send.4.Putyoursignatureatthebeginningofeachtimeperiod(sowecanprocessyourtimesheetwhenyou’reabsent).Byfollowingthisprocedure,youwillavoidpaycheckproblemswhenyou’reabsent.14（二）请求备忘录(requestmemo)请求备忘录是请求信息接收者提供一定的信息或一定行动。其目的是激发行动，请求对方协助。首先说明主题，并告知与之相关的想法和建议，有时也可以是具体的要求，最后期望读者采取行动。提示要点：1、语气礼貌。2、语言清晰、简洁。3、明示希望行动的最后时间期限。15MEMOTO:DivisionManagersFROM:VanFeng,GeneralManagerDATE:10April2003SUBJECT:WorkSchedulesWorkschedulesforJulytoDecemberarenowbeingprepared.Tohelpusplantheseinamannerthatsuitsallsections,pleaseletmehaveholidayschedulesfortheemployeesinyoursectionby21May2003.（三）通知备忘录(announcementmemo)通知备忘录就是让信息接收者了解某件事情。因此，开头语首先应让对方了解事情的缘由，传出信息，然后可告知应采取的行动。提示要点：1、开门见山传递信息。2、主题明确、段落大意清晰。3、文字简洁、语气肯定。17MEMOTo:AllStaffFrom:SoniaBrown,PersonnelManagerDate:I0May2003Subject:StaffDiscountsEmployeesareentitledtoa12%discountonbooksatanyofourbranches.Toobtainadiscount,simplypresentyourdiscountcardsothatyourstaffnumberiskeyedinwitheachpurchase.Youmaycollectyouremployeediscountcardatmyoffice.19（四）移交备忘录(transmittalmemo)移交备忘录是附着主要文件一起送去的。主要信息一般是比较正式的，篇幅较长的文件，在其扉页上附着收件人需要的数据等细节。它的目的是介绍随往报告的主要内容。第一段点名主题，后面接具体细节和应采取的行动。5/30/2021Freetemplatefrom提示要点：1、文字简洁、中心明确。2、不必重复报告内容或推荐新的提议，但可强调或简短解释报告中的某项发现或结论。3、可对准备报告过程中提供帮助的人表示感谢并希望得到接收人的反馈。4、如可能，进一步强调作者在报告中的观点。MEMOTO:TedBrown,HeadoftheMarketingDepartmentFROM:SeottYoung,AssistantProfessorDATE:September62003SUBJECT:SurveyonInvestmentHereisthereportoncustomerdemographicsinABCareafortheMarketingDepartment.Weconcentratedonthe20to50agebracketasrequested.Ourstudyrevealedagrowingnumberofcustomersinthisgroup.Anditshouldrespondwelltoyourinvestmentandsavinginstruments,mortgagefinancing,andconsumerloanprograms.5/30/2021FreetemplatefromAccordingtoourfindings,yourinstitutionismovingintotheconsumerfinancialmarketattherighttime.WeowetheresulttoABCInc.whodidusgreathelp.Anditisapleasuretoassistyouinourfuturecooperation.Ifyouhaveanyquestionsregardingourfindings,pleasecallmeattheofficeormyhome.5/30/202124（五）授权(准许)备忘录(authorizationmemo)授权(准许)备忘录是给予许可或授予权力的备忘录。首先它提供背景信息，然后再点明主题，最后一步是提供细节并说明所期待的行为；5/30/2021Freetemplatefrom提示要点：1、此类备忘录一般是上级传达给下级或有关责任人的信件。祈使句得较多，语气具有一定的指令性。2、句中祈使句使用的较多，语气具有一定的指令性。3、保持礼貌。多用“Please”句型。4、简明扼要地列出所解决的问题和期望的行动。MEMORANDUMTo:TedMasuleFrom:K.Doherty,ManagerDate:21April2003Subject:PurchaseofAccountingComputingPackages1.Yourfindingsonourexistingcomputingpackagesidentifiedinadequacies.Yourproposalindicatedtwonewpackagessuitedtoourcurrentandprojectedneeds.2.Pleaseorderthesepackagesfromthesuppliernominatedintheproposalandarrangefortheinstallationonourterminalsassoonaspossible.3.Couldyoualsoorganizeandbeinvolvedintrainingeachofourcomputeroperators?4.PleaseseemesometimeonWednesdaytoarrangeareductioninyourregularresponsibilitiestogiveyoutimetocompletetheproject.5/30/202128课堂作业（classassignment）1、Writeamemoofadirectormeetingon28December.Youarechiefaccountantandyoushouldletalltheheadsofdepartmentknowabout