公司内部控制规范——存货

第3部分公司内部控制规范——存货3．1岗位责任及授权批准制度3．1．1存货业务岗位责任制度内控制度名称内控制度编号制度受控状态存货业务岗位责任制度执行部门第1章总则监督部门生效日期第1条目的为明确存货业务管理的相关部门和岗位的职责权限，确保存货业务不相容岗位的相互分离、制约和监督，特制定本制度。第2条存货业务的不相容岗位至少应当包括以下四个方面。1．存货的请购、审批与执行。2．存货的采购、验收与付款。3．存货的保管与相关记录。4．存货发出的申请、审批与记录。第2章存货业务岗位责任第3条总经理岗位责任1．审批存货管理的采购、保管、处置等政策和制度。2．审查、审阅存货管理重要财务报表。3．审批存货管理账目科目的增减和调整。4．审批盘盈盘亏的应对策略和方法。5．权限范围内审批存货保险购买申请和存货补仓申请。第4条仓储部经理岗位责任1．复核仓库存货管理的台账。2．复核月收货、出货报告。3．审核并确认盘点报告。4．权限范围内审核、审批存货保险购买申请和存货补仓申请。第5条仓库管理员岗位责任1．进行存货的验收和出入库手续办理。2．建立、更新仓库存货台账、卡片。3．进行在库存货的日常盘点，编制在库存货日常盘点表，并参与存货月度、年度盘点。4．负责提出仓储补仓申请及存货保险申请，并负责办理各项申请手续。5．负责制作月收货报告和年收货报告。6．负责在库存货的日常管理，并提出库存呆废品处理意见。第6条质检部经理岗位责任1．组织人员抽查存货的常规性入库检验工作。2．组织开展专业性要求较高的存货出入库验收。第7条生产部经理岗位责任1．定期检查成品仓库状况。2．审核生产车间原材料申请单和采购申请单。第8条生产车间主任岗位责任1．负责将成品存入指定的仓库。2．负责向仓库领用生产原材料和其他半成品。3．负责提出生产所需原材料的采购申请。4．管理生产过程中的半成品、在产品和周转材料。第9条采购部相关人员岗位责任1．审核存货使用部门提交的采购申请。2．组织实施存货采购的市场调研、询价、比价、合同谈判、合同签署等工作。第10条财务部经理岗位责任1．审核存货采购、保管、使用、处置过程中形成的账务和会计报表。2．负责提出存货账目调整的政策；根据管理层的意见调整存货账目。3．组织开展年度存货盘点和月度盘点。4．参与决策存货保险第11条财务部相关人员岗位责任1．编制存货采购、保管、使用、处置过程中形成的账务和会计报表。2．审核存货采购费用和金额，支付存货采购的货款。3．复核仓库台账和上报仓库出入库单、盘点表以及汇总表等。第12条存货使用部门相关人员岗位责任1．填写本部门所用存货申请单。2．领用本部门所需存货，并办理相关存货领用申请手续。第3章附则第13条本制度由仓储部会同公司其他有关部门解释。第14条本制度自年月日起开始实施。编制日期修改标记审核日期修改处数批准日期修改日期3．1．2存货业务授权批准制度内控制度名称内控制度编号制度受控状态存货业务授权批准制度执行部门监督部门生效日期第1章总则第1条为了明确公司各部门和相关岗位在存货管理中的职责和权限，确定授权审批的流程、责任、权限、方式及相关控制措施，特制定本制度。第2条本制度适用于公司各类原材料、在产品、半成品、产成品以及周转材料等存货管理的授权审批事项。第2章存货采购的授权审批第3条采购计划审批1．周采购计划审批（1）周采购计划的对象为低值易耗品和零星物品。（2）由使用部门或仓库提出申请，填写“申购单”，经财务部审核同意后，由采购部组织人员实施采购。（3）周采购计划申报的时间为每周一下午3点以前。2．月采购计划审批（1）月采购计划的对象为生产中所需的原材料、配件等。（2）由使用部门提出申请，填写“申购单”，经财务部审核同意后，报财务总监审核，总经理签字确认，由采购部组织人员实施采购。（3）月采购计划的申报时间为每月26日之前。3．年采购计划（1）年采购计划是公司对所有需购物资的综合控制。除了周采购计划和月采购计划包含的内容外，还包括了设备的购置、工程的采购及其他物资的采购。（2）年采购计划的审批程序如下。①由使用部门编制本部门采购计划，报财务部审核。②财务部根据本年度采购预算和总体预算的要求，对存货采购申请报告进行审核，提出审核意见，将申请报告报财务总监复核。③财务总监复核财务部的意见，并在申请报告上附上自己的意见，将申请报告报总经理审批。④总经理根据财务部和财务总监的意见，对申请报告做出审批，并签字确认。4．根据国家相关规定或公司规定需要进行招标采购的存货，无论金额大小，一律由总经理进行审批，由采购部组织成立招投标小组实施招标采购。第4条采购货款支付审批流程1．采购货款支付先由采购部经办人员认真填制“付款申请表”，对收款单位、付款金额、用途及合同号码（附合同原件）均要详细填列，并对经济业务内容的真实性及有效性负完全责任。2．采购部经办人员将“付款申请表”交由采购部负责人审核业务的合理性、真实性并签署意见后交财务部会计审核。3．财务部会计负责审核付款申请表的经济内容，包括合同、发票等，签署意见后交财务部经理复核，财务部经理复核无误后签字报具有相应审批权限的人审批，最后交由出纳办理付款手续。第5条货款支付按照相应的审批权限由相应审批权人审批。1．付款金额大于15万元，由董事长审批。2．付款金额在10万元（含）～15万元（含），由总经理审批。3．付款金额少于10万元，由财务总监进行审批。第3章存货保管授权审批第6条存货保管的授权审批适用范围为存货业务开展所涉及的各授权审批事项。第7条存货在库期间，原则上不允许非仓库人员进入，其他部门和人员在下列情况下可进入仓库。1．开展存货的年度盘点、月度盘点和不定期盘点。2．公司总监级以上管理人员对仓库工作进行检查。3．仓储部经理对仓库工作的开展进行指导。4．财务部工作人员根据账实核对工作要求，需进库核对。第8条除上一条款的规定以外，其他所有人员进入仓库均需要特别授权。1．拟进入仓库现场的单位、部门或人员填写公司统一的“进库申请单”，对进库时间、人员、主要事项等进行说明，并由申请单位、部门或人员予以盖章或签字。2．仓储部审核“进库申请单”，根据不同仓库保管环境要求分析进库的合理性和在库时间的长短，提出审核意见，由仓储部经理签字确认。3．公司总经理对非本单位人员进入仓库进行最终审批。在下列情况下，总经理对本单位内部人员进入仓库进行审批。（1）普通仓库一次进入仓库人数超过8个人的。（2）进入危险品、保密物品以及贵重物品存放仓库的。第9条仓库管理员对经特别授权批准或其他允许进入存货保管现场的人员进入仓库的证明进行审核，确保无违规审批情况。第10条仓库管理员对入仓人员应说明入库需注意的事项，并检查入库人员所携带的物品是否在仓库所允许的范围内。第11条仓库管理员对入仓人员进入时间、人数、出仓时间进行记录，并定期汇总向仓储部经理汇报。第4章存货报废授权审批第12条存货报废的授权审批适用于存货在保管、使用等过程中由于正常原因或非正常原因失去原有价值，需要进行报废处理的事项。第13条存货授权审批分为常规授权审批和特别授权审批。第14条以下存货报废事项需要进行特别审批。1．单次报废金额超过5000元以上的。2．单件报废金额超过3000元以上的。3．非正常原因导致的报废金额在2000元以上的。第15条常规授权审批流程1．拟报废存货的使用部门或仓储部填写“报废申请单”，“报废申请单”的内容包括报废存货的名称、已用年限、是否为正常报废等。部门负责人在申请单上签字确认。2．仓储部对拟报废存货进行检测、检查，提出报废意见，并将报废意见填写进“报废申请单”相应项目中。3．公司财务部对报废申请单进行审核，主要是计算报废成本，确定报废成本的合理性，并将计算的报废成本填写在“报废申请单”的相应项目中。4．主管存货管理的副总或总监在“报废申请单”上签字确认。第16条特别授权审批流程特别授权审批流程基本上按照上一条款的流程进行，但在以下两个方面存在不同。1．在对拟报废存货进行检测审查时，根据需要可以外聘专业的检测机构或人员参与。2．主管副总审核并附上相关意见后，需报总经理进行最终审批。第5章附则第17条存货授权审批应当在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。第18条违反规定不履行或不完全履行授权审批的行为，要追究相关责任人的责任，进行经济处罚和行政处罚。第19条本制度由仓储部主持制定，经总经理审批签字后，自年月日起执行。第20条相关文件表单1．“申购单”、“付款申请表”。2．“进库申请单”、“报废申请单”。编制日期修改标记审核日期修改处数批准日期修改日期3．2存货请购与采购规范3．2．1存货采购申请审批制度内控制度名称内控制度编号制度受控状态存货采购申请审批制度执行部门监督部门生效日期第1章总则第1条为了加强对公司存货采购申请和审批的规范化管理，确保存货采购申请的及时处理，特制定本制度。第2条本制度适用于公司在开展工作的过程中所需各类存货的采购申请审批的管理。第3条存货采购的类型包括常规性采购、临时采购和紧急采购。第4条常备原料和物料由仓储部门提出申请；非常备原料和紧急采购由使用部门提出申请。第2章存货使用部门存货采购申请审批第5条存货采购申请的提出存货使用部门填写“采购申请表”，详细注明需求设备或物料的品名、型号、技术标准、数量、预计价格、需求原因、要求到位时间等。第6条存货使用部门经理将“采购申请表”提交给财务部，财务部根据本期预算及上级经理意见审核批准并盖章。第7条存货使用部门将财务部批准盖章的“采购申请表”交采购部。第8条采购部经理指导采购人员根据“采购申请表”内容选择合适的供应商。与供应商达成购买意向后，采购部采购人员编写采购合同。第9条采购部采购人员将采购合同交给存货使用部门，存货使用部门检验所购设备是否为所需设备，并报本部门经理审核签字。第10条采购部经理、财务总监和总经理根据各自的审批权限审批采购合同。采购合同成交价在5000元以下，采购部经理审批，授权采购人员签订采购合同。采购合同成交价在5000～20000元的，采购部经理审核，财务总监审批，授权采购部经理签订合同。采购合同成交价在20000（含）元以上的，财务总监审核，总经理审批，授权采购部经理签订采购合同。第3章仓库存货采购申请审批第11条各类存货的储存仓库根据现有存货的库存量计算出请购量后填写“仓库请购单”，交采购部、财务部及主管领导根据审批权限进行审批。第12条仓库在提出采购请购申请时，应综合考虑各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量分析确定应采购的日期和数量，或者通过存货管理系统重新预测材料需求量以及重新计算安全库存水平和经济采购批量，据此进行再采购，以降低库存或实现零库存。第13条仓库在确定采购时点、采购批量时，应当考虑公司需求、市场状况、行业特征、实际情况等因素。第4章附则第14条总经理负责本制度的修改、废止。第15条本制度自年月日起开始实施。第16条相关文件表单1．“采购申请表”。2．“仓库请购单”。编制日期修改标记审核日期修改处数批准日期修改日期3．2．2存货预算编制管理细则内控制度名称内控制度编号制度受控状态存货预算编制管理细则执行部门监督部门生效日期第1条为了合理利用公司资源，规范存货预算编制工作，有效控制存货费用支出，特制定本细则。第2条权责单位1．仓储部负责存货预算的编制工作。2．财务部负责存货预算的协调、平衡工作。第3条年度存货预算编制程序1．每年12月15日前，仓储部经理依据公司下发的预算目标，组织编制《存货预算草案》，提交给财务部。2．财务部根据公司预算管理的相关规定，整理、平衡存货预算，形成《存货预算方案》，然后提交预算委员会审核，由总经理审批。第4条月度存货预算编制程序1．月度预算要求在每月30日前，由仓储部经理根据年度预算目标和本期完成进度，拟订下月份指标，向财务部提交部门《月度预算草案》。2．由财务部负责组织整理、汇总《存货预算草案》，形成《月度存货预算方案》。第5条临时存货预算编制程序1．临时存货预算是由特殊项目或接受某项临时交办任务的负责人，根据管理需要提出某一时期或阶段的存货预算。2．由项目负