公文管理规定

5国电龙源南京膜技术有限公司文件龙源膜综〔2010〕10号关于印发《公文管理规定》的通知公司各部门：根据国电集团办公厅2010年2月5日印发的《关于进一步规范公文处理和信息报送工作的通知》办综字〔2010〕9号文件和北京国电龙源环保工程有限公司《公文处理办法》的文件精神，结合公司实际，现印发公司《公文管理规定》，自公布之日起执行。二○一○年八月十日主题词：公文管理规定通知国电龙源南京膜技术有限公司综合部2010年8月10日印发2《公文管理规定》一、总则为提高收发文速度和质量，规范收发文秩序，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本规定。本规定适用于公司各类公文的收、发、编号、阅办、流转、归档、销毁等管理工作。二、公文范围公文范围主要包括：政府部门函、电、来文，外联单位函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料(如:决定、规定、办法、规定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见等)。三、负责部门公司综合管理部是公司公文处理的归口管理机构，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作，并指导各部门的公文处理工作。四、公启文件签收和拆封凡来公司公启文件（除公司领导亲启的外）均由综合管理部行政专员登记签收后拆封。在签收和拆封时，行政专员要注意检查封口和邮戳。对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件已开口应拒绝签收。五、外来文件归档行政专员对外来文件拆封后应及时在“收发公文登记簿”上登记编号。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导2启封后，也应交综合管理部办理正常编号归档手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交行政专员进行登记编号保管，不得个人保存。六、阅签文件凡正式文件均需填写《收文处理单》，由综合管理部经理根据文件内容和性质阅签后，由行政专员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要立即办。七、函、电、单据处理一般函、电、单据等，分别由行政专员直接分转处理。如涉及几个单位或部门会办的文件，应同主办单位或部门联系后再分转处理。八、文件运转为加速文件运转，行政专员应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次分转，整个文件从接收到分转完成最迟不得超过2天（特殊情况例外）。九、传阅文件范围控制传阅文件应严格控制传阅范围，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，不得向外泄露文件内容，更不得将文件转借给非相关人员阅看。文件阅完后，应及时送交行政专员，切忌2横传。阅办人阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回综合管理部，阅办人阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，综合管理部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确因工作需要，要办理文件借阅手续，以防止丢失泄密。十、文件催办行政专员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得综合管理部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时按档案管理规定归档。十一、发文程序发文程序应遵循如下流程：提出申请→草拟初稿→审核→定稿提交→打印需下发的公文→核准确认→下发至各部门→签收，并填写公司《发文单》。十二、正式公文上报下发全公司上报下发正式公文的权力集中于公司综合管理部。各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交综合管理部审核。公司领导同意后方可发文。对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由总经理批准签发。其余文件均由分管领导批准签发。5十三、发文范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。十四、下发文件主要用处公司下发文件主要用于：公布公司规章制度；转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；公布公司体制及组织机构变动或干部任免事项；公布公司性的经营管理、薪酬福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关公司的重大事项。十五、上行文、外发文主要用处公司上行文、外发文主要用于：对上级主管单位呈报工作计划、统计报表、请示报告、处理决定等；同外联单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。十六、日常生产、经营活动执行公司日常经营活动，按有关制度和流程办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。各业务部门召开专题会议所作的决定，可以发会议纪要，一般不用发文。各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。十七、起草公文起草公文要符合党和国家的方针、政策和上级有关规定，力求内容真实、观点明确、用词简练、标点正确。起草公文必须使6用公司规定稿纸，不得用铅笔、圆珠笔书写，最好提供电脑打印稿。电脑打印文档要统一格式。十八、红头文件适用范围红头文件适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。十九、报告和请示“报告”和“请示”要严格区分。凡向政府相关部门报送的文件，只主报一个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用报告的形式。请示的事项，应“一文一事”，明确提出自己的建议和意见，对某些意见不一致的问题，应如实反映，便于上级机关审定。二十、发文范围和控制为提高办文质量和效率，要严格控制发文范围和数量，可发可不发的文件，坚决不发；能用电话或面谈解决的问题，不要行文；该发的文件，应尽量事先商定，取得一致意见，加快办文速度。二十一、公文处理细则1、公文格式。分为上行文、下行文、平行文。上行文公文种类包括：报告、请示、意见、签报（公司内部使用）。下行文公文种类包括：通知、通报、决定、意见、批复。7平行文公文种类包括：函。（1）上行文格式公司对外上行文均使用“国电龙源南京膜技术有限公司文件”标识红头文件纸，上行文首页版式公司标识上空单倍行距12行，字号使用1号宋体，文字宽度为15字符。上行文发文字号居左，签发人居右。（2）下行文格式公司下发的文件均使用“国电龙源南京膜技术有限公司文件”标识红头文件纸，下行文首页版式公司标识上空单倍行距6行，字号使用1号宋体，文字宽度为15字符。上行文发文字号居左，签发人居右。（3）函格式公司与平行单位和不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用，均使用“国电龙源南京膜技术有限公司”字样红头文件纸，函首页版式公司标识上空单倍行距4行，字号使用宋体33，发文字号居中。公文用纸采用A4型纸，段落采用单倍行距，左侧装订。（4）签报格式签报办理为公司内容行文格式。指公司各部门向领导请示和汇报事项所用公文格式，包括拟稿、审核、会签、登记、签发、批办、承办、归档等程序。2、公文标识规则。8（1）发文字号。由公司代字、年份和序号组成。发文字号在发文单位标识下空2行，用3号仿宋字，居中排布，红色字；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用内六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。（2）公司发文（函）代字号、范围统称及规定。公司发文（函）代字，均使用龙源膜综字。各部门发文（函）代字均使用龙源膜综字，由各部门拟稿、核稿后送交综合管理部，由综合管理部统一编号发文。发文规范统称：公司各部门或公司相关部门。（3）上报公文（上行文），需标识签发人姓名时，把发文字号放在左侧，签发人姓名放在右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发用3号仿宋体，签发人姓名后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（4）公文主体标识规则。公文标题在红线反线下空2行，用2号加粗宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词义完整、排列对称。主送单位：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，如需回行时，仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。公文正文：主送单位名称下1行，每自然段左空2字，采用3号仿宋字，每行28个字，文中如有小标题，可用3号小标宋字或黑体字。正文中数字、年份不能回行。9公文正文的层次序号：一、（一）、1、（1）；正文中不可以使用项目符号。（5）附件：在正文下空1行，左空2字用3号仿宋体表示“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字；附件名称不加书名号、其后不加标点符号。转行与序号后文字对齐。附件如与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。（6）成文日期：以领导人签发的日期为准，成文日期右空4字；会议纪要以召开日期为准。成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写成“О”（在符号中插入），使用公司信笺、红头文件纸时，不用落款。（7）附注：如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。附注一般是对公文的发放范围、使用需注意事项、联系方式等加以说明。上行文应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（8）公文版记的标识规则主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目：用3号宋体字，词目之间空1字。抄送单位：如有抄送单位，在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后全角冒号；抄送单位之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后抄送单位后标句号。应使用抄送单位的全称或规范化简称、统称。10印发单位、印发日期：位于抄送单位之下，占1行位置；用3号仿宋字体。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。版记：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心，可直接采用加下划线的方法；版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。3、行文注意事项（1）要准确选用“请示”、“报告”、“意见”等文种，不能混用。请示应一文一事。（2）对上行文，原则上不能越级，确有必要越级行文的，须经总经理批准，抄送被越过的单位。（3）如涉及到保密的行文，应当按密级标注。（4）公司向上行文请示和报告事项，应向公司行文，不得向公司领导和业务部门行文，不得一文多投。（5）引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号；人名、地名、数字必须具体。（6）公文除会议纪要外，一律加盖印章；当公文排版后所剩空白处没有容下印章位置时，应调整行距或者字距加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。11二十二、附录本规定所涉及的表单和文件有：1.收发公文登记簿（LOONGWATER-XZGL-T01）2.发文单（LOONGWATER-XZGL-T02）3.收文处理单（LOONGWATER-XZGL-T03）4.上行文格式5.上行文格式6．函格式7．签报格式附件1：收发公文登记簿（LOONGWATER-XZGL-T01）收发公文登记簿序号文号收文/发文标题及附件发送部门签收时间签收人回复时间回函内容12附件2：发文单（LOONGWATER--XZGL-T02）发文单年月日文件名称文号发文日期发文范围拟文部门拟文人拟文部门负责人意见拟文部门分管副总意见发文审核部门负责人意见发文审核部门分管副总意见总经理意见收文人签字备注13附件3：收文处理单（LOONGWATER-XZGL-T03）收文处理单文件名称文号发文时间发文单位收文时间收文人收文部门负责人意见收文部门分管副总意见总经理意见传签备注14附件4：上行文格式（空十二行）国电龙源南京膜技术有限公司文件龙源膜综〔2010〕1号签发人：任德胜空两行大标题，二号宋体，加粗空一行主送单位：（字体：仿宋GB2312，三号）正文（字体：仿宋GB2312，三号）空一行附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（仿宋GB2312，三号）2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX二〇一〇年四月十九日（右空四字）空一行（联系人：XXX，025－XXXXXXXX）附注（3号仿宋体字，居左空