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各门类档案的整理一、文书档案整理•简化整理方式：以件为整理单位，2003年（含）之后的文书档案；国家档案行业标准《归档文件整理规则》•以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒（新立档单位全部材料按简化方法整理）归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（DB32／505－2002）要求。整理方法整理工作流程（一般）：收集分类（同一年度、期限）同一年度、同一期限内，按时间先后排序盖章编号抄目录（输机）装盒盒子正面盖单位章盒子侧面内容填写1、件的确定一般以每份文件为一件，文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信及存根等一本作为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件（有重要领导指示的，应计入页数）；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定单位组合（表头名称或填写单位），可装订在一起作为一件。2、装订（1）归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。（2）装订方式采用不锈钢订在文件左侧装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变;（3）短期保存的文件材料可保持原装订方式不变。3、年度和期限的确定即按文件形成年度分开、再按期限分开。年度，一般以文件落款日期为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年（案件材料，批复、请示等）；几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。期限可结合企业实际，参《企业档案工作规范》。（原执行或参照执行企业档案分类法的企业、事业单位，按问题分类，一般分到一级类目，即“党群管理类”、“行政管理类”、“生产管理类”、“经营管理类”；亦可将《规范》的“一”至“四”归为一大类“文书”，按块归档）（3）按机构（或问题）归类（了解）将文件材料按其内容涉及到的机构或问题分开。机构分类法与问题分类法不能同时采用，只能选择其中的一种。按机构分类：由某个机构承办的归档文件，归入该机构类；由几个机构承办的，可归入主要承办机构类中（一般适用于机构相对稳定的机关）。按问题分类，一般分到一级类目，即“党群管理类”、“行政管理类”、“生产管理类、经营管理类。4、排列、归档（件与件之间的排序）同一年度，同一保管期限内，材料排列一般按形成时间的先后顺序。5、盖章、编号归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。文件首页确无盖章位置，可在文件首页前另附纸页加盖归档章。全宗号0504年度2007室编件号23总页数机构或问题保管期限永久馆编件号76、编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。要求做到准确、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。（1）归档文件应逐件编目。归档文件目录设置有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（以下简要说明）件号：同一年度、同一期限内每份材料的排列序号。（唯一性、无空号）责任者：填写制发文件的组织或个人，应填写全称或规范化的简称。题名：文件标题。(一般照实抄录)A、没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。B、不能反映文件内容时，外加“（）”标注。E、批复与请示作为一件时，只对批复进行编目，但必须在标题后加括号说明，如（附请示）。（其他门类材料类同处理）7、目录打印（3）归档文件目录应装订成册并编制封面。其装订方法有：A、一年装订一本。B、每年区分保管期限装订成三本。C、每年区分机构（或）问题装订成若干本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）（见式样）。（看例图）7、装盒（1）档案盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的文件不得装在一盒内；采用机构（问题）分类的，不同机构（问题）不得装在同一盒内。A、档案盒封面应标明全宗名称，即填写各单位的名称。B、档案盒脊背上设置有全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等为必备项，机构（问题）等为选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用一号连接；（2）备考表备考表置于盒内文件之后。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。检查人：填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。日期：填写归档文件整理完毕的日期。8、排架同一保管期限内的档案依年代次序上架，不同保管期限的档案分别排架。五、排架同一保管期限内的档案依年代次序上架，不同保管期限的档案分别排架。库房：1、同门类档案排在一起2、同一门类中同一期限档案排在一起3、遵循“从里到外、从上到下、从左到右”原则二、照片档案的整理（另）（一）照片档案的收集1、归档时间：活动结束及时收集归档（数码、纸质）2、收集范围（1）本单位召开的重要会议照片（2）中央、省、市领导来视察、检查工作的照片（3）本单位在生产、建设、科研、经营等重大活动中与外单位举行会谈、签约等照片（4）本单位工程建设、单位面貌等照片（5）产品和重要设备照片（6）重大事故照片（7）重大项目检查、验收、评比、评审时的照片（8）各类荣誉证书、合格证、奖状（杯、旗）等照片（9）先进集体、先进个人、劳动模范的照片（10）本单位参加或开展技术操作比赛、重大文体活动的照片3、整理归档（1）分类：按照片所揭示的内容或专题分类（可参照归档范围）。（2）排列：在一册照片内每张照片按时间顺序排列，照片粘贴于指定的位置上，底片装在底片袋内。（3）编号：照片编号：每册照片从“1”开始编号，每张照片一个号.。编页号：同文档，正面在右上角，背面在左上角。（4）加说明要求：文字简明，语言通顺，人物到位。说明的内容：A、一组（若干张）有联系的密不可分的照片先写总说明，然后每张照片再加分说明。总说明在第一张照片的位置上书写，总说明中应将该组照片的总张数说清楚。B、填写人物姓名时，应写明从哪个方向（从左起还是从右起）二排以上时应写明第几排，并且人物姓名应写完整。（5）填写卷内目录以一组或一张照片为单位填写卷内目录。如果是一组照片，编号可以用破折号连起来，如“1~5”。（6）拟制案卷标题同文档案卷标题。应概括案卷内全部照片的基本主题。如“某某单位某某会议照片”“某某单位获得各类荣誉照片”等等。（7）编制档案号其档案号格式是：（全宗号）+分类号+案卷顺序号（8）标签格式用红色四线格标签。（9）建立照片档案案卷目录案卷目录可用文档案卷目录格式。已使用科怡档案管理软件的单位可直接使用软件登记，打印出目录。（看例图）三、会计档案的整理（另）（一）、分类会计档案一般分为四大类，即会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类和其他类。（二）、装订方法（1）会计凭证类：保持原卷册的封装。要求凭证装订包角封面规范填写，在包角处盖上会计骑缝章。（2）会计帐簿类：活页帐簿用会计档案卷皮重新装订；固定页的保持原封装（如总帐、银行日记帐、现金日记帐）。（3）财务报告类：按照文书立卷的方法组卷，即用文书档案卷皮装订，内加卷内目录、备考表。卷内目录、备考表、卷皮的填写方法同文书档案。（4）其他类：根据纸张的大小、形式来确定。（三）、归档时间由会计部门保管两年，后编制移交清册，交档案室集中管理。（四）、保管期限（书上有）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。永久为五十年以上，定期为3年、5年、10年、15年、25年5类。1、会计凭证类归档范围保管期限原始凭证、记帐凭证、汇总凭证15年说明（1）财政总预算会计拨款凭证及其他会计凭证永久（2）税收会计：各种完税凭证和缴退库凭证15年2、会计帐簿类归档范围保管期限（1）总帐15年（2）日记帐15年其中a、银行日记帐、现金日记帐25年b、税收日记帐（总帐）和税收票证分类出纳帐25年（3）固定资产卡（固定资产报废清理后保管5年）（4）明细帐（分户帐或登记簿）15年（5）辅助帐簿15年说明：预算会计总帐、明细分类、分户帐或登记簿永久3、财务报告类归档范围保管期限（1）年度财务报告（决算）（文字分析材料）永久税收会计税收年报（决算）永久（2）财务月、季度报报告（文字分析材料）5年税收会计月、季度报表（票证月季报表）10年4、其他类归档范围保管期限（1）会计移交清册15年（2）会计档案保管清册永久（3）会计档案销毁清册永久（4）银行余额调节表5年（5）银行对帐单5年（五）会计档案的编号、标签填写先分类，每一类内再按时间先后跨年度编大流水号（凭证类可编小流水号，每年一个流水号）账簿不分期限，每年帐簿的排列规律应一致。永久（报表）定期（账簿）凭证标签粘贴方法（1）会计凭证类：从包角处沿底边直接往上贴。（2）其他类别会计档案：离底边20㎜处向上贴。注意：不能倒贴或贴在未包角处。（六）、建立会计档案案卷目录1、案卷目录由财会部门编制，一式二份，档案室与财会部门各执一份。四、实物档案的整理实物档案采用即时收集即时归档的方式（推荐）(1)、实物档案（CW）收集的类型a、荣誉类（CW01）奖状、奖杯、锦旗、证书等b、礼品、纪念品类（CW02）c、书法、字画、题词类（CW03）d、废止印章类（CW04（2）保管期限的划分●荣誉类：（数量和级别）数量较多的：省级及以上—永久无锡及以下—长期数量不多的：可全部为永久或长期●其他类：永久（3）实物档案的整理（步骤）a:先分类B:每一子类中，按时间顺序，一物一件依次排序、贴标签、编流水号（一类一个流水号，跨年度）C：每一件实物，拍照片（做成纸质照片档案，方便利用，同时收集保存好电子版）●标签填写（背面贴四线格标签）全宗号分类号年度（实物所属年度）件号（实物流水号）0504SW0119981谢谢