XXX有限公司档案管理办法

XXX有限公司档案管理办法SJE/ZY/JL-09依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制定本办法。第一章总则第一条公司档案工作管理的基本原则：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司各类档案由经理办公室统一管理，以便于及时利用、维护档案的完善与保证档案安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件材料，由承办单位主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。第二条经理办公室设立专门的档案工作人员负责管理公司的文书、科技（部分）、财务、基建等档案，接受上级部门档案局的业务指导、监督和检查。其任务是：（一）收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的档案；（二）积极开展档案的提供利用工作；（三）进行档案鉴定、统计；（四）认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度，档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。第二章归档材料的形成与要求第三条归档文书（一）公司与有关单位的来往信件，各种协议书、合同等。（二）公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。（三）公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。（四）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话，文件和协议总结纪要。（五）国际交流和合资（作）企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。（六）公司各部门的发文。（七）其他具有保存价值的文件材料，重要的工作经验材料。（八）外单位直接发送给公司各部门的信件。第四条文书归档要求：（一）归档的文件材料，应按照自然形成，保持历史联系的原则和归档要求守则及文件内容进行归档。（二）在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统排列。（三）案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）3种。（四）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备查表。第五条科技材料的归档范围：（一）设备方面的图纸、文件资料。包括各种原理图、布线图、方框图、说明书及维护手册等。（二）工程方面：与工程有关的请示、报告、批复文件，设计任务书、设计原始材料：包括选线、选地、勘测、业务预测、调查分析、申请用地、城市规划部门的审批文件、红线图，与各方签订的合同、协议书、初步设计、工程概算、技术设计、工程预算、施工图、施工记录、隐蔽工程验收、记录、质量检查资料、对外交涉联系的重要文件、竣工图、验收书、决算等。（三）技术革新、科研方面：上报审批文件，技术革新图纸及批文、专利、证书等。第六条科技材料归档要求：（一）各部门应建立健全科技文件的形成、积累、整理归档制度，做到每项工程、技术活动、引进项目等都要完整、准确、系统地归档保存。（二）对每项基建工程、产品试制、科研、技术创新、引进项目等，进行鉴定验收。设备开箱时，应有档案人员参加。第七条财务档案归档范围与要求：（一）财务档案是指会计凭证、会计财簿和会计报表等会计核算专业材料。（二）公司每年形成的财务档案，都应由财务部按照归档要求，整理立卷或装订成册，当年的财务档案可暂由财务部保管一年，转年初由财务部编造清册移交档案保管。第八条档案借阅管理：（一）查借阅档案，必须到档案室填写借阅申请单后经本部门领导签字后方可查借阅，秘密以上的档案文件须经经理级领导批准方能查借阅。（二）借阅期限不得超过一星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。（三）借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，按违反《保密法》追究当事人责任。（四）借阅档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。（五）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。第三章附则第九条本办法由经理办负责解释，自经理办公会议审定通过后施行。