巨人慈善基金会内部控制制度

巨人慈善基金会内部控制制度一、基金会办公会议制度为了更好地开展基金会的各项工作，加强部门之间工作的相互交流与合作，特制定基金会办公会议制度。（一）基金会办公会议，由正副秘书长、部门负责人参加。办公会议一般每月召开一次，由秘书长主持，办公室负责通知、记录及编写通报。办公会议主要总结基金会各部门前一段时期的工作、研究探讨下一阶段的工作重点，并具体布置工作任务。（二）坚持民主集中制原则，既要充分发扬发主，又要高度体现集中，为基金会决策提供科学依据。（三）各部门需要提交办公会议讨论的事项，应事先作好充分准备，提出意见和设想，便于在会议上及时落实、制定方案。各部门负责人应大胆工作，敢于负责。（四）严守会议秘密，遵守会议纪律。若违犯纪律或泄密并造成不良影响的，一经查实，视其情节轻重给予严肃处理。加强团结协作，确立全局观念，互相学习支持，共同做好基金会的各项工作。（五）因故无法参加或无法准时参加会议者，应向秘书长请假并说明理由。二、行政事务管理细则为了加强基金会行政事务工作管理，提高办事效率，节约行政经费开支，根据国家财政部有关规定，结合基金会的实际情况，特制定本管理细则。（一）文件管理文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。基金会文件由办公室统一发放、传递、保管和立卷归档。会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守。文件由办公室专人负责编号登记。1、起草文件统一填写巨人慈善基金会基金会发文稿，准确注明文号、标题、印数、发送范围。2、所有文件由相关部门起草，秘书长签发，必要时报主管理事长审批。3、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。4、所有文件一律加盖公章后发送5、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。存档时文件需存底稿并附两份正式文件，信函需存底稿。（二）档案管理档案是全面反映基金会管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。1、基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档。2、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。3、档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度规定者外，一律按照下列规定办理：（1）永久保存：基金会章程，理事名册，理事会、监事会会议纪要，基金会证照，各级批文，印鉴，年度财务报表，规章制度，不动产所有权证及其他债权凭证，人事资料，大型活动图片，音像资料以其它核定须永久保存的文书；（2）十五年保存：会计凭证，其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)；（3）五年保存：期满或解除的合同协议，完结后的项目方案，其它经核定须保存五年的文书；（4）一年保存：部门工作计划及工作总结，完结后的部门请求报告，完结后无长期保存必要文书。5、各部门负责起草或主办的文件及大型活动方案，由各部门负责整理装订，以左方装订为原则，右上角标明档案号。如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。6、所有档案由办公室指派专人保管。7、因工作需要调阅档案时，须填写《档案调阅申请单》，并经相关领导人批准后方可调阅。跨部门档案调阅须秘书长批准。8、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容，将档案调出，供调档人查阅。调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。借阅时间最长不超过8个工作时。9、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。10、如调档内容更改，调档时间延长，应按调档程序重新办理。11、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相关领导人批准后方可销毁。12、销毁档案须两人以上人员共同完成，秘书办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》，档案销毁每半年进行一次，即每年的１月和７月。13、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，办公室一份。14、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。15、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。16、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。17、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。（三）信件收发，报刊订阅，以及基金会网站1、信件收发（1）各部门需邮寄的信件均由办公室指定收发员清点、登记、贴足邮资负责送出，每日一次，一般不予专送。（2）外单位来文均由办公室统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。（3）旬报、超量信件以及挂号信件、急件由各部门自觉配合收发员封口，包装。（4）电子邮件使用、保存等同纸质文件和信函。2、报刊订阅（1）报刊由办公室制定计划，经秘书长批准，统一预定。各部门不能擅自订阅。（2）个人订阅报刊可提出计划，由办公室帮助办理。（3）每日报刊由收发员统一发送到各部门。未经同意，任何人不能私自在报箱取报，以免出现差错。（4）除部门专用的报刊杂志外，其余由收发员统一放在大厅以便大家翻阅。3、基金会网站的建设与管理建立并及时更新巨人慈善基金会网站。秘书长负责内容的审定，有专人负责维护。（四）公章、介绍信管理1、印章管理根据工作需要，印章有不同的使用范围。为保证基金会的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。（1）刻制印章应根据基金会的部门设置，经秘书长审批后，由办公室统一办理。印章刻好后由办公室办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》备案并留好印章样图。（2）巨人慈善基金会基金会公章由基金会办公室保管。（3）印章使用前，由经办人填写《印章使用审批单》，并经相关负责人进行审核，秘书长同意后使用。（5）审批人对文本加盖印章后的一切经济损失和法律义务负主要责任。印章保管人须将加盖印章的文本连同《印章使用审批单》归档保存。（6）印章原则不允许携带外出。如确系特殊需要须经秘书长批准签字后方可借走。借用时须填写《印章借用申请表》，并必须两人以上一起在借用登记表上签字。原则上借出的印章当天归还。印章外借期间由签字人承担全部责任。（7）工作人员如需要单位出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，秘书长同意后使用。（8）印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。（9）若印章在使用、保管过程中不慎遗失，当事人须承担相应的经济责任。（10）指定保管人对所负责的印章丢失或盗用，须承担所引起的全部经济损失和法律责任。（11）当印章管理人变动时，应及时办理交接手续，填写“印章交接清单”。2、介绍信的保管和使用（1）基金会介绍信主要用于工作人员对外联系工作。个人因私事不得使用介绍信。（2）介绍信由办公室指定专人负责保管。（3）使用介绍信须经秘书长审批同意。（4）使用介绍信须按内容逐项登记。一般不开空白介绍信，因特殊情况需要开空白介绍信时，须在存根栏内写明使用人姓名，使用完毕后应补注事由及联系单位。如没有使用，应及时交办公室注销。（5）使用介绍信，按谁签字谁负责的原则处理；未按程序签字，须追究经办人责任；如情节严重，将严肃查处；（6）介绍信开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，当事人须承担所引起的全部经济损失和法律责任。（7）办公室应妥善保管证明函存根。（五）证照管理制度1、基金会证照由办公室指定专人统一保管。2、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，如：基金会法人登记证、法人代码证、法定代表人证书等。3、证照的使用包括借用、复印等，必须填写《证照使用申请单》。如需使用原件，则须秘书长同意。4、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。5、证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》。（六）固定资产管理1、固定资产包括：单价价值在2000元以上，使用年限在一年以上的财产。2、现有固定资产以及新增、报废固定资产由办公室指定专人核算，逐项登记，建立台账。3、各部门应认真填写固定资产登记表。工作人员个人要填写领取使用单，妥善使用。调离基金会时，交回所领物品，方可办理调动手续。4、固定资产报废时，使用部门应提交报告，由办公室填写报废意见，送财务人员登记。5、办公室每年年底全面清查盘点固定资产状况。遇有损坏、丢失等情况应随时向秘书长报告。6、因个人原因丢失或损坏资产的，应酌情赔偿。（七）捐款捐物管理及使用1、捐款捐物的管理（1）凡接受的捐款捐物，均需履行捐赠手续：A、所有捐赠，不论多少，均须开具正式收据；B、所有捐物，不论多少，均需认真进行清点登记，并需提供评估证明，填写捐赠清单，开具正式收据。（2）凡接受的捐款捐物，均需专人进行管理：A、所有捐赠名单（包括捐赠数额）均由财务室进行统计和管理；B、捐赠的物品，均入库存放，出库需有秘书长签字。（3）凡接受的捐款，均需存入银行。（4）接受捐赠的情况，每年向理事会报告一次。2、捐款捐物的使用（1）使用范围A、提供资助B、设置奖励C、工作经费（2）审批权限A、资助与奖励项目的审批权限为；10万元以下由秘书长或基金会办公会议决定；10至50万元由基金会副理事长审批；50万元以上由基金会理事长或理事长办公会议审批。B、工作经费开支由秘书长按理事会议通过的预算审批。（3）审批程序先由基金会有关部门或办公室提出资金使用方案及预算计划报告，按使用范围及审批权限进行审批。（4）报告制度资金使用情况每年向理事会报告一次。每月的收支情况，次月初向秘书长报告。3、基金增值方式和途径按《基金管理和投资实施细则》办理。（八）差旅费管理1、北京、上海地区（当天返回）内差旅费按标准包干使用，每人每天补助100元，在发放工资时一并发给，不再另行报销。2、远途出差需搭乘飞机的，须经秘书长批准后方可乘坐飞机（原则上只坐单趟）。未经许可，费用自理。由办公室统一购买机票。3、出差前应填写出差申请表，并到有关部门办理出差借款等手续。4、出差住宿标准和乘车等标准详见《工作人员交通、住宿费标准一览表》（见附件1），超额部分20%自理。5、出差伙食补助标准根据具体去的目的地调整。6、交通费开支：乘坐火车在车上过夜6小时以上或连续乘车超过12小时的，可购卧铺，如乘坐硬座则发给补助（乘慢车和直快列车的按硬座票价的60%发给，乘特快列车的发给50%）；省外出差市内交通费正副秘书长凭据按实报销，员工按每天50元标准报销。7、出差报销按财务管理规定办理，借用的差旅费在出差回来一周内必须结清。逾期不结清者，财务可以从其工资中扣除，并予以通报。8、出差不得报支加班费，但假日出差另计。9、出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作需要延时外，应电话请示，不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。10、差旅费凭据实报。如有虚报除将其虚报款项追回外，并视其情节轻重，酌予惩处。三、财务管理规定为了加强财务管理，合理使用资金，节约开支，按照基金会内部管理有关规则和财经纪律的要求，结合本会实际情况，特制定本规定。（一）预算管理办法1、基金会财务管理实行预算制度，量入为出，总体平衡，厉行节约，先紧后松。各部门应于每年12月15日前提出次年年度经费预算，报办公室及秘书长审核后（预算须含收入和支出两部分），报理事会审批，秘书长签字后执行。原则上各部门经费实行自收自支保持收支平衡。2、各部门年度预算包括以下项目：办公室——职工福利费、加班费、办公费、办公用房租金、交通费、文印费、邮电费、水电费、报刊费、调研旅差费、会议费、接待费、培训学习费及其它。正副秘书长由办公室预算。宣传活动部——活动策划费、广告费、救助金、表彰费、调研旅差费、会议费、交通费及其它。3、组织大型专项活动，须制定专门经费预算，由基金会办公会议研究确定，秘书长签字后执行。4、凡未列入预算计划或超预算，须秘书长审批同意后执行。5、各部门经费收大于支或支大于收，将结合年终考核有奖有罚。奖罚额度原则上为10—15%。（二）财务管理程序1、支票（现金）领（借）用：由领（借）用人填写凭证，部门负责人及分管秘书长审核签字后，交秘书长审批，财务室登记签领；使用后按签字程序，在一周内向财务室注销。2、资金使用由办公室视具体情况按有关规定提出初步意见，基金会办公会议讨论