C：撰写职位说明书培训

Toprotecttheconfidentialandproprietaryinformationincludedinthismaterial,itmaynotbedisclosedorprovidedtoanythirdpartieswithouttheapprovalofyourorganizationandHewittAssociatesLLC.撰写职位说明书培训九星印刷包装中心2002年10月2九星HewittAssociates培训内容为什么要撰写职位说明书？•薪酬体系设计与职位说明书•职位说明书的作用什么是职位说明书？•职位说明书定义与目的•相关术语简介如何撰写职位说明书？•九星職位說明書模板•撰写职位說明書的指导原则职位说明书的维护分组练习3九星HewittAssociates薪酬体系设计与职位说明书薪酬策略历年维护职位说明书职位评估薪资架构薪酬发放市场定价4九星HewittAssociates职位说明书的作用职位说明书可为以下某些人力资源管理提供关键信息：•入职培训•培训•业绩管理•沟通•组织結构设计•职位定价•职位评估•招聘•职业发展规划切记：职位说明书本身并不具备独立开展各项人力资源管理工作的功能！5九星HewittAssociates职位说明书的总体目标使根本不了解该职位的人通过阅读职位文档，便可很快了解该职位的特征、范围、职责及胜任条件6九星HewittAssociates职位说明书的定义职位说明书是：•可接受的、统一规范的，以及书面性的对于职位的总结•全面而简洁•并非详细的工作任务、程序或行为的罗列7九星HewittAssociates与职位和职位说明书相关的术语任务•在不衡量间断的动作、行动或心理过程的前提下，可在工作中加以衡量的一个或多个步骤的最小行为职责•由一组工作任务所构成的一个重大的、区别化的行为组。例如，协调和分配工作，并监督工作的质量职位目的•由一组工作任务群构成，明确并描述职位存在的关键目的或原因8九星HewittAssociates与职位和职位说明书相关的术语(续)岗位•分派给某一员工的一系列职责及/或责任；岗位是职位的亚形式，它是由职员和空缺职位所组成的。任职者•承担职位的员工个体职位•一组持续支持企业目标的类似的工作行为群体；总体而言，该类任务、职责及责任被分配至一个或多个性质相同或类似的岗位。职位群•一组工作特征基本相同，但知识与技能水平、复杂性及责任不同的职位群体9九星HewittAssociates为九星设计的职位說明書模板标题定义基本信息包括可明确该职位的总体信息职责目的全面总结该职位存在的目的职责详述列举该职位的关键工作义务及职责主要协调关系确定汇报关系和主要工作协调工通过组织架构图勾画出上级、同级及下级关系管理权限财务及非财务方面的审批及控制范围任职条件描述该职位所要求的信息及理念方面的标准；阐明知识、技能，经验，专业资格核心能力用行為方式描述出來的綜合能力，包括知識、技巧和工作能力等，這些行為應該是可指導、可觀察、可衡量的，而且是對個人和企業及其重要的批准审核由审核和编写方签署并标明日期10九星HewittAssociates撰写职位说明书的指导原则描述职位的当前状态，而非它们今后的状态•有时职位内容并不按预计发生的情况而变化避免使用专有名词•(例如：“施乐”及“人事软件”)；因为这类名词易发生变化；可替换使用“复印机”及“人力资源信息系统”避免简称及缩写•进行职位描述的撰写，确保那些不熟悉本公司，行业或专业术语的人可以理解职位描述11九星HewittAssociates撰写职位说明书的指导原则(续)基本资料:•职位名称(全称)•直接上级、下级(职位名称，而非在职者姓名)•所在部门•公司级别(由今后职位评估结果决定)•审核方与日期(直接上司或部门副总姓名)12九星HewittAssociates撰写职位说明书的指导原则(续)职位目的:•用二至三句话说明该职位存在的原因以及简要的介绍所涉及的工作领域要领:完成该职位的关键职责详述后再填写职责概述，可能更容易13九星HewittAssociates样本根据公司的经营计划和目标，有计划地完成相关材料的采购任务，最大限度降低采购成本，并确保满足生产需求。根据采购订单的执行情况，跟踪采购货款的支付，确保货款支出的准确性和及时性。为了完成董事会下达的经营指标，制定和监督实施财务制度，对财务资源的分派进行控制。根据销售费用的预算，协助各销售部门控制销售成本。14九星HewittAssociates練習(一)請歸納出下面職位的職位目的：•負責起草質量檢驗与質量管理方面的文件，建立質量檢驗管理體系。•跟蹤各檢驗組實施檢驗管理體系的情況，并監督檢驗結果。•參與質量問題的分析，跟蹤月度質量統計。•協同法律事務部處理由政府監督部門市場抽檢中的質量問題。•負責引進新的質量檢驗儀器設備，以改進和強化檢驗設施。•与政府檢驗機構和社會檢驗機構聯係，組織和協調第三方產品委託檢驗。15九星HewittAssociates練習(一)負責建立，維護并完善公司的質量檢驗管理體系，并指導，監督各個檢驗組及時保質保量完成原材料，半成品和成品的質量檢驗，以保證客戶對產品質量的要求。16九星HewittAssociates撰写职位说明书的指导原则(续)职位主要职责:按照重要性，列举六至八项职位的重要职责与责任—设立该职位所需履行的职责—可能会分派或分配给其它员工—需要体现高绩效；若未能完成该职责，可能对业务产生严重的后果—该职责需要员工投入大量工作时间17九星HewittAssociates撰写职位说明书的指导原则(续)要领:仅包含概括性的职责与责任，而非具体任务。句子的结构应当包括：动词/宾语/解释性短语动词应当以行动为导向；宾语是动词所施行动的对象；解释性短语为动词和宾语提供进一步意义，阐述如何，哪里，为什么，以及频繁度仅包括职位所需频繁进行的行为18九星HewittAssociates样本(采购经理)日常工作任务与职责主要职责工作成果1.分析、评估和选择符合公司要求的供应商和合作伙伴，定期对合作情况进行考评和年审，确保采购供应的总体质量。供应商的总体表现2.参与采购合同的商务谈判，争取获得最好的价格、信用额度和交货期。将价格变更等重要信息及时传达给上级。同等条件下的市场比较3.处理海外的采购业务，并整理其帐务工作，确保货款支付的准确性和及时性。战略供应商内部的信用评级4.配合技术部门完成对于原材料的检验，并处理必要的退货事宜。生产材料的质量和稳定性5.根据经营计划、现有的库存情况来制定短期的采购计划(一般为两个月)，执行采购计划，确保材料供应的及时性和准确性。材料供应的及时性和准确性19九星HewittAssociates样本(財務經理)日常工作任务与职责主要职责工作成果1.处理销售公司的所有资金进出，执行受控的资金审批权。预算、费用、支出等各项资金在计划范围内执行；2.根据预算，管理和监控各事业部预算，监控各事业部的资金使用状况，确保销售费用使用的有效性和安全性。预算、费用、支出等各项资金在计划范围内执行；3.根据公司客户信用评定标准，管理客户的信用，保证公司的资金安全。控制应收帐款的周转率；4.根据经营合同，管理和实施货款回笼的金额和进度，以确保资金监控的流程。控制应收帐款的周转率；5.对合资公司的财务过程和结果进行分析，建议销售总经理采取必要的管理手段。财务报告的质量；及时提交财务报告；20九星HewittAssociates練習(二)日常工作任务与职责主要职责工作成果1.制定并协助实施公司人力资源规划，并保證實施。人力资源规划2.領導，管理下屬。優秀團隊3.制定，執行人力资源政策和体系人力資源體系人力資源經理請修改下面職位的職責和工作成果描述21九星HewittAssociates練習(二)日常工作任务与职责主要职责責工作成果1.根据公司的经营目标和战略，制定并协助实施公司短期和中期的人力资源规划。制定部门的工作计划和预算，并辅导下属实施，确保计划得以及时和高质量地完成。具体、可操作的人力资源规划2.培训、激励、辅导、考核员工，培养一支高素质的专业队伍。专业化的人力资源部门3.制定重要的人力资源政策和体系，如薪酬、绩效、配置等并辅导下属实施。组织制定培训、招聘等的人力资源政策和体系，并辅导下属执行。重要的政策、体系的建立4.选择、评估提供人力资源服务的咨询公司和培训公司，确保人力资源项目的质量。项目是否达到预期目标5.参与中高层职位的招聘工作，向高层提出具体的意见。中、高层职位的质量和留用6.为确保人力资源管理政策的良好运行，定期对部门经理培训和辅导人力资源理念、技能和方法。培训计划的制定和实施7.协助高层计划关键人才的发展计划，协助实施和跟踪计划，确保关键人才的储备。关键人才的储备人力資源部經理22九星HewittAssociates撰写职位说明书的指导原则(续)管理权限•财务控制額度—所负责或直接影响的财务方面的预算金额。—间接影响，或享有直接建议权(参与决定)的财务金额。•非财务控制权限—如管辖员工数、地理区域、人事调配权任职资格•根据部门业绩目标与职位的关键职责，确定胜任该职位的最基本任职条件•阐明胜任该职位所需的最低水平的—经验类型与年限—教育程度与专业•若职位需要特殊技术培训和资格认证，请加以注明•职位的技能(可以观察、可以评估)23九星HewittAssociates撰写职位说明书的指导原则(续)核心能力•用行為方式描述出來的綜合能力，包括知識、技巧和工作能力等，這些行為應該是可指導、可觀察、可衡量的，而且是對個人和企業及其重要的核心能力行為表現团队协作尊重團隊成員，平等對待所有成員以团队利益为重，信任其他团队成员，积极主动地沟通与交流積極聽取并尊重團隊成員的意見，坦率地交流自己的意見積極參與，精诚合作，共同协商解决问题共同分享資源知識，信息与經驗，幫助團隊共同進步以客户为导向主动积极地与内外部客户沟通，理解自己的内外部客户对象能够准确地把握并满足客户期望主動地瞭解自己的工作如何影響客戶不斷改善對客戶的服務24九星HewittAssociates撰写职位说明书的指导原则(续)内、外部联系(不包括上、下级汇报关系)•内部频繁联系的职位名称•外部频繁联系的职位名称监督与管理•直接上級的职位名称•直接下属的职位名称及人数要领:如果该职位有非实线的汇报关系，应将此类关系列出來。25九星HewittAssociates维护职位说明书职位说明书必须及时更新•职位会经常变化以适应概述业务需求的变化职位说明书应每年或至少每两年更新一次需决定•由何人负责协调各经理?•职位说明书于何处归档?•是否将此内容置于网上?26九星HewittAssociates分组练习各组选择一个下属职位，并遵循撰写职位说明书的指导原则，将该下属职位的相关信息填入一份空白的职位说明书表格内。