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第八章隋唐时期的档案和档案工作第一节文书档案机构的发展和官吏地位演变一、文书档案机构的发展和官吏设置历史背景（隋唐建立概况）隋朝疆域图唐朝前期疆域图唐朝最盛时疆域图唐朝702年疆域图唐朝后期疆域图（一）三省六部制下的文书机构和人员1、三省是隋唐时期中央最高辅政机构，也是文书档案工作的最高管理机关。唐代确立了“中书出令、门下审议、尚书执行”的三省分权运行体制中书省三省制实质上是以中书省为中心确立的，中书省负责以皇帝名义草拟制定各种文书，各级官府上呈的奏章文书亦由中书省负责转呈皇帝，并草拟批复。除此之外，还参与朝廷的各种重大活动，职权比较广泛。中书省长官为中书令（内史令、内书令），副长官中书侍郎（内书侍郎），专掌机密，草拟诏令，参议朝政。门下省门下省负责对中书省草拟的文书进行审核、封驳。长官侍中，副长官门下侍郎（黄门侍郎）二人。重要属官左散骑常侍二人，左谏议大夫四人，掌规讽过失、谏渝得失；给事中四人，掌审核封驳文书；左补阙、右拾遗，谏讽之官；起居郎二人（曾由给事中、谏议大夫兼任），掌天子起居法度；门下录事四人，掌文簿、传制、诏敕装函保管。尚书省尚书省官署又称尚书都省、都堂，长官尚书令，副职左右仆射各一人，下辖吏、礼、户、兵、刑、工六部，长官尚书合称“八座”，左右仆射下设左右丞各一人，统领全国政务。唐代六部分三等，吏、兵为前行，刑、户为中行，礼、工为后行，各官员升迁按后、中、前的次序递进，中唐以后六部尚书成为官员迁转的资历，不一定表示实在的职务三省之间的关系魏晋初建三省六部制，隋唐确立和发展，形成了分权运行机制：“中书出令，门下审议，尚书执行的局面”。三省之间职责明确，相互配合且相互牵制；各种职官分工细密，职守分明。由于三省长官位高权重同于宰相，所以中书令、尚书令常不授人，而以次官代行其职。2、翰林院在中央兼管文书、档案工作的机构还有翰林院，翰林院由君主的文学侍从发展而来，备皇帝顾问，其人员从朝官中遴选。3、宦官机构宦官机构：文书档案工作机构中的一个重要部分。内侍省和殿中省：掌皇帝诏旨传递和衣食起居等。内侍省长官内侍、副职内常侍，隋初宦官担任，隋炀帝改称长秋监，用士人分别担任长官和副职，称长秋令和少令，而低级事务人员使用宦官。掌握王朝重要文书传递、典守重要典籍档案。内枢密使和宣徽使：设于殿中，专用宦官掌管章奏传递、传达诏旨，渐参机密，宦官专权时参与朝政，宰相之权多被侵夺。4、九寺五监和御史台九寺五监属于事务性职官。九寺是：太常、光禄、卫尉、宗正、太仆、大理、鸿胪、司农、太府；五监：国子监、少府、将作、都水监、军器监。各掌任内档案文书。御史台：最高检察部门，下设台院、殿院、察院，纠察弹劾百官、审判不法，根据各部门任内档案记录审核百官（二）地方文书档案机构和人员的设置隋唐地方官制基本相同。唐代地方行政制度初期实行州、县两级制，据地理位置、辖境大小、户口多少和经济发达程度划分等级，安史之乱前分州（府）、县两级，中后期分道、州、县三级，各长官下分曹治事，设参谋、掌书记、（录事）参军事等人员掌文书、计簿、军事等文书档案。二、文书档案官吏的地位极其演变（一）高级文书档案官员1、选拨途径（1）科举考试（2）名士征召（3）据其才能考课由低级逐级提拔（4）皇帝直接任命（二）低级文书档案人员任用途径主要指在中央和地方国家机构中，从事一般文书档案工作的人员。如书佐、令史、书吏等，他们数量庞大，由各级官府根据事务繁简确定聘用人数，属于不入流品，即官品低级文书档案人员，但是却在基层文书档案工作中发挥着无可替代的作用。（三）文档官吏地位的演变历史背景：从魏晋南北朝开始，官与吏的分途越来越明显，也是书档案官吏职任作用、地位和选任条件发生变化的划时期。1、隋唐时期政治制度的发展变化，国家机构和职官分工的发展。（1）记注和典守职掌的分离（2）形成了专职编史的官员2、隋唐时科举制度诞生，选官用吏完全成为两条途径。文档人员的选用上：在政府机关中从事具体文书档案工作的人员，多数只是掌管文书的抄录和典守，属于吏，不能通过科举入仕，即使通过了考课铨选，也只能担任比较低级的官职，与官之间有着严格的等级界限。虽然他们地位低下，但是在国家的政务处理中却起着重要的作用，承担着官府的日常行政事务，维持着国家机器的正常运转，同时也是胥吏之害的根本原因。第二节隋唐时期的文书档案及其管理制度一、文书、档案名称1、皇帝专用文种制、敕（chi）、册——皇帝专用文种。册书：又称册、册命、册文，立皇后、太子、封王等事用。制书：大赏罚、大除授、赦宥、慰问等用。慰劳制书：用于“褒勉赞赏”，即将帅得胜，臣僚有功于国时，皇帝表示慰问、赞赏的文书。发敕：亦称发日敕，唐时废置州县、增建官吏、发兵、除免官爵、授流品以上官用敕旨：批准臣下建议并予以施行的文书。论事敕书：慰问公卿，戒诰约束臣下。敕牒：皇帝命令臣下对某事依据旧典施行时使用的文书。令：皇太子下发的专用文种。教：皇后、亲王、公主专用文种。2、官府下行文符：官府中尚书省下于州、州下于县、县下于乡用符。堂帖：堂帖子，政事堂指挥官府百司行政的文书。堂判：宰相处理裁决各类事务的文书。告身：以尚书省吏部或兵部的名义颁发的授予官爵的文书。3、上行文沿用表、启、状、牋、牒、议、疏，还有：牓子：百官向皇帝奏事时用。熟状：宰相呈报皇帝审批处理的一般日常行政事务文书。辞：一般百姓、官吏的上呈文书。4、官府间平行文沿用前代关、刺、移。5、专门档案（1）记注档案：记载封建统治者言行的文字材料，主要包括古代帝王的起居注和时政记。1）起居注：古代记载帝王言行的册籍，起源于古代史官记注，名称始见于《汉武帝禁中起居注》。2）时政记：皇帝和宰相的议政记录。起居郎不能记录国政机密，故唐有官提出宰相撰录军国政要，每月封送史馆；后来由中书门下丞随时撰录，每季送史馆。（2）甲历档案：是我国封建社会中期在官员铨选、任用过程中形成的一种专门档案，可谓官员人事档案。甲历档案的主要内容如下：1、选解与家状；2、铨注及告身；3、考课材料；4、赏赐勋爵材料（3）赋役档案：包括手实和计帐。手实：就是由户主登录的本户人口、年龄和受田的户籍。计帐：是地方机关根据户籍（手实）造报的第二年赋役预算册。唐玄宗开始规定两者一式三份，除州县各存一份外，另送尚书省一份。（4）舆图档案：隋一统全国后为了控制和掌握地方情况，隋文帝时开始下令各州县将各地地图上报尚书省。唐时，规定全国各州府每三年绘制一次（德宗时改为五年一造），连同户籍一起报送尚书省兵部职方司，并据此绘制全国地图。如，《海内华夷图》二、文书档案工作制度和律令（一）文书档案工作制度1、“四禁”制度这是针对负责起草皇帝记令文书的中书舍人而制定的。其内容为“一日漏泄，二曰稽缓，三曰违失，四曰忘误，所以重王命也。”即在起草文书时，必须注意保守机密，及时迅速，并杜绝出现遗忘和其他差错。2、用纸制度唐代随着纸张的普遍应用，在文书用纸方面制定了严格的制度。当时，纸张的种类很多，原料、色泽各有差异，其用途也有区别，如黄纸(中书会人起草记令文书时用)、白麻纸(翰林学士起草文书时用)、白藤纸(皇帝为赏赐、征召而颁发的救书用)、黄麻纸(慰问出征将士的叙书用)、五色金花白背纸(对邻近少数民族国家国王的赏赐放书用)、金花五色统纸(用于任命将相的告身文书)等。仅从公文用纸上就可以判别出不同的发文机关和文书的种类。这一制度使文书整齐、统一，便于分类保管。3、贴黄制度也称贴黄、押黄。是唐代首创的公文改错制度。宋代叶梦得在其《石林燕语》中写道：“唐制，降放有所更改，以纸贴之，谓之贴黄。盖放书用黄纸，则贴者亦黄纸也。”即唐代的救书是用黄纸书写，当公文有错误需改正时，便用同样的黄纸，覆盖在有错误的地方。这一制度历代沿用。4、一文一事制度即规定一份公文只叙述一个问题或一件事情，不同的事件要分写不同的公文。这一制度防止了公文行文的混乱，对提高公文的准确性，及时性有积极作用。5、公文签押、判署制度即公文制作完毕后，文书制作人及主官要签字画押，然后交监印官审问盖印，称判署或判押。监印官判署后，要登记注册，并定期将登记册上交入库，以备查夸。这一制度是为了防止伪造公文，保证公文的准确与安全。6、文书邮递制度唐代一般文书由驿负责邮递。驿分陆驿、水驿、水陆兼有驿三种。中央里由兵部管理，地方由道判官，州兵曹、司马参军县由县令分别综理。规模分六等，每一等拥有的马匹、驿夫数量不同，一等驿马16匹，驿夫20名；六等驿马8匹，驿夫两三名7、文书归档制度唐规定，文书经办完毕，主管机关要在文件上打上红色标记，并在文书上端写明年、月、日，然后送库房收存。“凡文案既成，勾司行朱毕，皆书其上端，记年、月、日，纳诸案。”“凡施行公文应饮者，监印之官，考其事目无或差谬，然后印之，必书与历，每月终纳诸库。”8、档案统计制度唐规定，王朝机关所受制敕和上报计书、奏书以及尚书省收受文书数量，年终要进行统计，京师各机关都要于四月一日报尚书省，地方各州经本部门勾官审查后封印附记账报尚书省，六月一日尚书省召集各州令史核对，隐瞒不报者记入考绩材料9、档案鉴定销毁制度唐代规定，文书中诏敕、奏案、考案、补官解官案、祥瑞、财务、婚、田、良贱、市案等此类需要长久保留，其他文书每三年一鉴定，不需要长久保存的拣除，并要具录事目为记，同时再保留一定年限，根据实际情况保留，年限满则可按照规定销毁处理。10、档案移交制度文书在传递移交的过程中，所有经手人都要登记，以后期核对，保证有效传递。二、文书档案工作的律令1、唐朝的法律形式分为律、令、格、式四种。律是国家的的基本法典，采取诸法合体的编纂形式，集刑事、民事、军事、行政、诉讼等内容为一体，但以刑律、刑罚惩罚手段为主，用于正刑定律。与令、格、式相比，律具有绝对的权威性和相对的稳定性。令是律的补充，是关于国家体制及其基本制度的法规，主要规范国家政权的组织形式、运行程序和制度，以严格尊卑贵贱秩序。格是国家机关各部门及百官日常办事的细则，也是皇帝有关诏令的删辑。式是国家机关的公文程式和行政活动的细则。2、针对文书起草的律令（1）必须遵守避讳制度，出现违避或起草失误者依刑处罚。“诸上书若奏事，误犯宗庙讳者，杖八十；口无及余文书误犯者，笞五十；既为名字误犯者，徙三年。”（2）针对文书邮递及处理：文书邮递延误时间，一日杖八十，二日加一等，罪止徒二年。军务要速则加三等；废阙者，违一日加役流；泄露军机者绞刑。传送文书该用驿夫而不用，不该用而用的杖一百。传递过程中不签署登记者，或者登记错误者，也以此受刑。（3）针对文书保密：泄露大事机密者绞刑，非大事机密者徒一年半，泄露给外国者，加一等。转传大事者，传者首犯，被传者从犯，杖八十。（4）针对伪造、盗窃、毁坏文书者：伪造、增删文书的绞刑，未遂者减一等；盗窃文书的徒二年，涂改印的杖一百，重大损毁的加一等，毁纸卷的再加一等；丢失毁坏文书的与盗窃同罪，非故意的则减二等，误毁印、符、移等，杖六十。三、唐朝的文书档案监督检查制度也称勾检制度，以唐律、令、格、式等法律规定为准绳，对文书档案工作进行监督的机制和体系，过程包括登记目录、勾检稽失、复查署名，即登记、检查、复查三步。文书监督检查官吏职名称“勾官”，其机构或官吏称“勾司”，职责是“勾检”，即依据文书处理规定的时间，以文书传递为开始日，检查官府对文书处理有无失错和稽程，检查完毕后检查者要签名以示责任。勾官设置及其具体职任：中央机关除门下省、中书省外均有设置。尚书省由左右司员外郎是勾检主管官员，具体人员称都事、主事令史、书令史等。御史台、九寺五监均由主簿“掌印及受事发辰，勾检稽失。”秘书省“主事一人，从九品，皇朝置，掌印并勾检稽失殿中省“丞二人，从五品上”，“兼勾检稽失，省署抄目”，“主事二人，从九品上”，“掌印及知受事发辰。”内侍省“主事二人，从九品下”，“皇朝置，二人掌付事勾稽省抄也。”尚书省主要勾检职责尚书省是全国最高文书监督检查机构，也是行政管理勾检部门的中央领导机构，其主要勾检职责