便利店管理流程

便利店管理流程旨在令油站员工清楚了解商品库存的重要性和目标，掌握便利店商品库存的管理方法，使商品保管整齐，货物流通井然有序，进而达到省时、省力和节约空间的管理目标。第一节商品分类一、商品必须确定唯一的编码，编码由公司统一确定，商品根据编码划分为9类：饮料、食品、糖果、非食品、车用品、堂食、香烟、润滑油、换油洗车。每一类在POS系统中有类别码，以方便在做数据分析时统计汇总。二、在SAP中，商品在9类的基础上再次汇总成为香烟、润滑油、换油洗车和其它商品4大类，并且每一类有唯一的品类编码。三、在P0S系统中，要将除了香烟、润滑油、换油洗车这3类商品以外的其他商品统一成“其它商品”类。第二节实物管理一、每班交接班前，交班收银员应该根据销售情况更新《便利店货架商品货卡》记录，接班员工应该按更新后的《便利店货架商品货卡》进行盘点，准确认无误后方可接班；如有差异，应找出差异原因，并保证实物数量与《便利店货架商品货卡》数量相符后方可接班。货架商品实物数量由当班员工负责。二、库房应该建立单独的《便利店库房商品货卡》；便利店员对库房商品的实物库存负责。进货和退货由便利店员负责在相应的库房及货架商品货卡上登记，流程参见进货和退货流程。为加强商品管理，未做商品货卡记录的进货，应单独保管，不得直接上货架。三、便利店的仓库应分为货品区、礼品/促销品区、退/换/转货品区、过期/损坏货品区、杂货区等五个区域。货品区域用醒目的标牌标示。(一)货品区：只能放置外包装整洁完好、未损坏及未过有效期限的商品，并留意食品和非食品的分隔存放、按商品类别分类存放、贵重商品尽量出到前台货架。(二)礼品/促销品区：只能用来摆放油品或非油品促销礼品。(三)退/换/转货品区：只能用来摆放所有准备退/换/转的货品。(四)过期/损坏货品区：只能用来放置已过期或被损坏或包装不完整的而又不能退/换的货品。(五)杂货区：应用于放置部分贵重的设备零件、清洁用品、办公用品、工服等等。四、货品区应按照公司的9类商品合理分配货架，同类商品应安排在同一或相邻货架上，饮料、食品类商品应远离化学或汽车用品。食品类商品不得直接接触地面。五、周转较慢的商品尽量放在上层货架，销售畅销的商品尽量放在中层货架，比较重的货品应尽量放置在货架下层。特别少量的货品应尽量出货到便利店，实在无法安排出货的所有零散货品应整齐摆放在相应货品区域。六、饮料类商品按碳酸饮料、茶饮料、果汁、功能饮料、水，并按不同包装规格摆放，摆放不下的整件饮料应在库房中间位置按品类摆放一个整齐的地堆。七、便利店员每天检查仓库内以及便利店内货架上的商品外包装是否完好整洁，是否即将到期或已过保质期，是否变质等。油站经理每个月应至少一次抽检商品保质期。对于即将到期的商品，便利店员应登记在《即将到期商品库存跟踪表》上，每日跟踪，并申请相应的折扣处理。对于已过保质期或变质的商品，处理方式应遵循过期、变质商品的处理程序。八、同种货品都应按照有效期的先后，按照“从上至下、从左至右、从前至后”的原则摆放。九、便利店员在出货时，应遵守“先进先出”的原则。第三节账面记录一、每次收货或退货完毕，油站会计根据签字的送货单、退货单或商品调拨单登记《便利店商品进销存台账》的进货、退货的明细数量。二、油站会计根据前台销售系统打印出的每班销售清单，登记《便利店商品进销存台账》的销货明细情况；油站会计应该核对当天销售金额是否与班结日结表便利店销售一致，保证库存台账的准确性。三、油站会计周一至周五随机抽查，将《便利店商品进销存台账》的库存数量与《便利店货架商品货卡》加《便利店库房商品货卡》上商品数量之和核对，如有不同应立即找差异原因；并于次月1日将本月的《便利店商品进销存台账》发邮件给区域财务经理。第四节商品出库一、从库房向货架上货由便利店员操作，上货的同时便利店员应登记减少《便利店库房商品货卡》中的商品数量，增加《便利店货架商品货卡》中的商品数量，增减货架商品货卡数量的记录应该由便利店员和收银员共同签字确认。二、库房钥匙一把由便利店员保管，另一把装入信封封好封口，并在上下封口加盖油站公章或油站财务章，放置在收银台，由油站各班交接。便利店员不在油站的情况下，如果需将商品从库房出库至便利店货架，由当班主管拆开信封，取出库房钥匙，与收银员一起进入库房取货，在《便利店库房商品货卡》和《便利店货架商品货卡》上记录商品的转移并签字确认。如果只有当班主管和收银员两人上班，应在交接班前提前申请将销售较好的商品从库房取出，存放在办公室，如遇必须进入库房取货的情况，由当班主管一人进入库房取货。便利店员上班盘点库存商品无误后，在《便利店库房商品货卡》和《便利店货架商品货卡》上签字确认，同时重新封好便利店钥匙并加盖油站公章或油站财务章，放置在收银台。第五节商品盘点及报告盘点是便利店管理中十分重要和必不可少的工作。通过定期和准确的盘点，可以清楚了解实际的库存货品种类和数量，也可以清楚地反映出某段时间范围内某类货品的损耗情况，从而及时发现和解决存在的问题，最大限度地降低不必要的损耗。整个盘点程序可分为仓库货品盘点和便利店货品盘点两部分，在便利店盘点过程中，不得影响便利店正常的销售工作。每班盘点：每次从库房出货或每班商品销售时，都必须在交接班前及时在《便利店货架商品货卡》上记录，交接班时，交接班双方应该根据台账盘点货架实物，如果出现每班差异，需及时查找原因，当班主管为负责人。每周抽盘：为了加强对贵重商品的管理，油站经理每周对货架及库房进行重点商品盘点，例如香烟、润滑油和酒，并对其他销售状况非常好的商品进行适当抽盘，并填写《便利店商品抽盘表》。每月盘点：每月油站经理须组织一次对便利店商品的全面盘点，油站会计、油站经理须在现场参加盘点，具体盘点要求：一、盘点准备(一)便利店每月在28日-30日期间选择1天，早上A班接班后开始，盘点包括便利店货架商品盘点和便利店库房商品盘点；如该时段便利店非常繁忙，可以安排在其他非繁忙时段进行，由油站经理和区域营运经理协商解决，但必须做好登记工作，以保证盘点的准确性。(二)油站经理在盘点前安排好人员，保证有足够的人员参与盘点工作；各油站的会计、油站经理必须参与盘点的组织工作，带领油站员工完成油站的盘点工作，监督整个盘点过程，并对盘点结果负责。(三)区域营运经理可以根据需要将各油站的会计、油站经理互相调换进行交叉盘点；盘点之前必须由油站会计向每位参加盘点工作的人员讲解盘点的程序、分工和各自的职责。(四)盘点前一天，油站便利店员应考虑安排足够的货品到便利店，不要因为盘点影响次日营业，同时也应该与供应商联系尽量不安排在月末盘点前送货，以免影响盘点工作的进行和数据的准确。(五)库房：将库房货架上的货物以容易点清为原则整理好，做到整洁有序，不阻塞通道。(六)便利店员给每一个货架编号，准备好足够的空白《仓库/便利店商品盘点表》以货架为单位，按“从左至右”、“从上至下”的顺序先把商品的名称、编号、规格等资料写在盘点表上；以同样的方式完成便利店仓库商品的登记工作，为盘点做准备。二、商品初盘(一)仓库和店面分开盘点。盘点时两人一组，一人负责清点一人负责记录，另外安排专门人员负责记录盘点期间的销售数据。(二)盘点人员分别按照货架次序开始清点，开始前应先通知记录销售的员工，每一货架的货品应按照“从左至右”、“从上至下”、“从外到里”的顺序进行盘点，将结果记录在“初点数量”栏。(三)结束后在“初点员”栏目签名，把盘点表交给会计并通知记录员，再取其他盘点表进行下一个货架的盘点。三、复盘及盘点抽查(一)经理/会计将已完成初点的盘点表，沿直线将初点数折叠起来，交叉交给其他的盘点员进行复点（交叉盘点），盘点员按初盘步骤进行复点，完成后在“复点员”栏签名。(二)油站经理/油站会计同时对盘点结果进行抽查，随机抽查不少于10%的商品。四、记录销售(一)由负责销售记录的人员，专门负责记录盘点时间内便利店销售情况：注意分清该商品是否已经开始盘点，是否在进行复点或盘点已结束。可以分为“盘点前”、“初盘完成，未复盘”、“盘点结束”三个时段记录销售。(二)在油站经理完成抽查后，记录员才可以停止记录。注意：登记的工作非常重要，任何错误都会影响到盘点的准确性。五、盘点数据调整(一)复点结束后，会计将初点数与复点数根据销售记录进行调整。如果销售发生在初点前，则初点、复点数都应加上销售数。如果销售发生在初点后复点前，则复点数应加上销售数。如果销售发生在复点后，则初点数、复点数都不用调整。(二)调整数据后，对比初点数、复点数，结果应该一致，如不一致，则应与另一盘点员一起重新清点此货品，取得一致认同的结果后将数量填入“复点数量”栏。油站经理/会计抽查无误后，按照有关程序在《仓库/便利店商品盘点表》上签名，然后将盘点表放入专门的文件夹内存档。