通用能力综合标准--信息管理

信息管理欢迎辞通用管理能力（综合级）自我发展管理团队建设管理资源使用管理质量运营管理招聘与选拔财务管理信息管理热烈欢迎大家来参加本课程的学习！学习目标•解释数据、信息和知识之间的差别•识别最适当的信息源以满足需求•评估信息质量•管理信息过载•有效地表达书面信息•掌握信息系统设计和管理的关键原理•掌握知识管理的原理时间安排内容时间备注课程介绍9：00-9：10从数据到信息到知识和学习9：10-9：30信息的多种形式9：30-9：50帮助决策的信息9：50-10：15课间休息使用Web作为信息源10：30-10：50信息过载10：50-11：05评估信息11：05-11：20减少信息过载的方法11：20-11：35过程中评测11：35-11：45午间休息清楚的沟通和为什么需要它14：00-14：20在演示中使用文本的作用14：20-14：35系统开发中的关键问题14：35-14：55企业内部网和企业外部网14：55-15：15课间休息数据的安全性15：30-15：45怎样管理知识15：45-16：05知识管理16：05-16：25实践中的知识管理16：25-16：45大作业30分钟从数据到信息到知识和学习数据•数据是没有经过处理的事实和数字•是人们为反映客观世界而记录下来的可以鉴别的符号。如数字、文字等；•在商务环境中，数据与经营密切关联数据表示数值数据数、字母、符号图形数据图形、图片声音数据声音、噪声视觉数据动画、图象数据类型信息•是人们从数据中所得到的对客观事物的了解，它能为接受者增添某些新的认识或看法，能影响接受者的行动。•当数据被应用于某种目的时，它就添加了对于接收才有意义的值应用于某种目的数据信息数据转换为信息的过程数据：原材料过程：将数据转化为信息的处理信息：解除不定度、对决策或行动有价值数据转换过程（选择、组织、复制、应用原则）信息对管理者和决策者有价值的信息应具有以下特征:•准确性：准确信息，没有错误•完整性：包含所有重要事实•经济性：获取信息的成本低于信息价值（信息收益）•可靠性：可靠性依赖于信息来源和数据处理方法•相关性：互信息对决策者很重要•及时性：或称为时间性，过时的信息毫无价值•共享性：可为多名管理者共享信息的含义•信息是事物运动及运动状态的反映•信息是消除不定性•信息是经过加工后的数据，对使用者具有价值•是关于客观事实的可通讯的知识知识•知识是被人脑接受、处理、吸收和利用的信息。•它是将信息与资料化为行动的能力。应用于某种建立和目的处理数据信息知识•知识按照可表达程度分为两种：–不能明确表达的知识也称为隐性知识或默认的知识，是存在于个体中的私人的、有特殊背景的知识，它依赖于体验、直觉和洞察力。–能明确表达的知识也称为显性知识或明确的知识，是在个人或组织间以一种系统的方法传达的更加正式和规范的知识，它通过语言、文字及其他沟通方式传达。–有人把组织的知识创新看作是两类知识的交互作用。•知识与信息关系–有两种典型的但却相当对立的观点–一种观点认为，信息存在于自然界、人类社会、人类思维之中，而知识只存在于人类活动范围内，因而信息包涵了知识。–另一种观点则认为，信息是可编码化的知识或显性知识，而知识除了显性的之外，还包含隐性知识，即存在于人的大脑之中的、不可编码化的知识，因而知识包涵了信息。数据信息知识信息与数据和知识的关系建立知识——学习•在各种学习情境中，每一个学习者都必须由自己来感知信息，对信息作出处理、储存和提取等反应。而学习者之间存在着生理和心理上的个体差异，不同的学习者获取信息的速度不同，对刺激的感知及反应也不同。•Kolb将人们的学习周期分为四个不同阶段:–思考、理论化、计划和实践•在Kolb理论的基础上，Honey和Mumford提出人们有着偏爱的学习方式——这要看所处的学习周期阶段而定:行动型、思考型、理论型、实用型。建立知识——学习具体经验(从感觉学习)有效的实践客观的观察(通过实践来学习)(通过观察和聆听来学习)抽象化为概念(通过思考来学习)行动型反省型实际型理论型•注意：“学习方式并非自己的天性，我们可以在不同的场合下采取不同的学习方式”。然而，我们通常偏好一种或两种学习方式。实际，根据我们的理论模型，我们需要采用四种学习方式来完成我们的“学习循环”。在任何学习方式上的欠缺将成为我们有效学习的阻力。•成功的学习、培训计划应该采用各种培训方法和资料，利用以上各种学习方式来促进学习。当人们主动去思考概念和技巧并有机会去挖掘新思想和将新思想付诸实践时，这就是学习过程。•正在使用的理论–Argyris和Schon在1974年提出。–人们按照他们自己创建的思想图表行动。正是这些默认的图表（或者私人的、自己生成的理论）指导和控制着人们的行为，暗示人们如何行动。•支持的理论（espousedtheory）–我们用来对他人说明行为的话语——包括我们喜欢怎样判断我们对他人的行为，或者我们希望别人怎样想——可能是有相当差异的。•问题是：怎样尽可能地使这两个不同的理论协调一致。从个人到组织的学习•当人们面对新的环境时，常常会通过寻找信息进行学习，并使用这些信息来得出初步的结论并形成思维模型。随着时间的推移，而使它们变成常规•组织使用了常规、规则和程序，在整个组织内来作为共享知识和创建标准化的过程的方法。•组织的问题是常规变成了陋习，从而抑制了创造性和灵活性。组织生存和发展的基本条件是提高学习的灵活性。提高适应改变的能力组织学习的驱动力量•管理者对于环境的看法不同会引发不同的因应行动(Weick,1979)，因此，管理者所知觉到环境中驱动组织学习的力量不同，将会引发不同的组织学习行动。•当人们对于不同驱动力间的重要性大小有所权衡时，便会产生不同的组织学习类型。•带有人本主义色彩的「建构学习型组织」•「让组织能学习」•(1)在生产要素的重要性上，逐渐由资本转移至劳动力，尤其是智能劳动力。•(2)知识逐渐成为竞争优势的主要来源。•(3)企业经营环境的快速变动已成常态。•(4)管理者与一般员工对于传统的命令--控制典范，愈来愈不满意。•(5)全球经营环境的竞争日趋激烈。•(6)社会大众对企业的要求（如社会责任）愈来愈高。•学习型组织定义是：–为共创愿景而共同学习与改变，因而能不断扩大其能力，与活出生命意义的组织。•推动学习型组织是希望组织能够产生根本改变(profoundchange)，而这种改变结合了人们的价值、渴望(aspirations)、行为等内在的改变，以及策略、结构、系统等外在的改变。「建构学习型组织」的过程模式「让组织能学习」的过程模式进行「学习管理」的过程模式信息的多种形式为什么管理人员需要信息•需要了解组织作为一个整体在干什么•需要了解影响业务的其它情况•帮助解决日常问题和制定较长期的计划•它能够避免从头返工•激发出新的思想并易于改进信息的形式•内部的和外部的•电子的、硬拷贝的和口头的•硬性的和软性的（定量的和定性的）•正式和非正式的信息的类型•正式信息•报纸和电子新闻•期刊文章•管理报告•员工训练程序•产品演示录象•规划•非正式信息•聊天•与同事交流•会面•非正式联系信源数据采集处理加工数据存储传输输出信宿信息系统1.信息的收集：主要是识别、采集、表达2.信息的传输：信道、编码、转换3.信息的加工：数据-预信息-信息-决策-结果4.信息的存储：什么？在哪？时效？5.信息的维护：准确、及时、安全、保密6.信息的使用：技术上、深度上、价值转换不同信息来源的特性正式的非正式的可用于多人两个人间交换可以重新使用瞬时不存储由接受者选择由提供者选择静态交互支持性和一致性私人和局部•表2.2信息需求和信息源的例子p12•为什么管理人员更喜欢非正式的信息传输方式？–响应和反馈更及时–信息接收者已被初步筛选–正式信息在哪里–文化方面的原因：经验和判断帮助决策的信息决策过程分析问题并评估其方案定义问题进行决策实话决策评审决策决策阶段信息需求系统举例情报异常报告管理信息系统设计原型模拟决策支持系统、知识系统选择如果…会怎样的模拟决策支持系统、大型模型实施图形、图表微型机和大型机决策辅助软件管理决策的层次•运营决策：–这些是影响组织运营的日常决策•战术决策：–这些决策持续时间较长，并且往往直接由中层管理人员制订，他们直接介入组织策略的实施•战略决策：–这些决策是由高层管理人员做出的西蒙的结构化决策与非结构化决策•非结构化决策是指决策人要做出判断、评价和对问题的确定要有深刻的理解。这类决策是新颖的、重要的、非惯常的且无公认的决策过程可循。•结构化决策是重复的、惯常的、且具有处理问题的确定做法，因此不必每次重新进行考虑和斟酌。•有些决策是半结构化的。只有问题的一部分可用公认的做法得到明确的答案。决策的信息特征内部信息详细运营的战术的战略的内外部信息概括性外部信息高度概括战略级战术级作业级来源寿命精度加工保密方法要求外长低不固定高内短高固定低信息的等级性获得正确信息以作出决策•组织取得正确信息的途径是开发正式的信息系统来支持管理人员：–没有受到阻碍的–能方便地传递–所有需要它的人可以访问现实生活中的信息1．大多数信息包括人们真正想要的信息，并不在机器里2．公司越关注的核心业务，员工们就越不可能对其有一个明确的定义。现实信息的多重含义3．如果信息是金钱和权力，员工就不会轻易地把它共享。4．员工使用一种信息模型效率和他参与制定这一模型的成度成正比。5．因为人是信息的重要来源和传递者，所以任何信息模型都应把人包括在内。管理信息系统运营战略战术MIS软件MIS数据库用户和其他事务处理系统TPSTSP存储的MISTPS外部数据管理信息系统•《中国企业管理百科全书》的概念:–ManagementInformationSystems，MIS–管理信息系统是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传送、储存、加工、维护和使用的系统。–管理信息系统能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来：从企业全局出发辅助企业进行决策；利用信息控制企业的行为：帮助企业实现其规划目标。•管理信息系统是一个人机系统/社会技术系统。–计算机不一定是管理信息系统的必要条件–把什么样的信息处理交给计算机更合适–人和机器如何联系，从而充分发挥人和机器各自的特长，组成一个和谐有效的系统。–生产要素相互替代作用管理信息系统的概念图专家系统人工智能决策支持系统•是以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学方法和信息技术为手段的，面向半结构化决策问题，辅助支持中高级决策者的决策活动的一种人机计算机网络系统。决策支持系统用户（决策者）DSS数据库DSS模型库DSS软件真实系统与人的行为有关的信息操作数据库系统模型库系统对话系统响应决策者内部信息外部信息环境决策问题群体决策支持系统的组成规程库子系统公共显示设备私有决策支持系统通讯库子系统公共模型库管理子系统公共数据库管理子系统公共方法库管理子系统人机接口主持人决策者决策者执行支持系统用户（顶级管理者）ESS软件MIS数据库外部数据库特殊数据库个人数据库电子邮箱使用Web作为信息源搜索引擎•Web搜索（检索）的起点是搜索引擎(searchengine)──它是通过搜索Web而响应信息请求的一种推动力，它把查到的内容翻译为相关的材料•目前网络上大约有3000多种搜索引擎–著名的搜索引擎有：google、yahoo、MSN–提供中文搜索引擎的站点有sina、sohu、netease和baidu、openfind•搜索主要指标：流量、用户数、点击率•YST是雅虎搜索技术(Yahoo!SearchTechnology)的简称，是雅虎公司2003年斥资近20亿美金收购Inktomi，Overture，AltaVista，Fast四家国际知名搜索服务商后，经过数百名工程师一年的开发打磨，于2004年2月正式推出的国际领先的搜索引擎。•海量数据库–雅虎yahoo45亿网页–古狗Google40亿–百度baidu2亿•雅虎数据库更新速度：数据库整体更新时间为两周，Google为三周•