在职训练手册

在职训练手册在职训练是ISO9000证照中一项与员工训练关系密切的检查项目，欧美日等先进国家早就将在职训练的功能深植在企业内现场重要的训练之一，尤其对生产工厂的各项技能的培养及传承有直接的关连。ISO在台湾推展多年，许多公司也能体会在职训练的重要性。但如何做好这项训练工作，使其真正扎实的为公司专业技术水准的维持及提升尽一分力。所以一份完整的在职训练手册对公司人力资源部训练单位是很须要的。本社将分期连载这份手册内容供读者参考。第一部分包含简介，背景资料及各种在职训练角色的界定在职训练简介在职训练(OJT)是训练员工最有效途径之一，也是传授现场技术及知识的主要方式。在现今商业竞争激烈的状况下，公司除拥有专业技术及知识外，若更拥有充足的专业技术熟练工程人员及有多种技能的现场技术操作人员，则公司在市场上产品竞争一定高人一筹。尤其是需要长期才能培养训练的技术专长，更需要周详的在职训练规划，而且经在职训练合格的技术人员更是公司重要的资产。所以不重视在职训练的公司不仅在市场竞争上会输给竞争对手，而且显示公司管理阶层缺乏长远规划的企图。所以公司要生存，要成长，一定要重视在职训练，让员工透过正常有效的学习管道获得应具备的技能及知识。背景资料本培训方案以有系统的方法，让主管能有效地训练部属。既使主管没有训练经验，只要依照手册指示步骤按部就班做下去，一定会觉得教导他人非常有意思。不要先对这手册的内容及实施步骤有所排斥或惧怕。本方案所阐述的各种步骤容易掌握。若要先感受此方案如何运作，不妨先做其中一些习题熟悉一下。什么是在职训练?在职训练是一套主管或资深人员在工作现场直接传授工作技能及相关知识给现场员工的一种有系统的教导方法。它是员工正式培训计划中不可或缺的学习机会。在职训练用途有那些?通常员工训练分为工作外训练及在职训练两种。工作外训练是在公司内或公司外的课堂上课，其内容偏重于管理技巧及一般技术知识的传授。在职训练与工作外训练是相辅相成的，课堂学到的知识理论配合主管现场实务指导，让部属对技术有进一步的了解。在职训练有那些优点?•可将工作现场实用的知识技能直接传授给员工。•培训课程设计与员工工作有直接的关连。•可依据员工个人技术能力，专业程度及学习力调整训练课程。•员工与现场主管一起工作，主管可监督员工学习进度，纠正错误并随时讨论学习心得。•避免错误的工作变成习惯，以后难以纠正。•员工可以获得现场实务经验。•员工可以一面学习一面参与生产。受训对象是谁?•每一位新进员工，不论其资格与工作经验的多寡，都应接受在职训练。•经职位调动或升迁的员工。•工作绩效不佳的员工。•新系统或新技术导入，负责接受的员工。负责在职训练的是谁?凡是负责督导及管理现场员工的主管，有责任训练辅导员工的人员。随着技术变更，作内容随着调整，以致在职训练内容也要随之变更，因此负责主管必须要有能力去配合这些改变。在职训练如何协助监督作业?•一个受过训的员工可以不须要经常性的监督。•一个受过训的员工有能力独立工作，让主管有时间进行规划的工作。•一个受过训的员工在理论及实务都很熟悉时，可以提出工作改善的建议。第二部份如何设计在职训练的架构在公司内进行有系统的在职训练1、确定适合实施在职训练的职务2、任务分析3、制订任务标准4、确定所需技术与知识5、制订培训方针6、确定学员的需求7、计划培训时间8、准备作业9、亲自教导学员10、评估及检讨在职训练计划如何进行在职训练的架构如何设计?第一步骤--计划1)确定适合在职训练的职务。看看工作现场是否有下列问题:•员工流动率高。•产品品质不良，员工经常发生错误。•材料报废率咼。•生产成本特别高。•产出产品经常不合标准。•客户抱怨率高。•意外事故经常发生。•工作流程有所变动。•工作现场安装新机器设备。2)工作任务分析。先以一位能力中等，工作绩效良好的员工工作水准做为标准，将工作流程及作业先后顺序排列起来。每位学员都必须对工作任务熟悉清楚，新进员工应接受在职训练的全部课程，而原有员工或许只需要选择一些课程训练。工作分析除详述作业流程中各个步骤外，应附上相关的文件，表格或说明。相关之方法，程序及技术的细节都须一一纪录下来。建立工作任务分析可采用那些方法?a)观察-观察和记录一位中等能力员工所做的实际工作过程。记下该员工所负责的一切任务。优点:适合工作周期短的人工操作。缺点:可能不适合较长或较复杂的脑力作业。b)采访及统计---采访一个以上或一组同工作性质的员工，让他们叙述每小时，每天及每周的工作内容及目标任务。将访问的记录加以归纳整理，画出统一的标准工作规范。优点:方法灵活，可获得较多资料，既使脑力复杂工作亦可派上用场。缺点:员工说明不全或不讲实话，因此如何发问变得很重要。c)调查表--要求员工填写调查表，让员工书面回答一些与工作相关的问题。优点:所得资料较为具体，员工填写过程中可重新检视工作内容及流程是否合理。缺点:很难设计完善的调查表。3)制订工作说明及作业流程标准。每项工作职务可能包含数种或数十种不同的工作任务，每一工作任务都应有一相对的作业流程，此流程中包含文件表格，所用的工具，材料和配备及相关之安全规定。•制订工作任务标准：工作任务标准标明执行此工作任务之要求，亦即员工必须达到的技术水准，该标准也是员工工作应达成的目标，在职训练后，员工的工作表现就以此标准来评估。首先应查询公司内是否已经有现存的标准作业手册，若没有此标准，则需要尽快制订。制订时可循下列方式：参考工作相关文件，可参考公司作业纪录文件及技术手册，找出正确的工作或生产方法以及机器和设备的操作性能。•采访资深员工及相关主管，进一步收集及补充资料。•观察技术中等，表现优良的员工如何执行工作任务。制订工作任务标准时，应记住下列要点:•确定员工执行工作任务的正确方法。•工作特性。•要求的产品数量。•产品品质标准。•员工应具备之知识及技术能力。•工作安全规定及措施。•员工工作过程中解决问题的程序。4)确定所需技术与知识。员工充分了解该工作所需要的知识及技术，并在其能力所及范围以内时。若加上高昂的斗志，则工作表现一定好。单位主管可从该员工基本学经历，过去工作表现，及专业知识及技能的测验，加上个人性趣及生涯规划等资料，可以掌握该员工的个人状况。5)制订培训方针。a)工作任务教导----•说明工作任务的重要性。•教导顺序是从较容易的到较困难的。•安排工作任务的合理顺序。•设定员工在职训练的目标。b)工作任务解说----•执行该工作任务的理由。•执行此工作任务的正确做法。•执行此工作任务的步骤及要点。c)专业知识及技术----确定员工是否具备基本的知识及技能，再分析员工要胜任此项工作任务，还需要那些在职及职外训练。d)规划培训时间表----估计各阶段训练教导所需要的时间，每周时数及次数分配，训练及实习如何搭配，以适当时间安排让员工能完全吸收训练的精髓，早日达到应有的技术水准。6)学员能力评估并了解需求。a)细观察员工在执行工作任务时的表现。b)以该工作任务作业标准与员工表现比较。c)向员工主管及资深工作伙伴了解员工训练需求。第二步骤---执行1）计划并安排培训时间表。•主管或负责训练的人员时间安排，配合上课方式的时间安排以及受训员工个人的意愿及期望。•依据工作流程顺序，重要性及业务上的轻重缓急安排时间。•依据受训员工本身学习能力及该工作任务需要多少时间训练。•让上级单位及训练主管单位知道此在职训练的时间表。2）教材师资准备作业。•课程内容的编排必须与现场实务运作能配合。•教导方式是以一对一的训练方式，理论与实务并重。•实作指导教材应重视重复的练习到熟练为止，并随时纠正错误。•重视工作流程中分解细部步骤的资料解说。强调正确与错误示范比较。•训练前负责训练人员应就准备资料与受训员工沟通，使受训员工有事前的心理准备。•通知受训员工准备笔记本，在教导其间随时做笔记。3）亲自教导学员。•负责训练的人员一定要建立教诲不倦的心态，主动示范操作。•鼓励员工发问，提意见。指导正确工作流程，立即纠正不正确的做法。•详细说明专用名称，缩写及相关代号。•以受训员工最有利的方式安排课程，并注意员工对训练吸收进度追踪考核。•注意受训员工的学习环境及安全卫生的措施。•经常给予受训员工回馈并鼓励员工好的表现。•教导员工5S活动以保持现场的整洁有序，及工具定期保养。第三步骤---评估1）评估及追踪学员学习成果。•以学员工作绩效与原定目标比较及训练前后比较，了解员工学习成果。•评鉴学员在训练期间学习表现。•训练前后，书面测试学员对工作任务的了解。•训练后，亦可交由单位主管，资深员工来评鉴。2）探讨培训计划。•评审训练课程内容实用性及课程进度。•训练进度与学员学习过程是否密切配合。•学员对训练讲师的评语。•训练设备工具之检讨。•提出检讨改进方案，做为下一次在职训练之参考。