助力业务的可持续增长(岗位分析和描述培训)

优化人力资源基础管理体系，助力业务的可持续增长-岗位分析和描述培训2010年6月Hay（合益）集团管理咨询有限公司岗位分析-概述003©2009HayGroup.Allrightsreserved为何进行岗位分析？岗位分析是使得岗位描述更有意义和价值的工具4©2009HayGroup.Allrightsreserved岗位/职位从何而来？岗位表示公司如何通过组织和管理资源以达到其战略目标的方式方法。岗位结构战略组织目标5©2009HayGroup.Allrightsreserved何为岗位？组织结构的基本组成单位；需要以下特定的组合：知识，技能和经验；以最基本工作目标的达成而促成组织整体目标的达成；它的存在是为了收获结果，而不仅是执行任务；便于沟通－使员工明确他们需达成的目标以及为何需要达成，同时也使他们理解这些目标的达成如何决定了组织整体目标的达成与否；注重于达成组织目标需作出的努力；不同岗位具有不同价值；…6©2009HayGroup.Allrightsreserved岗位分析-简要概述岗位分析并不是：个人分析人事分析绩效评估岗位匹配岗位分析是：分析而非核查岗位而非人事实而非评判岗位的现实状况可接受的绩效水平7©2009HayGroup.Allrightsreserved进行岗位分析的结果岗位分析的最后结果是：认可的(被批准的)岗位描述（岗位说明书）8©2009HayGroup.Allrightsreserved岗位分析和岗位描述的用途岗位分析是理解岗位的过程培训者评价者在岗者组织计划者岗位评估者职能经理职业/继任计划者招聘者9©2009HayGroup.Allrightsreserved一份岗位描述文件的解析1.岗位说明栏2.岗位目的3.主要职责4.岗位范围5.工作协作关系6.主要挑战7.工作环境8.素质要求9.组织结构图岗位说明栏0111©2009HayGroup.Allrightsreserved岗位说明栏该部分设置目的：对岗位的基本信息管理岗位基本管理性信息：岗位或职位名称（及职位编码）该岗位或职位直接向谁报告（列出该岗位需直接报告的高级岗位名称，不需列出该职员姓名）该岗位或职位在职能上向谁报告该岗位所属业务块或部门该岗位描述最初通过的日期，以及该岗位描述正式被更正或改变的日期（可选）12©2009HayGroup.Allrightsreserved岗位说明栏岗位说明栏岗位名称编号所在部门所在团队任职者签字主管签字拟制人最后调整日期岗位目的0214©2009HayGroup.Allrightsreserved岗位目的宏观层面上，该岗位需达成的整体目标的清晰描述总体以三部分构成，分别为简短的一句话进行描述：该岗位的员工应做什么？-用动词表述该岗位需首要执行的任务（请参见附录-建议使用的“动词”）该岗位影响什么？为何该岗位员工需做这些任务，或改岗位能达成何种结果？岗位目的清晰表述（以1-2句为佳）该岗位总体目标以及岗位存在的原因。可以从上级岗位目的中提取，但不可相同Stateconcisely(1or2sentencesmax)theoverallobjectiveofthisjobandbasicreasonforitsexistenceinitspresentform.Shouldbecascadedfromthesupervisor’sbutcannotbeidentical15©2009HayGroup.Allrightsreserved岗位目的描述(由三部分构成的岗位描述举例)岗位名称：轮班生产主管岗位目的描述：监督工厂生产组工作，以达到预定生产目标：在预定的或减少的成本范围内保证生产质量和生产安全。三部分结构:该岗位的员工应做什么？监督该岗位影响什么？工厂生产组为何该岗位员工需做这些任务（该岗位可达成成果）达到预定生产目标：在预定的或减少的成本范围内保证生产质量和生产安全。16©2009HayGroup.Allrightsreserved岗位名称：生产总监岗位目的描述：计划和控制所有生产管理活动，以保证产量，质量，成本和顾客满意度达到预期标准三部分结构:该岗位的员工应做什么？计划和控制该岗位影响什么？所有生产管理活动为何该岗位员工需做这些任务（该岗位可达成成果）岗位目的描述(由三部分构成的岗位描述举例)保证产量，质量，成本和顾客满意度达到预期标准17©2009HayGroup.Allrightsreserved一份岗位目的描述必须只针对某一特定岗位当我们将岗位目的描述和一个工作单位领导职位或其任一下属职位相比，会发现一些相同点。同时我们也会发现有一个职位“管理”产出，另一职位负责进行产出活动。若我们不能立即分辨该区别（通过阅读岗位目的描述），那么该岗位目的描述则需改进以使岗位间的区别清晰明了。岗位目的描述的原则18©2009HayGroup.Allrightsreserved练习：岗位目的示例分析岗位目的的三层结构销售经理：计划，组织和控制销售运营，以在预计的或减少的成本额内达到预定销售目标。人力资源经理:制定并发展人力资源政策和流程以确保有效的员工发展、招聘和选拔，薪酬计划和福利以协助实现公司目标和战略。主要职责0320©2009HayGroup.Allrightsreserved什么是主要职责？针对某一岗位，由总体岗位目的陈述分解出的多个特定目标“组织所要求的某一特定岗位特定的产出，或特定的最终成果，并且必须由该岗位现任员工提交该成果”。对于每个岗位来说，“特定的产出”都不相同。21©2009HayGroup.Allrightsreserved主要职责的数目没有最佳的岗位职责数目是某一岗位的产出或最终成果(由总体岗位目的陈述提炼出的分级目标)并非小任务/活动的罗列一般为4-8项22©2009HayGroup.Allrightsreserved主要职责的五个关键特征1.结果导向必须描述出达成怎样的结果，而不是如何达成；与直属领导需达成的最终成果有直接关系与组织或部门的KPI相联系2.内容全面且与企业目标契合3.无时间限制在组织正式复审该岗位预期达成的目标前，主要职责不作改变并不因该岗位员工的改变而改变4.清晰明了使用者必须能够认识到下列不同之处：该岗位和监督管理该岗位的职位该岗位和所有其下属岗位（如果存在）5.只针对某一特定岗位23©2009HayGroup.Allrightsreserved主要特征一：结果导向性指最终成果，而不是任务•描述“如何”•罗列•可能变化•过程/输入型任务责任•描述“什么”•明确•相对恒定•结果/输出型24©2009HayGroup.Allrightsreserved例一：护士洗护病患换病床床单例二：公交车售票员检查站点收钱发车票例三：司机保持汽车整洁卫生安全驾驶遵守交通规则保持病患清洁舒适向乘客收取正确票额保持车内环境舒适，快速安全地将客人载至目的地任务罗列最终成果描述主要职责：举例说明任务和最终成果不同之处Continued…25©2009HayGroup.Allrightsreserved主要职责：与企业整体目标契合将岗位目的陈述分解为4至8个最终成果责任（按岗位分）整体岗位目的陈述需要什么产出才能达到组织的商业目标？组织目的，商业目标，业务战略26©2009HayGroup.Allrightsreserved全面且与岗位目的契合主要职责主要职责主要职责主要职责主要职责主要职责主要职责主要职责将岗位目的陈述分解（一个级别）为达成总体岗位目的所必须得到的主要成果27©2009HayGroup.Allrightsreserved以下这些主要职责是赋予销售秘书的吗？‘处理信件’‘与同事讨论问题’‘学习会议记录’‘为销售访问约定日程’28©2009HayGroup.Allrightsreserved以下这些主要职责是赋予财会经理的吗？“有效管理所在部门”“改善公司形象”29©2009HayGroup.Allrightsreserved如何撰写主要职责？[动词]+[宾语]+[结果]主要职责PrincipleAccountability概括本岗位需要负责的一系列最终结果Summarizetheprincipalresultsexpectedfromthisjob.绩效衡量标准KeyPerformanceIndex30©2009HayGroup.Allrightsreserved主要职责结果简例：动词宾语结果指导员工工作与部门工作流程相配合组织员工交流沟通确保信息的一致和清晰招聘销售员工确保销售小组工作的连贯性确保产品质量以达成客户需求31©2009HayGroup.Allrightsreserved绩效衡量标准的类别和示例数量质量成本时间人的反应单位成本实际与预算比边际利润产量收入利润率收入增长市场渗透新客户数量投资回报率每股收益率准确性可靠性服务规范错误率投诉称赞反馈员工流失率客户满意度限期到达市场的时间单位产出反应时间岗位范围0433©2009HayGroup.Allrightsreserved岗位范围简单描述“规模”，助以完成一个公平、适宜的岗位评估财务信息是最有用的，但其他具体信息如产量，员工数量也很有用。例如：年运营预算，详细费用，分解运营成本（原材料，员工薪资，能源，运输等）年收入，利润，销售额项目成本何为岗位范围?岗位范围请列出能够反映该岗位工作范围、规模的相关数据财务数据非财务数据（下属或其他相关数据）下属人数直接下属：间接下属：34©2009HayGroup.Allrightsreserved不同职能的岗位范围职能经理1.产量2.监管的员工数3.运营预算4.耗损率营销经理1.销售量2.运营预算人力资源总监?财务总监?地区销售总监?工作协作关系0536©2009HayGroup.Allrightsreserved工作协作关系该岗位员工需与哪些内外部的岗位联系互动,以达成该岗位目的?工作协作关系包括:内部岗位外部岗位Continued…37©2009HayGroup.Allrightsreserved针对岗位描述我们需要知道:对于内部岗位和外部岗位来说:相联系的岗位名称简单描述为何联系工作协作关系工作协作关系WorkingRelationship描述本岗位任职者工作中可能涉及的公司内部和公司外部的关系DescribebothInternalPositions&ExternalPositionsintermsof:需要联系的岗位Thenameofthepositionscontacted简要说明原因Simpleinformationabout‘why’内部(Internal)外部(External)38©2009HayGroup.Allrightsreserved对于内部岗位:意味着和组织内其他部门的工作单位相联系不包含直接经理职位不包含部门内同级职位不包含直接/间接下属职位下面举例……工作协作关系Continued…39©2009HayGroup.Allrightsreserved举例-与内部岗位联系:1.“与信贷部高级文员联系,核查顾客信用等级是否良好,一周约三次”2.“与市场部行政人员联系,以取得实际销售数据用以准备利润预计,每月一次”3.“与化工工艺工程师联系,核查应采购的特定的化学添加剂是否在一定使用量内,每月一次”（注意:内部关系不包括:“每月一次去秘书那取新铅笔”）工作协作关系Continued…40©2009HayGroup.Allrightsreserved举例–与外部职位联系:1.“每月一次与行业同仁进餐，为行业制订说服政府的策略”2.“每月和购买超过一百万美元产品的客户进餐，以保证客户满意度，以及汲取关于客户未来需求的见解”3.“为每件输入的原材料货物，去政府海关办公室获得船运通关（大约一个月两次，每次运输价值平均约50,000美元）（文件由高级文员事先完成，无需和海关办的