科委科协档案管理制度汇编

科委科协档案管理制度汇编科委（科协）档案查（借）阅制度一、查（借）阅档案资料须填写《科委档案查（借）阅审批表》（见附件），查阅档案须经科室长、分管领导审批。二、查阅档案主体为本单位在编在岗人员，不接受外单位人员查阅档案。查阅档案资料者应及时将利用效果反馈档案室，以便于探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。三、查阅档案，只限于在阅档室进行，未经批准，不得将案卷带出本单位。四、查阅档案应统一抄录在A4纸上，不准随意摘抄在笔记本上；如需复印（部分或全部）应事先在审批表中说明，按复印有关要求办理。五、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，查阅时严禁吸烟，吃食物。六、严守党和国家机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。七、原则上档案不得外借，如有特殊需要，需经主要领导审批同意。档案外借应在规定时间内归还，外借档案时间一般不超过半个月。附件：《科委档案查（借）阅审批表》科委档案查（借）阅审批表申请时间：申请人科室借阅内容、文号等详细信息借阅用途是否需要摘录或复印科室长审批分管领导审批主管领导审批（外借需主要领导审批）归还日期经手人档案库房管理制度库房应严格注意防火、防盗、防潮、防光、防虫、防尘、防霉、防高温、防有害生物、气体和防污染实施情况，并根据薄弱环节，制定预防措施和设置必要的设备。每日记载库房内温湿度，并根据条件及时调节库房温湿度（档案库房温湿度要求：温度14℃—24℃，相对湿度45—60%）。库房内应经常保持清洁，做到窗明、门洁、地净，箱柜无灰尘。档案柜内应及时放入和更换防虫药物。库房门窗必须紧闭，下班前认真检查，确保库房安全。库内档案应分类存放，箱、柜、架必须摆放整齐，并编上箱号，严禁在库内存放个人物品或堆放杂物，严禁烟火。库房钥匙应专人保管，非本室人员严禁入内。档案归档制度一、归档范围凡记载、反映本单位主要职能工作（活动）情况，具有查考利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同內容、不同形式载体的各种类型材料。必须按照本单位所制定的《归档范围及保管期限表》进行整理归档保存。二、归档时间和要求本单位工作人员在每项工作（活动）结束后，应将在该项工作（活动）中形成的具有保存价值的材料及时收集整理移交本单位档案室，由档案人员负责归档，一般于每年6月底，全面完成上年度档案的归档任务，当年会计档案在会计年度终了后，可暂由财会部门保管一年。期满后，原则上由财会部门编造清册移交档案室。三、案卷质量材料收集齐全，书写材料字迹符合保存要求；分类组卷合理正确；文件排列系统有序；保管期限划分确切；案卷装订整齐结实；封面标题简明清晰；符合三要素；三率（归档率、完整率、准确率）检查符合标准；查考利用简便有效。文书工作制度文书处理是本单位工作中的一项基础性管理工作，为使文书处理做到及时、准确、安全、保密，根据本单位的实际情况，特拟订以下制度：一、文书的阅办、保密与用印1．本单位由专人负责文书管理。不论外单位来文或本单位产生的文件，由其统一管理。如该同志因事离单位一周以上，由办公室负责同志临时指定一名同志兼管文书工作；2．负责文书管理工作的同志收到文书后应及时拆看登记，附上办文单或传阅单，送交领导阅示。凡需有关同志阅办的文件，应及时传递；3．拟写公文要按照规定格式，一律使用钢笔或毛笔。字迹要清晰，文句要简练。以本单位名义发的文件，必须经本单位领导审核、签发。4．公文在誉印和发出前，都要认真细致地做好检查、核对工作；以避免差错，以避免差错和保证公文质量。5、必须维护印章的严肃性，各类印章均有专人负责保管，用印必须办理登记手续。二、会议记录制度和要事记载1．凡是领导办公会议等重要的开会，都必须指定专人作记录。记录一律使用钢笔和会议记录专用纸。2．上级或有关部门来的工作方面的重要电话，接电话人要认真做好记录，并及时向领导汇报或转告有关同志。3．凡是有永久或长期保存价值的记录件，在办理完毕后，统一保管。三、文件检查和清理1．对使用的文件要定期检查清理，借用的如期归还，应办的在办理以后退交内勤，防止散失。2．每逢节日，对抽屉内文件要进行检查清理一次，如有缺少要及时寻找，或向领导报告。四、安全保密1．严格保管机密、绝密文件、资料等，对机密级以上文件不得擅自翻印和抄录。2．阅办文件必须在办公室内进行，不能随身携带出机关（单位）。如确因工作需要需携带外出的，务须经领导批准，并办好借文手续，用毕立刻归还。3．各类文件要妥善放好，每日下班前将文件放入抽屉或文件箱内。4．档案室要安全保密，如发现问题要及时设法解决。五、立卷归档制度1．坚持文书统一整理归档制度。凡本部门工作人员阅办完毕的文书，应及时交给文书管理人员归档和保管，个人不得保存应当存档的文书材料。2．根据《档案归档制度》，凡属归档范围的文件都应整理归档。文书处理人员要坚持平时收集工作，对办理完毕的文件材料及时收集齐全，按照本单位所制定的《归档范围及保管期限表》即（归档类目）进行整理归档。3．文书整理归档每年进行一次，于第二年上半年完成上一年度的整理归档工作。在整理归档时，要尽可能做到材料齐全完整，分类清楚，保管期限划分准确，装订、粘贴，结实、清洁与整齐，按规定填写好卷内目录、案卷目录和归档文件目录。档案人员岗位职责一、积极宣传和认真贯彻执行《档案法》及《上海市档案条例》。二、热爱档案事业，刻苦学习档案业务和科学文化知识，不断提高业务水平和工作能力。三、加强组织纪律性，自觉遵守党的纪律和国家的法律、法规，严守党和国家的机密，遵守本单位的各项规章制度。四、集中统一管理本单位的全部档案，维护档案的完整与安全，并按规定积极提供利用，为本单位各项工作服务。五、热情、耐心接待查档人员。坚持执行《档案查（借）阅制度》，做到查询、调卷迅速准确，不断提高工作效率。六、根据《库房管理制度》，认真做好档案库房内务管理，做到布局合理，分类明确，查找方便，箱柜排列有序，整齐清洁。七、积极开发档案信息资源，做好信息利用和效果收集工作及有关情况的统计工作。八、按照《闵行区档案馆接收档案的标准和要求》的规定，做好向档案馆移交进馆的各项工作。基建档案管理制度为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、使用管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合本单位基建工作具体情况，特拟定以下制度。一、基建档案是指整个项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的，应当归档的科技文件材料，包括基本建设项目提出的调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等。二、本单位形成的基建档案，应由经办部门按照归档要求，负责整理立卷。三、基建档案的归档范围：1．项目申请报告及批准文件2．可行性研究报告及批准文件3．计划任务书（即设计任务书）及批准文件4．择址报告及批准文件5．资源调查报告6．方案设计及批准文件7．初步设计及批准文件8．技术设计及批准文件9．施工图设计10．设计基础材料11．设计计算书12．征地文件13．工程承包合同（即施工合同、协议）14．施工图会审记录、纪要（即技术交底会）15．施工图组织设计16．（1）开工报告（2）许可施工文件（即建筑执照）17．施工图预算18．各级施工记录（1）各种原材料检验记录（2）各种设备调试记录和管道容器试压记录（3）各种施工质量检验记录（4）隐蔽工程验收记录（5）建筑、构筑沉降、移位、变形等观察记录（6）各种施工质量监理记录19．更改设计通知单20．工程照片、影片录音、录像21．工程质量事故处理文件22．施工技术小结或总结23．竣工图24．各种试车记录和报告25．工程决算26．交工验收文件（1）工程验收报告（2）交工验收会议纪要（3）交工验收会议记录（4）工程质量保证书四、基建档案的整理方法：1．基建档案案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。2．组卷：将属于同一阶段的科技文件材料整理、立卷，编写页号、填写卷内目录、备考表，装订成册。3．拟写案卷标题：主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。4．归档时间：（1）项目结束后归档；（2）按文件单元归档；按项目阶段归档、子项目结束后归档（3）按年度归档；（4）随时归档；基建项目完成后由项目部门进行整理立卷，整理后将基建项目档案移交档案室，由档案室统一保管提供利用。五、基建项目的档案工作要与项目建设进程同步。建设过程中，本单位经办部门要主动与工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、勘测设计单位、施工单位联系、搞好基建项目文件材料的形成、积累、整理和保管工作，按时整理，及时移交档案室。设备档案管理制度为加强设备档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合本单位的实际情况，拟定以下制度。设备档案是指购置的价格在5000元以上的办公设备和专业设备等形成的各类文字、图表等文件材料。本单位各部门新购设备，必须邀请档案人员参加开箱，并由档案人员负责归档。一、设备的归档范围：1．购置设备的请购单、请示、控购单。2．开箱单、装箱单、合格证、使用说明书、保修单。3．安装、调试、保养记录；检定、检测报告；维修、事故处理报告。4．报废单、调拨单。二、设备档案的整理、立卷：1．组卷：按设备依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序组卷排列，然后再编页号、填写卷内目录、备考表。2．拟写案卷标题，填写封面，然后装入档案盒归档保存。三、设备档案的保管：设备档案应由单位档案室统一保管，需借阅时，应办理登记手续，并限期归还。四、设备档案的鉴定、销毁：设备报废后，该设备的档案应由鉴定小组鉴定、登记造册，报分管领导审批后，方可销毁，最后由监销人签字存档。会计档案管理制度为了加强对会计档案的科学管理，健全会计档案工作制度，根据中华人民共和国财政部、国家档案局一九九八年发布的《会计档案管理办法》的规定，结合本单位的实际情况，特拟定以下制度：一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务活动的重要史料和证据。因此必须加强对会计档案的管理，建立和健全会计档案的立卷归档、保管、借阅和销毁等管理制度，切实把会计档案保管利用好。二、本单位每年形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷及装订成册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。三、归档范围：1.财务报告类（会计报表）：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。2.会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿，其他会计帐簿。3.会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证，其他会计凭证。4.其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单位，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。四、整理方法：1．分类：一般按形成年度分类，即首先按年度分开，然后按“类别名称”将会计核算材料分为报表、帐簿、凭证、其他四大类。报表：按年报、季报、月报、旬报等分别组成保管单位，可按文书立卷要求进行，卷内目录一般填到月或季表类型。帐簿：一般是一本为一卷（册），即一个保管单位。活页帐应抽出空白页，再按会计科目分别装订成册，并加具帐簿封面，跨年度帐簿，应在结束年度立卷。凭证：按会计凭证的形成时间为顺序，连同所附的原始凭证，按日、旬、月的先后整理装订成册，并填写封面和备注。每册厚度要适中，装订线处要封角并由立卷人、会计主管人员签名或盖章。履行签封手续，以示负责。其他：会计档案移交清册、会计档案销毁清册、其他应当保存的会计核算专业材料可按文书立卷要求进行。2．卷内排列：一般应按会计材料形成时间顺序排列，报表卷内文字材料（如决算说明等）在前，表格在后。3．编页号：只编有效页号，一页一号。活页空白帐页要抽出。4．装订：应拆除所有金属物