基建档案整理方法讲义

1基建档案整理方法讲义基建档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。一、归档范围及保管期限（一）基建档案：基建项目类；房屋产权类1、一个单项工程大致可分为五个阶段（前期准备、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段及使用维护阶段）形成的文件材料。★在收集基建项目时，前期阶段的材料是收集的重点。基建项目类的保管期限参照《广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限》（附件一）目前，在项目建设过程中还出现了监理单位，建设监理项目的监督过程中也全形成相应的文件材料，主要有：规划、大纲、专业实施细则、简报、日志、来往文件等。2、房屋产权类归档范围及保管期限（1）购买公有住房申请表；（2）家属住房情况调查表；（3）公有住房售价评估表；（4）公有住房买卖协议书；（5）收款凭证、印花税发票（复印件）；（6）公证书2（7）出售公有住房审定书；（8）房地产证、平面图（复印件）；（9）补差价的材料。★注意：第9点的材料，如果单位有房屋产权档案的，放在房屋产权类的房改产权，独立组卷。没有的放在文书档案永久保存。房屋产权类的档案全部归永久保存。二、归档时间（一）基建项目办理完许可证后，首先将前期材料向本单位综合档案室移交保存，并编制目录。（二）基建项目类在工程竣工验收后两个月内，收集好材料，按要求分类整理归档，如果项目施工时间跨度长的，可以采取分阶段整理归档。房屋产权类在每户办理完手续后一个月内，按要求整理归档。三、整理要求（一）分类及代号1、基建档案分为两大类：即：基建项目类和房屋产权类；机关代号：“B”B1——基建项目类B1.1——基建项目类第一单工程B2—房屋产权类B2.1——单位产权B2.2——房改产权3B2.2.1——房改产权类第一幢房屋企业代号：“2”2.1—厂区、综合性文件；2.2—生产性建筑（包括各车间厂房）；2.3—辅助生产建筑（锅炉、仓库、水塔、变电站等）；2.4—办公、生活建筑（办公楼、宿舍、食堂、托儿所、礼堂）；2.5—房屋产权（企业向职工售房、房改）（二）组卷方法1、基建项目类的整理、编号每一项工程一般都是在五个阶段的基础上分内容——保管期限进行组卷。如果一项工程文件材料形成数量比较少,可以一个阶段组一卷或五个阶段组成一卷。每一个案卷均由案卷封面、科技卷内目录及卷内文件材料组成。每一个案卷均由案卷封面、科技卷内目录及卷内文件材料组成。（1）卷内文件材料、图样的排列①按文件材料的重要程度和时间先后排列：批复在前、报告请示地后；正文在前、底稿在后。②有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列，没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图（即地质图、初步设计图、建筑施工图、水工图、电气图、气管图、更改图），排完一个专业项目再排另一个专业项目。③文字和图样交错材料的排列：文字在前，图样排后。如果文字只是对图样材料的补充或说明的，图纸应排在前，文字材料在后。4（2）编目案卷的编目，是以案卷为对象，按照一定的要求和通过一定的形式，固定案卷系统整理成果，揭示案卷内容和成分的工作。①编写案卷页号：用打号机打黑色字体打在卷内文件的右下角，背面（有字）的左下角，一个案卷内所有材料编一个流水页码，每卷的页号均从“1”开始。图样页号编写在标题栏外。▲卷内科技文件材料各自编有页码的要重新编号；▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。②科技卷内文件目录编制卷内文件目录档号：B1.1---1序号科技文件材料题名责任者文件日期文件编号页次备注123卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录管理，打印一式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录。③案卷排列及档号的编制基建项目类案卷按前期准备、设计、施工、监理、竣工、使用维护等阶段排列。立卷后的案卷档号由分类号、项目序号、案卷号三部分5组成，在其基础上编一个大流水号。示例：第一个工程项目B1.1—1------10第二个工程项目B1.2—1--------8④封面、卷内备考表的编制案卷封面的编制（案卷封面必须用电脑打印）★案卷题名是卷内科技文件材料的综合名称，概括反映案卷的主要内容与成份，指引和帮助利用者查找利用科技档案。要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。结构：案卷题名=项目名称+内容特征+文件名称★立卷单位填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。★起止日期可只填写起止年月如：2000年3月至2000年8月或2000.3~2000.8★保管期限、密级★卷内备考表编制（3）装订入盒①基建项目类部分需要装订的档案，按要求采用“三孔一线”的办法装订，装订前要拆除文件上的金属物，破损和6不符合A4规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。②图纸可以装订，也可以不装订。对不装订的图纸，需要在每图纸右下角盖上档号章。模式：档号件号▲对不用装订的图纸案卷，附加一个案卷封面和科技卷内目录。③图纸的折叠，对于大于A4的图纸，以手风琴式折叠成A4图纸的规格，先竖后横。标题栏、竣工图章应露在右下角外面，④底图不装订，采用平放或卷放的两种方式保管，每袋要有标签。⑤将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填写。只填写脊背的内容。（4）科技档案分类目录及目录号编制①科技分类目录：按目录格式照实抄录，用森蓝文档管理软件进行著录，打印一份与相应的卷内目录一起装订成检索目录。7科技档案分类目录类别：档号总登记号案卷题名张数份数立卷单位日期保管期限密级变更情况②目录号编制：将已打印好的案卷、卷内目录用检索目录夹装订成册，每册目录编一个目录号：B1—1~n，每满一册断号。③目录夹封面和脊背编制模式：目录夹封面全宗名称荔湾区政府办公室全宗号1目录号B1—1案卷起止号1——年度2002——类别基建项目类目录夹脊背全宗号1目录号B1—1案卷起止号1——年度2002—类别基建项目类82、房屋产权类的整理、编号房屋产权类形成的档案材料，按户立卷，一户一卷。（1）卷内文件材料排列按房屋产权类归档范围的顺序排列（2）编目①编写案卷页号：用打号机打黑色字体打在卷内文件的右下角，背面（有字）的左下角，一个案卷内所有材料编一个流水页码，每卷的页号均从“1”开始。图样页号编写在标题栏外。▲卷内科技文件材料各自编有页码的要重新编号；▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。②科技卷内文件目录编制卷内文件目录档号：B1.1---1序号科技文件材料题名责任者文件日期文件编号页次备注123卷内文件目录必须用森蓝文档管理软件进行著录，打印一式二份，一份随档案装订，一份装订成检索目录。④编制档号：以户为单位编一个大流水号。9示例：B2.2—1-------10④封面、卷内备考表的编制案卷封面的编制（案卷封面必须用电脑打印）★案卷题名结构：案卷题名=房屋地址+户名+文件名称如：中山七路30号住宅楼202房张三购房的评估表、公证、协议书、产权证★立卷单位填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。★起止日期可只填写起止年月如：2000年3月至2000年8月或2000.3~2000.8★保管期限、密级★卷内备考表编制（3）装订入盒①房屋产权类需要装订的档案，按要求采用“三孔一线”的办法装订，装订前要拆除文件上的金属物，破损和不符合A4规格的文件要补齐和折叠，粘贴文件和封面要用乳胶。②将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填写。只填写脊背的内容。（4）科技档案分类目录及目录号编制①科技分类目录：按目录格式照实抄录，用森蓝文档管10理软件进行著录，打印一份与相应的卷内目录一起装订成检索目录。科技档案分类目录类别：档号总登记号案卷题名张数份数立卷单位日期保管期限密级变更情况②目录号编制：将已打印好的案卷、卷内目录用检索目录夹装订成册，每册目录编一个目录号：B1—1~n，每满一册断号。③目录夹封面和脊背编制模式：目录夹封面全宗名称荔湾区政府办公室全宗号1目录号B2—1案卷起止号1——年度2002——类别房屋产权类目录夹脊背全宗号1目录号B1—1案卷起止号1——年度2002—类别房屋产权类