内蒙古自治区机关档案工作

内档办发[2009]29号关于下发《内蒙古自治区机关档案工作测评办法》（征求意见稿）的通知各盟市档案局：内蒙古党委办公厅、政府办公厅厅发[1996]64号《关于印发〈内蒙古自治区直属机关档案工作目标管理考评办法〉和〈内蒙古自治区盟市、旗县（市区）机关档案工作目标管理考评办法〉的通知》已执行十三年了，全区共有1.2万家行政机关、事业单位的档案工作有了等级，极大地推动了全区机关档案工作的发展。十三年过去了，机关档案工作的情况发生了很大的变化。这期间，国家档案局下发了许多新的规范和标准，《内蒙古自治区档案条例》重新修订颁布，对机关档2案工作提出了新的要求，现有的考评办法已不适应新时期机关档案工作的需要。自治区档案局在认真研究的基础上，制订了新的机关档案工作测评办法，并将目前正在执行的《档案利用服务考核标准》的部分内容充实进去。《内蒙古自治区机关档案工作测评办法》新增加的内容有：根据国家档案局相关规范、标准和《内蒙古自治区档案条例》中有关档案信息化建设的规定，要求机关定期向同级档案馆报送机读目录和电子文件，使用符合自治区档案局技术标准的网络版档案管理软件，使机关档案室能够方便地向档案馆在线或离线移交机读目录和电子文件；使用条管上级单位下发档案管理软件的单位，需能够提供符合同级档案馆接收标准要求的机读目录和电子文件；按照国家档案局8号令的要求，增加各机关制定新的归档范围和保管期限表，并送同级档案局报批的内容；对2001年以来形成的档案要求按照《归档文件整理规则》整理；认真检查案卷质量，对升级检查中案卷质量合格的单位，给予案卷质量免检认证等。请各盟市档案局在内蒙古自治区档案局网站下载《内蒙古自治区机关档案工作测评办法》（征求意见稿），并认真组织研究，提出修改3意见，于2010年1月10日前将反馈意见报送自治区档案局档案馆室业务监督指导处。反馈意见可以是为书面形式，也可以发送电子邮件到[e-mail]内蒙古自治区档案局办公室2009年12月8日4内蒙古自治区机关档案工作测评办法为了加强全区机关档案工作规范化管理，更好地为自治区各项建设事业和民生工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《内蒙古自治区档案条例》等法律、法规的规定和近几年国家档案局颁布的标准、业务规范，结合自治区实际，制定本办法。一、适用范围本办法适用于自治区所属直属机关、盟市、旗县(市、区)机关、团体、事业单位(以下简称机关)。各级机关的所属单位和苏木、乡镇对此办法可参照执行。各级机关可对照标准，逐步提升整体绩效，自愿向当地或上级档案行政部门提出书面申请。二、测评内容测评组全面检查申请机关档案工作情况并重点考核、测评其近3年档案工作管理情况。对没有所属二级单位的机关，测评内容分为条件保障、基础业务建设、档案资源开发利用等3大项；对下属单位有监督指导任务的专业主管机关，另加本系统档案工作管理一个考核项目。具体内容及考核评分依照《内蒙古自治区机关档案工作测评标准》进行。三、等级划分及确认按3个大项测评的机关，基本分为100分，另设鼓励性的附加分，附加分计入总分。在测评中得分分别达到85分、90分、95分及以上的，为自治区丙级、乙级、甲级；按4个大项测评的专业主管机关基本分为5ll0分，得分分别达到95分、100分、l05分及以上的，为自治区丙级、乙级、甲级。四、考核测评(一)测评人员测评员由盟市档案局推荐上报，由自治区档案局审查后聘任，在内蒙古档案信息网上公布，并根据测评员的在岗情况实行动态管理。(二)测评分工申请测评的区直机关和申请自治区甲级的盟市、旗县机关，由自治区档案局组织测评，申请乙、丙级的机关由盟市档案局组织测评，并报自治区档案局审批。(三)测评步骤1、申报程序与要求各机关应对照测评标准，进行自检，经确认达到自治区某个等级标准的，按要求撰写自查报告，填写《机关档案工作测评申请表》，由负责盟市、旗县（市区）档案局审核盖章后，报送负责测评的档案局。凡由自治区档案局直接测评的，由盟市档案局汇总报自治区档案局。2、申报条件凡申报等级的机关全部档案必须基本实现综合管理，申报甲级的应做到库房、阅览、办公三室分开，已达到自治区机关档案工作目标管理考评自治区一级以上级别的，使用计算机管理机读目录，机关电子文件归档率不低于90%。此外，凡申报自治区乙级与甲级的机关还必须具备室藏档案（盟市机关）达到1000卷(或10000件)、2000卷(或20000件)，（旗县机关）达到800卷（或8000件）、l500卷（15000件）以上。63、测评方法自治区和盟市、旗县档案局按测评分工组织对被测评的机关档案工作进行初评。当接到机关的申请报告后，要组织由本地区机关档案工作测评员和业务指导人员参加的，并且不少于3人的初评小组，依照标准逐项考核打分，核实申报机关自检分数和报告，帮助查找差距，提出改进意见。初评材料整理后附在该机关的申请测评材料之后，以便正式测评参考。4、正式测评按照测评分工，对经初评确认达到申报等级标准的机关，由负责测评的档案局派出测评组正式考核测评。测评自治区乙级以下各级的，测评组由3—5名测评员组成，自治区甲级测评组由5—7名测评员组成。测评程序分为：听取申报机关的自检报告、工作汇报；查证依据材料，逐项考核；测评组内部评议打分；通报测评情况，宣布测评结论；测评组和被测评机关交换意见，整理测评材料。5、审批、发证测评结束后，测评组向本级档案行政管理机关提供被测评机关的申报材料，测评记录，测评结论等全套材料，并做必要的说明，按分工经自治区或盟市档案局审查批准后，向被测评机关颁发自治区档案局统一印制的证书、证状。凡获得甲级的机关，表明机关档案质量达到规定要求，今后三年内不再针对案卷质量进行检查。对通过测评的机关，由组织测评的档案局予以通报表彰，并在组织测评的档案局的档案信息网上公布。五、奖励办法7机关档案工作测评确认的等级，纳入各机关奖励范围，对有关人员，给予一定的物质和精神奖励。成绩显著的部门和人员，可作为机关和档案系统评选先进集体、先进个人的依据。特别是已达到自治区乙级和甲级标准的机关，有关人员在公务员评优、晋级或专业职务评聘中，应优先考虑。凡已达到自治区甲级机关的档案人员，由自治区档案局颁发荣誉证书。六、监督与复查证书有效期5年。有效期满后，负责组织测评的档案局对获证机关进行复查。复查不合格，降低直至取消等级证书。2、本办法自下发之日起施行，内蒙古党委办公厅厅发［1996］64号文件和内档发［2004］19号同时废止。3、本办法由自治区档案局负责解释。附件：一、内蒙古自治区机关档案工作测评申报表二、内蒙古自治区机关档案工作测评标准8内蒙古自治区机关档案工作测评申报表机关名称申报等级申报时间室藏档案卷电子文件归档率%年月已获得机关档案工作目标管理自治区级申请测评机关自查意见盖章年月日同级档案机关审查意见盖章年月日审批意见盖章年月日内蒙古自治区机关档案工作测评标准考核项目及分数考核内容标准分数评分细则考核方法一、条件保障29+2分1.加强领导，强化管理3明确一名本机关领导分管档案工作，得1分。明确一名部门领导主管档案工作，得1分。将档案工作软、硬件建设、信息化建设列入本机关的年度计划与长远规划，及时解决档案工作中存在的困难和问题，得1分。听汇报查文字依据2.各种门类与载体档案实行综合管理5健全以档案科室为中心的档案管理网络，得1分（旗县机关不要求网络，对旗县二级单位及苏木乡镇有专人管理即可得分）。本机关各种门类、各种载体档案全部实行综合管理，得3分，有特殊管理要求的专门档案可实行分库管理。档案部门对文书和业务部门的归档工作进行监督与指导，得1分。听汇报实际考核查文字依据3.档案人员2档案人员受过岗位培训或档案专业培训，得1分。积极参加机关档案工作协作组活动，得1分。听汇报实际考核查文字依据4..档案库房3办公、阅览、库房三室分开，档案库房适应未来十年存放档案需要，坚固、安全，得2分（旗县库房与办公分开可得分）。实地考察5.库房具有“安全”设施3库房具有防火、防潮、防干燥、防盗、防尘、防鼠、防强光、防高温等设备，得2分。防虫措施符合《档案虫霉防治一般规则》，每缺一种，扣0.3分。实地考察6.库房管理2+2温湿度符合规范要求，得1分。档案柜架科学编号，排放整齐美观，库房整洁卫生，得1分。每一项不符合要求，扣0.3分。使用密集档案柜，加2分。实地考察7.档案装具3装具充足实用，得1.5分。会计档案装具符合《会计档案案卷格式》要求。纸质档案存放在金属档案柜台中，音像档案存放在防磁柜内，得1.5分。实地考察8.档案设备5配备微机、空调、扫描仪、光盘刻录机、复印机、碎纸机等现代化设备，得5分，实地考察9.使用计算机管理档案，实现档案信息共享3使用符合国家和自治区规范标准的档案管理软件，得3分，属系统条条管理的机关，其使用的由上级主管部门统一下发的电子文档管理软件若具有向同级档案馆提供符合进馆要求的电子文件和机读目录的功能的，不扣分。实地考察二、基础业务建设37+2分10.贯彻国家档案局8号令5制订了符合本机关实际的归档范围、档案保管期限表并经同级档案局批准，得5分。本机关自拟文件材料归档范围、档案保管期限表但未报同级档案部门批准，不得分。看实物查文字依据11.制度建设5制定科学的归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、统计制度和岗位责任制，每缺一项制度，扣1分，机关虽未制定但执行主管机关转发或统一制定的归档制度，可给分；既无专业主管机关的归档制度，本机关也未制定的，不得分；制度内容不全，不够科学适用的，每项制度扣0.5分。看实物查文字依据12.文件材料归档3各门类、各载体（含电子文件）文件材料归档率达到100%，得2分。归档文件齐全完整率达98%，得1分，归档科技文件材料不能准确真实反映实际情况的，扣0.5分；归档手续不全，扣0.5分。查文字依据13.电子文件管理3电子文件按照《电子文件管理办法》、《电子公文管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和同级档案局印发的电子文件归档与管理办法的要求整理和管理，得3分。旗县机关只要把机关电子文件保存起来即可得分。实地考察14.分类方案2档案区分全宗整理与管理，有指导整理排架的科学分类方案，得2分。应区分全宗而未区分的，扣0.5分，无分类方案的，不得分，方案不科学适用的，扣0.5分。实地考察15.文书档案整理5+22000年以前形成的文书档案按《机关档案工作业务建设规范》、《文书档案案卷格式》的要求整理，2000年以后形成的档案按《归档文件整理规则》进行整理，得5分。室藏蒙古文档案按《蒙古文档案整理规则》进行整理，加2分。实地考察16.其他门类档案整理3科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》整理。会计档案按照《会计档案案卷格式》整理。光盘按《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》要求整理。照片档案按《照片档案管理规范》整理(数码相机图片应存入数据库并有说明)。录音、录像档案按《磁性载体档案管理办法》整理，得3分。缺反映本机关重大活动的声像档案，扣0.5分，其他各种专门档案(如诉讼、国土、审计、新闻宣传报道、艺术、教学等)按相关档案管理办法整理。印章档案按照《印章档案整理规则》进行整理。查文字依据17.排列、编号2全宗内档案按不同门类、不同载体、不同保管期限分别排架，得1分。按《档号编制规则》统编档号，得1分，不合要求的，按比例扣分。实地考察18.档案鉴定与统计4依据有关规定准确鉴定到期档案保管期限，成立鉴定机构履行鉴定手续得3分。按时填报统计报表，得1分。实地考察19.档案移交3应入馆纸质档案和电子档案应全部移交，得3分，如移交数量不够者，按比例扣分。移交入馆档案应手续齐全，在移交电子文件时，填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》，得1分。盟市、旗县二级单位若未实地考察被档案馆列入进馆范围的，档案移交项目，自然得分。20.资料管理2资料分类、编号、排架