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XX紙品有限公司文件與資料控制程序文件編號:P-0003版本:A制作審核核准XX紙品有限公司編號P-0003文件與資料控制程序版本A頁次版次修訂履曆表No:日期版次內容修訂者審核核准101.07.301將5.3.1修改為:文件制訂作業:視業務需要及組織任務,由適當部門指定專人,以各類文件標准格式,以業務需求擬案后,由擬案單位以《標准文件格式》（附表一）擬案,按審查權限審核后核准后發行.夏先平許為湖許為湖202.12.111將5.6.1更改為﹕各單位從客戶或國家機關要求本公司須遵循的法規等依循條款標准﹐須在公司內實施者﹐經相關部門經理或以上人員批准后﹐依5.4.1作業.夏先平朱靄風吳燕子表格編號:F-0003-AXX紙品有限公司編號P-0003文件與資料控制程序版本A頁次1OF6版次目錄1.目的…………………………………………………………2/62.范圍…………………………………………………………2/63.權責…………………………………………………………2/64.定義…………………………………………………………2/65.作業內容……………………………………………………2/65.1.流程圖……………………………………………………2/65.2.文件編碼系統……………………………………………2/65.3.文件制訂、修訂、廢止作業……………………………3/65.4.文件分發、回收作業……………………………………4/65.5.文件之檔案控制…………………………………………4/65.6.外部文件之控制…………………………………………5/65.7.資料的控制………………………………………………6/65.8.相關記錄之保存…………………………………………6/65.9.電子媒體資料的控制……………………………………6/66.相關文件……………………………………………………6/67.附件…………………………………………………………6/6制作日期2001.05.11制作部門品管部表格編號:F-0011-AXX紙品有限公司編號P-0003文件與資料控制程序版本A頁次2OF6版次01.目的:使質量體系所用之文件迅速、正確流通,以確保各相關部門適時獲得適當且有效之最新文件.2.範圍:本公司之各階段生產或服務過程,不論是客戶、供應商之相關文件及資料均屬之.3.權責:3.1.文件審核權限.文件名稱制作審查核准質量手冊品管部相關部門經理董事長程序文件相關部門相關部門經理董事長/總經理指導性文件相關部門制定部門主任部門經理表格/記錄相關部門制定部門主任部門經理(主任)3.2.文件之收發、銷毀與控制:文控中心.3.3.文件制訂、修訂及廢止:原制定部門主任.4.定義:(無).5.作業內容:5.1.文件與資料控制流程圖(附圖一).5.2.文件編碼體系:各類文件之制訂、修改均需由擬案單位依文件編碼體系編碼處理.5.2.1.文件的編碼:□－□□□□文件類別順序號5.2.2.外部文件及表格的編碼:□－□□□□－□文件類別順序號版本表格編號:F-0001-AXX紙品有限公司編號P-0003文件與資料控制程序版本A頁次3OF6版次1文件類別:M:質量手冊P:程序書W:指導文件O:外部文件F:表單5.2.3.手冊、程序或指導書之制定版本為第A版,版次為0.爾后修訂一次及改變該版版次（A/0→A/1→……A/5）,并抽換變更之次.修改第5次后第6次修改即更改版本為第B版,版次為0.(A/5→B/0→B/1→……B/5→C/0→C/1→……),同一編號文件整份重新發行.5.2.4.若整份文件大幅修改時,且直接修改版本且文件整份抽換,如A/X→B/0,B/X→C/0……….5.2.5.表單版本以A為制定第一版,爾后之修訂即增加一版,例如:第A版,第C版,……….5.2.6.文件控制中心對文件編碼應予以控制,文件編碼不得有重復之情形.5.3.文件制訂、修訂、廢止作業:5.3.1.將文件制訂作業:視業務需要及組織任務,由適當部門指定專人,以各類文件標准格式,以業務需求擬案后,由擬案單位以《標准文件格式》（附表一）擬案,按審查權限審核后核准后發行.5.3.2.文件之修訂作業:文件若有不合現狀需修改、增訂者,得由起議單位填寫《文件修訂、廢止申請單》(附表二),提出修訂原因、修改之頁次、增加或修訂項目、修改后的版本、版次等,交原擬案單位研議修改,修改完成后文件之審查、核准、頒布發行作業內容,同文件制訂作業.表格編號:F-0001-AXX紙品有限公司編號P-0003文件與資料控制程序版本A頁次4OF6版次05.3.3.文件之廢止作業:5.3.3.1.文件廢止之申請、審查、核准、頒布作業同文件修訂作業.5.3.3.2.文件廢止后,原文件之編號要列管,不可再重復應用.5.3.4.手冊、程序或指導書之修訂或廢止,以5.2.3或5.2.4規定發行,僅于《文件修訂履曆表》(附表三)之修訂記錄欄中注記修訂內容.表單修訂時,僅以《文件修訂、廢止申請單》提出,但以抽換方式為之.5.4.文件分發、回收作業:5.4.1.經頒布發行之文件,須于文件控制中心以《文件一覽表》（附表四）列帳控制,并依擬案單位所擬之分發單位影印適當份數,并于文件首頁加蓋藍色“文件發行章”（附圖二之一）,每頁加蓋藍色“受控文件章”（附圖二之二）(單頁文件不蓋“文件發行章”)后發行,并請收文單位于《文件發行記錄表》（附表五）上分發欄簽收,并依分發單位編號（01.02.03……）.5.4.2.修訂及廢止時,應由文件控制中心依分發記錄回收舊版之文件,回收時應注意數量及內容之完整性,并于《文件發行記錄表》回收欄簽收.5.4.3.修訂及廢止時,舊版失效文件應于新文件頒布發行時,即刻回收,同時蓋紅色“作廢章”（附圖二之四）列管或銷毀.5.4.4.對外文件之分發時應加蓋藍色“參考文件章”（附圖二之三）,參考文件失效或作廢時則不予收回.5.5.文件之檔案控制:5.5.1.各文件類別之保存:5.5.1.1.經頒布發行原稿等文件均由文控中心列帳保管,原稿不蓋“受控文件章”和“文件發行章”.表格編號:F-0001-AXX紙品有限公司編號P-0003文件與資料控制程序版本A頁次5OF6版次15.5.1.2.各收文單位應指定專人將文件廢止回收時,文控中心需記回收情形,各單位不得保留有舊版之文件,文控中心需將曆次版本的舊文件及時銷毀或蓋紅色“作廢章”,除因需要而保存的文件外,文控中心僅保存最新版和前一版次文件,并與有效文件分開保存.5.5.1.3.最新版之前一版次文件需保存至最新版文件有變更時為止.5.5.2.現場使用之文件需置于作業場所.5.5.3.使用單位不得影印正式文件.5.5.4.文件如發現有缺頁、破損、字跡模糊或份數不足時,使用單位應填寫《文件修訂、廢止申請單》,向文控中心申請補發并不得以私自影印方式處理.5.5.5.任何人均不得于正式文件上加以標記或書寫任何文字符號.5.5.6.文件若有改版時,文控人員需隨時更新《文件一覽表》,以顯示文件的最新版本及發行狀況.5.6.外部文件之控制:5.6.1.各單位從客戶或國家機關要求本公司須遵循的法規等依循條款標准﹐須在公司內實施者﹐經相關部門經理或以上人員批准后﹐依5.4.1作業.5.6.2.外部文件如取得新版本時須予以更新.非保存部門借閱,須填妥《文件借閱申請單》（附表六）交保存部門主任以上人員審批方可借出,并限時返回.5.6.3.若修訂或廢止,應由文控中心將舊版文件依《文件發行記錄表》回收欄簽收,在新版文件發布時,即刻回收作廢或銷毀.表格編號:F-0001-AXX紙品有限公司編號P-0003文件與資料控制程序版本A頁次6OF6版次05.7.資料的控制:5.7.1.資料的保存:5.7.1.1.資料的保存期限具體見《表單目錄設置總覽表》.5.7.1.2.各類報表按類別分類及工單序號或流水號歸檔保存.5.7.2.資料的使用:根據資料要求的相關內容應作詳細的填寫並經相關責任者審核,由文控員或部門文員統一整理后發出,以適當方式簽收,可不必列明總覽表及版本狀況.5.8.相關記錄之保存依《質量記錄控制程序》進行.5.9.電子媒體資料由使用者依《電腦系統程序》作業.6.相關文件:6.1.質量記錄控制程序6.2.文件編寫規范7.附件:7.1.文件與資料控制流程圖(附圖一)7.2.各類文件用章(附圖二)7.3.標准文件格式(附表一)7.4.文件修訂、廢止申請單(附表二)7.5.文件及資料控制程序修訂履曆表(附表三)7.6.文件一覽表(附表四)7.7.文件發行記錄表(附表五)7.8.文件借閱申請單(附表六)表格編號:F-0001-A發布初審制訂、修訂、廢止會審核准使用控制附圖一:XX紙品有限公司文件與資料控制流程圖(第A版)項目權責部門相關表格列分收保銷申冊發回存毀請相關單位相關人員相關人員相關人員文控中心修訂、廢止申請單文件發行記錄表附圖二:各類文件用章一、文件發行章說明:形狀:圓形規格:直徑=28mmNO:顏色:藍色二、受控文件章XX紙品有限公司說明:形狀:長方形受控文件規格:40×15mm顏色:藍色三、參考文件章XX紙品有限公司說明:形狀:長方形參考文件章規格:40×15mm顏色:藍色四、作廢章XX紙品有限公司說明:形狀:長方形作廢章規格:40×15mm顏色:紅色