企业档案工作实务

企业档案工作实务郝伟斌[e-mail]一、企业档案工作的意义、作用及原则（一）意义、作用企业档案是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料是生产、经营、管理和科研等各项工作的依据和参考。（1）有助于夯实管理基础（2）有助于增加技术和知识储备（3）有助于维护企业自身权益（4）有助于树立企业信用形象（5）有助于提升企业文化品味（二）企业档案工作原则（1）自主性原则（2）效益原则：把存史作用搁置，只是服务作用（3）适用原则二、档案工作体制（一）组织系统企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。1档案工作领导确定分管档案工作的企业领导；确定各部门、各项目主管档案工作的负责人；确定档案部门的负责人。2、档案部门根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。大型企业应设立具有独立职能的档案机构。3、档案人员根据工作需要在档案部门配备专职档案人员，在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员。（二）工作职责企业应对档案工作职责进行划分，明确企业档案部门档案工作领导档案人员文件形成者责任。1、企业职责（1）建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。（2）将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。3、维护和确保档案真实、安全，预防突发事变及灾害的发生，并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障4、在企业资产与产权变动时，同时提出所涉及档案的处置要求。5、按规定向相应单位移交档案。2、档案部门职责（1）贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。（2）统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。（3）指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。（4）监督、指导、检查本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。3、岗位职责（1）分管档案工作的企业领导，统一领导本企业的档案工作，负责审查批准档案工作规划、计划，对企业依法开展档案工作负总责。（2）各部门或项目档案工作的负责人，负责审核本部门或项目档案工作计划，对本部门或项目归档文件材料的齐全、完整、准确负责（3）文件形成者应对归档文件材料的准确性、有效性负责，并按规定向本部门或项目专兼职档案人员移交。（4）各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员负责收集、整理本部门或项目归档的文件材料，并按要求做好文件材料的移交工作，对文件材料的归档质量负责。（5）档案部门的档案人员，负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作，监督、指导各部门和项目文件材料的归档工作，对所属单位档案工作进行监督、指导与检查，对档案管理工作质量负责。4、人员要求企业应配备遵纪守法、忠于职守、具有档案专业及相关专业知识的人员从事档案工作。档案人员应保持相对稳定，符合专业技术或管理人员要求。1档案人员的配备应与企业生产、经营、管理和发展需要相适应。2档案人员应具备大专以上或同等学识水平。3档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历或同等学识水平4档案人员应定期进行在职培训。三、档案工作制度（一）档案工作制度体系企业档案工作制度体系由工作规章、管理制度、业务标准规范组成。1、工作规章企业应将文件材料收集、归档及档案管理要求纳入到企业相关的管理制度中，同时将企业档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等作为企业管理制度的重要组成部分。（1）企业在制定产品开发、科研管理、设备管理、基建工程管理等制度中应提出相应的文件材料收集、归档及档案管理要求。（2）档案工作规定是企业档案工作的基本要求。其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件材料的形成、积累与归档要求，档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等，规定中应明确体现“三纳入”、“四参加”、“四同步”的要求。三纳入threeincorporation将档案工作纳入企业领导工作议事日程纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。四参加fourparticipations企业档案部门或档案人员参加产品鉴定科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。四同步foursynchronizations企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。（3）档案工作责任追究制度应对相关岗位和人员违反文件材料收集、归档及档案管理要求，发生档案泄密、造成档案损毁等行为提出责任追究和处罚措施。既可单独制定，也可纳入到相关的管理制度中。（4）档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序和转移地点。（二）管理制度根据档案工作各环节需要，制定相关制度其中文件材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子文件管理、科技档案补充更新等制度等需要其它部门配合档案部门贯彻实施；档案保管、统计，档案管理系统操作，库房管理等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。1文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。2鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求3保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。4利用制度应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）档案的要求。5移交制度应规定档案移交范围、移交对象、移交内容、移交程序及手续。6电子文件管理制度应对本企业计算机应用系统中形成的电子文件、数据库提出归档、管理和利用要求。7科技档案补充更新制度应明确科技档案补充更新原则，补充更新程序和方式、违规处罚原则。8档案保管制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件，特殊载体档案保管方式，档案进、出库房要求；对受损档案的处置原则和要求。9档案统计制度应包括统计内容、统计要求，并提出对统计数据进行统计分析。10档案管理系统操作制度应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。11库房管理制度应明确库房管理员职责、库房管理要求，进出库房要求。（三）业务标准规范根据档案业务需要，提出技术操作要求。1档案整理规则应明确整理原则、整理方法、档号编制要求，和档案装具要求等。2档案分类标准应明确分类依据、类别符号、类目范围。3各门类档案管理标准应明确不同载体、不同类别的档案收集、整理操作程序和保管条件。（二）档案工作制度制订程序1企业应依据国家档案法律法规及标准要求，结合本企业实际，提出制订档案工作制度方案，并将档案工作制度的制订程序纳入到企业规章制度的制订程序中。2企业档案部门负责企业档案工作制度的制订和修订工作，审核后报企业批准发布实施。3根据有关规章和标准规范的调整，并结合本企业实际需要，依程序对档案工作制度进行补充和修订。四、档案工作业务（一）文件材料的形成、积累1文件材料形成时应使用符合档案要求的载体和记录方法。2文件形成者应随时积累自身形成的文件材料。（二）文件材料的归档企业应推行部门、项目及专项工作的文件材料整理、归档责任制。根据归档范围、按照归档要求、在规定的时间内由各部门、项目及专项工作对文件材料整理后向企业档案部门归档。1、归档范围企业各种活动中形成的具有保存价值的不同形式、载体的文件材料应列入归档范围。（1）本企业内部形成的文件材料。（2）本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料。（3）本企业派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料。（4）本企业所属单位（包括投资的全资、控股、参股企业）应向本企业提交的文件材料。（5）本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。（6）本企业执行、办理的外来文件材料。2归档时间根据文件材料形成特点确定归档时间。（1）党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。（2）产品生产或业务开发、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。（4）会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。（5）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。（6）磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的其它载体归档时间一致。（7）更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其他临时活动中形成的文件材料等，应做到随时归档。3归档要求（1）归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存。（2）归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。（3）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。（4）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。（5）两个以上单位合作完成的项目，在无合同、协议要求情形下，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。（6）文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清册。重要项目文件材料归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。（三）收集工作企业应做好归档范围内文件材料的接收和有关档案资料的收集。1归档范围内文件材料的接收（1）承办部门将核对无误的《档案移交（接收）登记表》随同归档文件一起向档案部门移交。（2）档案部门接收档案时，要认真核对《档案移交（接收）登记表》，并检查整理质量。移交清册双方各保留一份。2有关档案资料的收集（1）应接收所属单位因产权变动无规定接收单位却有保存价值的档案（2）根据管理权限接收无法人资格的所属单位的档案。（3）根据企业需要，收集宣传报道本单位的新闻资料。（4）根据研发、市场竞争等需要，收集可供分析研究的资料。（5）根据企业历史研究需要，向社会、离退休人员收集、征集的档案资料。（四）整理工作企业应按照一定原则和标准对文件材料和档案进行整理。1文件材料整理（1）文件材料整理应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。（2）文件材料一般按事由结合时间或文件的重要程度排列。具有成套性特点的文件材料按项目、专业等分阶段或过程排列。图文并存的文件材料按文字在前，图样在后次序排列。（3）不同载体形式的文件材料应分别排列。（4）非纸质载体应编写时间、地点、事由、人物等文字说明。（5）根据需要填写相应目录、备考表等2档案整理（1）企业应以本企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案形成特点，制定统一的分类方案。（2）分类方案应保持相对稳定性和可扩充性，同时附分类说明。分类层次不宜过多，一般为三级。（3）根据分类方案设定类别符号。可采用汉字或阿拉伯数字或英文字母或拼音字母或其中两种混合方法设定类别代号。（4）明确全宗内档案排列方法。全宗内档案按分类方案分别集中、归类，类内档案按类