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新形势下如何实现机关档案工作的转型升级秦佩2015.6•一、机关档案工作的新要求、新目标•二、全区机关档案工作存在的主要问题•三、如何做好新形势下机关档案工作的转型升级一、机关档案工作的新要求、新目标2014年4月中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，《意见》下发后，自治区党委高度重视，自治区党委常委、秘书长专门作出批示，要求“组织有关方面，提出我区实施办法”。自治区档案局根据党委要求组成了专门的代拟起草小组，起草了《关于加强新形势下档案工作的实施意见》，经自治区党委书记张春贤审批同意，于今年1月29日以自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅正式印发，现已解密。今年4月2日国家档案局组织召开了中央和国家机关档案工作会议，对新形势下如何做好机关档案工作做出了全面部署，对于正确认识、把握新形势下的机关档案工作内涵，推动机关档案工作实现新跨越意义深远。•《意见》对机关档案工作提出的新目标、新要求(四)建立档案室工作新格局。各级党政机关、企事业单位(包括境外派出机构)、社会组织，要根据工作实际需要，加强档案管理工作，做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作，集中收集保管本单位各类档案并提供利用，开展档案数字化、档案编研、档案业务交流、人员培训等，按规定向同级国家档案馆移交档案。有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整合，进一步降低行政成本，提高工作效能。各级党政机关、企事业单位要大力支持档案部门加强统筹协调和业务指导，确保归档文件材料符合要求；把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。村、社区及其区域内的非公有制经济组织、社会组织要设立档案室或指定专人负责档案工作，收集保管本单位档案并提供利用。(六)加大档案收集整理力度。各地区各部门各单位要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，做到全面覆盖。各级党委和政府成立专项工作机构或协调机构时，根据需要吸收档案部门参加，确保建立档案与开展专项工作同步进行。县级以上各级档案行政管理部门要加强对档案收集整理工作的监督指导，特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等，要监督指导有关方面及时建立档案工作制度。(七)完善归档制度。各单位档案机构要认真履行职责，建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施，做到应归尽归、应收尽收。凡是应归档的文件材料(包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等)，要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对损毁、丢失档案的，档案行政管理部门要依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救。(八)重视做好民生档案工作。县级以上各级档案行政管理部门要研究制定民生档案归档范围、管理办法，监督指导民生档案的收集归档。各单位档案机构要把与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档，并按有关规定管理、提供利用和移交。各级国家档案馆要积极接收各类民生档案，把民生档案纳入国家档案资源体系。•(九)科学整合档案信息资源。建立以档案行政管理部门为主导、各行业主管部门密切配合、档案馆(室)集中统一管理的档案资源管理架构。在机构改革、企业改制、行政区划调整等过程中，有关部门要会同档案行政管理部门及时规范档案流向，妥善进行档案处置，严防档案流失。对处置不善、造成档案流失的，依法追究有关单位和人员责任。档案行政管理部门要统筹规划，支持和鼓励打破部门和条块分割，整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆(室)及不同地区档案馆(室)的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用。(十)创新服务形式。各档案馆(室)要依法做好档案查阅服务，改进查阅方式，简化利用手续，免除利用收费，最大限度满足利用者需求；拓展服务渠道，紧紧围绕党委、政府、本单位和其他单位及人民群众的需要，主动开发档案资源，积极提供档案信息服务，通过报送或推介相关档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品、送档案信息进农村和社区等多种形式，全方位为社会提供档案信息服务。提供涉密档案信息服务要严格遵守保密规定。(十二)加大开发力度。各档案馆(室)要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，更好为各级党委和政府决策、管理提供参考。(十三)加快推进传统载体档案数字化。各地区各部门各单位要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。各档案馆(室)要大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露，对涉密档案进行数字化要严格遵守保密规定。(十五)加大安全保密执法检查力度。各档案馆(室)要建立健全并严格执行各项规章制度，经常开展档案安全保密自查，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件发生。(十六)建立完善档案安全应急管理制度。各地区各部门各单位要建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，制定应急预案，把档案馆(室)列入重点保护范围，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置，把损失降到最低限度。(二十)加强对档案工作的领导。各地区各部门各单位要指定专人分管档案工作，切实把档案工作纳入本地区经济社会发展规划，纳入本部门本单位事业发展规划和年度工作计划，列入工作考核检查的内容；定期听取档案部门工作汇报，定期进行督促检查，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障，推动档案事业发展同经济社会发展相协调。《实施意见》对机关档案工作提出的新目标、新要求1、对档案工作的认识提到新高度。一是凸显档案工作的地位和作用。二是明确做好档案工作的指导思想。2、完善档案工作体制机制体现新思维。《实施意见》的第“一”的（三）——（六）各单位要把档案法律法规宣传教育纳入到本单位普法教育的整体规划，列入干部和公务员培训内容，着力提高各级领导干部、公务员的档案法制意识。(依法监管档案机制)加强反恐维稳、民族团结、宗教事务管理、意识形态、基层组织建设等相关领域的档案工作，各级档案、民政、劳动和社会保障、精神文明建设等部门要密切合作，积极探索档案工作的新思路、新方法和新途径，建立健全民情社情档案。（档案服务新机制）各地区各部门各单位要支持档案部门引入竞争机制，推广政府购买服务，向社会购买档案数字化加工、设施设备和维护、展览布展和讲解、档案消毒、档案修复等事务性管理服务。（培育社会力量参与档案事务机制）3、推进档案资源建设彰显新特色《实施意见》的第二个问题①政治特色：强化维护社会稳定档案工作。②经济特色：围绕建设丝绸之路经济带核心区经济领域的档案工作。③政务特色：加大重大活动档案的监管力度。④为民特色：重视做好民生档案工作。⑤地域特色：加大特色档案征集力度。⑥资源整合：设立文件管理中心或联合档案室等档案机构。4、打造档案利用体系建设的新举措。《实施意见》第（十三）——（十五）①数字档案馆（室）建设是推进档案资源共享的方向。②加大服务形式的创新力度。③打造档案信息开发精品意识和深度开发。5、构建档案安全体系的新要求。①增强档案安全的管护能力。《实施意见》第（十七）、（十八）②加大档案信息安全保密工作的执法检查力度。《实施意见》第（十九）二、全区机关档案工作存在的主要问题1、思想认识不到位，重视程度不够。2、档案工作发展不平衡，一些单位投入不足，档案基础设施薄弱；3、绝大多数单位的直属机构档案工作和专业档案管理不规范；4、档案资源不够丰富、门类不够齐全；5、档案信息化管理水平较低；6、档案开发利用水平不高；7、档案人员队伍不稳定，档案人员整体素质不能适应新形势、新任务的发展要求。三、如何做好新形势下机关档案工作的转型升级（一）、明确机关档案工作转型升级的战略目标在新形势下，机关档案工作的管理范围从纸质档案扩展为不同载体的档案；管理对象从档案实体转变为档案信息；管理层次从档案目录管理升级为全文管理。机关档案工作处在新的重要节点上，面临着从传统时代到信息时代的跨越。1、档案人员要转变观念，明确机关档案工作的新定位，善于运用现代化管理手段，采用购买服务等方式从事务性工作中解脱出来,助推机关档案工作转型升级。2、大力开展传统载体档案数字化、积极开展机关数字档案室建设等工作，都是机关档案工作转型升级的工作目标和具体要求。（二）开创机关档案工作新格局1、进一步提高对机关档案工作重要性的认识。2、不断完善机关档案工作的体制机制。在机构机制改革中，要坚持“两不两保”，“两不两保”的内容：“不改变办公厅(室)的直接领导，不弱化机关档案处室力量，保证专兼职档案工作人员的配备，保留档案处室名称中的‘档案’字样，真正把组织领导和机构建设问题处理好”。3、建立机关档案工作制度体系。（“十三五”期间完成）•（三）加强档案业务监督、指导和检查《档案法》和《机关档案工作条例》赋予档案部门对机关文书部门和业务部门进行指导和监督，对本系统和所属机构进行指导、监督和检查的法定职责，是机关档案工作进行转型升级的必然要求。加强监督指导职能，需要档案部门结合现实情况：1、调整思路、准确定位。充分认识档案业务监督指导的重要性，需要档案人员具备更高的业务素质和管理水平，有助于机关提升档案工作品质，助推机关档案工作上新台阶。2、各单位要确实保证档案部门履职的权利，从机构设置和人员配备上创造条件。3、推进机关档案工作规范化建设。如：档案行政执法检查、综合检查和专项检查、机关档案工作评测等（四）加强机关档案基础业务建设1、推动日常档案管理工作再上新台阶。在传统载体档案向电子档案管理过渡时期，继续以稳妥的态度抓好传统载体档案的收集、整理、鉴定、保管等各项基础业务工作，不是因循守旧，而是实现二者平稳过渡、顺利完成机关档案工作转型升级的必要前提。2、继续贯彻落实国家档案局8号令，完善本单位文件归档范围和保管期限表，实现档案资源的前端控制。各单位要根据我区经济社会发展新形势和各方面对档案利用的新要求，对已编制的本单位文件归档范围和保管期限规定进行“回头看”，梳理和补充未纳入归档范围的内容，真正做到应归尽归，应收尽收。3、继续做好档案移交工作。各单位要按照移交计划继续做好档案进馆准备工作，做到“进馆范围不缩减、进馆要求不降低、进馆时间不拖延”。•（五）继续推进“三个体系”建设1、努力构建宽领域全覆盖的档案资源体系。一是优化室藏档案结构，积极开展除文书档案以外的其它门类和载体档案的收集工作，特别是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各种门类和载体的档案。如维护社会稳定方面的档案、重大活动档案、重大事件档案、民生档案、新领域档案、特色档案、特殊载体档案等，要不断提高这些档案的接收比重，并按规定及时、完整归档。二是加大对本单位所属机构档案工作的监管力度，建立系统内的档案工作检查机制，对重要的二、三级机构要进行重点监管。加强所属机构的档案工作，能够拓展机关档案工作领域，丰富机关档案资源，是机关档案部门责无旁贷的职责。具体措施：建立文件材料归档范围和保管期限表的审批制度、建立档案目录备案制度、建立台账和成立协作组等方式，开展重要档案移交进馆工作，从而建立齐全完整的国家档案资源体系。三是加强专业档案的管理。专业档案具有种类繁多、数量巨大、管理复杂，与业务工作联系密切的特点，因此，要下大力气认真管好。要按照“准确定位、分清主次、确定流向、全面监管”的工作思路做好专业档案工作。“准确定位”就是按照专业领域独有、管理方式迥异的原则去确定专业档案范围，既不能不合理缩减，也不能无限扩张。“分清主次”就是要条分缕析，突出重点，优先抓紧抓好关系国计民生和群众利益的专业档案，切