文件表格控制程序

文件表格控制程序1、目的对文件进行控制，确保各有关场所及时得到和使用有效版本的文件。2、适用范围适用于与食品安全、质量、环境管理体系有关的文件的控制。3、职责3.1总经理负责手册和程序文件的批准、发布。3.2管理者代表（兼食品安全小组组长）负责手册和程序文件审核，负责组织有关人员对现有文件进行评审。3.3文控中心负责所有受控文件的发放、回收、销毁及原稿的保存。3.4各部门相关文件的编制和使用保管，部门负责相关文件的批准。4、工作程序4.1新文件的编号4.1.1管理者代表根据《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》对手册、程序文件进行编号。4.1.2其他文件，由文件编制者从部门文件管理员处取得文件号（文件取号参照《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》）。4.1.3取号时应填写“文件取号登记表”记录文件名及文件号。4.2文件的编写4.2.1手册和程序文件由管理者代表组织编写。4.2.2食品开发部负责编制技术文件，包括技术标准、采购规范、工艺文件。4.2.3食品安全小组负责编制PRP，OPRP，HACCP计划，其他管理文件、作业指导书由相关部门组织编写。4.2.4同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容格式不作统一要求。4.3文件的审批4.3.1手册、程序文件由管理者代表审核、总经理批准；PRP，OPRP，HACCP计划由食品安全小组中指定的成员审核，食品安全小组组长批准。4.3.2技术文件由食品开发部主管工程师审核，经理批准。4.3.3检验规程由品管部经理负责审核、批准。4.3.4其他部门级管理文件、作业指导书由相关部门负责人负责审核、批准。4.3.5公司级管理文件由总经理批准。4.3.6文件在送审的同时需填“文件分发清单”以确定分发部门，并由此文件的审批人负责审批“文件分发清单”。4.4文件的发放4.4.1受控文件原稿在提交给文控中心前，送交人应对文件进行以下确认：a)是否进行有效的批准？b)可不是、文件号、版本号、页数是否完整？如有不完整的情况时，退回编写人进行修正。受控文件的范围见《受控文件的范围规定》。4.4.2将文件连同“文件分发清单”提交文控中心，文控中心将收到的文件原稿做好编目登记，填写“文件归档编止清单”。4.4.3文控中心文件管理员根据“文件分发清单”的总份数进行复印，在复印文件上加盖“受控文件”印章。4.4.4文控中心文件管理员把文件分发给有关部门，并要求文件领用人在“受控文件分发回收记录”上签收。4.4.5受控文件的原稿存放在文控中心指定位置。4.4.6当需使用文件的人员未放你一马文件时，不得随意借用其他人的文件，应填写“文件领用申请表”，经部门负责人及管理者代表批准后，到文控中心办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件，一经发现，由文控中心收回，并追究其责任。4.4.7当文件使用人将文件丢失后，应填写“文件领用申请表”申请补发（应在“文件领用申请表”中做出丢失原因的说明）。文控中心在补发文件时应给予新的分发号，并在“受控文件分发回收记录”是注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分民号通知各部门，防止误用。4.5文件的以旧换新4.5.1结于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到文控中心换取新文件。4.5.2以旧换新的文件，文控中心文件管理员要在“受控文件分发回收记录”上做好登记，并注明原因。新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。4.6文件的更改4.6.1文件需更改时，应填写“文件更改通知单”说明更改原因。4.6.2“文件更改通知单”及更改后文件的审批应由原审批部门进行。4.6.3文件更改批准后，由相关部门负责人实施更改。更改后的文件连同“文件更改通知单”交文控中心。文控中心文件管理员按“受控文件分发回收记录”的名单发放修改后的文件及“文件更改通知单”，同时回收作废的旧文件。文件更改完成之前，可先发“文件更改通知单”。4.7文件的换版文件经多次更改（修改状态从0到9时）或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。4.8文件的作废作废的文件由文控中心文件管理员按“受控文件分发回收记录”收回并记录。作废文件原稿加盖红色“保留之作废文件”印章后保存于文控中心，不作销毁。其余作废由文控中心统一销毁。4.9文件的管理4.9.1文件应有序地存放以便于存取和查阅。4.9.2不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。4.9.3公司运作方式以及外部法律、法规及变更时，应及时更改相应文件。4.9.4借阅文件时，应经文件所在部门负责人批准。借阅者应在指定日期归还文件。到期不归还，由文件所在部门负责收回（借阅时需填写“文件借阅登记表”）。4.9.5文控中心负责在每次内部审核前全面检查各类在用文件有效性，发现问题及时处理。4.10外来文件的控制4.10.1作为开发、采购、生产检验等依据的各类外来文件（包括法律法规），由相关部门经理进行审查。审查批准后交由文控中心登记、编号、发放。发放时加盖“外来文件”印章。4.10.2文控中心保存外来文件原稿，借阅时需填写“文件借阅登记表”。4.10.3为个来文件的有效性，各部门经理应与有关主管部门的联系，并在每年的管理评审前，由管理者代表组织各部门经理对外部文件的有效性进行审查。4.10.4法律法规等外来文件的进一步控制，详见《法律法规与其他要求控制程序》。4.11发外文件的控制4.11.1发外文件必须由管理者代表批准后方可发外（采购部发给供应商的文件除外）。4.11.2提供给供应商和认证机构的受控文件（如提供给外协厂的抚摩规范、提供给认证机构的管理手册等），提供部门应做好发放登记（填写“文件外发记录”）及更改、作废的记录。4.11.3提供给客户的文件，不加盖受控印章，不做更改（换）控制，但需做好发放记录。4.12文件的评审每年管理评审前或根据需要适时对使用中的文件进行评审（评审时应填写“文件评审表”），必要时予以修订。5、支持性文件5.1《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》5.2《受控文件的范围规定》5.3《技术文件编号规则》5.4《法律法规与其他要求控制程序》6、记录6.1文件取号登记表6.2文件分发清单6.3文件归档编目清单6.4受控文件分发回收记录6.5文件领用申请表6.6文件更改通知单6.7文件评审表6.8文件借阅登记表6.9文件外发记录编制/日期：____________审核/日期：____________批准/日期：____________文件归档编目清单文件类别：NO.___________序号文件号文件版本文件名入库时间归档位置归档人备注注：必要时每半年更新一次。SQE/COP01-03-A受控文件分发回收记录文件名：NO._____________序号发往部门版号分发编号发放记录回收记录备注分发日期发放人收领人签回日期SQE/COP01-04-A文件更改通知单NO.___________文件编号：文件名：更改实施日期：年月日共页第页修改原因：修改条款（页、行）修改内容版序变化修改前修改后修改前修改后需同时更改的文件：文件编号版序变化（x版→x版）___________________________________________________________________________________________________________________________编制：审核：批准：SQE/COP01-06-A文件评审表评审类别：文件的年审（）其他审查（）NO.__________文件编号/名称版本号审查结论不需修改（）需修改（）无效版本（）不需修改（）需修改（）无效版本（）不需修改（）需修改（）无效版本（）不需修改（）需修改（）无效版本（）审查日期：_______________审查人：_________________SQE/COP01-07-A文件借阅登记表NO.____________文件号文件版本文件名借出归还备注借阅人借阅日期约定归还日期借出经办人实际归还日期归还经办人SQE/COP01-08-A文件外发记录外单位名称：传真：电话:联络人：NO._____________序号文件号文件名称版本分发编号发出回收备注发送日期页数经手人回收日期回收方式经手人SQE/COP01-09-A二、记录控制程序1、目的规范记录的管理，客观、真实、准确地反映食品安全、质量、环境活动和食品安全、质量环境管理体系的有效运行，为活动的可追溯性经及采取改进、纠正和预防措施提供依据。2、适用范围本程序文件适用于与食品安全、质量、环境管理体系有关的所有记录。3、职责3.1公司各级负责人负责相关记录的编制、处理的审批。3.2各部门负责相关记录的编制、填写、收集、保存、归档、移交、处理。3.3管理者代表（食品安全小组组长）负责监督、审查记录控制的实施情况。3.4记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。4、工作程序4.1记录的范和形式4.1.1记录是记载所实施的食品安全、质量、环境活动或取得成果的客观证据。记录既包括了本单位产生的内部记录，也包括接收的外部记录。4.1.2记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。4.2记录样式的和审批4.2.1各部门根据工作需要，可自行编制记录样式的草案。编制时，应按《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》给记录样式惟一的编码。4.2.2新编制的记录样式，需经部门负责人/公司主管领导审批。（可与文件一同审批。单独审批时，采取在背面签名的方式进行。）4.3记录样式的发放与更改4.3.1按《文件控制程序》的规定做好记录样式的发放与管理。4.3.2文控中心应编制在用记录样式目录——“记录汇总表”，分发各部门，以便各部门使用。4.3.3记录样式的更改，需经部门负责人/公司主管领导的批准。记录样式更改进，应给予新的版号。发放更改后的记录样式时，应收回旧样式。4.4记录的管理4.4.1填写要求记录的字迹应清晰、真实，并按要求正确填写，且不应随意涂改。如有错误，应用划线的方式进行更正，并签名，必要时注明日期。4.4.2收集、归档○1食品安全、质量、环境活动的开展均伴随有记录的产生，每一项活动结束后，该项活动的负责人应将该项记录整理杨文交予相关部门。各部门由专人负责收集有关记录。○2各部门专门负责记录管理的人员，根据需要复制规定份数发至有关部门，分发时应要求收件人在背后签字（必要时）。原件则进行分类、装订后归档。4.4.3查阅、借阅○1已归档的记录，借阅时应填写“文件借阅登记表”。○2经相关部门负责人同意，可查阅其记录。○3所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/人员。4.4.4记录的标识、贮存和保护○1记录按类别装订成册（至少一年装订一次），做好名称、部门、时间标识，保存在适当的档案柜（箱）中便于查阅，并注意做好防虫鼠、防潮等工作以防止记录的损坏、变质和丢失。○2采用其他媒介的记录，也应有相应的贮存条件，如软盘，应注意防潮、防压、防磁，以免贮存内容丢失。必要时，可复制备份。4.5外来记录的控制4.5.1相关方投诉、建议，以及相关方食品安全、质量、环境不符合记录，由对应部门向品管部移交。由品管部予以管理。4.5.2其他相关方的记录由对应部门保存。4.6记录的保存期记录的保存期按《记录目录及其保存期》的规定执行。没有特别规定的，保存期为一年。4.7记录的处理4.7.1已超过保管期或无查考价值的记录，可剔除处理。4.7.2记录的处理方式为销毁。4.7.3需销毁的记录，由其管理员填写“文件销毁清单”，经部门负责人审批后，文件管理员负责销毁。5、支持性文件5.1《文件控制程序》5.2《文件编号、版本变更、部门代码、文件分发编号管理规定》5.3《记录目录及其保存期》6、记录6.1记录汇总表6.2文件借阅登记表6.3文件销毁申请