计算机网络应用技术在文秘工作中的应用

计算机网络应用技术在文秘工作中的作用摘要：随着现在计算机网络应用技术的发展及其在实际生活中的广泛应用，传统的政府及企业管理模式逐渐向着电子化的管理模式发展，最终形成了一个高度智能化、网络化的电子政府和电子企业。而在管理中，文秘工作是有预见性和超前性的，是一项细致的工作，任何一个微小的环节出现问题，都会造成一定的影响。文秘人员自身素质如何，直接影响着企业各项工作的开展和任务的完成。高速推进计算机网络应用技术的发展和应用对文秘工作将会产生哪些影响？文秘工作者应该如何应对以适应这个市场，促进办公室工作更好的完成？本文就此问题做出探讨。关键词：计算机网络应用；文秘工作；办公自动化；信息化时代一、计算机网络应用技术(一)相关概念1、计算机网络所谓计算机网络，就是把分布在不同地区的计算机和专门的外部设备，用通信线路互连接成一个大规模的高性能网络系统，使众多的计算机可以更方便地进行信息传递，硬件、软件、数据信息等资源共享信息等资源。[1]其基本功能是帮助资源共享、信息的传输与集中处理、均衡负荷与分布处理、提供综合信息服务等的实现。是现代通信技术与计算机技术相结合的产物，是提高信息资源利用效率，加快信息传递的有效途径。一个计算机系统进人网络，便实现了共享资源，提高可靠性，同时分担负荷和实现实时管理。2、计算机网络应用技术计算机网络应用指建立在计算机网络基础上的各种应用服务。在国家及政府的大力倡导下，电子商务、政务、企业Intranet的建立与应用等，政企两股力量抢进的推进了互联网的发展。中国网民数量迅速增加，网络应用技术给人们提供了过去未曾有过的速度与便利。计算机网络应用技术从无到有，迅速渗透到中国大部分地区，国人已经视网络应用技术为日常生活中不可缺少的部分。[2](二)计算机网络应用技术的发展随着计算机网络技术的发展，网络速率在不断提高，网络覆盖范围随之不断扩大，计算机网络上的应用也在迅速发展。地域上分散的具有独立自治功能的计算机通过通信设施互连的集合体，完成资源共享、远程操作、协调配合等功能，以达到计算机的互连互操作和协同工作。目前发展较为完善的计算机网络应用技术主要包括：传统的Internet的发展，如电子邮件、文件传输、远程登录等；网络操作系统的发展，如各种操作系统的互连功能、网络管理功能及网络安全功能等；Intranet的发展主要是Internet技术在企业内部的应用，以实现企业内部各部门之间的有效传输；移动计算技术，移动通信与计算机网络的结合使便携PC、笔记本、手持PC及其他移动设备的硬件和操作系统成为新的技术发展方向，通过无线或有线方式为移动用户提供信息访问信息管理服务；信息服务技术的发展，是实现资源共享和信息查询的重要手段；计算机协同工作技术的发展，如工作流管理系统、协同编著和协同设计、多媒体计算机会议等。[3]随着计算机网路应用技术在各个行业领域中的广泛应用，对于计算机网络应用技术的掌握，对于每一个就业、从业、待业人员都有非同小可的影响及作用。其中，传统的Internet应用技术、信息服务技术、Intranet应用技术以及计算机协同工作技术，都对我国文秘工作有深厚的影响作用，既为文秘工作提供了便利，同时又对文秘工作人员提出了更高的职业要求。笔者将在下文，详细分析阐述两者间的重要关系。二、文秘工作(一)文秘工作的定义1998年5月，我国劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的《秘书职业技能标准》中将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。[4]在我国，秘书分三类：初级秘书，以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；中等秘书（一般性秘书），能用英文写一般信函、起草报告和准备会会议等；高级秘书（经理助理），起草重要的合同文本、懂法律、税务知识，具备应急处理能力，有较强的语文素养和较高的应用写作能力。(二)文秘工作的职责文秘工作内容没有定势，可以概括为：辅助领导办文办事的综合性工作，并担负着上情下达、下情上报、对外交往以及后勤服务等。文秘工作处于协调各部门和连接领导和基层的枢纽地位，同时具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大主要职能。具体作业包括如记录工作、公文处理、档案管理、信息参考、行政事务等。[5]1.记录工作记录工作包括领导口授记录、接待来访记录、电话记录、会议记录等。文秘工作文员需要详细记录各种日常事务的细节，以便今后存档、调用，做到任何细节事件都有据可查，通过对记录的整理，为上级领导决策提供信息参考，最终做出正确的决策。原始的记录手段主要依靠纸笔记录和文秘工作人员的记忆力，这种单一简单的手段存在一定的主观性，难以保证记录信息的真实性和准确性。2.公文处理公文处理包括对各部门呈递的材料初审，上报领导，已经对领导做出的指示起草文件，向其他部门下达安排信息等。公文的处理要求文秘人员要能够熟悉和掌握文件处理的程序与方法、文件立卷的原则方法以及档案的接收、整理、保存、使用、统计、鉴定、分析的原则和要求。传统不仅会由于文秘人员的能力差异影响了公文的规范性，且大量的纸质材料对于档案管理工作有较大的工作负担。3.档案管理档案管理工作的主要任务是文档的收集、整理、保存、鉴定、分析、检索、编研、利用及统计等环节的工作，其中，利用最重要也是最有价值的环节。档案管理工作的目的在于做能够为本部门、本单位中心工作服务，这也是检验档案管理工作质量的重要标准。文件是档案的来源，档案是文件的归属。处理完毕、具有保管利用价值并进行系统整理归档的文件，实现文件向档案的转化是文秘工作的主要任务。文秘人员是文件的重要形成者，形成的文件质量，直接影响档案整个政府、企业及部门的工作质量和效率。因此，文秘人员需要具备一定的综合素养，以保证其经手办理的规范性文件材料能够为上级工作，甚至整个部门、政府、企业，提供准确、真实、可靠、具有较高价值的原始材料。[6]过去的档案管理需要大量的人力物力，因为纸质的材料的保存保管不仅意味着高成本，同时需要较大的空间，在档案的调配查阅时，也耗时耗力。4.信息参考文秘工作人员要学习党和国家颁布的各种文书档案规范性文件，在工作过程中需要处理大量的信息，包括各种数据、文案等正式或非正式的材料。在整理收集了多方的信息后，要具备一定的分析能力，对领导的决策提供可靠的帮助，这需要文秘人员有公正廉洁的职业道德操守，同时具备客观真实的分析能力。文秘工作还要求文秘人员思维要灵活不局限、避免陷入狭隘之地。5.行政事务除上述职责外，文秘工作人员还需要完成相关的行政事务，例如领导的日程安排及其他上级下达的任务。在工作过程中，思维要超前，思维要有逻辑性，安排工作要井然有序。三、计算机网络技术在文秘工作中的应用文秘工作的综合性、复杂性和重要性，要求文秘工作必须紧跟时代的步伐，进入信息化时代，建立自动化办公系统。办公自动化随信息化的根深蒂固，应运而生，在20世纪70年代中期在发达国家率先发展起来。我国的办公自动化经过从80年代末至今近二十年的发展，已从最初简单的面向单机的辅助办公产品，发展到现今面向应用的大型协同工作产品。在部分企业，也已率先建立起了一套较为完善的系统的集成办公环境。办公自动化通过建立内部的通信平台和信息发布平台，实现了内部信息传达的及时便利性；实现了工作流程、档案管理的自动化，彻底的建立了一套完整多部门协同合作的办公系统，并通过电子文件柜的形式实现了档案管理的现代化、自动化；办公自动化的系统是辅助办公的重要工具，涉及会议管理、车辆管理、物品管理等；办公自动化的重要性还体现在信息集成功能上，大量的业务信息，需要一个系统的自动化管理系统来处理大量的信息，以提高整体的反应速度和决策能力；同时，办公自动化对于今天分布式的办公，有重要的作用，是写了分支机构、跨区域办公模式及移动办公的可行性和便利性。综上所述，要提高政府和企业的现代化管理水平及工作效率，文秘人员必须首先建立一个套以计机网络为基础、结合了科学管理思想和行为科学的办公自动化系统，以促进办公活动的规范化和制度化。[7]下文中，笔者将从计算机网络技术对文秘工作的影响及计算机网络技术对文秘工作的要求两个方面来论述计算机网路应用技术在文秘工作中的应用。四、计算机网络技术应用对文秘工作的影响通过前文对文秘工作内容的分析描述，笔者认为，计算机网络应用技术对文秘工作的影响是方方面面的，是深刻而有意义的。从文秘工作的分类来看，计算机网络技术对文秘工作的影响主要体现在记录工作、公文处理、档案管理、信息参考及行政事务中。而从计算机网络应用技术的分类来看，对文秘工作带来重大影响的应用技术主要是传统的Internet应用技术、网络操作系统、Intranet应用技术以及计算机协同工作技术。在下文中，笔者将站在后者的角度来分析阐述计算机网络技术应用对文秘工作的具体影响。1.传统的Internet应用技术Internet是最大的国际性计算机互联网络，并且目前仍在不断扩大规模，扩展用户群。作为Internet标准的TPC/IP协议族越来越得到广泛的支持和发展，成为网络组建及互连的首选模式。Internet的应用领域非常广阔，电子邮件（Email）是最常用和最重要的Internet服务之一，其他常用的Internet服务包括文件传输（FTP）、远程登录(Telnet)、网络新闻（News）以及各种查询服务。[3]电子邮件对于文秘工作中的信息采集、发布，与传统的邮件相比不仅具有速度快、价格低的优势，同时相应的附加功能也为行政事务提高了效率，也实现了企业、政府、部门内外部的信息无障碍沟通。文件传输和访问，对于文秘工作的档案管理、公文处理等职责都体现了其重要的价值。大大提高了传输效率，但是其中的安全性、并发控制和不同平台之间的差异依然是技术研发人员需要考虑的重点难点。远程登录实现了跨地区单位部门、分支机构直接的资源共享，在文秘工作中体现为公文、档案的传输与共享。2.网络操作系统与传统的Internet相比，网络操作系统更倾向于提供计算机连接、管理和保证网络系统顺利运行的后台支持，主要是各种通信协议、程序的支持。实现了多对多的资源平台，而不是传统Internet的一对一的资源传递。这些技术上的支持，为文秘工作提供了体统的档案、文件、公文的上传、下发、存储、分类、调用提供了稳定系统的平台。以向内部提供一个方便易用、紧密互连的网络环境。同时，其中网络安全功能对于内部档案管理的权限等做出了明确的协议规定，以确保信息流动安全可靠。3.Intranet技术Intranet是Internet技术在一个企业内部的应用，实现企业的信息资源在其内部各部门间的有效传输。Intranet把企业的各部门连成一个统一的整体，成为企业发展的新热点。Intranet应用技术为企业提供了一个完善的信息资源共享和管理的环境，从而大大改善了企业内部信息服务，不仅增强了信息交流与各部门之间的写作，提高企业的效益，同时也大大降低了文秘工作人员的工作强度。从成本的角度来看，这种高效率的系统运作使得文秘人员可以轻松的实现一个人完成更多的工作量，降低了企业、政府的人力资源成本；从效率效果的角度来看，不仅实现了高效运作，同时因为减少了过程中参与的人员，降低了由于工作交接带来的误差和错误，保证了信息的准确性。4.信息服务技术对于文秘工作的影响主要是在信息查询、收集方面，文秘人员能够在短时间能收集到图文并茂的大量信息供领导决策做参考。大量的信息是优秀的文秘人员必备的，但信息的真实有效性也颇为重要，这就要就文秘工作人员有一定得分析能力。5.移动网络技术移动通信与计算机的结合通过便携式PC、笔记本、手持PC机其他移动设备，为文秘工作人员的工作提供了及时性。使得文秘人员对上级领导的服务更加便利优质，尤其对于信息参考、日程安排等工作。6.计算机协同工作技术笔者认为，如果说前面的技术为文秘工作提供的是间接辅助工作，那么计算机协同技术则为文秘的日常工作提供了更直接的影响作用。计算机协同工作（CSCW）是是地域分散的一个群体借助计算机网络技术，共同协作完成一项任务。通过建立协同工作的环