12 第七章 档案的检索(下)

12第七章档案的检索（下）陈慧琴Email:[e-mail]-1-第七章档案的检索（下）第六节档案检索工具一、档案检索工具的作用档案检索工具，是用以揭示档案馆（室）保存档案的内容和成分，报道和查找档案是记录、报道和查找档案的工具。它的基本职能有两个方面：（1）存储。即将档案文件的有关特征著录下来，按照一定的顺序加以排列或进行客观的描述，以二次文献或三次文献的形式将档案信息集中起来；（2）查找。即向利用者提供查找档案的线索，供利用者了解和查找档案时使用。档案检索工具既是存储结果的最终体现，又是查找活动的必要条件，对检索效率具有重要的甚至可以说是决定性的影响。档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。（一）桥梁作用档案检索工具在数量浩繁、内容丰富的档案文献和利用者之间架设了一道“桥梁”，沟通了二者的借需关系，利用者借助检索工具便可以较为迅速准确地获取所需档案。（二）交流作用档案检索工具中存储了大量的档案信息，它不仅可以提供查询，同时可成为档案馆（室）与利用者、档案馆（室）与档案馆（室）之间的交流工具。利用者借助它即可概要了解馆藏档案的内容、价值等信息。（三）管理作用档案检索工具记录了档案的主要内容和形式特征，集中、浓缩地揭示了馆藏情况，档案工作人员可以通过检索工具概要了解馆藏档案的内容、形式、数量等情况，为档案管理业务活动提供一定的依据。尤其是馆藏性检索工具反映档案实体顺序，在库房管理、档案数量统计等管理活动中直接发挥作用。12第七章档案的检索（下）陈慧琴Email:[e-mail]-2-各种检索工具还是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要手段。上述三个方面的作用是就档案检索工具的整体而言的，某一种检索工具可侧重于其中一个或两个方面。二、档案检索工具的种类档案的内容、成分复杂，而人们利用档案的目的和要求不同，只靠一二种检索工具难以满足利用者的需要。为了适应从不同角度、深度和广度查找的种种需要，逐渐形成了多种类型的检索工具。目前比较常见的分类方法有以下几种。1、按体例分目录、索引、指南。2、按载体形式分为书本式检索工具卡片式检索工具缩微检索工具机读式检索工具3、按检索范围分为全宗范围检索工具档案馆范围检索工具专题范围检索工具馆际检索工具4、按功能分馆藏性检索工具查检性检索工具介绍性检索工具需要特别指出的是，随着计算机技术在档案工作中的应用，很多传统的手工式的目录被计算机数据库形式所取代，它们已经或即将退出历史舞台，12第七章档案的检索（下）陈慧琴Email:[e-mail]-3-不需要单独编制了。但了解一下传统的目录，对建立数据库还是有帮助的。三、常见档案检索工具的编制方法1、案卷目录案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。案卷目录一般采用书本式，其目录表包括：顺序号（案卷号）、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。表中的备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。案卷号题名年度页数期限备注档案室编档案馆编2、全引目录亦称“卷内文件目录汇集”。即将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编成册的检索工具，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。其主要形式是，先列出每一个案卷的卷号、标题、起止日期、页数，接着就在下面列出这个卷的卷内文件目录。这种检索工具的优点是不仅有案卷号、案卷标题，而且还有卷内每份文件的作者、文号、文件标题、文件成文日期，虽在页码，解释内容和成分比较具体，查找案卷行或单份文件都方便。案卷号题名起止日期卷内页数保管日期顺序号文号责任者题名日期页号备注案卷号题名年度页数期限备注档案室编档案馆编12第七章档案的检索（下）陈慧琴Email:[e-mail]-4-3、全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围，以及用于档案的统计和保管工作。全宗目录适合于档案数量较大，全宗较多的大中型档案馆。4、分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。5、主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。6、专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。专题卡片发生事件时间类：属类：地点全宗名称：文件内容与成分简介：全宗号：目录号：案卷号：页号：7、文号索引文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文号档号对照表。也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目，形成文号目录。12第七章档案的检索（下）陈慧琴Email:[e-mail]-5-可分为号码对应式和位置对应式两种。位置对应式是在制表时并不一一列出文号，而是用一定的格式确定每一发文号在表格中的位置，然后在该位置上直接填写该份文件的档号。位置对应式如下表：012345678901234563-2-21-17898、人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。在档案利用中检索人物占有相当的比重，由于在标题中很少反映人名，以所只有编制专门的人名索引才能解决这个问题。人名索引包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到某一人物的材料。人名索引可以分为综合性和专题性两种。综合性人名索引是将馆藏档案中所涉及到的全部人名编成索引，专题性人名索引是根据所列专题范围，如任免、奖励、处分等对涉及该专题的人名编制索引。12第七章档案的检索（下）陈慧琴Email:[e-mail]-6-9、地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。以编史修志为目的的利用者往往需要反映某一地区各方面情况的档案材料，地名索引可较好地满足这一类利用需求，从地区角度提供较为全面的档案线索。10、档案馆指南是一种全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书，又称档案馆介绍。它是档案馆面对社会的一种宣传、报道性工具，借助这种工具，利用者可以较为全面地了解馆藏档案情况及利用档案过程中所需的各种信息。档案馆指南从揭示馆藏的详简程度上可分为简明指南和详细指南，从揭示档案馆的范围上可分为单一档案馆指南。档案馆指南一般应包括6部分内容。．说明或序言．目录．档案馆概况．馆藏档案情况介绍．馆藏资料情况介绍．附录11、全宗指南是揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书，又称全宗介绍。全宗指南的内容主要包括以下3个部分。⑴立档单位和全宗的历史概况在档案利用活动中，对立档单位历史的了解直接关系到对档案内容的理解。因为档案是历史的记录，不了解档案产生单位的性质、职能及机构设置情况，就难以全面认识该机关档案的价值。这一困难尤其发生在后代人利用12第七章档案的检索（下）陈慧琴Email:[e-mail]-7-前代人形成的档案，同代人利用其他机关形成的档案等情况中。对立档单位情况的介绍主要包括单位名称、隶属关系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿革。⑵全宗内档案概况主要包括档案的来源、数量、进馆日期、整理、保管、鉴定情况、完整程度、所编制的检索工具等。⑶档案的内容与成分一般依原整理体系加以介绍，如果是按组织机构分类的，可按照机构逐一介绍，如果是按问题分类的，可按原划分的类目逐一介绍，这样介绍起来比较方便，而且由于与整理情况相对应，也比较清晰。介绍档案内容时原则上是以案卷为单位，亦可视实际情况灵活掌握，对于若干个问题相近或相同的案卷可合并介绍；对有特色和价值较大的文件可单独介绍。12、专题指南是介绍报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书，又称专题介绍。专题指南的基本结构可由以下3部分组成。．序言．档案内容介绍．附录（常见检索工具还有其他一些，这里不一一详细介绍，可参看教材P265-280页。）【思考与练习】1、简述档案检索的含义？2、常用档案检索工具有哪些？12第七章档案的检索（下）陈慧琴Email:[e-mail]-8-答案提示提示一：对档案信息进行系统存储，根据需要进行查找工作。提示二：案卷目录、全引目录、分类目录、专题目录、人名索引、文号索引、全宗指南、专题指南、档案馆指南等。