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第9章中小企业采购业务内部控制精细化设计9．2规划采购业务内部控制流程9．2．2采购计划编制流程总经理采购部经理采购需求汇总采购人员采购需求分析采购计划分解及执行部门（人员）步骤编制采购计划及预算开始分析现有库存选择采购方式编制采购预算制定采购计划采购计划执行结束协助配合审核审批未通过通过分析、确定采购物资种类汇总采购需求信息提出采购需求未通过预测采购物资量确定采购时间采购需求分析财务核算、调整采购计划分解各相关部门9．2．3采购预算管理流程总经理财务部销售、生产、库存预测及采购需求汇总采购部采购需求确认及采购预算编制采购预算执行及资料存档部门（人员）步骤采购预算调整、确定及审批开始分析采购需求组织财务论证试算平衡采购预算执行结束审核审批收集汇总物资采购需求销量及产量预测调节确定采购需求编制采购预算市场预测分析确定采购预算各相关部门计划存货分析选择采购预算编制方法提出改进建议相关资料存档参与指导9．2．4供应商选择控制流程总经理采购部经理供应商调查及初步筛选采购人员供应商现场评审部门（人员）步骤样品检验与供应商确认供应商开始供应商资信调查提出排序名单结束制定供应商评估标准及准入制度供应商评估筛选组织现场评审确认合格供应商审核现场评审样品确认审核样品检验与质量信息汇总签订供应商质量保证协议签订协议是否指导、监督提供样品审核审批不需要配合供应商信息搜集按分类物资将候选供应商归类配合审批需要9．2．5采购询价比价流程总经理采购部经理按询价项目搜集报价信息采购人员报价分析及初步洽谈采购价格确定及执行部门（人员）步骤采购价格评审及进一步洽谈开始价格进一步洽谈采购价格执行结束审核审批制作询价单并询价收集供应商基本报价信息报价确定询价项目供应商汇总并分析比较供应商报价初步形成询价结果并制作询价报告传达价格范围供应商筛选与供应商洽谈价格组织询价评审提出指导意见参与供应商及采购价格确定配合价格商谈参与指导洽谈配合9．2．6采购谈判管理流程总经理采购部经理采购谈判准备采购谈判小组采购谈判分析及谈判方案确定部门（人员）步骤采购谈判实施及谈判结果执行供应商开始结束确定谈判事项谈判优劣势分析采购谈判组织成立采购谈判小组采购谈判相关信息搜集及分析资料汇总及存档实施采购谈判确定谈判事项可接受范围供应商调查分析达成一致协议采购协议签订执行谈判策略准备及谈判方案制定参与指导确立采购谈判目标审核审批议价分析审核审批组织采购谈判审核审批签订执行配合9．2．7采购合同管理流程总经理采购部经理采购供应商选择及采购谈判实施采购部采购合同拟定、评审、修缮及确认签订部门（人员）步骤采购合同履行及执行控制供应商开始结束配合审核审批制定采购谈判方案草拟采购合同采购谈判订单接受编制采购计划未通过通过搜集供应商信息选择供应商修改、完善采购合同并编制正式合同实施采购谈判采购合同签订执行发出订单组织合同评审订单监督及跟踪采购合同履行记录订单处理审核审批合同履行问题解决合同资料存档采购谈判配合采购合同履行记录及存档9．2．8采购交期管控流程采购部经理采购人员采购交期控制目标确定供应商采购交期控制策略制定部门（人员）步骤采购交期考核改进各相关部门开始结束协商审批否合理选择运输及交付方式制定采购进度控制措施明确采购交期和违约责任采购下单接受订单备货及运输订单跟催及时组织收货供应商交期考核及绩效改进审核参与指导参与指导制定应急方案应急方案执行配合接货验收参与配合是采购订单跟踪处理供应商选择、谈判及合作确定采购交期控制目标9．2．9采购质量控制流程总经理采购部采购计划制定及供应商评估选择质量部采购谈判及实施部门（人员）步骤采购质量反馈及改进各相关部门开始供应商信息搜集及分析评估签订采购合同及质量保证协议采购谈判审批验收入库、领用采购质量验证与把控采购市场调研采购计划编制供应商选择审批采购下单接货清点核对组织质量检验货物质量检验合格退换货处理提出改进意见供应商供货质量综合评定结束供应商质量保证能力评审是否协助配合审批货物质量反馈9．2．10采购验收管理流程总经理采购部货物接收及清点核对质量部物料检验部门（人员）步骤各相关部门合格物料验收入库及不合格物料处理开始结束组织验收无接收货物物料质量检验验收入库入库账务处理货品分发退换货或特采等其他处理有清点核对问题出具检验报告审批合格提出解决方案供应商协商处理审批是否9．2．11采购结算管理流程总经理采购部采购下单及货物验收入库供应商采购单据核对及确认汇总部门（人员）步骤各相关部门付款申请及内部审核开始协调催收相符发出采购订单采购订单核对建立应付款台账相关单据汇总填写应付账款单结束接单备货验收入库提供验收单订单状态确认申请付款审核单据及付款凭证等审批联系供应商确认确认结算付款审核是否供应商沟通确认及付款结算9．3制定采购业务内部控制制度9．3．2采购预算管理制度采购预算是采购业务的起始环节，因涉及对采购用款的规划。为使采购预算编制合理、符合实际，且与生产经营计划相协调，中小企业一般由生产、销售等需求部门提出物资需求计划，由采购部结合库存物资平衡计算、统筹规划。为制定合理、可行的采购预算并严格进行控制，中小企业须制定采购预算的管理制度，具体示例如下。制度名称采购预算管理制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。第2条适用范围本制度适用于公司采购预算管理工作。第3条职责划分1．公司总经理负责采购预算的审批。2．采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。3．财务部协助采购部制订采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。第2章采购预算的编制第4条采购预算编制原则1．实事求是原则。2．留有余地原则。3．比质比价原则。第4条采购预算编制目标1．编制合理，可使采购部进行采购时按预算进行，控制采购费用的支出，节省成本。2．方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。第5条采购预算影响因素在编制采购预算时，采购部应充分考虑以下7种影响采购预算的因素，具体如下图所示。采购预算需考虑的7大因素第6条采购预算编制依据1．生产经营所需的物资数量。2．预计的物资期末库存量。3．本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。4．物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。第7条采购预算编制方法采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等，具体如下表所示。采购预算方法选择明细表采购方法优点缺点适用范围固定预算简便易行、较为直观可比性差不利于正确地控制、考核和评价预算执行情况在一定范围内相对稳定的采购项目，如采购金额变化很小，或者金额固定的采购项目弹性预有利于对预算执行情况进操作复杂，工作适用于采购数量随着业务量销售计划生产计划物料清单存量管制卡物料标准成本生产效率价格预期算行控制、考核和评价，避免预算的频繁修订量大变化而变化时，市场价格及市场份额不确定时的采购滚动预算有助于采购支出的连续性和完整性，可充分发挥预算的指导和控制作用操作复杂，工作量大适用于规模较大、时间较长的工程类或大型设备采购项目的预算增量预算简单易操作不利于克服预算中的某些不合理因素适用于由于某些计划采购项目的实现，而相应增加的支出采购项目零基预算有利于合理配置资源，切实提高企业采购资金的使用效益工作量大，预算成本较高适用于各种采购预算定期预算便于考核、评价预算的执行结果周期长、有一定的盲目和滞后性适用于服务性质的、经常性采购项目的预算第8条编制采购预算1．采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。2．采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。3．采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报总经理审批。4．在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。第3章采购预算的执行与调整第9条采购预算的执行1．经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。2．未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。3．采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。第10条预算外采购预算外采购行为必须经采购部经理、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。第11条采购预算调整前提遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。1．公司经营方向发生变更。2．受重大自然灾害的影响。3．公司内部重大政策调整。4．外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。5．市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。第12条采购预算调整程序采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。第4章附则第13条本制度由采购部负责解释和修改。第14条本制度自公布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期9．3．3供应商管理制度供应商即采购渠道成员，中小企业对供应商的选择直接影响采购的价格与物资的质量。若供应商选择不当可能导致采购物资质量不达标、采购费用偏高等问题，从而引致相关经营风险。所以，为合理选择采购供应商，保证采购价格合理性、物资质量可靠性与供应及时性，保障生产、销售等活动顺利开展、减少相关风险，中小企业应制定采购供应商的管理制度，具体示例如下。制度名称供应商管理制度编号受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的选择合格的供应商并对其进行持续监督、管理，确保其能按时保质为公司提供合格的物资与服务等，保障公司生产、销售等业务顺利开展。第2条适用范围本制度适用于给公司提供物资与服务的所有供应商。第3条职责划分1．总经理负责合格供应商的审批工作。2．采购部负责对供应商进行信息搜集与供应商调查工作。3．采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评估选择。4．采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。第2章供应商调查第4条供应商调查内容采购部对供应商进行调查应从以下6方面内容展开，如图所示。供应商调查内容示意图第5条供应商调查程序1．采购部根据采购物资特点及市场现状，确定供应商调查分析的目的及制定供应商调查方案。2．调查方案经审批通过后，采购部设计相关调查问卷并对调研人员进行培训，为调查工作做准备。3．采购部组织人员根据调查方案和计划开展调查工作，建立供应商档案、搜集整理调查结果。第6条供应商调查渠道供应商调查内容机器设备状况财务及信用情况材料供应状况材料品质状况供应商管理水平专业技术能力1．采购物资发布会、展销会、订货会等。2．传播媒体，如网络、报纸、电视等。3．行业协会或相关行业组织发布的名录、公报等。4．第三方调研资料。5．其他企业或个人介绍。第3章供应商评估选择第7条供应商评估维度采购部、质量管理部、设计部度供应商进行评估，应主要从5方面入手，如下表所示。供应商评估维度说明表序号评估维度具体内容1价格与费用物资报价、成本下降空间、消化材料涨价能力、价格优惠幅度等2产品质量质量手册完整程度、质量管理制度落实情况、质量认证情况、样品质量检验合格率、质量问题承诺处理等3交货情况交货及时性、样品提供及时性、扩大供货弹性、合同履约能力、年均供货额外负担与比例等4服务水平供应商运输、安装、维修、培训、技术支持、零星订货保证、补充延期交货、纠纷处理、信息传递等5综合管理水平供应商组织架构、内部管理制度完善性、合理性及落实情况等第8条供应商初步评估1．质量管理部、采购部、设计部及其他部门视实际情况按评估维度选择合理的评价指标。2．评估部门通过综合选择权值因子判断法、层次分析法、排序法等方法为选择指标确定权重。3．评估部门对供应商评估指标及其权重进行评估打分，按分值高低决定选择范围与优选顺序。4．在对供应商进行初步评审时，评估部门须确定采购的物资是否符合政府法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，应