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精心整理信息化管理制度（一）信息管理程序1、监理项目部信息系统管理员负责信息系统管理和维护工作，具体负责各类数据、文字、文件、报表、资料的收集、处理、分类、保存、归档管理工作。2、监理项目部按照铁路总公司和建设单位有关信息化管理要求配备信息化管理软、硬件设备，并接入铁路总公司和建设单位信息化管理系统，实现信息化管理。3、利用信息建立监理管理资料台帐，及时为建设单位提供真实信息资料。4、监理项目部和监理组信息系统管理人员应认真执行《值班制度》、《监理日记、监理日志制度》，及时处理与建设单位、施工单位和设计单位的来往文件，确保信息传递畅通、准确、及时。5、各级监理人员配备的通讯工具应保持24h开机状态，确保联络通畅，信息传递及时。6、监理项目部信息管理人员，应不定期检查施工单位配备信息化管理设备情况，检查信息化管理网络建立和运用状况，及时按要求上传数据、文字、报表等信息资料，并检查其对内对外的信息、文件、资料传递是否畅通。7、监理项目部对外发出的有关工程项目的各类信息，必须得到总监理工程师的批准，防止发出错误信息。总监理工程师应对发出的信息负责。（二）信息的收集、来源精心整理1、国家、中国铁路总公司（原铁道部）颁布的法律、法规、技术标准、施工规范、验收标准、价格信息、当地气象部门的气象信息等；2、建设单位：合同、设计文件、设计变更、规章制度、各类文件、函件、函件回复、会议纪要、请示报告的批复、书面指令、电话指令、书面通知、电话通知、会议发言等；3、设计单位：设计文件、施工图、函件、函件回复、书面通知、电话通知、会议发言等；4、施工单位：施工现场实施数据、各类报表、审批资料、报验资料、试验资料、汇报资料、申请报告、调查报告、函件、函件回复、《监理工程师通知回复单》、《监理工作联系单》的回复等；5、监理项目部：监理公司文件、《质量手册》、通知、内部来往函件、请示报告的批复、试验结果统计表、监理规划及实施细则、各种管理台帐、监理日志、监理日记、监理原始记录、检查记录、调查记录、验收记录等；6、各级监理人员平时要注意信息的收集。收集时要注意信息的真实性、可靠性、完整性、有效性，必要时进行调查落实。对需要签认归档的资料类信息要保证其准确性，并保留可追溯的原始记录。（三）信息的处理1、记录各级监理人员接收到信息后，无论是纸面信息，还是电子信息、语音信息，均应做好登记、记录。内容包括时间、地点、来源。记入监理日记、监理日志、登记表格、台帐、会议记录等。电话、会议内容的记录应忠实于发言者，不要加记录人的感情色彩，以确保记录的真实性。重要的电传文件应原件存放。精心整理监理项目部外来文件(电传、电报)均由信息管理员统一签收、编号、登记后交总监阅批和相关人员阅办。2、传递上传：对施工单位或其他单位的申请、请示、汇报并超出监理审批权限的；遇有需要上级单位帮助解决的问题时；突发事件按报告制度上传；上级单位索要的信息；规定必须上传的信息，如月报、调查报告、评估报告等；其他需要上传的信息。下传：强制执行的法律、法规、规章制度、技术标准、施工规范、验收标准；指令性文件、执行类文件、书面指令、电话指令；需下传的发言记录、电话记录、会议记录；其他需要下传的信息。互传：《监理工作联系单》及回复；往来文件、函件及回复；监理单位、监理人员之间需相互交流的信息等。拟发文的经信息管理工程师核对、编号、登记后呈报相关人员会签和总监签发；经签发的文件由信息管理工程师排版打印、拟稿人核对后，由信息管理工程师负责印刷、用印、分发、签收确认，并组卷归档。3、签认需签认并在权限范围内的各类报告；各类报验资料；各类统计报表等。签认前应严格执行相应的程序和制度，检查、复核。4、保存归档对需要保存的信息，应及时分类整理归档，以便于今后的查阅、使用。（四）信息的使用1、利用法律、法规、规范、验标等制定监理规划、监理细则、工作管理制度。并随新信息的获得及时进行修改调整。2、利用获得的各类信息，对工程施工的全过程，开展全面的监理活动，通过对信息的统计分析，及时进行预测、预防、纠偏、纠正工作。精心整理3、利用各类信息，对工程实体的各个阶段进行质量评估、评定，形成相应验收或评定、评估报告、竣工文件等。4、利用各类信息，形成监理工作月报、季报、年报，专题报告、调查报告、会议纪要、处理报告、各阶段工作总结报告等各类报告；5、利用各类信息，建立监理项目部的管理台帐图表，如工程形象进度图等。6、利用各类信息，开展协调工作。监理项目部对外的协调工作由总监或其授权人负责进行，以确保协调信息传递的有效性和唯一性。