办公室电话英语

去年回台湾时听到大学时的一位好友讲起她在办公室的一些趣事.她说每次办公室里要是打电话来的人是讲英语的,大家就开始在那里推来推去,结果每次都推到她头上.原因是,「小玉你是台大毕业的英语比较好,你来跟他讲吧!」其实喔,在办公室电话英语就那麽几句,只要各位把一些基本的句型给记牢了,你也可以跟老外聊上几句喔!所以这期小笨霖英语笔记就让我们来看看我觉得最重要的几句在办公室里的电话英语.通常在这种场合讲的英语会比较正式.1.ABCcorporation.MayIhelpyou?ABC公司,我能帮你什麽吗?这句话算是制式的讲法.一般接起电话的人通常会先报公司的名字ABCcorporation,然後再说,MayIhelpyou?或是如果要更客气一点的话则可以说HowcanIhelpyou?(我该怎麽帮你?),因为这样的问法表示我「该」怎麽帮你,而非我「需不需要」帮你?但基本上MayIhelpyou?跟HowcanIhelpyou?都很常见就是了.不过如果是机器接的电话,则听到的多半是这样,ThanksforcallingABCcorporation,ifyouknowyourparty'slastnameorextention,press1.Ifyouwanttorecieveinformationorpublication,press2.Ifyouwanttotalktotheoperator,presspoundsignorremainontheline.(感谢你打电话到ABC来,如果你知道你要找的人的姓或是分机号码,请按1,如果是想要本公司的简介或出版品,请按2,如果是要找总机,请按#,或是请别挂断.2.Andyouare?你是?如果人家打电话来是要找你的上司,MayItalktoyourmanager?(我能不能跟你们经理讲话?)这时你总不能糊里糊涂地就把电话拿给经理说,说不定人家是打电话来跟你经理勒索一百万的呢!所以通常我们一定要先确定打电话来的是谁.最客气的问法是,WhomIamspeakingwith?或是WhomamItalkingto?(我正在跟谁讲话呢?)但是人家一听是像我这种小毛头打电话找他们经理,他们就会用比较口语的说法,Andyouare?(你是?)如果人家这样问我,我就可以答,ThisisBenlin.像是Andyouare?这麽口语的英文书上大概学不到,但这却是老美天天在用的句子,只怕你学了之後还不敢用.其实真的不用怕.越简单的句子老美越听得懂.而且事实上Andyouare?这句话还有许多适用的场合,例如在公司的接待处(reception).来访的客人如果说,I'mlookingforMr.Wolf.(我要找伍夫先生)接待小姐就可以反问他,Andyouare?(你是?)所以像这种简单又好用的句子大家一定要记起来喔!3.I'llputheronthephone.Justasecond.我会请她听电话,请等一下.Putsomeoneonthephone这个片语就是说请某人听电话.例如你打电话找你女朋友,结果女朋友的同事接了电话,就开始跟你东扯西扯,问你们昨天是不是吵架了啊?什麽时候要结婚啦,这时如果你实在不想跟她讲了,就可以说,Couldyoupleasejustputheronthephone?(你能不能请她来听电话啊?)反过来如果今天是你接到了电话,结果要找的是别人,你就可以说,Ok.I'llputheronthephone.Justasecond.(好,我会请她听电话,请稍等一下.)上面讲的putsomeoneonthephone,指的多半是只有一只电话时,但如果像公司里有许多分机,则用「转接」transfer或是redirect.会比较恰当.例如同样的情况你可以说,I'mtransferringyourcall.或是I'mredirectingyourcall.(我帮你转接到分机给她.)如果是接线生转接的话,他们有时就只简单地说,Onemoment,please.或是,OK.I'llputyouthrough.4.Wouldyoumindholdingforoneminute?你介不介意稍微等一分钟啊?在美国如果有机会打电话给客户服务(CustomerService)部门,如果没意外的话都会听到以下的电话录音,Allofourrepresentitivesarecurrentlybusyservingtheircustomers.Yourcallwillbeansweredinapproximate5minutes(我们所有的客服人员都在忙着服务他们的顾客,请等五分钟後,就会有人接听你的电话),然後十分钟过去了,Pleasecontinuetohold,yourcallisveryimportanttous.(请继续等候,你的来电对我们非常重要).所以大家要知道,老美基本上对这种无止境的等待是深恶痛绝的.所以要记得,如果人家打电话来,千万不要因为听不懂就说,Holdon,然後就跑去求救兵,这对打电话来的人是十分不礼貌的.如果万不得已一定要请他稍候,我们要客气一点地说,Wouldyoumindholdingforoneminute?所以记得要给对方一个明确的时间,例如onesecond或是fiveminites不要让对方无止境地等下去.但是如果一分钟到了你还没忙完,则最好再说一次,Sorry,Iamstillonthephone.Couldyouholdforanotherminute?(对不起,我还在讲电话,能不能再请你稍候一分钟.)5.He'soutforlunch.Wouldyouliketotryagainanhourlater?他出去吃午餐了,你要不要一小时後再打来?受到中文的影响,许多人要讲某人「出去」吃午餐了常会说成,Hewentoutforlunch.其实这个went是多余的,通常老美只讲beoutforsomething就行了.如果要再简化一点,单说,Heisonlunch.或是Heison(lunch)break.(他正在休息时间.)这样子也可以.如果别人要找的人不在,通常我们有二种选择,第一种是请别人晚点再打来,除了像例句用tryagain/callagain之外,我们也可以用callback/tryback这样的讲法.例如你可以建议别人,Whydon'tyoucallbackin30minutes?(你何不30分钟後再打来呢?)第二种选择就是请对方留言,客气一点的讲法是,MayItakeyourmessage?或是Wouldyouliketoleaveamessage?(你想留言吗?)6.Sheisnotherebutyoucancallhermachine.她不在这里,但是你可以打她的电话答录机.老美管电话答录机叫answeringmachine或是也有少数人叫answermachine.但是在一般的对话中常常简称machine.例如Youcancallhermachine.就是说,你可以打她的电话答录机留言.或是你打电话给某人,但你想他很可能不在,这时你就可以说,I'mexpectingamachine.(我想会是电话答录机接的电话.)如果是Iwanttocheckonmymachine.则是说我要检查电话答录机里的留言.记得喔!通常人家讲someone'smachine时百分之九十九都是指电话答录机而言,你可别傻傻地问人,Answeringmachine?像六人行(Friends)里有一集Chandler说,Igothermachine.结果Joey还呆呆地问他,Heransweringmachine?Chandler就讽刺Joey的无知说,No.interestinglyenough,herleafblower(machine)pickedupthephone.(很有趣喔,不是电话答录机喔!而是她的吹落叶机接的电话.)注:美国的萿叶都不是用扫的,而是用吹的,很神奇吧?而leafblower就是那种背在身上拿来吹落叶的机器啦!7.I'minterestedinyourCRMsoftware.Canyougivemeanquote?我对你们的客户关系管理软体有兴趣,能跟我报个价吗?之前讲的都是别人打电话进来要怎麽回答,现在要讲的是如果你打电话给别的公司要怎麽讲.通常你会打电话给别的公司不外乎以下几种状况:询价,下订单,追踪订单,应徵工作,推销产品等等.首先谈到询价.如果只是要请对方大略地估个价钱,你可以说,Canyougivemeaquote?或Canyougivemeanestimate?但是提醒大家,这个quote发/kwot/的音,记得要特别强调那个/wo/的音,不然老美会以为你在说coat/kot/或是court/kort/这个字.这种情况就发生在我身上不只一次,有一次拿车去修车厂估价,我跟技工说,Canyougivemeaquote?他却回答我,Youneedacoat?扯了半天他才搞懂,後来我才知道原来自己quote的音发错了.所以最好的办法就是用estimate,这个字是绝对不会发错的.另外,estimate和quote也可以指「报价单」而言,例如你可以要求别人,CanyousendmeasamplewithanestimateASAP?(能不能请你尽快送一份样品和报价单给我?)8.I'dliketoplaceanorderforaDL-1100colorprinter.我想要下一份DL-1100彩色印表机的订单.以前每次为了买东西而打电话给人家,我都直接说,Iwanttobuythis,Iwanttobuythat.当然啦!要买东西的人最大,不管你说什麽别人都一定会想办法把东西卖给你的.只是你如果直接说buy听来比较像是日常生活在说的对话.如果像是公司要采购商品时,最好正式一点用order,或是更完整一些说placeanorderfor,例如Iwanttoorderacolorprinter.或是,Iwanttoplaceanorderforacolorprinter.都是不错的用法.9.I'mcallingtocheckmyorderstatus.我打电话来查看我订单的状况.以前我因为不知道checkorderstatus这个用法,常拉拉杂杂讲了一堆才能表达我的意思.例如我可能会说,Iorderedsomethingyesterday.Canyoucheckifyou'veshippeditornot.这句话听起来是不是蛮笨的?後来我暗中观察,同样的情况原来老美居然都简简单单地说Iwanttocheckmyorderstatus.或是Iwanttotrackmyorderstatus.就能完整地表达这句话的意思,真是太神奇了.这让我想到有一次在机场也是,我想问柜台小姐我的朋友倒底坐哪一班飞机,那班飞机有没有慢分,他大概几点会到,当我好不容易讲完这麽长一串时,柜台小姐居然只回了我一句,Youwannacheckpassengerstatus?差点没昏到,原来我只要用checkpassengerstatus就行了喔?10.IwasreferredtoyoubyMr.Gordon.我是Gordon先生介绍我来的.打电话到别人公司如果是有求於人的话,例如要去应徵啦或是推销东西啦,最好能先攀点关系啦!例如最常用的招数,我是某某人介绍来的,就是Iwasreferredtoyoubysomeone.(注意,介绍在这里用refer而不是用introduce.)还有呢?如果你今天拿到了该公司的折价卷,则最好也是开宗明义地说,Igotyournumberfromacoupon,whichsaysyourproductis50%offtoday.(我是根据你们折价卷上的号码打过来的,它上面写着今天产品五折优待.)这样子让他想赖都赖不掉.总之呢?先表明自已是怎麽搭上这条线的,这样子别人才不会有突兀的感觉啦.全文完！广州英语同声传译公司