质量环境程序文件

1.目的为对质量、环境管理体系文件进行控制，保证对质量、环境管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用相应的有效版本，制定本程序。2.范围公司质量、环境体系规定的文件是指：A.质量、环境管理体系文件，包含质量环境手册、质量环境程序、过程的有效运行和控制所需要的文件。B.适用法律、法规、国家标准和行业标准。C.技术文件，包含：产品（工艺）技术要求及标准，质量、环境计划。D.顾客提供的技术资料。本程序适用于以上质量、环境文件的控制。3.职责3.1办公室负责质量、环境体系文件的发放、更改、控制和有关法律法规文件的登记转发。3.2技术部负责编制工艺规程、企业标准等技术、检验文件和顾客提供的技术资料的审核。3.3各职能部门负责本部门文件和资料的编制、更改和保存。4.工作程序4.1文件和资料的编写、批准和发布。4.1.1质量、环境手册由管理者代表组织编写，程序文件由相应的职能部门分别负责编制，副总经理审核，总经理批准，明确发布日期和实施日期。4.1.2技术文件由技术部负责编写，主管副总经理批准发布。4.1.3其它质量、环境文件由各职能部门负责编制，部门负责人审核，管理者代表批准发布。4.1.4外来文件，属顾客提供的图纸由技术部编目，列入企业受控文件清单。4.2文件和资料的发放4.2.1文件资料分为受控文件和非受控文件两种。受控文件加盖“受控”印章并注明分发号；非受控文件只进行编号。4.2.2文件和资料的发放由办公室负责填写“文件发放登记”后按文件所规定的发放范围实施发放，发放视发放场所确定受控状态，以确保在对质量、环境体系运行起重要作用的各个场所都能得到相应文件的有效版本。文件的作废回收登记在“文件发放回收登记”中。4.2.3各职能部门做好各自文件的发放记录。4.2.4文件、资料和软件的持有者应妥善保管，不得转借、外传、拷贝及私自复印。因损坏不能使用或丢失和工作需要补发文件的，按4.2.2条规定执行。因工作调动，领用文件人不再使用的文件应交回原发放部门，办理回收手续。文件控制程序上海XXXX有限公司编号：KY/CX-4.2.3-B/1页次1/3文件控制程序上海XXXX有限公司编号：KY/CX-4.2.3-B/1页次2/34.3文件的更改4.3.1文件的更改由提出部门填写“文件更改通知单”经原文件审批人同意后，原制订部门（人）进行，若指定其他部门（人）修订，该部门（人）应获得原审批所依据的有关背景资料。4.3.2更改后的文件审批也应由原审批人审批，若指定其他人审批，该审批人应获得原审批所依据的有关背景资料。4.3.3经审批后的更改文件由发放部门做好文件更改记录。4.3.4更改后的文件发放、保管和记录按前4.2进行。4.3.5更改后的文件明确应填写文件更改通知，说明更改原因，注明更改日期，说明更改内容，何时生效。技术文件的更改必须对在制品做出必要的说明。4.4失效和作废文件的处置4.4.1办公室及时回收失效和作废文件，并做好失效和作废标识，回收登记在“文件发放回收登记”，文件印上“失效”或“作废”字样，以防止误用。4.4.2失效和作废文件一般予以销毁，销毁前填写“文件销毁申请”，经管理者代表批准方可销毁。需留档做资料的失效和作废文件负责作好“保留作废文件目录”记录。4.5文件编号:4.5.1文件和资料包括：a）质量环境手册、质量环境体系程序文件和企业标准；b）技术文件和资料包括光盘、软件、质量、环境控制计划；c）用户提供的图样和标准；d）国家标准和行业标准。4.5.2管理文件和资料的编号:质量环境手册KY/QEM公司代号质量环境手册代号程序文件KY/CX-XX-A/0公司代号程序文件代号对应标准号文件版本号/修订状态三级文件KY/XX-XX公司代号文件代号文件顺序号三级文件代号:1)SG：管理制度(如岗位职责、奖惩条例、各种管理制度、规范或办法等)；2)CG：设备操作规程;3)MD：其它质量、环境文件;文件控制程序上海XXXX有限公司编号：KY/CX-4.2.3-B/1页次3/34)RB：记录表单;5)产品作业指导书文件的编号:a)设计文件KY/产品型号/图号b)设计文件通知单KY/产品型号/JT-XXXc)设计文件更改单KY/产品型号/JG-XXXd)工艺文件KY/产品型号/图号+工艺特征号e)工艺文件通知单KY/产品型号/ET-XXXf)工艺文件更改单KY/产品型号/EG-XXXg)技术协议书KY/产品型号/JX-XXXh)质量、环境标准KY/产品型号/ZB-XXXi)质量、环境标准更改单KY/产品型号/BG-XXX记录编号：KY/RB-XXX（序号）-A（版本）4.6文件和资料的管理4.6.1文件和资料经批准后,原版文件交资料室保存。4.6.2需临时借阅文件的人员需经办公室主管同意后方可借阅，原版文件一律不外借。4.6.3外来文件的控制4.6.3.1外来文件包括国家标准、行业标准、用户提供的图样和标准。4.6.3.2外来文件由办公室统一登记在“外来文件资料归档登记”中,技术文件经技术部门审定适用后发放，管理文件经有关的主管副总经理审核适用后，办公室登记发放。4.6.3.3外来文件由技术部根据需要转化为本公司的技术文件,并按需要发放至职能部门.原版文件归档保存。4.6.3.4发到供方的受控文件由资料员登记,供应部负责文件的传递及文件的更改。4.6.3.5文件和资料由主管部门负责存档.5.相关文件无6.记录6.1KY/RB-001《文件发放回收登记》6.2KY/RB-002《外来文件资料归档登记》6.3KY/RB-003《文件更改通知单》6.4KY/RB-004《文件销毁申请单》记录控制程序上海XXXX有限公司编号：KY/CX-4.2.4-B/1页次1/11.目的对记录进行控制和管理，证实本公司产品质量、环境符合规定要求和为质量、环境体系运行的有效性提供客观证据。2.范围本程序适用于对本公司的记录以及顾客和供方的有关记录的控制。3.职责3.1质环部负责质量环境记录的检查和管理。3.2各部门负责本部门职责范围内的记录填写、收集、保管。3.3办公室负责长期保存记录的归档和超过保存期记录的销毁。4.工作程序4.1记录格式的编制4.1.1有关职能部门根据开展质量、环境活动实际需求制作记录，由质环部负责记录表式和质量、环境检验报告以及质量、环境统计报表的设计，制定记录规范和要求，制定质量、环境检验和统计时机，负责记录的管理。管理者代表负责表式的审批，由办公室按《文件控制程序》的规定进行编号。4.1.2记录包括各类表格、图表、记录和报告等。4.2记录的填写4.2.1各部门具体执行人员及时填写记录，字迹清楚、准确、整洁、完整。4.2.2记录不得随意改动，若因笔误需更改，修改后须由修改者加盖修改章。4.3记录的收集4.3.1办公室统一编制本公司“记录清单”，明确记录要求以进行记录控制。4.3.2各部门负责按本公司“记录清单”规定和实际使用情况收集。4.3.3记录收集后要按月、年定期整理，必要时加封面装订成册，以便于检索、查验。4.4记录的保存和归档4.4.1记录的保存期和保存部门按“记录清单”规定。超过保存期的记录，移交办公室统一销毁，并填写“文件销毁申请单”。4.5记录的检查质环部应对各部门使用的记录进行检查，发现问题及时纠正。5.相关文件5.1KY/CX-4.2.3-B/1《文件控制程序》6.记录6.1KY/RB-005《记录清单》管理体系策划程序上海XXXX有限公司编号：KY/CX-5.4-B/1页次1/21.目的对实现公司的质量、环境目标所需的质量、环境管理体系的过程加以识别并做明确的规定和控制。2.范围适用于对确保实现质量、环境目标、质量、环境管理体系要求的过程策划、资源配备的策划及持续改进。3.职责3.1总经理根据组织的质量、环境目标，配置必要的资源，负责批准有关部门编制的质量、环境策划输出文件。3.2主管副总经理根据质量、环境目标，负责对分管范围内为实现质量、环境目标的策划3.3管理者代表负责质量、环境体系策划。3.4各部门负责本部门管理策划，编写相应的策划文件，并对实施情况进行监督检查。4.工作程序4.1质量、环境目标4.1.1为实现公司的质量、环境方针，确定公司总的质量、环境目标并分解到各部门。4.1.2与质量、环境有关的各部门应根据公司总目标进行分解，转化为本部门具体的工作目标，为保证目标的顺利完成，制订部门实施细则。4.2进行质量、环境管理体系策划的时机公司下列情况下需要进行质量、环境策划：a）按照质量、环境管理标准建立、改进质量、环境管理体系；b）公司的质量、环境方针、质量、环境目标、组织机构发生重大变化；c）公司的资源配置、市场情况发生重大变化；d）现有体系文件未能涵盖的特殊事项。（针对具体的产品、项目或合同的质量、环境策划执行《产品实现的策划程序》）。4.3质量、环境管理体系策划的内容a）需达到的质量、环境目标及相应的质量、环境管理过程，确定过程的输入、输出及活动。b）为实现质量、环境目标所需建立的过程的资源配置。c）对实现总体质量、环境目标和阶段或局部的质量、环境目标进行定期评审的规定，重点应评审过程和活动的改进。d）根据评审结果寻求与质量、环境目标的差距，确保持续改进，提高质量、环境管理体系的有效性和效率。e）策划的结果（包括变更）应形成文件，如质量、环境管理方案、质量、环境计划等。4.4质量、环境策划输出文件的编制原则管理体系策划程序上海XXXX有限公司编号：KY/CX-5.4-B/1页次2/2a）应参照质量、环境手册的有关内容，应符合质量、环境方针、目标，并与产品实现过程的策划及其它质量、环境体系文件的内容协调一致；b）已有的质量、环境文件中的内容可被引用，并根据特殊的要求增加新的内容。4.5质量、环境策划的实施、监督检查和更改4.5.1各部门在执行中应按照质量、环境策划规定的内容、进度、要求进行控制，并将执行情况、存在的问题等及时反馈到质环部。4.5.2质环部对质量、环境策划实施情况进行检查和验证，并填写“质量、环境策划实施情况检查表”报告总经理。4.5.3质量、环境策划的更改a）质量、环境策划输出文件的更改应在受控状态下进行，由更改部门填写“文件更改申请”，经管理者代表批准后进行更改，按《文件控制程序》执行。b）在更改期间保持质量、环境管理体系的完整运行，例如组织机构的调整应对职责做出相应的更改，以确保体系正常运作。4.5.4质量、环境策划所形成的相关文件，由质环部负责存档保存。5.相关文件5.1KY/CX-4.2.3-B/1《文件控制程序》5.2KY/CX-7.1-B/1《产品实现策划程序》6.记录6.1KY/RB-006《质量、环境策划实施情况检查表》管理评审程序上海XXXX有限公司编号：KY/CX-5.6-B/1页次1/21.目的通过公司总经理定期对公司质量、环境体系进行评审，确保公司质量、环境管理体系持续的适宜性和有效性，以满足国家标准要求，实现本公司的质量、环境方针和质量、环境目标，制定本程序。2.范围本程序适用于对公司质量、环境管理体系的运行状况以及质量、环境管理体系对实现质量、环境方针和质量、环境目标的适合程度进行综合评价。3.职责3.1总经理主持、组织管理评审活动，且对管理评审报告审定批准。3.2管理者代表负责向总经理报告质量、环境管理体系运行的情况，组织管理评审计划的制定及审批后的执行；组织管理评审报告的编制和纠正、预防措施的跟踪验证。3.3办公室协助管理者代表做好上述的具体事务，并进行记录。3.4各相关部门负责准备和提供与本部门工作有关的评审所需资料，并负责实施管理评审中提出的相关纠正和预防措施、质量、环境改进措施。4.工作程序4.1管理评审时间安排4.1.1管理评审工作由总经理提出，原则上每年进行一次，但时间间隔不能超过12个月。4.1.2当遇到下列情况之一时，总经理可提出随时进行评审。a)公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；b)发生重大质量、环境事故或顾客关于质量、环境有严重投诉或投诉连续发生时；c)当法律、法规、标准及其他要求有变化时；d)市场需求发生重大变化时