公司物资与服务采购管理办法

企管法规处2018年发布物资与服务采购管理办法（9）AAA公司物资与服务采购管理办法（制度编号：9）1适用范围本办法规定了AAA公司（以下简称公司）物资与服务采购管理的内容及要求。本办法适用于公司及所属各分公司。控参股公司物资与服务采购管理参照本办法执行。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本文件的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本文件。凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本文件。2.1《AAA公司物资采购管理办法》(AAA物采〔2009〕431号)2.2《AAA有限公司物资供应商管理办法》(AAA物采〔2010〕9号)2.3《AAA有限公司招标管理办法》(AAA物采〔2013〕12号)2.4《AAA公司工程建设管理手册》(油销字〔2011〕88号)3术语和定义本文件采用以下定义：3.1物资：是指公司工程建设和经营管理所需采购的原材料、低值易耗品、辅助材料、设备、配件及工具等，不包含用于再流通的非油商品和油气资源。3.2服务：是指公司工程建设和经营管理过程中所需的服务，包括勘察、设计、施工、监理、PMC、设备安装服务，油品仓储、运输服务，清罐服务，信息技术开发、维修外包业务服务，咨询（管理咨询、法律咨询、技术咨询等）、审计、评估、保险、广告、委托代理、责任管理、承包管理等服务，办公场所、车辆租赁服务，装修及物业管理服务等。3.3采购：是指通过招标、竞争性谈判（磋商）、询价、单一来源或网络采购等方式确定供应商（服务商）和采购合同实质性条款，并以购买、开发、委托等方式获取物资和服务的“买”的行为，不包含转让、租赁、出售、拍卖、处置等“卖”的行为。3.3.1物资采购：是指公司工程建设、经营管理、日常办公等所需的物质形态的采购。3.3.2服务采购：是指公司工程建设和经营管理过程中所需的工程勘察、设计、施工、监理、PMC，技术开发及维修业务外包、咨询、审计、评估、保险、广告、委托代理和办公场所、车辆租赁服务等非物质形态的采购。3.4采购方式3.4.1招标采购：是指采取公开招标或邀请招标的方式邀请不特定或特定的法人以及其他组织投标的采购。3.4.2询价采购：是指就特定项目在潜在供应商中随机抽取三家及以上的单位就同一品种、规格、型号、品牌的商品报价，以价格最优为原则确定供应商的采购。3.4.3单一来源采购：是指从唯一供应商（服务商）处获取物资和服务的采购。3.4.4竞争性谈判（磋商）采购：是指采取公开或邀请的方式邀请两家及以上不特定或特定的符合资质要求的供应商（服务商）就采购事宜进行竞争性质商务谈判的采购。3.4.5网络采购：是指通过互联网网上商城交易获得物资及标准化服务的采购。3.5采购职能部门3.5.1采购需求部门（单位）：是指按照财务预算、投资计划、年度工作安排以及本部门（单位）的自身工作需要，负责对本部门（单位）的物资与服务采购需求进行收集、汇总，编制《采购建议计划表（物资/服务）》（见附录2），按照规定程序向专业管理部门提报《采购建议计划表（物资/服务）》（见附录2）的部门。3.5.2专业管理部门：是指根据公司采购项目（目录）的专业管理权限和采购需求部门（单位）提报的采购建议计划进行汇总、审核、平衡，编制采购计划，提出具体采购项目申请，按规定履行采购管理审批程序，具体负责采购项目合同签订和履行工作；同时负责组织相关部门进行单项合同估算价10万元以下的单一来源采购项目谈判工作。负责在入围单位中推荐邀请类项目拟邀请的供应商，明确推荐理由、推荐供应商的联系人和联系方式，送企管部门审核。负责组织编制具体采购项目的采购方案（见附录14）、采购文件、控制价，并经部门负责人审批后报采购管理部门审核，审核通过后方可发布。负责提出对供应商的资质要求，组织制定评标标准，送企管部门审核。定期报送采购相关表单。负责审计、内控、体系等各类检查的迎检。审核、整理、汇总采购项目档案及采购文件等过程资料。整理汇总上级公司针对本专业线的准入文件及信息，送采购管理部门备案。3.5.3采购管理部门（机构）：是指负责采购管理制度的拟订和组织实施，供应商（服务商）准入管理，对专业管理部门拟订的具体采购项目的采购方式、采购程序、采购方案、采购文件、评审标准、要件等进行审查；负责审核专业管理部门拟邀请的投标单位和推荐理由，或者直接确定具体采购项目的邀请单位，组织专业管理部门及招标评审专家人员或招标代理机构进行采购项目的招标、竞争性谈判（磋商）、单项合同估算价10万元及以上的单一来源谈判、询价等工作的部门。指导、管理和检查公司采购工作。搭建山东公司采购信息系统，指导、督促实施与应用。3.5.4采购监督部门：是指负责对供应商（服务商）进行资质审查、采购项目组织、实施及合同签订、履行等采购全过程的合法性、合规性进行监督、对招标评审专家人员抽取选定的部门。3.5.5采购验收单位（部门）：是指根据采购合同的约定负责对采购物资的数量、品种、规格、型号、品牌、质量等进行外观和实物检验，同时对供应商（服务商）提供的质量证明书或合格证、装箱单、磅码单、发货明细表，运输部门提供的运单等进行查验后登账建卡入库，对采购服务的服务质量、效率（如工期等）、成果（如适用性、满意度等）进行验收的单位（部门）。3.5.6采购评价部门（单位）：是指对采购物资与服务的质量、规格、型号、功能及使用效果等方面进行适用性和满意度评价的物资使用单位和服务接受单位的具体主管部门（单位）。4重要风险4.1采购方式、价格、订单未经有效审批。4.2选择了不合格的供应商（服务商）和不合规的采购方式，导致企业损失。4.3采购物资（服务）没有经过有效的验收。4.4采购结算未经有效审批；应付、预付账款会计记录不正确。5职责5.1公司成立以总经理为组长、分管企管法规、财务、投资、工程、审计、业务、非油的公司领导班子成员为副组长，企管法规处、审计监察处、财务处、投资计划处负责人为成员的公司物资与服务采购管理领导小组（以下简称采购管理领导小组）。主要职责是：负责公司物资与服务采购管理工作的领导、监督、重大事项的审议和相关事项的审批。5.2公司采购管理领导小组下设办公室（以下简称采购管理办公室），办公室设在企管法规处，办公室主任由企管法规处负责人兼任，副主任成员由审计监察处、财务处、投资计划处负责人担任。主要职责是：5.2.1负责建立完善采购管理办公室组织机构和工作机制；5.2.2负责贯彻落实上级公司物资采购管理规章制度，组织公司采购管理制度的拟订和实施；5.2.3负责组织对公司重大采购项目的供应商（服务商）进行现场考察；5.2.4负责研究协调解决物资与服务采购管理工作中的重大问题。5.3企管法规处是公司物资与服务采购工作的日常管理部门，主要职责是：5.3.1负责公司采购管理办公室的各项日常工作；5.3.2负责对专业管理部门拟订的具体采购项目的采购方式、采购程序、采购方案、采购文件、评审标准、要件等进行审查；负责审核专业管理部门拟邀请的投标单位和推荐理由，或者直接确定具体采购项目的邀请单位；5.3.3负责组织专业管理部门、招标评审人员或招标代理机构开展公司采购项目的招投标及本部项目的谈判工作；5.3.4负责公司采购管理信息系统建设及应用工作；5.3.5负责公司本部采购项目合同的法律审查；5.3.6负责审核并汇总编制公司法律调查及咨询委托、外聘律师及诉讼代理、招标代理、企业管理咨询与服务以及与风险管理有关的服务采购需求计划，提出采购项目并明确其技术（服务）标准，负责呈报具体采购项目的请示；按照《山东销售公司集中采购目录及各环节职责部门（单位）对照表》（见附录1）的规定组织实施；5.3.7负责组织对公司的采购工作进行指导、管理和检查；5.3.8负责牵头组织相关部门按照《年度物资与服务采购计划》对公司重大采购项目的供应商（服务商）进行实地考察，专业管理部门出具的考察报告将作为公司选商依据；5.3.9负责招标代理机构的管理与考评；5.3.10负责投诉的受理，会同相关部门开展调查，做好应对和处理工作；5.3.11制订下发采购标准文本，并督促实施。5.4审计监察处是公司物资与服务采购管理监督工作的归口管理部门，对供应商（服务商）资质审查、采购项目组织、实施及合同签订、履行等采购全过程的合法性、合规性进行监督，主要职责是：5.4.1负责对采购工作进行日常监督，组织对本办法执行情况进行抽查和专项检查，及时查处发现的问题，对造成损失的，追究相关人员的责任；5.4.2负责对公司组织的招标、谈判程序进行合法性、合规性监督，对专业管理部门审核供应商（服务商）资质、商业信誉、履约能力、诚信情况的过程进行合法性、合规性监督，并出具明确意见；5.4.3负责对专业管理部门拟订的具体采购项目的采购方式、采购程序以及推荐的供应商（服务商）资质的符合性进行监督并出具明确意见、负责评审专家人员的随机抽取与选定；5.5财务处是公司物资与服务采购预算资金的归口管理部门，主要职责是：5.5.1负责审查专业管理部门具体采购项目采购资金计划与预算的符合性，采购预算执行的准确性，采购项目付款的合规性；5.5.2负责办理收取、返还超过一万元的投标、谈判保证金或大额、定额保证金的相关手续。5.6投资处是公司投资类采购计划的归口管理部门，主要职责是：5.6.1负责审核专业管理部门提报的投资类采购项目计划，按照公司规定程序审批后下达，并送企管处备案。5.6.2负责会同相关部门审核专业管理部门提报的投资类采购项目请示。5.7公司各处室采购具体物资及服务的职责详见附录14。5.8对于《山东销售公司集中采购目录及各环节职责部门（单位）对照表》未明确的物资与服务采购项目以及新产品、新技术、新服务项目，应由采购需求部门编制采购需求计划，报采购管理领导小组确定专业管理部门，并按照本办法履行采购审批程序后，由采购管理部门组织采购。5.9对于更新换代较快已停止采购的物资，由该物资的采购需求部门负责其日常维修，如需更换由采购需求部门编制采购需求计划，并按照本办法履行采购审批程序后，由采购管理部门组织采购。6管理内容及要求6.1总则6.1.1公司物资与服务采购管理遵循以下原则：服务生产经营，保障物资供给；坚持集中采购，发挥规模优势；规范采购行为，实行阳光采购；尊重使用意见，实施采管分离。6.1.2采购原则上采用招标或网上采购方式。6.1.2.1股份公司明确进行网上目录采购的物资，任何单位或个人不得从其它渠道进行采购；6.1.2.2上级公司有明确要求并且已经统一组织入围的采购项目，公司及所属单位原则上不得从其它渠道进行采购，确需通过其它渠道采购的，须报上级公司核准，但地方政府有关部门有明确要求的除外；上级公司对采购项目有明确限定最高价格的，公司及所属单位采购价格应低于上级公司定价。6.1.3本办法的适用额度：单次采购金额5万元（不含）以上，或单次采购不足上述金额，但同类物资或服务年度累计采购金额20万元（不含）以上的项目。6.1.4用于再流通的油（气）及非油商品采购不适用本办法。6.2管理分类6.2.1公司对物资与服务采购实行目录式管理，按照管理权限不同，公司物资与服务采购分为Ⅰ级项目、Ⅱ级项目和Ⅲ级项目：6.2.1.1Ⅰ级项目：指属于集团公司一级采购物资和集团公司、销售公司实行集中采购和统一管理的物资及服务采购。6.1.1.2Ⅱ级项目：不属于Ⅰ级项目，但资金额较大、采购量较大、受地域影响较小，在《山东销售公司集中采购目录及各环节职责部门（单位）对照表》中标明为Ⅱ级的物资和服务采购项目，由公司统一技术要求，统一组织供应商（服务商）入围，实行集中采购和统一管理。对于当次确需各分公司组织开展采购的Ⅱ级项目，专业管理部门经审批后，可授权分公司代为采购。6.1.1.3Ⅲ级项目：采购量小，受地域分布影响大，在《山东销售公司集中采购目录及各环节职责部门（单位）对照表》中标明为Ⅲ级的物资和服务采购项目以及专业管理部门授权分公司代为采购的Ⅱ级项目。对于符合招标限额的Ⅲ级项目，由公司统一组织供应商（服务商）入围，由各分公司统一技术要求，各分公司按制度