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1博融置业（集团）有限公司档案分类整理编号办法（暂行）根据《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案工作规范》，结合集团公司及公司股东控股如下公司：重庆乐呵呵房地产开发有限公司、重庆东奥装饰工程有限公司、重庆腾泉商贸有限公司、重庆乐淘淘物业管理有限公司、重庆博融酒店管理有限公司、重庆垚森农业开发有限公司，档案分类整理编号归档的实际情况，特制定本办法。一、适用范围本办法规定了集团公司在农业开发、房地产开发、新产业研发、物业管理、酒店管理、商贸经营和企业管理等社会活动中直接形成的各门类载体的原始资料的收集、分类、整理、归档编号、编制档案检索工具及档案保护统计与开发利用，以适用集团公司档案事业的发展、更好地为集团公司总体经营、拓展市场服务。二、分类整理编号的原则本办法根据集团公司的实际情况，以集团公司各门类载体档案为对象，依据集团公司管理职能，结合公司文件材料形成的特点，建立档案实体管理秩序使所保存的档案有序化、条理化的有机联系、便于科学管理与档案的开发利用，将公司档案按照部门各职能进行分类整理，为以后公司业务职能部门的不断增加，对社会活动中直接形成的档案进行及时补充，对整个档案管理工作及社会服务具有重大的意义，更好地提供档案为党和国家全社会各项事业服务。2（一）档案分类是指全宗（立档单位）内归档文件实体的分类，将归档文件按其来源、内容、时间和形式的异同分成若干层次的类。为此，根据年度、组织机构复式分类法编制档案分类(全宗)编码表：见（附表:－）分类设置，一级类目、二级类目、三级类目：见（附件：二）将所有分类各级类目及其代表数字代码编号确定，依一定顺序依次排列，以便分类、整理、组卷、归档编号。（二）档案分类编号方案应当相对稳定，各级类目及其代表数字代码一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。（三）档案编号首先以一个全宗（立档单位）为原则。编制应坚持档案五个原则：1.唯一性原则：档号应当指代唯一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。2.合理性原则：档号结构必须与室藏档案的整理分类体系相适应。3.稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意改变。4.扩充性原则：档号必须有适当的递增容量，以适应不断扩充档案的需要。5.简单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存储空间，提高处理效率。三、档案分类整理的类别及归档基本范围（一）档案分类整理工作基本内容包括：1.区分全宗；全宗内档案的分类（一、二、三级类目分3类）；2.文件材料的立卷（归档文件的整理分类）；3.组卷（归档文件）的排列和编号；4.拟写案卷标题；5.卷内文件目录（归档文件目录）为此，根据集团公司农业开发、产业研发、房地产开发、物业管理、酒店管理、商贸经营和企业管理的实际情况，将集团公司文件材料归档范围共设置13个类别：行政管理类、人力资源管理类、财务管理类、经营管理类、法务类、成本管控（合同管理类）、成本管控（审计类）、监察类、农林药材畜牧产品开发类、营销策划类、工程建设类、工程项目管理类。详见附件：三《集团公司文件材料归档范围及保管期限表》（二）档案的整理程序1.分类（全宗、一、二、三级类目）2.组卷（分类后把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式分别组合在一起）3.卷内文件排列（归档文件应按件装订批复在前、请示在后；正文在前、原稿（定稿）在后；转发文在前，被转发文在后；报表、名册、图册等一册（本）为一件；正文在前、附件在后；原件在前、复印件在后；卷内即有文字又有图纸时文字在前、图纸在后）4.拟写案卷标题4.1文字材料类：“三段式”：责任者关于问题的名称（公文文种）例：重庆博腾投资公司关于重庆酉阳职教中心板溪实训基4地项目建设责任者问题施工合同书名称4.2表格、图纸材料类：4.2.1项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称4.2.2项目名称+表格、图纸名称例1：酉阳职教中心教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表项目名称子项分部表格名称例2：教学楼（电气）竣工图项目名称专业图纸名称5.复查定卷复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。复查内容：（1）案卷组成是否合理。（2）卷内文件是否齐全完整。（3）卷内文件排列是否系统科学。（4）案卷题名是否恰当。6.编页号（位置：正面—右上角、背面—左上角，编号工具：用铅笔编写阿拉伯数字）7.填写卷内文件目录：序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注7.1序号：即顺序号。序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。请示与批复视为2份文件，5各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍做为一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示。7.2文件编号：如：请示、批复的文件编号就是文号、图纸：填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03”,许可证：填证号。7.3责任者：以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位和个人；有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。责任者可填写规范通用的简称。7.4文件材料即文件标题或图纸的全称。7.5日期：文件或图纸的形成日期。格式为20020612（8位数）。7.6页号：填每份文件的首尾号。7.7备注8．填写卷内备考表（标明卷内文件的件数与页数；说明卷内文件残缺破损情况“无者不写”；填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间）。9．填写案卷封面10．案卷装订或按件装盒（采用装订和不装订两种形式；采用装订形式用棉线三孔一线“8字装订法”不装订卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章）。11．案卷排列与档号编制（档号结构：全宗＋分类号[一、6二、三级类目]+案卷号）。12．填写卷盒、装盒排架13．编制检索工具（科技档案常用的是《案卷目录》、《总目录》）。13.1《案卷目录》式样如下：序号档号案卷标题立卷单位日期期限张（页）数备注《案卷目录》是以类别为特征编制的，属于分类目录。13.2《档案总目录》打破大类中二级类目及以下类目（即小类）的类别界限，以归档时间的先后作为登记入册的前后顺序。以打破年度的大流水号为登记的顺序号。13.3根据公司职能部门经营活动和档案形成的特点，每个全宗大类下设置一级类目、二级类目、三级类目（属类）。13.4档案分类应力求切实和实用。如果因案卷文件较多，二级类目分类不够应用时须在第二级类目之后增设第三级类目“属类”。如案卷文件不多，也可仅使用“二级类目”或“属类”二级。13.5同一“属类”（或细类）的案卷文件以组卷于同一案卷内为原则，如案卷内文件较多，一个案卷不够使用时，可分为两个以上的案卷组卷，并于属类（或细类）之后增设“自然顺序卷号”编号，以便查考。13.6其它专门档案：会计档案、人事档案、荣誉档案、录音、录像、照片、计算机软盘（光盘）和其他非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有7着不可分割的关系，不单独设置类目，视其内容特性等同纸质载体档案对应分类编号。13.7每一案卷封面内首页应设置“卷内目录”，案卷内文件归档时依序编号、并以每件文件一个“自然顺序号”编排为原则。13.8案卷排架的基本要求13.8.1企业档案按每一个全宗分别排架，要反映出档案分类设置的基本顺序，不同一类全宗之间不得交叉混排。13.8.2案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。13.8.3各公司可根据实际情况确定本单位的具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。13.8.4卷单位根据档号编制分类，整理案卷组卷归档，以利于分类标识和管理。四、档号编制规则（一）档号是档案室在整理和管理档案过程中以字符形式赋予档案的一种代码，易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。（二）企业档案档号实体分类的标识符号采用大写英文字母顺序标识全宗类，一级类目，采用阿拉伯数字“个位制”标识，二级类目（属类）采用阿拉伯数字“双位制”标识，三级以下类目均采用“双位制”以此类推。（三）二级类目及二级类目以下的设置二级类目按其形成特点和文件材料形式设置，三级类目，由部门根据实际情况自行设置，可采用大写字母进行标识。8五、编号办法：（一）档案实体排架和编号要反映几个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。（二）案卷排架，按“全宗－年度－（一级类目－二级类目－属类）－案卷顺序号”进行排列，不区分保管期限特征（但同一案卷属类按照永久、长期、短期顺序排列），企业管理类案卷顺序号按全宗、同一年度内流水号编号，建设工程项目、科技、科研、设备、设施项目类案卷顺序号按全宗内同一项目案卷流水号编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录号（一、二级类目）加以区别。（三）档号编制：企业管理类档案档号分类：档号采用公司全宗－年代－机构－问题分类法）、建设工程项目、科技、科研、设备、设施项目类档案档号分类：档号采用公司全宗－机构－使用性质－单项分类法。每一级类目之间用间隔号“－”隔开。档号的结构见示例（一）、（二）1.全宗号:档案部门（室）给公司能独立行使职权立档单位的代码编号；（附件一）2.年度:档案材料形成的自然年度；3.案卷目录号：指全宗内案卷所属一、二级类目的代码；（附件二）4.分类号：指档案类别的代码；（附件三）5.项目号：指建筑工程项目科技、科研、农林药材产业产品开发、设备、设施、产品课题的代码或汉语简称；6.案卷号：指案卷排列的顺序号；97.件号：指卷内归档文件件的顺序号；企业管理类档案分类编号大纲（档号：按公司全宗－年代－机构－问题分类法）标识举例示意例（一）如BR01-2012-2-01-A04-001-012件号案卷顺序号（行政合同）类别号属类（总裁办）二级类目（行政中心）一级类目年代号博融置业(集团)有限公司:全宗号科技、科研、农林药材产业产品开发、设备、设施、建设工程项目类：按项目单位划分档案分类大纲（档号：按全宗－机构－使用性质.－单项分类法）全宗号(立档单位)、项目公司、工程项目名称、分类号、案卷顺序号：工程项目名称可用汉语简称或编码表示。标识举例示意：例（二）如：乐呵呵房地产公司－项目公司－龙腾盛世项目－施工合同－案卷顺序号－第22号卷：BR02--3-龙腾盛世-K04-022表示案卷顺序号第022卷10表示施工合同（类别号属类）表示龙腾盛世项目工程（二级类目）表示项目公司（一级类目）博融置业（集团）乐呵呵房地产开发有限公司:全宗号8.年代号：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如一九九八年应表示为“1998”，不能简化为“98”。9.件号：案卷内每件文件的排列顺序号。它是反映归档文件在案卷中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。用阿拉伯数字直接标注。10.专门档案特殊载体档案，按载体类别分别编号。10.1会计资料（档案）的分类整理，按（立档单位）会计年度分类法；分四大类：10.1.1会计凭证类：原始记帐凭证，汇总凭证，其它会计凭证；10.1.2会计帐簿类：电子版（总帐，分类帐、明细帐、固定资产台帐，辅助帐簿，其它会计帐簿）、银行日记帐，现金日记帐、；10.1.3财务报表类：月报，季报，年度财务报表，年度财务报告，附注及其它说明，其它财务报告；10.1.4其它类：银行对帐单，会计核算专业资料，会计档案保管清册，会计档案移交清册，会计档案销毁清册；标识举例示意：例（3）如:会计档案分类会计档案与保管期限11报表凭证会计档案归档章立档单位类别册号保管期限分类号案卷号10.1.5会计档案分类编档号（案卷号）：全宗（立卷单位）－年度－类别－案卷顺序号－保管期限11.人事档案：人事档案的内容、分类、整理、组卷，按组织部、人事部人事干部档案规定；11.1内容分为十类：a.履历材料；b.自传材料；c.鉴定考核考察材料；d.学历、评聘、干部专业技术职称评定、职工岗位技能的材料；e.政治历史情况的调查材料；h