货运和运输工具保安程序

货运和运输工具保安程序修订日期修订单号修订内容摘要页次版次修订审核批准2011/03/30/系统文件新制定4A/0///批准：审核：编制：货运和运输工具保安程序1.目的加强对货物运输的安全控制，避免运输途中货物的丢失，调包，或被不法分子，恐怖组织利用制造恐怖事件，确保货物及时，安全结关。2.适用范围适用于货物的运输安全。3.工作职责相关指定代表负责货物运输安全4.工作程序一）、付运文件资料的准备和处理程序1、如何确保证付运前2天将文件传送给货运公司：1)PMC按照客户之交货期跟进生产工厂的进度.在规定交货期前3天，如果尚未收到有关付运的资料，则报关员应与客户联络了解有关货运公司、走货船期、船公司、货柜等。2)在与客户商定好有关产品之付运数量、付运期限确认后，报关员就应发出付运产品之资料Booking传送给货运公司（FAX或专递等方式）。3)在走货前2天，报关员一般会收到船公司的一份Booking资料，依此做好出货前的资料ShipmentNote给货仓成品负责人备货，在出货当天报关员应根据实际装运成品开出货物出口单给货仓转交货车司机互相签署，然后签署“放行条”及出货单放车出厂。2、如何确保收到足够的信息资料（查PO以及与客户联络）：为了能够准时、准确地交货给客户，做好出货前的准备工作非常重要，为此，统筹出货的部门－－资材部与报关员需要按照客户的走货期，提前做好出货文件资料的准备和跟进生产工场的进度。为了能够收到足够的出货信息资料，业务需要根据客户之PO或与客户沟通联络，以便报关员提前准备好有关货物通关单及出口清单、出口备案合同等，收到Booking资料在走货前2天，资料仍不齐全，则立即需要联络客户、有关部门跟进完成。3、如何验证按期付运货物的程序由资材部PMC根据客户之PO、SI等资料跟进生产工厂之生产落货进度是否符合客户走货期，然后与报关员联络预定车辆/货柜。货物有否按期付运主要依据ShipmentNote上之走货时间与客户之走货期相比较而得出。ShipmentNote上应详细填写付运资料，如车辆号码、走货时间、货物名称、数量、箱数、客方ITEMNO、PONO、司机装货后签名确认等）。二）、如何在付运方面发现、报告和纠正错误文件资料的处理程序1、在进入付运工作的过程中，如果发现进出口清单、备案合同、货物出口通关单与实际装运之货物不符，或文件资料有错误等，需要及时更改有关资料，例如重量/数量错误，则需重新填/更改填报出口清单及重新办理通关单等。2、正常情况下，资材部或报关员收到客方资料ShipmentPlan或ShippingOrder，为确保出口资料正确无误，如属新货，报关员需通知货仓先取一箱成品过磅，复测总重量是否跟出口集中报关清单资料相符，如有不符，不可放车离厂，须立即通知报关员复核是否需要更改资料。3、货仓收到ShipmentNote及出口清单（即出口集中报关货物申报单）后，在走货前，出货人员必须核对实货与ShipmentNote资料是否一致，并核对实货与成品检验数量是否一致，如有不符，立即联络PMC/报关员/品检QA等有关人员查询，否则不可安排装柜，直至复查OK后方可进行装柜。4、经货仓复核及于ShipmentNote填写上有关车辆资料并签署后，报关据此开出《发票》给厂长或总经理批准后，传送给客户、会计，保存底备案。三）、接收和处理来料/货物的程序1、接收来料之运作是：首先根据供应商之送货单核对本厂PO，然后点数、秤重，打印GRN作待验，由品检人员检验、标识，合格后转合格品仓，并按检验状态和货物类别储存在适当仓位。2、不符合PO（例如超PO、无PO）的不收，待验、合格、不合格的货物会按检验状态和类别隔离摆放在不同区域等待处理。3、一些高度危险的物品（例如易燃易爆的化学溶剂等）会专门储存在危险品仓，非经授权人员批准是不能接近和进入危险品仓。四）、如何跟踪厂内厂外（付运成品）货物的流转程序1、厂内货物流转的跟踪：厂内货物的流转主要在各仓、工场、组别之间流转，凡是进出都会有相应的发货单或领料单或成品转运单支持和跟随以及电脑记录，各种单据存放到各部门资料柜，存放期限为一年。1)为了能够识别货物，公司建立了独特的编号系统（PartNumberSystem）对于不同工序、不同类别的制品都会有独特的物科/产品编号，而每一批物料/产品都会有自身之状态标识，如注明物品名称、编号、数量、日期等，如属于成品，则有成品检验报告并注明该批成品的DateCode等资料。2)为了能够清楚反映每一笔货物的进出去向和结存，工厂已设立电脑系统去输入和记录每一笔货物的进出情况：包括供应商名称、货物进由日期、货物名称、编号、数量等；同时，每一部货车的到厂和出厂的时间也都有司机的签署。3)货物在厂内流动迁移会有领料单、发料单的支持和跟随，单据上之资料和内容（例如：名称、编号、数量等）会与货物上的标识互相一致。即使是各工序/各组别之间的迁移流动，也会有内部发货/领料单做支持和追踪。4)如果发货给外发厂，货仓部会根据委外加工电脑记录的资料开出外发单备料，再转开送货单给外发厂签收，这些单据上的资料和内容也需要与货物上的标识相一致。5)为了如实反映存货的状态，每一笔货物的收发都需要在当天内输入电脑。所有发生的生产、检验、收发记录都需要当天完成入数。各部门/各分仓每个月都会做一份月结，以反映本部门/本仓位的存货情况。同时，电脑记录上可以即时查阅已入数的物料/制品的收发、结存数目、流转部门/仓位等。6)各部门可以通过电脑系统即时查看货物的帐存数；同时，PMC每周安排人员去抽查各分仓盘点后打印的周结报表帐存数的准确性，并通过每周、每月的收发盘存和定期实际盘点去反映存货的短缺和盈余，然后根据实际情况向公司报告和申请帐存数的盈亏调整。7)库存成品都会张贴成品检验状态标识，明确客户名称、产品名称/编号、订单、数量以及QC检验的结果等。当安排装运成品上货柜时，载货单和付运清单上都会有相应的资料/内容去界定和报告所需付运成品的资料，以便货仓核实付运资料和付运成品是否一致。如果是成品出货，则按成品验货、入仓、走货及货物搬运程序相关规定执行。8)根据物料/产品的状态标识以及跟随转移的单据、帐册记录，可以跟踪货物的流转。如果客户还需要更详细的跟踪，则会编制个别具体的追踪工作指示去作为货物追踪的操作指引。2、如何跟踪成品/物料的付运1)每批成品付运会有ShipmentNote和出口清单等资料记载ShipmentNote上会写上货柜车的车牌号码、货柜号码等资料，以及要求司机签署。根据ShipmentNote可以追踪付运成品的去向。2)每批物料/制品向外发货前，货仓都会依S/O记录，货仓会据此开出“外发单”从相应的分仓提货，然后开出“送货单”交收货方签署盖章。送货单等单据上都注明所发的物料/制品的详细资料（如名称、编号、数量、日期、收货方等）。根据S/O、PO、送货单等资料，可以追踪物料的去向。