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任务8员工档案管理员工档案是公司内部的重要资料，对员工档案进行规范化管理不仅能减轻公司人力资源部的工作负担，而且便于公司其他工作人员的使用和调阅。对员工档案的基本信息的管理采用Excel2013电子表格处理，可以利用自动填充、快速填充、数据类型、数据验证、公式函数等自身的特点使得比用Word表格操作起来简单快速、灵活方便，而且录入数据正确率高。下面通过制作公司的员工档案信息表来介绍用Excel2013制作表格的基本方法和优势。238.2任务分析8.3制作员工档案信息表拓展实训综合实践8.1任务情境为了对公司员工的档案信息进行规范化管理，人力资源部经理安排小王对公司员工的最新档案信息进行采集录入并进行整理，以便公司总经理和其他部门经理调阅。假设你是小王，你该如何设计表格和快速录入数据呢？4知识目标：熟练启动与退出Excel2013及认识工作界面单元格能够接受的各种数据类型数据验证的作用填充柄及自动填充功能MID函数的功能及使用方法DATE函数的功能及使用方法MOD函数的功能及使用方法文本分列方法快速填充功能IF函数的功能及使用方法工作表与工作簿的保护条件格式的应用打印设置及预览5能力目标：能够设置工作簿中默认包含的工作表数能够设置自动保存各种数据类型数据的输入与设置会应用数据验证功能会进行行列的插入与删除能够对行列隐藏与取消隐藏能够从身份证号码中提取出生日期和性别能够应用分列对文本进行拆分会应用快速填充功能会进行工作表的插入、复制、删除、重命名、隐藏、保护等基本操作能够对单元格格式设置:标题合并居中、行高列宽、对齐、单元格边框等会进行打印设置包含打印区域、打印标题等以及打印预览能够综合应用所学知识根据公司员工基本信息快速建立员工档案表，并方便查阅能够熟练根据实际需要设计符合要求的工作表，并采用技巧进行高效数据采集6公司员工的档案信息一般包括员工工号、姓名、身份证号码、性别、出生年月、所属部门、职务、职称、参加工作时间、学历、籍贯、办公电话、联系电话、基本工资等信息。应用Excel2103的自动填充、快速填充、数据验证等技巧提高数据录入速度。可以设置数据录入的报错提示信息。使用函数从身份证号码中取得出生年月和性别信息。从而可以省掉一些数据的录入工作，提高工作效率，所以此时使用Excel电子表格处理要比用Word表格处理好得多。788.3.2保存“公司员工档案”工作簿8.3.1新建工作簿8.3.4工作表基本操作与文件保护8.3.6打印工作表8.3.5格式化工作表8.3.3员工档案信息表设计与数据采集启动Excel2013后，在Excel开始界面通过以下两种方法新建工作簿：方法1：可以根据需要选择适合的模板创建新文件。Excel2013为用户提供了多种类型的模板样式，如预算、日历、清单和发票等模板，选择联网就可以下载。方法2：可以单击【空白工作簿】选项创建一个新工作簿，即新建了一个Excel文件，文件名默认为“工作簿1”。910118.3.2保存“公司员工档案”工作簿8.3.1新建工作簿8.3.4工作表基本操作与文件保护8.3.6打印工作表8.3.5格式化工作表8.3.3员工档案信息表设计与数据采集12保存的操作方法与Word文档基本类似，在此不再赘述。在此强调自动保存的设置，在死机或断电的情况下最大限度的减少损失。设置自动保存时间间隔，操作如下：单击【文件】按钮，从弹出的界面中选择【选项】选项，弹出【Excel选项】对话框，在【Excel选项】对话框的选择【保存】选项，如图所示。勾选【保存自动回复时间间隔】并进行设置时间。138.3.2保存“公司员工档案”工作簿8.3.1新建工作簿8.3.4工作表基本操作与文件保护8.3.6打印工作表8.3.5格式化工作表8.3.3员工档案信息表设计与数据采集148.3.2保存“公司员工档案”工作簿8.3.1新建工作簿8.3.4工作表基本操作与文件保护8.3.6打印工作表8.3.5格式化工作表8.3.3员工档案信息表设计与数据采集158.3.2保存“公司员工档案”工作簿8.3.1新建工作簿8.3.4工作表基本操作与文件保护8.3.6打印工作表8.3.5格式化工作表8.3.3员工档案信息表设计与数据采集168.3.2保存“公司员工档案”工作簿8.3.1新建工作簿8.3.4工作表基本操作与文件保护8.3.6打印工作表8.3.5格式化工作表8.3.3员工档案信息表设计与数据采集17（1）选中A1单元格。将光标指向第A列第1行相交的单元格,单击鼠标左键就选中了A1单元格，被选中的A1单元格周围会被加粗的线框包围，同时，“A1”也显示在名称框中，如图所示。（2）直接输入列标题“工号”。可以看到输入的内容同时显示在A1单元格内和编辑栏中，可在编辑栏中输入或编辑当前单元格的数据。（3）依次在B1～M1中输入如图8-7所示的工作表各列标题文本，即表格表头。18Excel2013能够接受的数据类型有文本（或称字符、文字）、数字（值）、日期和时间、公式与函数等。文本类型数据可以是字母、汉字、数字、空格和其他字符，也可以是它们的组合。在默认状态下，所有文本型数据在单元格中均左对齐。输入时注意以下几点。（1）在当前单元格中，一般文字如字母、汉字等直接输入即可。（2）如果要把数字作为文本输入（如身份证号码、电话号码、=3+5、2/3等），应先输入一个半角字符的单引号“’”再输入相应的字符。19输入单元格数据时，按“Tab”键将光标右移一个单元格，用于横向输入；按“回车键”光标下移一个单元格，用于纵向输入。（系统默认设置）选中连续的单元格区域时，如A3:F8，先单击起始单元格A3，然后按下鼠标左键向右下角拖动至终止单元格F8。也可以先单击A3单元格，然后按下“Shift”键不放开，再单击终止单元格F8。选中不连续的单元格区域时，按住“Ctrl”键不放开，然后单击需要选择的单元格或分别选中要选的单元格区域。如果要同时在多个单元格中输入相同的数据，可先选定相应的单元格，然后在编辑栏输入数据，按“Ctrl+Enter”键，即可向这些单元格同时输入相同的数据。20对于所有员工的工号，是连续增加1的一组数据，如“4009001,4009002……”对于这样连续增1变化的数据，应用Excel特有的填充柄自动填充功能，可以实现快速完成。注意Excel默认的“常规”格式对较大的数字（12位或更多）使用科学计数（指数）表示法，例如键入“140090000001”时（12位）,单元格显示的则是“1.4009E+11”，为了避免显示为科学计数法的形式，当位数等于或超过12位时，应在录入数据前先设置为“数字”类型。当位数少于12位时可以直接采用默认的常规格式，不必设置“数字”类型。21将单元格数据类型设置为数字（值）类型的操作如下：鼠标指针指向A列标识，当指针变为时，单击左键选中A列，切换到【开始】选项卡，单击【数字】选项组中的【数字格式】下拉列表，如图所示。在弹出的下拉列表中选择【数字】选项。22应用填充柄自动填充所有员工工号的操作步骤如下：①选中A2单元格，在A2单元格中输入“4009001”。②将鼠标指针指到A2单元格右下角的填充柄上，鼠标指针由空心“”字变成实心“＋”时，如图所示，按住“Ctrl”键不放开同时按下鼠标左键向下拖动填充柄，则其他员工的工号“4009002，4009003，4009004……”按照依次递增“1”的等差数列会自动填充。23Excel自动填充功能，可以自动填充一些有规律的数据，如填充相同数据，填充数据的等比数列、等差数列和日期时间序列等，还可以输入自定义序列。初值为纯数字型数据或文字型数据时，拖动填充柄在相应单元格中填充相同数据（即复制填充）。若拖动填充柄的同时按住“Ctrl”键，可使数字型数据自动增1。初值为文字型数据和数字型数据混合体，填充时文字不变，数字递增。如初值为A1，则填充值为A2、A3、A4等。初值为Excel预设序列中的数据，则拖动填充柄按系统预设序列填充。如填充“星期一，星期二……星期日”，“一月，二月……十二月”等。初值为日期时间型数据及具有增减可能的文字型数据，则自动增1。若拖动填充柄的同时按住“Ctrl”键，则在相应单元格中填充相同数据。24由于员工籍贯有可能相同，可以应用Excel记忆式键入功能自动输入重复列中已输入的数据，如在D2单元格输入“山东”后，又在D5单元格需要输入“山东”时，当输入第一个字“山”时，“山东”就自动显示，只需要按“Enter”键确认即可。注意：Excel记忆式键入功能只能自动完成包含文字或文字与数字的组合的项，只包含数字、日期或时间的项不能自动完成。25由于员工部门、职务、职称之类数据的值是有限的几个，所以可以设置下拉列表从中选择输入来提高录入速度，操作步骤如下：（1）单击“部门”E列。（2）切换到【数据】选项卡，单击【数据工具】选项组中的【数据验证】按钮。26（3）在弹出的【数据验证】对话框中选择【设置】选项卡在【允许】下拉列表中选择【序列】选项在【来源】文本框中输入各个部门名称：“行政部,办公室,销售部,人事部,财务部,研发部,客服部”，如图所示，单击【确定】按钮。注意部门名称之间要用英文半角逗号分隔，如果用中文逗号分隔各序列不能正确识别。27（4）在【数据验证】对话框中，选择【输入信息】选项卡，在【标题】文本框中输入“部门”，在【输入信息】文本框中输入“从指定的下拉列表中选择输入部门”28（5）选择【出错警告】选项卡，进行出错设置，如图8-17所示。选中【输入无效数据时显示出错警告】单选项，在【标题】文本框中输入“部门”，在【错误信息】文本框中输入“输入数据出错！无此部门”。29（6）从指定的下拉列表中选择输入每个员工的部门，这样快速简便又不易出错，即使输错也会出现错误警告信息。30（1）选择“年-月-日”或“年/月/日”格式输入日期型数据。（2）修改单元格数据格式，改变日期的显示形式为“1998年6月1日”格式。①鼠标指针指向H列标识，鼠标指针变为时，单击左键选中H列。②切换到【开始】选项卡，单击【数字】选项组中的【数字格式】下拉列表中选择【长日期】选项，如图所示31Excel将日期和时间视为数字处理。工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。输入时注意以下几点:一般情况下，日期分隔符使用“/”或“-”，例如，2009/2/17、2009-2-17、17/Feb/2009或17-Feb-2009都表示2009年2月17日。如果只输入月和日，Excel就取计算机内部时钟的年份作为默认值。例如，在当前单元格中输入2-17或2/17，按回车键后显示2月17日，当再选中刚才的单元格时，在编辑栏中显示2014-2-17（假设当前是2014年）。Excel对日期的判断很灵活，例如，输入16-Feb、16/Feb、Feb-16或Feb/16时，都认为是2月16日。时间分隔符一般使用冒号“：”，例如，输入8:0:1或8:00:01都表示8点零1秒。可以只输入时和分，也可以只输入小时数和冒号，还可以输入小时数大于24的时间数据。如果要基于12小时制输入时间，则在时间（不包括只有小时数和冒号的时间数据）后输入一个空格，然后输入AM或PM（也可以是A或P），用来表示上午或下午，否则，Excel将基于24小时制计算时间。如果在单元格中既输入日期又输入时间，则中间必须用空格隔开。32如果在单元格中输入“1/2”时，Excel自动识别为日期型数据“1月2日”，不识别为分数“1/2”；如果想输入分数“1/2”时，则需要先输入分数的整数部分“0”及空格，即输入“01/2”，系统就可以识别为“1/2”即0.5了。插入当前系统日期可用快捷键“Ctrl+；”插入当前系统时间用快捷键“Ctrl+：”33（1）设置身份证号码列的数据类型为文本类型。设置原因：由于身份证位数已超过12位，如果不在录入前设置为文本型，系统默认数据类型为“常规”，在输入号码后会自动显示为科学计数法“3.7233E