文件管理标准

文件管理1目的为确保本公司在生产、服务等各项质量活动中，都使用有效版本的文件和资料，并确保能及时收回作废的文件和资料。2范围本标准规定了文件的编写、编号、审批、发放、存档、更改、回收及销毁等事项的管理要求与方法。3职责3.1办公室职责3.1.1办公室是管理性文件的归口管理部门。3.1.2负责组织管理性文件的编写（修订）、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收及销毁。3.1.3负责外来管理文件的管理和控制。3.2技质部职责3.2.1技质部是技术性文件的归口管理部门。3.2.2负责组织技术性文件的编写（修订）、审核、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收销毁。3.2.3负责外来技术文件的管理和控制。3.3各部门职责3.1.3.1负责本部门文件的归口管理。3.1.3.2负责本部门支撑性管理文件的编写（修订）、报审、报批、发放、归档、复审、更改、换版、回收及销毁。3.2管理流程图（见附录A）3.3管理内容与方法3.3.1编写与审批3.3.1.1管理文件、工作标准（岗位说明书）由办公室组织编写，报总经理批准。3.3.1.2技术文件、检验文件及作业指导书由技质部组织编写，报总经理批准。3.3.1.3部门支撑性管理文件由各部门编写，报总经理批准。3.3.2管理标准条款号规定3.3.2.1条款号使用多级符号，如1；1.1；1.1.1；1.1.1.1；第五位起用字母a）、b）、c）、d）…来表示,如还需细分，则用1）、2）、3）…表示。3.3.3文件编号3.3.3.1技术文件编号形式如下：Q/××J-批准年号（用阿拉伯数字表示）文件顺序号（用阿拉伯数字表示）文件分类代号（见附录B）技术文件代号企业名称代号企业文件代号3.3.3.2管理文件编号形式如下：Q/××G-批准年号（用阿拉伯数字表示）文件顺序号（用阿拉伯数字表示）文件分类代号（见附录C）管理文件代号企业文件代号企业文件代号3.3.3.3工作标准编号形式如下：Q/××Z-批准年号（用阿拉伯数字表示）标准顺序号（用阿拉伯数字表示）标准分类代号（见附录D）工作标准代号企业名称代号企业文件代号3.3.4文件发放3.3.4.1管理性文件发放由办公室负责，技术性文件发放由技质部负责。文件发放前，发放部门应规定具体的发放范围和数量，填写“文件发放范围规定”（附件一），经部门负责人批准后发放。3.3.4.2文件发放时须在文件适当位置加盖发放编号（见附录E）、是否受控章及版本号；发放文件应登记在“文件发放登记表”（附件二）上，领用部门办理领用签字手续。发放部门登记“文件有效版本一览表”（附件三）。3.3.4.3文件破损严重影响使用时，使用人应办理更换手续，交回破损文件，新文件仍沿用原文件发放编号。3.3.4.4各单位所编写、修订的本单位内部实施支撑性文件经本部门会签，办公室统一审核、编号，由总经理批准、发布实施。3.3.5文件复审3.3.5.1每年年底，文件发放单位应组织一次文件的符合性和有效性复审活动；对复审中须更改、换版的文件，按3.3.8规定执行。3.3.5.2复审活动结束，文件发放单位组织各单位填写“文件有效版本一览表”（附件二），确保本单位所使用的文件有效性。3.3.6文件更改3.3.6.1更改方式a)发放更改单；b)修订；c)划改；d)换页。3.3.6.2文件因管理需要或文件复审中提出，需对标准条文、图表作少量修改、补充时，由提出人或提出部门负责人填写“文件更改通知单（附件四），注明更改原因和更改情况交文件发放部门，经文件发放部门负责人审核后，由文件原批准人批准执行。3.3.6.3文件发放部门应及时将经批准后的“文件更改通知单”发给文件使用单位。3.3.6.4当文件更改使其结构发生较大变化或公司经营环境、产品结构、管理体制、环境因素发生较大变化以及文件复审中要求时，相应的文件应予以修订。文件版本号按A、B、C……变更。3.3.7文件回收3.3.7.1使用单位合并、撤消或使用人调离时原文件应收回。3.3.7.2文件发放部门对收回的有效文件可按规定重新发放，无使用价值的文件应盖“作废”印章，按规定及时销毁，如需保存的文件、资料，应加盖“存档”印章，予以归档保存。3.3.7.3文件回收时，发放部门应验收，在“文件发放登记表”上签字，注明回收日期。3.3.8文件销毁3.3.8.1.1经清理和鉴定，确属无法使用及无保管价值的文件由发放部门填写“文件销毁清单”（附件五），经部门负责人批准后方可销毁。3.3.8.1.2销毁时应由部门负责人或部门负责人指定一人参加监销，销毁后参加销毁的人员和监销人员应在“销毁清单”上签字，并注明销毁日期。3.3.9外来文件的管理参照本标准执行。4记录《文件发放范围规定》《文件发放登记表》《文件有效版本一览表》《文件更改通知单》《文件和资料销毁清单》管理文件管理流程图开始管理需求；组织目标；组织结构调整；文件资料复审结果；维护公司利益由管理事项归口部门组织编写或修订管理需求编写/修订N审批总经理或授权人审批文件资料Y规定范围与数量由文件资料主管部门规定发放范围和数量N审批由文件资料主管部门对发放范围和数量进行审批发放回收由文件资料主管部门负责发放/回收执行NN销毁确认复审各有关单位执行文件资料的有关规定并形成相应记录文件资料主管部门定期组织复审YY销毁1.由文件资料主管部门按规定销毁作废文件2.各单位存档保管所属文件资料由文件资料主管部门资料员负责按要求填写并经本单位负责人批准结束销毁清单文件发放范围规定文件名称文件编号编号部门发放数量编号发文日期部门发放数量编制：审核：批准：文件发放登记表文件名称文件编号编号部门领取人回收情况验收人日期编号发文日期部门领取人回收情况验收人日期文件有效版本一览表序号文件名称编号版本号发布时间实施时间适用范围备注编制：审核：日期：文件更改通知单编号：更改文件名称更改原因更改前更改后文件编号更改页码申请更改部门审核备注更改条款修改人批准文件和资料销毁清单序号代号名称单数位量备注批准人监销人销毁人销毁日期附录B技术文件分类代号序号1234技术管理文件检验文件作业指导书产品标准（内控标准）附录C管理文件分类代号序号12345678管理基础标准经营综合管理技术管理采购管理生产管理质量管理包装、搬运、贮存管理安全/健康/环境管理附录D工作标准分类（单位）代号序号123决策层管理人员操作人员附录E发放编号序号12345单位名称办公室技质部生产部供应部市场部代号0102030405单位名称代号010203类别代号0102030405060708类别代号010203046财务部06