总经理办公室的工作指南

XX公司总经理办公室工作指南总经理办公室的主要职责参与政务、处理事务、协调公务、搞好服务。担负着综合、组织、协调、联系沟通、服务保障和上情下达、信息交换等重要职责。承担着政策研究、制度建设、公文管理、综合材料起草、会议管理、事务接待、法律信访、督察督办、外事管理、应急管理、网站管理与建设、办公自动化、治安消防、本部房产、车辆管理、物业协调、后勤服务等工作任务。在各单位、各部门的支持下，总经理办公室的主要工作业务基本正常开展，并取得一定成绩，但是距先进企业的管理标准和公司要求还有很大差距。结合公司开展的“解放思想、转变观念、持续改进、追求卓越”的大讨论，根据会议安排，就会议管理、制度建设、网站建设、公文管理、法律事务、文明办公等工作分析现状并提出下步工作思路。一、会议管理目前公司的主要会议：股东会、董事会、监事会，年度、年中工作会、月度工作会、党组会议、总经理办公会、中心组学习会、相关月度协调会、经济活动分析会，基建、生产、安全、党群、工会等专题会。现状：会议在公司的安全生产、经营管理、改革发展、党群等方面发挥了重要作用。保障了公司各项工作的正常开展。基本达到了会议效果和预期目标。目前公司会议存在的问题会议多，随意性大，策划不够。准备不充分，主题不明确，内容不集中，流于形式。会议质量不高，效率低，效果不明显，达不到会议的作用。浪费人力、财力、物力、时间。会场纪律松散。成功高效会议三步曲第一步会前策划第二步会中控制会议管理第三步会后落实会前策划公司的大型会议和专题会议，要严格按照《黄河水电公司工作规则》中会议管理制度的有关条款执行。1.部分基层单位和本部范围的会议至少提前一个礼拜策划准备。2.全公司范围的会议至少提前半个月策划准备。3.大型的会议还需要成立专门机构进行策划准备。一份详尽的会议策划书包括1.拟定会议时间2.选择会议地点3.确定参会人员4.明确会议目标5.确定会议召开形式（能以电视电话会议形式召开的会议不再集中召开）6.确定会议主持人一份详尽的会议策划书包括7.安排会议内容（要丰富充实）8.确定会议发言单位和讲话领导9.会议纪录10.会议纪要或会议通报编发11.会议精神督办落实12.会议成本要严格控制，所需费用预算严格执行公司会议费管理制度。会前准备1.发布会议通知。2.布置会场（会标、桌签、音响、话筒、摄像照相、座次等）。3.细化会议议程。要测算并标明每项议程时间（包括会中休息时间），要力控会议发言随意超时。会前准备4.会议材料1）会议专题报告和发言材料（起草－部门审核－分管领导审定）。2）领导讲话材料（起草－部门审核－提前两天送讲话领导修改审定）。3）会前一天准备好幻灯材料，尽最大可能减少会议用纸。会中控制按时召开会议。严格按照会议议程进行。转变会风，力戒空话套话废话。围绕主题，避免离题。遵守会场纪律（随意走动、接听手机、打瞌睡、交头接耳）。会后落实整理会议记录。印发会议纪要（或会议通报）。会议议定事项的督办落实；原则是谁主办谁落实。会议精神落实的评估反馈工作。会议材料的立卷归档。下一步工作思路制订会议管理制度。规范会议的策划、筹备、会务组织等有关会议的程序，合理降低会议成本，提高会议绩效，促进公司提高科学管理水平。制订会议管理流程图、会议绩效评价表、会议落实情况反馈单。下一步工作思路精简会议次数、规模，缩短会议时间。严格会议审批。能够不召开的会尽量不开，能够套开的会尽量套开。二、制度建设现状：公司成立后，根据“生产、经营、开发建设”三大任务，制定了黄河水电公司制度建设三年规划。截至2004年底，制定并出台制度149部，涉及安全生产、经营管理、基本建设、审计、党群、工会、机关事务等诸多方面，有效的规范了公司各项管理。2005年，按照集团公司制度建设要求，重新设计了公司制度框架体系，规范公司系统制度建设各项工作，并新发布制度47部。今年，公司对制度框架体系进行了优化，共设计制度238部。截至目前发布制度27部，修订制度82部，制定制度81部（其中，开始运转制度25部）。问题：制度建设滞后。已发布制度的执行力不强，有章不循的现象依然存在。发布制度的评估反馈工作没有及时跟进。下一步制度建设思路将优化管理流程与制度建设工作有机地结合起来。将制度建设计划完成情况纳入部门年度考核范畴，确保年内完成全部制度制定工作。发挥制度领导小组和制度建设办公室作用，加快制度审查速度。加强制度的培训和执行力度（原则：谁制定谁培训，谁执行）。加强制度评估、反馈工作，确保制度及时完善，确保工作流程不断完善。建立制度建设创新机制，使制度建设不断成为公司管理上台阶、上水平的平台。三、文明办公：根据现代企业管理要求，规范公司本部办公场所管理和办公秩序，推进文明办公，推行精细化管理，树立窗口形象。现状大楼办公秩序基本正常。物业管理基本正常。员工上下班的纪律基本良好。不能满足现代企业办公的要求。存在问题：物业管理不规范。办公室物品摆放不整洁、凌乱。随处吸烟，乱仍烟头。卫生间有异味。具体措施：公司决定在本部从上班纪律、仪态仪表、着装、办公礼仪、办公室物品管理、吸烟规定等方面推行文明办公。文明办公管理制度于6月29日工会小组长会议通过，将于近日发布。设立无烟办公区，设定指定吸烟场所。推行卫生间文化。在卫生间内摆设黄河水电公司企业理念、电站照片、装饰画、摆放观叶花卉等。增设茶水废弃桶,废纸篓。增设保洁工作标准及检查卡。提高黄河水电公司梯调大楼物业管理水平，将办公区打造星级标准要求。四、公文管理：现状办公自动化系统自2005.6月投运到2006.6.30日，共办理公文2367件，从签收-审核-审签-领导审批，基本能做到一个星期之内完成，效率有了很大提高。公文处理工作进一步得到规范，公文质量也有了新的提高，实现了收文、发文、会议纪要、策划书、制度发布、签报、信息处理等电子化。与公司系统、省政府文件实现了电子公文交换。实现了公文从手工办理到电子政务的跨越，实现了无纸化办公。存在问题公文阅文不及时，文件精神无法及时传达。公文封发后，好多员工不去主动查看、阅读，导致文件精神传达不到位。自办公自动化实行一年来，据统计，有些机关管理人员从来不阅读文件。作为一名管理人员，不阅读文件，不掌握的基本情况，如何指导基层的工作？办公自动化整体应用水平差。主要表现在：常用办公软件操作困难，公文处理状态不明确，常有不了解文件流程，发错地方的文件，“部门阅办”的发到“机要归档”环节，“领导会签”发到“领导批示”环节。存在问题公文起草写作水平有待进一步提高。还经常出现常规性错误。公文写作水平较差，部门领导审核把关不严，文件内容表述不明确，语句不通、病句较多、叙述累赘、错别字多等等现象比较突出，有的文件不符合行文规则，如报告中夹带请示事项，请示报告不分，甚至还收到过某单位未加盖公章就报上来的文件。出差在办公自动化不办理委托，也不远程移动办公，造成文件无法运转，工作无法正常开展。下一步思路：增加办公自动化阅文时间监控功能，文件自发布之日起，两天之内没有阅读文件者，第一次进行通报批评，第二次进行考核。对外出不进行工作交接和委托办理公文者，也将进行通报批评和考核。加大办公自动化操作培训力度，举办公司公文写作培训班，提高每一位管理岗位人员的公文写作水平。下一步思路：给每个部门配置移动办公网卡。对不符合行文规范的公文，进行立即退回处理。加强公文运转的督办、考核。五、网站建设：现状：网站是公司的对外的一个窗口，也是公司与集团公司，与下属单位信息横向交流的一种手段，我们的网站经过的2次大的改版，基本形成公司特色的宣传阵地，公司系统内生产、文化动态信息做到能及时发布，每天都有4-7条更新信息，网站管理也日趋规范。公司领导对信息工作非常重视。下属二级单位报送信息比较及时，比较全面反映了企业各项工作开展情况。如：建设分公司及时报送苏只、积石峡工地发生阻工事件，经公司报送省应急办，受到了省委省政府领导的关注，使问题得到了及时解决。报送情况较好的单位还有：龙羊峡发电分公司、李家峡发电分公司、陇电发电分公司、青铜峡实业公司。2005年，公司被集团公司评为信息工作先进单位。问题：公司本部一些部室和个别二级单位报送情况较差，个别单位（部门）一篇未报（按照的信息报送要求，每个月各部室最少报送3条）。各个部门的网站兼职信息员录入信息之内不主动、不及时。帐号管理安全意识不到位。个别栏目没有内容或更新不及时。下一步工作思路：在目前的基础上，继续完善网站建设，规范网站管理。完善网站信息管理制度，增强信息报送力度，促进信息编写质量。将负面信息纳入政务信息服务范围，加强报送。充实网站内容，宣传自身企业情况，让外界了解自己，树立企业外部形象。六、法律工作事务现状1.建立了统一管理、归口把关、分级负责的公司法律事务运作机制，在公司制度建设、经营管理、投资决策、商务谈判、知识产权、法律纠纷等方面发挥了重要作用，有效防范了公司遇到的各种法律风险。2.从2001年开始，公司聘请汇元律师事务所常年为公司提供法律顾问服务。并在公司建立法律顾问常驻办公。存在的问题：集团公司2006年工作会议要求：要建立企业法律风险防范机制。领导干部的法律意识有待进一步增强，更好地适应新形势发展的需要。进一步提高各项管理规章制度的执行力。合同意识、契约观念有待进一步增强。公司系统各单位签订经济合同时，法律意识淡薄，合同未经法律顾问咨询审核，就随意签订合同，经济诉讼案件接连不断，不但造成较大的经济损失，而且对公司的外部形象带来不利影响。存在的问题：如：三建与公司建设工程施工合同纠纷一案涉及金额450余万。中瀛装饰工程有限公司与富源电力股份有限公司合同纠纷一案涉及190余万。银川丽景小区商主楼纠纷，涉及金额1000万元。下一步工作思路：严格执行公司有关制度：如：公司《关于印发黄河水电公司法律事务工作暂行管理办法的通知》（黄电司总字〔2002〕306号）文件明确规定：第二条：公司法律事务工作由总经理办公室归口管理、法律秘书具体负责日常法律事务的组织、协调和联络等工作。第七条：凡公司（含二级单位）对外签订的50万元（含50万元）以上经济合同时必须经法律顾问审核，提出书面法律咨询意见后方可正式签订，咨询意见随合同一并存档。第九条：需要法律顾问提供咨询或其他法律服务的单位和部门，提前与总经理办公室联系，法律秘书负责安排。凡公司法律顾问经手的事务，办理完毕后必须留存一套完整的法律文件存档。下一步工作思路：严格按照公司《关于印发黄河水电公司法律事务工作暂行管理办法的通知》（黄电司总字〔2002〕306号）文件要求，在招标等经济事项时通知总经理办公室，由总经理办公室安排法律顾问提供咨询及其他法律服务，并参与到整个过程。工作流程：各单位（部门）总经理办公室法律顾问下一步的工作思路：加强对企业法律风险源的探寻和研究，积极规避法律风险。围绕企业重大经济活动，加强决策的法律支持和风险控制。坚持法律先行，关口前移，积极维护企业合法权益。增强维权意识，对企业法律需求保持高度敏感，始终关注生产经营细节，切实发挥企业法律事务工作部门的作用，进一步加强诉讼案件、纠纷事件上报制度。下一步的工作思路运用法律手段，在工程招标、劳动用工、设备物资采购、企业改制、对外投资、安全生产管理等方面严格执行国家的法律法规和企业的规章制度，全面提高法治化管理水平，为企业改革保驾护航。建立健全企业法治工作网络，拓展法律服务的领域，提高法律服务水平。注重培养一些懂法律、懂经济、懂企业管理的人员，培养壮大企业法治工作者队伍。逐步拓展企业法律事务部门的服务领域，在公司机构改革、生产经营管理、经营多种产业的过程中，提供优质、有效的法律服务。谢谢大家