全面预算管理实施的五大基石

全面预算管理实施的五大基石《孙子兵法》里讲，部队能打胜仗需要具备五大要素：一曰道、二曰天、三曰地、四曰将、五曰法。全面预算管理的成功实施同样要围绕这五个方面进行。一、打造良好的预算环境全面预算管理的“道”是指企业的预算环境、预算方法和预算模式。1.预算环境南橘北枳是由环境与土壤的不同而造成的，同样，有些企业能够成功推行预算，有些企业推行预算时却存在各种问题，也是由企业环境造成的，与员工IQ没有太大关系。企业推行预算的第一步就是要营造软的文化，形成一个积极、主动、向上的预算氛围。例如，某企业推行了两次ERP，第一次推行失败了，发现工作效率没有得到提高；第二次推行成功了，原因在于推行前公司召开了一个软件实施推动大会，董事长在大会上给员工营造了必胜信心。ERP导入成功后，公司的库存由60多天降低到10多天，库存周转率加快，减少了沉淀资金。ERP是一把手工程，全面预算管理也是一样，推行全面预算管理需要公司从上到下的支持。好的预算环境要做到以下三点：领导支持、部门协同、全员参与。领导支持公司推行全面预算管理时，不要总是依靠财务部，因为财务部只是对数字敏感一点，对公司的业务形态等细节把握得不透彻，编出来的预算没有实际作用。企业领导要表示对全面预算管理的支持，比如在公司预算启动大会上，总经理可以这样说：“全面预算管理是一种有效的管理工具与系统的管理方法，导入全面预算管理是公司发展的必要，所以请在座各位中高层管理者，一定要支持公司的预算推行工作，谁敢阻挡就请他离开公司。”这样，中高层管理者由不重视变为很重视，由被动接受变成主动接受，公司预算就有了基础。部门协同一个部门不可能把预算完全编制到位，任何一项预算都需要很多部门协同并提供信息支持才能做准确。比如说销售部门做销售预算，第一，要有生产部支持。销售部预算产品的数量时，如果产品部没有这么大的产能，就要提前解决方案。第二，要有研发部的支持。比如过去是10款产品，砍掉了5款产品，新产品到位的时间很重要，如果新产品在本年第四季度下旬才上市，销售就不可能完成全年度的预算目标。第三，要有财务部的支持。绝大多数销售人员都希望账期长，账期越长销售越有力度，而企业资金流入最大的一部分就是销售回款，财务部不可能完全按照销售部提出的账期天数执行，否则可能造成企业的资金紧缺。全员参与与推行全面预算管理类似，很多企业都在推行成本改善，但管理者认为自己做就好，不需要员工参与。其实，中高层管理者只知道大概的改善点，不知道如何落地，越是基层的员工，越知道落地的方案。【案例】透明胶纸的2厘米在某企业中，有一个员工是做封箱的，就是用透明胶纸封箱口。他做出了一个成本改善方案：封箱口有长度和宽度，长度无法改变，宽度可以改变。原来用的是10厘米宽的透明胶纸，他测算之后，认为用8厘米宽的透明胶纸就足够了，不会影响包装的质量。质量过度是一项浪费，如果能用8厘米宽的透明胶纸把箱口封得很严实，且不影响质量，用10厘米宽的胶纸就是社会资源的浪费。对于企业中高层管理者来说，他们不会知道这个方法，因为只有经常做这件事情的人才知道怎么管控。节约2厘米的胶纸能产生多大的价值呢？假设封箱的长度是1米，2厘米乘以1米，封一面就节约0.02平方米。一个箱口上下两面都要封，封一个纸箱就节约0.04平方米。如果一个月的出货量是100万，一年生产12个月，节约的价值就很可观了。所以说，公司推行预算时，除了领导支持、部门协同之外，还要让员工参与进来，这才是最重要的。2.预算方法预算方法有很多，如弹性预算、固定预算、增量预算、零基预算、概率预算、作业预算、滚动预算等。预算方法的不同决定了预算质量不同，企业应该如何选择预算方法呢？根据业务形态选择企业要根据业务形态选择预算方法。比如，做销售预算时要采用变动预算或弹性预算，如果采用定期预算或固定预算就可能带来预算失真。比如费用预算采用增量预算，过去的100万本身就不太真实，在这个基础上再增长20%，预算成本就变得更加不真实，所以费用成本预算比较适合采用零基预算。根据企业规模确定企业要根据自身规模确定预算方法。例如，大型企业会采用滚动预算，而中小企业没有太多的人力和物力来做滚动预算。所以说，预算方法不是越大越好，也不是最先进的就最适合企业，要与自身规模相符合。遵循实用原则企业选择预算方法要遵循实用原则。例如，现在国外有很多绩效管理工具，如360度、平衡计分卡等，企业推行绩效管理之前，就要考虑这些方法是否适合自己的企业，企业有没有基础来支撑和配套。3.预算模式预算模式就是预算起点的设置。目前常见的预算模式有四大种，是企业在不同时期应用的预算模式。进入期企业在进入期，适合以资本预算为核心的管理模式。这时企业对资本的需求非常大，要快速地扩张，所以企业要以资本预算为起点，并把它作为核心。成长期企业在成长期，适合以销售预算为核心的管理模式。这时企业要以市场为导向，企业组织的规模、投入的资源要与市场需求配套。成熟期企业在成熟期，适合以成本预算为核心的管理模式。这时市场已经发展到了一定程度，扩大销售量开始变得很难，企业只能向内部和成本要效益。以IT行业为例，IT行业暴利的时代早已结束，在价格提升没有空间的情况下，企业如何去保证自己的盈利空间？管理上有两条线的法则：价格线和成本线。如果企业所属的不是垄断行业，价格线向上走不大可能，这时企业就要通过预算的方式确定成本控制。衰退期企业在衰退期，适合以现金流量预算为核心的管理模式。此时企业开始走下坡路，需要做的就是回笼现金，为投资新项目做准备。对于预算来说，行业之间都是相通的。【案例】餐饮业的预算我在东莞上预算课程的时候，有一个学员说：“曾老师讲的预算真是太好了，不过讲的预算流程是制造企业的，好像不太适用我的餐饮企业，因为我的企业没有制造部门。”潜台词是没有制造部门就无法削减制造浪费。我对他说：“餐饮行业怎么没有制造部门？试想，现在从市场上买来一颗大白菜，洗菜员把1斤大白菜扯到只剩2两，浪费严不严重？”这个学员点了点头，又提出一个问题：“餐饮业也没有研发部门？”我说：“餐饮业的研发部门是大厨、总厨、厨师长，他们是研发菜系的。”这个学员接着问：“餐饮业也没有销售部门啊，这要怎么办？”我说：“在餐饮业，真正让人产生销售额的是点菜员，他们就是餐饮业的销售部门。比如说，点菜员看见顾客来吃饭，把菜单往桌上一扔，也不推荐菜，成本意识强的顾客可能就会点两个普通便宜的菜。如果点菜员会销售，说‘我们这边请朋友吃饭一般都会点招牌菜’，这一句话就把业绩拉升了，因为一个招牌菜赚的利润至少是普通菜的2倍。”企业与企业之间没有太大的不同，抓住核心本质就能提升管理质量。其实，企业不论处于哪一个阶段，在预算的实务过程中基本上都是以销售预算为核心的管理模式，都以市场为导向。要点提示企业不同时期适宜的预算模式：①进入期——以资本预算为核心；②成长期——以销售预算为核心；③成熟期——以成本预算为核心；④衰退期——以现金流量预算为核心。二、做好周密的预算规划全面预算管理的“天”是周密的规划。好的规划是成功的一半，在预算环节中，一年之计不一定在于春，一定在于上一年的冬天，所以企业要合理安排预算的规划时间。很多企业经常是闻风而动、仓促上马，例如部门主管到12月15号才开始编制预算，任何人都不可能在15天内就把公司来年要做的事情全部做完，最终只能不了了之。通常而言，预算有三个时期：编制期、执行期、考核期。1.编制期大多数企业会在冬天把来年的预算做好，因为预算是建立在大量市场调研、对国家宏观政策和国内外形势分析的基础上得出来的，如果编制期太短，就会仓促上马，缺乏依据。常见的预算编制期是9月份到12月份，特殊情况是有些企业会在6月份开始编制来年的预算，有些港资的企业或者在香港上市的企业会在春天编制当年的预算。当然，并不是所有企业都从9月份开始编制来年预算，大企业从9月份开始，小企业由于业务量小、环节少，可以在10月中下旬或者11月初开始。但企业不要等到11月中下旬或12月初再来推行预算，否则就变成了应付差事。企业在预算编制期要合理安排时间，把编制期变成可控制、可衡量的时间节点。比如，9月15号企业召开预算启动大会，9月20号销售部市场调研报告等。企业要让员工知道时间节点和结果，如果时间节点太长或者放任自由，可能会导致编制期到12月份还无法结束。2.执行期执行期一般与企业的会计年度相似，会计年度是从1月1日到12月31日，执行期是这个时期。编制预算是走完了万里长征的第一步，执行期才是保证预算结果和预算质量最为关键的环节。3.考核期企业考核包括年度考核、季度考核和月度考核。预算考核周期越短，管理者对预算的重视程度越高，所以月度考核最能保证预算的执行质量。如果企业的信息化和会计基础做到位，预算考核就可以推行月度考核，每个月考核上个月的执行，并下达考核结果。一般情况下，企业进行年度考核时，前三季度基本上没人关心，第四季度才会开始关心。如果推行月度考核，而且与绩效工资挂钩，员工每个月都会重视预算的执行情况考核时，企业也可以“月度考核＋季度考核＋年度考核”，能做到三个层面互动是最好的境界。三、建设完善的预算体系全面预算管理的“地”是预算的配套建设。很多企业推行预算，发现预算的效果达不到预期，而且预算推行的成本急剧上涨，就是前期配套建设没有做好造成的。【案例】模型的力量我到一家企业做咨询时，企业老板让我帮忙设计一套销售业绩提成方案。我是做财务出身的，做任何方案一定要有数据支撑，所以要求该企业的财务经理提供一下公司6月到8月的几项销售数据：产品销量、销售额、毛利率、销售费用、销售回款，而且要求1小时之后给我。该企业老板认为这个工作量太大，说：“3个月的数据要1小时提交？这是不可能的！最迟明天上午才能给你。”经过交谈，我发现他说工作量大是因为企业没有数据统计模型，是按照最简单、最传统的方法——复制粘贴数据透视，这样当然很难快速提交数据。因此我教了他们一套数据统计模型，财务经理在1个半小时之后就把数据提交上来了。我问：“以后按照这个模型提供数据给老板，要不要花很多的时间？”他说：“只要基础数据准确，老板要的数据马上就可以给他。”做预算也是一样，要想预算监控分析到位，一定要建立预算监控模型。预算配套的基础建设包括：会计核算体系、成本控制体系、绩效管理体系、预算表及填制说明。1.会计核算体系公司的会计核算体系要与预算体系协调配套。很多企业预算和会计是两套核算规则，这就造成企业考核时用会计的数据来调整优化成预算的数据，工作量非常大。很多企业没有建立会计核算体系，弊病就在于核算思想因人而异，核算的信息质量就会出问题。在会计核算层面，企业怎么规定就怎么执行。比如，出差人员回到公司后，把在出差过程中发生的招待费和差旅费一起按照差旅费报销，或着把差旅费与招待费分开报销，两种方法都是可以的，但是如果企业没有规定，核算时就会形成两种结果，使会计信息质量存在问题。2.成本控制体系公司需要健全、严格的成本控制体系支持预算建设。众所周知，制造企业中最痛苦的管理就是成本管理，因为成本最复杂，各个环节和人为因素相对较多。3.绩效管理体系如果企业没有绩效管理体系，预算的难度系数就会非常大。要想保证预算的执行效果，企业就必须有绩效管理体系；要想使绩效管理体系与预算对接，就要保证绩效体系趋于量化状态。比如，用客户满意度是否达到90%或95%考核服务情况，用客户增加数量考核客户开发力。很多企业的绩效考核都是流于形式，比如考核“是否服从上级领导”“有没有迟到早退”“有没有违反公司的制度”等指标，领导在月底考核时往往不知道如何评分，使每次考核都变成了吵架，造成上下级不和睦。此外，很多企业的绩效考核还设有自评或直观考评，这样的绩效更是一塌糊涂。4.预算表及填制说明很多企业将预算表打印出来了，召开了预算启动会议，会计核算体系、成本控制体系和绩效管理体系都很好，预算效果却不好，就是没有做预算表及填制说明造成的。因为预算表的专业性较强，除了设计人员，其他人可能会看不懂，不知道如何填写，不知道数据从哪里来或从哪里验证等。所以说，预算表及填制说明要做到“傻瓜式”，要让没有学过财务的或着没有数字概念