05 第四章 档案的整理(上)

05第四章档案的整理（上）陈慧琴-1-第四章档案的整理（上）第一节档案整理工作的内容和原则一、档案整理工作的内容和意义档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。（一）档案整理工作的内容档案整理工作的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位（一般是立卷）、案卷的配列和案卷目录的编制。上述各项具体工作，并非任何情况下均须全部进行。在档案馆（室）内档案的整理，按其工作内容的范围大致分为如下三种：1、系统排列和编目。在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷；档案馆接收的是由档案室根据入馆要求整理移交的案卷。在这种情况下，档案馆和档案室的档案整理工作，主要是对接收的这些档案，在更大的范围内，即根据整个档案室和档案馆对档案存放和各种管理的需要，进一步地系统整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的某些加工等等。2、局部调整。已经整理入馆、室保存的档案，经过管理实践的考验或专门的质量检查，对显然不符合整理要求、不便于保管利用的部分，档案馆和档案室需要进行一定的加工，以提高质量；另外，随着时间的推移，档案材料本身以及档案整理体系可能发生某些变化，也许进行必要的调整。3、全过程整理。由于一些特殊原因，档案馆（室）有时也接受和征集一些零散文件，或者当馆藏的体系遭受严重破坏时，就必须进行全过程的整理工作。档案整理工作，从其各个环节作业的性质上，又可概括为系统化和基本05第四章档案的整理（上）陈慧琴-2-编目两大部分。系统化和基本编目在操作过程中有规律地交错进行。（二）档案整理工作的意义档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。数量浩繁的档案，如不进行科学的整理，查找一份文件便如同“大海捞针”一样困难。而且不把档案联系组合起来，就不能充分体现档案的特点，就会影响以至失去档案的利用价值。只有把档案组成条理化的体系，才能客观地反映出各种活动的本来面貌，便于系统地查考研究。所以，档案的系统整理，是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。优化档案整理工作，可以促进档案工作系统各个环节的良性运行和协调发展。通过档案的整理可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，促使其改善和提供。档案经过系统的整理和基本编目，为全面鉴定档案的价值和建立多元性的检索体系奠定了科学基础，而且这几项工作往往可以结合进行。只有整理好的档案，才能为档案的保护、统计和检查提供基本的单位和完整的体系，便于维护档案的完整与安全。所以，档案整理工作是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。二、档案整理工作的原则整理档案应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。(一）档案的整理应该充分利用原有整理基础作为历史文化遗物的档案，它不仅记录了当时的实践活动，而且反映了历来整理和保存档案的情况和成果。在整理档案的时候，要尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用消遣的整理基础。这样有利于提高档案整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。我国档案界惯称的所谓“利用原基础”整理档案，是已为多年来实践所证明的一种比较切实的办法，也是科学地组织档案工作的一条原则。他05第四章档案的整理（上）陈慧琴-3-的含义和要求主要有以下两方面：1、充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。一般地说，只要不是零散文件，已经整理而有规可循、有目可查，即应力求保持其原有的整理体系。或者不再重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补；或者只作必要的部分加工整理。历史上有因根据一时需要或管理要求，动辄改变原来的整理体系，越整越乱，造成对档案的毁损的事例多有发生。2、在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。对必须进行一定整理的档案，要注意分析原有的整理方法合理与否，对其中可取的方法应该适当吸收或保留。忌鲁莽地毁灭档案体系的原貌，避免人为地破坏历史文件群固有的秩序，保证整理质量和效率。（二）档案的整理必须保持文件之间的历史联系所谓文件之间的历史联系，即文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。档案文件一般是以单件的个体形式陆续地产生，以组合的群体形式持久地存在和运动的。因此，整理档案不能根据偶然的需要和人为的联系随意的分合，必须按照档案形成的规律，保持文件在其形成者实践活动中固有的联系进行整理，才能把文件组成科学的有机体系，如实地反映出历史活动的面貌和文件的系统内容。这是档案整理区别于图书、情报资料等其他文献整理的一个重要特点。文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。1、文件在来源方面的联系。文件是以一定的单位及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。只有在保持文件来源方面联系的前提下，文件的时间、内容和形式等方面的联系，才能更深刻地反映机关工作活动的面貌。05第四章档案的整理（上）陈慧琴-4-2、文件在时间方面的联系。形成档案的单位和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。譬如，一个历史阶段或一个年度的文件，记述和反映了这一历史阶段、这一年度的工作和生产活动。整理这些文件，应该在保持来源联系的同时，注意保持文件之间的这种时间联系。3、文件在内容方面的联系。文件是单位或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。譬如，处理一项业务，进行一次调查，召开一次专业会议，承办一起案件，必然要产生内容相关的一系列文件，整理时必须适当地保持它们的联系。4、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等。文件的形式，标志着文件产生时的特定作用，在一定的程度上也反映了文件的来源、时间和文件内容的性质。这也构成了文件之间一定联系。对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理：一方面，由于文件之间具有错综复杂的和多种多样的联系，因而应该根据文件情况，善于找出和保持文件之间最紧密的联系。不能只要一看到文件之间的某种联系，即随意整理。同时，从档案整理工作的全过程来说，应该力求从档案的来源、内容、时间和形式等各方面，全面保持其联系。这将为日后的档案全面鉴定、多元检索和提供利用等创造良好的条件。另一方面，文件之间的历史联系是相对的，应该根据不同的档案的特点及其形成的不同情况等，采取保持文件联系的不同方法。不能离开实际整理的具体文件，简单地确定某种整理方法和评说优劣。同时，应该从档案整理工作的各个环节和各个方面，全面地考察是否保持了文件的联系，不能只从某一个判断，如只从分类一个环节或某一类、立卷工作或某一案卷，孤立地看待文件之间的联系，切忌把某种联系和某种整理方法绝对化。05第四章档案的整理（上）陈慧琴-5-（三）档案的整理必须便于保管和利用保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能“为联系而联系“。便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。总的来说，恰当地保持文件之间的联系整理出来的档案，即能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。因此，对于不同种类的档案，或记录方式、载体材料、机密程度、报关价值等显然不同的文件，应根据情况分别整理，恰当地组合，而在相应的范围内要求保持文件最优化的联系。第二节全宗一、全宗概念及意义全宗是一个独立的单位、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。“全宗”，最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则和方法而应用的。为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。法文“Fond”一词，愿意为“土地”、“资金”、“基金”，后来也转意为（非物质的）“财富”、“资源”。中国曾有“档案群”和俄文“芬特”的用法。1955年统一使用了“全宗”的称呼。全宗的基本含义包括三个方面：（一）全宗是一个有机整体同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。中共中央办公厅和国务院办公厅1983年发布的《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》分别规定：“一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交”。“进馆档案应保持全宗的完整性”。（二）全宗是在一定历史活动中形成的全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。全宗的整体性，是由其内部成分中多为的的历史联系所决定的。具有历史联系的全宗整体，虽然经过人们的组合，但从其本质来说，全05第四章档案的整理（上）陈慧琴-6-宗是在社会生活中“自然形成的”。各种文献的整理，都有不同的形式和层次，全宗则体现了档案及其形成的特点，成为档案整理分类的典型方式。（三）全宗是以一定的社会单位为基础而构成的全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的，这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。国家档案局1987年发布的《机关档案工作业务建设规范》规定：“一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。”二、全宗构成的条件和立档单位一个独立从事活动的机关或组织单位就是一个立档单位，立档单位也称为全宗构成者。一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。确定一个单位是否立档单位，主要应该研究它们在行政上，财务上和组织人事上是否有一定的独立性。因此，具备下列条件者应当成为立档单位，它所形成的档案应当构成全宗：1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。3、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。三个条件中，最基本的是第一条，即以独立行使职权并主要以自己的名义对外行文为主要条件。判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的，而是以第一个条件来判定。三、立档单位的变化和全宗划分研究某一立档单位是否有根本性的变化，主要应该从立档单位的政治性质和基本职能等有关方面去考察。（一）从单位的政治性质方面考察对于政府机关、团体和事业单位，主要应从政治性质方面分析它们的变化。例如：05第四章档案的整理（上）陈慧琴-7-1、被推翻了的旧政权机关和革命后建立的人民政府机关，因为政治性质根本不同，其档案应该分开，各自构成全宗。2、解放前各个历史时期所存在的不同政权（如明清王朝、北洋军阀、日伪等），虽然在根本性质上是相同的，但反映不同的具体阶级内容或不同的历史时代，其档案应各自构成全宗。3、解放前成立而在解放后被人民政府接管并继续存在的某些事业单位，其中政治性质较为明显的，由于政治性质发生了变化，它们所形成的档案一般应该分别构成全宗；一般的学校和其他事业单位，解放前后形成的档案，也可以统作一个全宗，其中分为不同的部分继续整理。4、党派、政治团体、宗教组织在各个历史时期和解放前后，只要其主旨和组织成分的基本构成没有根本性的变化，它们的档案，无论在何时何地形成，应构成一个全宗。（二）从单位的基本职能方面考察在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要是分析它的基本职能是否有根本变化。如：1、凡是新成立的并具有一定独立性的单位，就是新的立档单位，它的档案构成新的全宗。2、凡属下列情形，均非单位基本职能的根本变化：单位职能与工作范围的扩大或缩小，单位内部组织机构的调，单位工作地点的变更，领导关系的改变以及由于某种原因单位曾暂时停止一段时间的工作等。3、临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管单位档案全宗统一管理，但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。（见《机关档案工作业务建设规范》）4、如果两个单位合署办公，而文件是分别处理的，它们所形成的档案，应该分别构成全宗。而合署办公前后各形成的档案，一般应属于一个全宗。以上只是关于立档单位变化时确定全宗划分的一般原则。在实际工作中，情况要比这复杂得多，必须根据具体情况进行具体分析。特