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辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础第三章档案的收集第一节档案收集工作的意义和要求一、收集工作的内容和意义档案的收集工作，是指按照法律、法规的规范，通过例行的接受制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。从对档案的本质的理解方面来说，档案是特定的组织或个人在其工作活动中形成的文件有机体，是自然形成的历史记录，不是人们随意搜集的拼凑体。因此，这里所谓档案的收集，就是按照档案形成的规律，把分散的文件接收、征集、集中起来。这里的“档案收集”从理论上讲是“归拢”之意，是自然形成的某种文件形态的集中，而不是指人为地进行加工。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础•接收•档案室的接收：接收本单位文书部门或业务、职能部门整理后的移交档案。•已归档档案的接收•未及归档档案的补充收集•档案馆的接收：档案馆接收各现行机关和撤销机关移交的需要永久或长期保存的档案。•对历史档案的接受。•征集•按照国家规定的征收在社会上的档案和有关文献的活动。•征集的方法——收购、征购、捐赠•对历史档案的征集。（一）档案收集工作的内容（二）档案收集工作的意义1、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了实际的管理对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。有了档案，档案机构才有进行鉴定、整理、编目、保管、统计和提供利用扥过各项工作的物质条件。2、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。只有通过收集工作，才能把党和国家的全部档案集中到档案保管机构，形成统一的档案基地，实行统一的科学管理。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础3、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作（有些部门采用“守株待兔”的方法，导致档案不全，档案整理质量不高，碍于档案的利用）。收集及时，鉴选得当，档案完整系统，则为档案管理的各个环节创造良好条件，从而能集中力量对档案鉴选研究，广泛开展档案的利用工作。4、收集工作是档案部门和社会诸多方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。要开展收集工作，就必须要与各单位、单位内各部门、有关的工作人员以至社会各界人士鉴选直接接触。档案馆、文件中心、档案室是国家和机关单位授权专门管理档案的法定机构，它在向不同的对象收集档案的过程中，就体现着国家与单位、单位与其内部机构、国家与个人等多方面的广泛的关系。处理这些关系，往往涉及法制和民主、民族政策、统战政策等许多方面的问题。尤其是收集历史档案，情况就更为复杂，除国内各种关系外，有时还会涉及国际关系。因此，档案的收集工作政策性较强，要做好收集工作，必须提高政治水平，假期法制和政策观念，并应注意经常不断地做好宣传工作，总结工作经验，讲究工作方法。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础二、收集工作的要求（一）丰富和优化库藏对档案馆来说，它的馆藏越丰富、越珍贵、年代越久远，它就越能为社会做出更多贡献，更加受到社会的重视。在国外，有人把档案馆视为“历史科学的粮仓”，并千方百计地收集各种有关文件经常充实这个“粮仓”。时间检验充分证明，一个档案机构的搜藏是否丰富，档案是否完整，是衡量档案机构工作做得好坏的一个重要标志，也是开展利用工作，特别是档案馆开放历史档案，开展编辑研究、出版档案史料的一个前提条件。因此，各级各类档案机构都要求能竭力丰富自己的库藏。不断丰富馆藏，应当始终作为搜集工作的一个指导思想。丰富库藏的主要标准和要求，应该是：数量充分，质量优化，成分充实，结构合理。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础1、数量充分。为了使档案室或文件中心成为单位工作的必要条件，把档案馆建成为永久保存档案的基地和研究利用档案的中心，必须收集和保持足够数量的档案和资料。2、质量优化。档案收藏的丰富性，包括数量与质量的统一要求。只顾大量收罗，而不求质量，材料再多，也谈不上真正的丰富。因此，在强调丰富库藏的同时，也须强调优选，将具有重要价值的档案收入档案机构内，达到库藏档案的优质化。3、成分充实。在丰富库藏实行优选的同时，还要要求成分充实。⑴在档案种类方面，既要收集反映党政机关活动的普通档案，也要收集科技档案等各种专门档案。⑵在档案形成单位方面，既要收集有关领导机关的档案，也要收集各种类型的单位以及有代表性的基层单位档案；既要收集组织单位的档案，也要收集著名人士的私人档案，如手稿、信件、家谱、族谱、地契等。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础⑶在内容方面，要全面地收集经济、政治、科学、文化等各方面的宏观材料和微观材料。⑷在文件的体裁方面，既应包括纸质文件，也应包括各种特殊载体的材料，诸如照片、磁带等现代形式和简策、缣帛等古老形式的档案。4、结构合理。还应收集一些有关的其他资料，如方志、传记、年鉴、回忆录等有关史实和考证的材料，政策法令汇编、有关的书报杂志等，与档案相辅相成，互相补充。总之，收集保管历史记录，必须与构成社会历史的各个领域相适应，合理地配置档案馆的馆藏结构；同时，不同层次和类别的档案机构，应保持本单位、本系统或本地区的特点，如县档案馆的馆藏应体现地方馆和综合馆的特色。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（二）加强馆（室）外调查和指导收集工作是解决档案的集中问题，就是因为它的对象本来是分散的，这就要求收集工作必须做好馆（室）外调查，掌握应收入档案机构的档案分散、流动、管理和使用等方面的信息。档案馆应该进行全宗调查，了解有关单位的历史、建档情况、保存档案的数量级整理、保管等情况，一遍统筹安排哪些全宗或哪些部分、何时、有多少档案应该进馆。我国档案馆网形成的时间还不很长，也不够健全，因此，更需要加强调查研究，协助与指导档案移交部门做好移交准备工作，使之符合接收的要求，根据档案分散的情况和档案馆的条件，从全局出发统筹安排，就显得更为重要。即使在工作正常的情况下，加强馆外调查对做好收集工作和各项档案管理工作以至整个档案事业的预测、规划和决策，都具有重大意义。这是现代档案管理学的一项科学措施。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础（三）推行入馆档案质量的标准化所谓档案工作的标准化，就是对档案工作中的一些管理原则和技术方法，按照规范化的要求统一起来。档案工作的标准化，是档案管理现代化的基础。关于在收集工作中如何实行标准化的问题，我国还处于探索阶段，全国尚未颁发系统的统一标准。有些单项标准、地方的一些做法和国外的经验，都可以作为我们制定系统成套的统一标准的借鉴。如果全国能采取成套的统一标准，按照规范化的要求工作，那么，档案管理水平将会大有提高。（四）保持全宗和全宗群的不可分散性全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。它的基本涵义有三，其一、全宗是一个有机整体；其二、全宗是在一定的历史活动中形成的；其三、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。全宗就是一个单位档案的整体。一个单位的各项活动不是孤立的，而是有联系地进行的，这就决定了一个单位形成的档案文件之间固有的内在联系，使它们成为一个有机整体。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础保持全宗整体，是档案管理的一条重要原则，也是贯穿于整个档案管理工作中的核心问题。只有首先在收集工作中坚持全宗不可分散的原则，以后各环节才有可能按全宗管理。因此，在收集档案时，必须把一个单位的档案作为一个全宗集中在档案机构内，不允许把一个全宗的档案人为的分割。同时，在档案收集工作中，不仅要保持全宗的不可分散性，还需要注意各个全宗之间的相互关系。因为，在一定的时间、地点和条件下活动的各个单位，它们的工作活动都不是孤立的，而是相互依存的，反映在它们各自形成的档案上，各个全宗之间也就有着密切的联系。这种在历史上形成的有密切联系的若干全宗，称为“全宗群”。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础全宗群——由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。为了维护同一类型或专业系统的若干个全宗的不可分散性和保持文件材料在更大范围内的历史联系，便于开发利用，档案馆可以把同一时期或地区，在纵向或横向方面具有相同性质的立档单位形成的若干个全宗构成一个有机群体——全宗群。全宗群不是一个固定的实体单位，仅仅是档案馆进行全宗排列是的一种组合方法和思想，以便于对档案的“分群管理”。因此，它的组织方法和方式比较灵活，或按一定的时间、地区，或按一定的系统、机关性质，或按其他方面的某种联系组成。全宗群这个概念只在档案馆使用。全宗群作为若干个全宗的集合体，是自然形成的，不能人为地给以分割，而要集中收集在一个档案馆里，这才有利于反映历史上一定时间和一定地区工作活动的全貌。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础第二节单位内文件的归档一、归档制度归档制度，各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。在我国，这是党和国家规定的一项制度，即通常所说的“归档制度”。《档案法》规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”《机关档案工作条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》等文件，均对文件立卷归档做了具体规定。文件归档属于文书部门的任务，它是文书工作的最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，可以说归档时文书工作和档案工作的“结合部”，即两者交接的一个环节。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础我国的文书、档案工作中素有归档的历史传统，从几千年前甲骨文件的集中保存并按一定的特征编排等情况，就可以看出那是已有了原始的归档办法。我国很多古代文件所以能保存下来，这也是重要原因之一。归档制度的内容，主要包括三方面：归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。（一）归档范围归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。根据有关规定，凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件，包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的各种形式和载体的文件,均应归档。需要明确，只要具有一定的保存价值的文件，例如需要保存3年、5年、15年等定期保存的文件，都应当列入归档的范围。辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础上述范围包括各种文件，对容易忽视或不易收全的下列各种文件应予特别注意：1、除了文件的正件以外，还应包括它的附件，如条例、会议纪要、图标、计划、总结、登记表、名单等；2、除了经过登记的文件外，还应包括未经收发文登记的各种文件，如会议文件、调查报告、访问记录、契约合同、工作人员从其他单位带回的文件等；3、本单位的会议记录、规章制度、各种统计报表、重要文件的历次修正稿，以及本机关领导人进行重要活动的照片等。当然，也并非一切文件都有归档的价值，不能“有文必档”。对于其他单位送来的、未经本单位具体办理的或参考性的文件，是否需要归档，应视具体情况而定。1、如收到的内部刊物、工作简报，一般是不需要归档的。但有些上级领导单位出版的内部刊物、工作简报上往往刊载一些不另行文的指导性文件有的单位把这种内部刊物、工作简报加以归档，也是可以的；辽宁师范大学信息管理学系档案管理学基础2、犹如条例、办法、调查报告、工程图纸等，一般都是要归档的，但也有些送来的参考或作为情报资料交流的，就不应该归档；3、又如报纸、新闻照片，在一般单位里是不需要归档的，但反映本单位工作活动情况的报纸、照片，收集起来归档也是必要的。由于这类材料多是复制品，一般不必集中到档案馆保存。各单位可根据工作需要自行决定是否需要归档。关于文件归档的具体范围，国家档案局颁发有《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年）等规定，各单位应结合具体情况，制定本单位归档与不归档的范围。（二）归档时间办理完毕的文件，一般应该在第二年（六月份以前）内由文书部门整理后向档案室归档。也可灵活处理，如对于专业方面的专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为了便于日常工作的查考，可以另行规定切合实际的归档时间。辽宁师范大学信息管理学系