党群、行政类档案的整理

党群、行政类档案的整理一、实施学校归档文件整理的前提条件运用计算机和优秀档案管理软件（广州市学校执行《归档文件整理规则》实施细则第2条，以下简称“细则”）。二、实施范围适用于市属各级各类学校、幼儿园党群类、行政类档案的整理工作。（细则第3条）三、“基本保管单位”概念的改变现在改“卷”——“件”注意：归档文件的整理单位，一般以自然件为一件，具体情形：（细则4.3）1、单份文件，一份文件为一件；2、套性材料（会议记录、会议纪要、刊物等）；3、来文复文。四、整理原则与立卷整理原则相同：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分年度、问题和不同价值，便于保管和利用。（细则第5条）五、归档文件整理程序（一）分类：将不同类别的档案材料分开，采用“年度——类别（一级类目）——保管期限的方法进行分类。（二）分年度：在同一类别中将不同年度的材料分开。（三）分保管期限：在同一年度中将材料按不同的保存价值分开（永久、长期、短期）。五、归档文件整理程序例：2003-DQ11永1、2、3-DQ12永4、5、6、……2003-DQ11长1、2、3-DQ12长4、5、6、7……2003-DQ11短1、2、3、4-DQ12短5、6、7、8……五、归档文件整理程序第二年才整理归档的，以件为单位，同一保管期限的文件：1、同一事由的文件集中排，成套性文件排在一起，可放最后的有刊物、会议记录。2、按文件形成时间的先后顺序排，形成文件日期在前排前，日期在后排后。3、未及时归档的文件，排在相应类别、相应保管期限的最后。五、归档文件整理程序（五）归档文件的技术处理：主要包括：拆钉、装订、修裱，虽然不立卷了，但这些必要的技术处理还要做。1、拆钉2、文件的修整（1）对文件进行托裱、修复（破损、小于B5）（2）对字迹模糊或易退变的文件应予以复制.（3）超大纸折叠（按A4规格折叠）3、装订已不需同软封面一起装订（1）薄的文件用不锈钢钉或胶水；（2）厚的文件用棉线三孔一线；五、归档文件整理程序（六）编号1、档号=年度号+分类号+件号2、档号在实体上通过归档章来表示，包括：全宗号、年度、保管期限、件号（馆编件号、室编件号）、类别。3、加盖归档章，归档章盖在文件首页上端的空白位置处。五、归档文件整理程序67200620XZ长期五、归档文件整理程序（七）编目编目应依据分类方法和室编件号顺序编写归档文件目录。原则：以件为单位进行。内容包括：1、年度号2、分类号3、件号4、责任者5、文号：一般由机关代字、年度、顺序号组成。例：“穗档字[2001]8号”五、归档文件整理程序6、题名：文件标题（1）一般情况下，文件只有一个题名，应照实抄录，（2）有的文件有副题名或并列题名，正题名能反映文件内容时，副题名无需抄录；不能反映文件内容时，正题名后破折号后抄副题名。（3）有的文件没有标题或不规范，不能揭示文件内容的，要自拟标题，用“[]”方括号。（4）会议记录拟题名时，应写明会议时间和主要内容。五、归档文件整理程序（5）附件内容重要，需要反映时，可在正件题名后抄录附件题名，外加“（）”7、日期文件的形成时间，填写时可分为两行。8、页数（1）每一件归档文件的总页数。（2）不须像立卷时每页打页码。（3）构成该件的各份文件页数相加。9、备注填写归档文件需要补充说明的情况。五、归档文件整理程序年度号分类号保管期限件号责任者文号题名日期页数备注五、归档文件整理程序（八）归档文件目录的构成与装订1、构成：目录夹、归档文件整理说明、归档文件目录表格。2、撰写归档文件整理说明：*立档单位名称、成立时间；*本年度内设机构及党政主要领导人变化情况；*本年度学校主要工作情况；*本年度党群行政类档案归档情况。3、目录夹封面和背脊的填写：五、归档文件整理程序五、归档文件整理程序4、装订可与分类方案一致。按保管期限分别装订党群、行政类档案目录，永久和长期的目录须一式三份，短期的目录一式两份。（九）装盒1、将归档文件按照室编件号先后顺序装入档案盒，与归档文件目录的顺序相一致。盒内不须放置归档文件目录。2、档案盒的填写：盒面须填写全宗名称，盒脊背须填写档号和保管期限。五、归档文件整理程序五、归档文件整理程序※教育教学类档案（教师业务类除外）、幼儿园卫生保健类档案的整理方法与党群、行政类档案的整理方法相同，但不须编写归档文件整理说明。